E-Rechnung Pflicht 2027: Wer ab 01.01.2027 ausstellen muss und was bis 31.12.2026 zu tun ist
Ab 01.01.2027 müssen Betriebe, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, Rechnungen an inländische Unternehmer als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist damit der Umsatz 2026. Wer darunter liegt, darf für Umsätze bis 31.12.2027 weiter Papier oder PDF verwenden; ab 01.01.2028 entfällt diese Erleichterung. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer. Unten finden Sie eine Entscheidungstabelle und eine Prüfliste für die verbleibenden Wochen bis Jahresende.
Stand 13.11.2026. Grundlage: UStG §§ 14, 19 und 27 Abs. 38, UStDV §§ 33, 34 und 34a, AO § 147 sowie das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 in der Darstellung von PwC und EY (den Volltext des Schreibens bitte beim Bundesfinanzministerium nachlesen).
- Kurze Antwort: Wer ab 01.01.2027 betroffen ist
- Was das Gesetz festlegt
- Betrifft mich das ab 01.01.2027? Entscheidungstabelle
- Die Umsatzgrenze: was bei Betrieben nahe 800.000 € zählt
- Welches Format zählt – kurz
- Was das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 für den Jahreswechsel bedeutet
- Prüfliste: Bis 31.12.2026 erledigen
- Aufbewahrung: Datei unverändert und 8 Jahre
- Wann es komplizierter wird
Kurze Antwort: Wer ab 01.01.2027 betroffen ist
Fakt: Die Pflicht zur E-Rechnung steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Sie gilt, wenn Aussteller und Empfänger im Inland (oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird. Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie erlauben es, Rechnungen weiter auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel als einfaches PDF) zu stellen. Für 2027 gilt das, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 € betrug. Wer 2026 darüber liegt, fällt ab dem 01.01.2027 aus dieser Erleichterung heraus.
Schneller Überblick für Ihren Betrieb: Der Pflicht-Check fragt die Kriterien ab. Die vollständige Herleitung steht im nächsten Abschnitt.
Was das Gesetz festlegt
Fakt: § 27 Abs. 38 UStG kennt drei Erleichterungen, jeweils mit der Bedingung, dass der Empfänger bei elektronischer Übermittlung zustimmt:
- Für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 ausgeführt werden, darf bis zum 31.12.2026 weiter auf Papier oder im anderen elektronischen Format abgerechnet werden.
- Für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028 ausgeführt werden, gilt das bis zum 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 € betrug.
- Für denselben Zeitraum gilt es bis zum 31.12.2027 auch, wenn die Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI) nach der Empfehlung 94/820/EG übermittelt wird.
Die Pflicht greift nach dem Wortlaut von § 14 Abs. 2 UStG bei Rechnungen, zu denen der Unternehmer verpflichtet ist: innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Für die E-Rechnung ist außerdem wichtig: Bei bestehender Pflicht braucht der Empfänger nicht zuzustimmen (§ 14 Abs. 1 UStG).
Einschätzung: Empfangsbereit sollte jeder Betrieb bereits sein, denn auch kleinere Lieferanten dürfen schon heute E-Rechnungen schicken. Ob ein Kunde eine PDF-Rechnung noch akzeptiert, ist Absprache; bei E-Mail-Übermittlung ist die Zustimmung des Empfängers die Bedingung.
Betrifft mich das ab 01.01.2027? Entscheidungstabelle
Gehen Sie die Zeilen von oben nach unten durch. Die erste Zeile, die auf Ihren Fall passt, gilt. Alle Zeilen stützen sich auf § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, § 19 UStG sowie §§ 33, 34 und 34a UStDV.
| Ihr Fall | Ergebnis ab 01.01.2027 |
|---|---|
| Kunde ist eine Privatperson | Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt für Leistungen an Unternehmer. Eine Rechnung an Privatpersonen löst sie nicht aus. |
| Kunde oder Sie selbst sind nicht im Inland ansässig | Die Pflicht nach Nr. 1 verlangt, dass beide Seiten im Inland ansässig sind. Bei Auslandskunden gelten gegebenenfalls andere Regeln (§ 14a UStG), die dieser Artikel nicht behandelt. |
| Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Nach § 34a UStDV dürfen Rechnungen über steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern stets als sonstige Rechnung ausgestellt werden. |
| Umsatz ist nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei | Die Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG besteht dafür nicht. Das Recht, freiwillig eine Rechnung zu stellen, bleibt. |
| Inländischer B2B-Umsatz, Gesamtbetrag der Rechnung höchstens 250 € (brutto) | Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Laut IHK Chemnitz bleibt sie von der Pflicht ausgenommen. |
| Fahrausweis | Fahrausweise gelten nach § 34 UStDV als Rechnung und dürfen stets als sonstige Rechnung ausgestellt werden. |
| Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € und Leistung im Jahr 2027 | Papier oder PDF bleibt bis 31.12.2027 zulässig. Wird die Rechnung elektronisch übermittelt, muss der Empfänger zustimmen. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht. |
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, inländischer B2B-Umsatz, keine Ausnahme | E-Rechnung im Format nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) ist Pflicht. |
Einschätzung: Die Tabelle ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gemischte Betriebe (zum Beispiel Verein mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb oder Betrieb mit Auslands- und Inlandskunden) sollten ihre Umsatzarten mit dem Steuerbüro durchgehen.
Die Umsatzgrenze: was bei Betrieben nahe 800.000 € zählt
Fakt: Entscheidend ist laut § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für Umsätze aus 2027 zählt also 2026. Wie der Gesamtumsatz im Detail berechnet wird, regelt das BMF-Schreiben; hier lohnt der Blick ins Original oder die Rückfrage im Steuerbüro, weil bestimmte Umsätze abgezogen werden dürfen.
Bei Rechnungen um den Jahreswechsel kommen zwei Zeitpunkte ins Spiel: wann die Leistung ausgeführt wurde und wann die Rechnung erstellt wird. Die Erleichterung nach Nr. 1 gilt für Umsätze bis 31.12.2026 und für Rechnungen bis 31.12.2026. Die Erleichterung nach Nr. 2 betrifft Umsätze, die ab 2027 ausgeführt werden. Eine Leistung vom Dezember 2026 mit Rechnung im Januar 2027 liegt dazwischen.
Einschätzung: Für solche Randfälle ist es am sichersten, Leistungen aus 2026 auch 2026 abzurechnen, oder die Rechnung gleich als E-Rechnung zu erstellen. Wer 2026 knapp über oder unter der Grenze liegt, spart sich Diskussionen, wenn das Programm schon ab Januar E-Rechnungen kann. Kunden können sie in der Regel ohnehin verarbeiten.
Welches Format zählt – kurz
Fakt: Laut dem BMF-Schreiben (Darstellung bei EY) gelten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 national grundsätzlich als zulässige strukturierte Formate. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Als europäische Beispiele nennt die Darstellung Factur-X und Peppol BIS Billing. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es enthält ein PDF für das Auge und einen maschinenlesbaren Teil, auf den es für die Beurteilung ankommt.
Eine reine PDF-Datei oder Papier ist dagegen eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Nach der Darstellung von PwC zum Schreiben vom 15.10.2026 macht ein Formatfehler die Datei steuerlich zur sonstigen Rechnung. Ein Fehler gegen Geschäftsregeln lässt sie dagegen eine E-Rechnung bleiben, kann aber ein Inhaltsfehler sein.
Details zum Lesen und Anzeigen von ZUGFeRD in der Buchhaltung finden Sie in ZUGFeRD in der Buchhaltung: wenn nur das PDF gelesen wird. Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist hier bewusst nicht das Thema.
Was das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 für den Jahreswechsel bedeutet
Fakt: Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Laut PwC und EY gilt für den Übergang: Eine E-Rechnung, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt wird, wird nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug, wenn sie die Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 erfüllt, nicht aber die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens.
Nach den Darstellungen betrifft das neue Schreiben unter anderem Anzahlungs- und Endrechnungen, Bauleistungen, Rabattvereinbarungen, Bruttopreisrechnungen und Berichtigungen. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht gestellt werden, müssen demnach nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Für Bruttopreisrechnungen nennt PwC für 2027 eine Übergangslösung.
Einschätzung: Für Betriebe ohne Sonderfälle ändert sich wenig. Wer Bau- oder Abschlagsrechnungen stellt, sollte die betroffenen Abschnitte im Original lesen. Den Volltext stellt das BMF unter den Schreiben zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass bereit.
Prüfliste: Bis 31.12.2026 erledigen
Die Punkte sind nach Dringlichkeit geordnet. Wo ein Punkt Fakt ist, steht eine Quelle; wo er Praxiserfahrung oder Einschätzung ist, steht das ausdrücklich dabei.
- Betroffenheit klären. Gesamtumsatz 2026 gegen die Grenze prüfen und die Ausnahmen aus der Tabelle durchgehen. Fakt, siehe § 27 Abs. 38 UStG.
- Rechnungsprogramm prüfen. Gibt es XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 aus? Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen laut BMF-Schreiben nicht. Einschätzung: Im Programm das Profil EN 16931 oder ein höheres wählen und beim Hersteller nachfragen, ab welcher Programmversion das möglich ist.
- Testrechnung versenden. Eine Rechnung an das Steuerbüro oder einen wohlwollenden Kunden schicken und rückmelden lassen, ob sie eingelesen wird. Einschätzung: Das deckt Formatfehler auf, die steuerlich eine sonstige Rechnung ergeben würden.
- Stammdaten pflegen. Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. sowie die Rechnungsadresse des Kunden im Kundenstamm kontrollieren. Einschätzung: Wenn ein Kunde, etwa ein öffentlicher Auftraggeber, eine Leitweg-ID nennt, gehört sie in den Kundenstamm.
- Versandweg festlegen. E-Mail-Anhang oder ein Netzwerk wie Peppol, je nach Kunde. Einschätzung: Mit wichtigen Kunden vorher absprechen, an welche Adresse E-Rechnungen gehen.
- Aufbewahrung regeln. Die Dateien so ablegen, dass der Inhalt unverändert bleibt (siehe nächster Abschnitt).
- Shop und Kasse prüfen. Entstehen Rechnungen automatisch aus Webshop, Kasse oder Warenwirtschaft, muss auch dort eine strukturierte Datei herauskommen. Einschätzung: Hier fehlt am häufigsten die Anbindung; Rückfrage beim Anbieter ist nötig, bevor die Pflicht greift.
- Abschlags- und Anzahlungsrechnungen sortieren. Offene Posten, die vor Beginn der Pflicht gestellt werden, müssen laut PwC nicht als E-Rechnung kommen.
Aufbewahrung: Datei unverändert und 8 Jahre
Fakt: Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO 8 Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vorgang entstand (Abs. 4). Rechnungen zählen in der Regel zu den Buchungsbelegen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Darstellung der IHK Chemnitz) ist eine GoBD-konforme Aufbewahrung für Zwecke der Umsatzsteuer nicht zwingend, der Inhalt der E-Rechnung muss aber unversehrt bleiben.
Einschätzung: Praktisch bedeutet das, die empfangene oder ausgestellte Datei samt maschinenlesbarem Teil zu sichern und nicht nur das daraus erzeugte PDF. Wer in ein anderes System konvertiert, sollte die Originaldatei zusätzlich behalten. Ob weitere Regeln aus den GoBD folgen, klärt das Steuerbüro.
Wann es komplizierter wird
Schwieriger wird es bei folgenden Konstellationen:
- Rechnungen aus Shop, Kasse oder Waagen, die ein Fremdsystem erzeugt. Dann liegt die Umstellung beim Anbieter, nicht im Rechnungsprogramm.
- Gutschriften und Berichtigungen: Nach PwC ist bei bestehender Pflicht auch die Berichtigung als E-Rechnung zu erstellen.
- Land- und Forstwirtschaft: Dort gelten Besonderheiten; der Artikel E-Rechnung in der Landwirtschaft beschreibt den Stand von 2025.
- Selbstständige und Vereine ohne eigene Rechnungssoftware: Für sie ist eine schlanke Lösung sinnvoll, siehe eigenes Rechnungssystem.
Wer als Selbstständiger oder Verein bisher Rechnungen als Word- oder PDF-Datei schreibt und keine eigene Software hat, findet auf der Seite <a href=\"/e-rechnungs-bruecke\">E-Rechnungs-Brücke für Selbstständige und Vereine</a> eine Umsetzung, die aus vorhandenen Rechnungsdaten eine E-Rechnung erzeugt. Das ist ein Angebot der Netzhandwerker; wer ein Programm mit passendem Ausgabeformat hat, braucht es nicht.
Mehr dazu: E-Rechnungs-Brücke für Selbstständige und Vereine
Quellen
- UStG § 14 – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- UStG § 27 – Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- UStG § 19 – Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- UStDV § 33 – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- UStDV § 34 – Fahrausweise als Rechnungen (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- UStDV § 34a – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- AO § 147 – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung (gesetze-im-internet.de), www.gesetze-im-internet.de
- PwC: Drittes Schreiben des BMF zur elektronischen Rechnung, blogs.pwc.de
- EY: E-Rechnung – BMF mit weiterem Anwendungsschreiben, www.ey.com
- EY: E-Rechnung – Finales Anwendungsschreiben, www.ey.com
- IHK Chemnitz: E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze, www.ihk.de
Alle Quellen gelesen am 13.11.2026.
Erstellt von der Redaktion Die Netzhandwerker mit KI-Unterstützung. Die Sachangaben wurden vor der Veröffentlichung automatisch gegen die genannten Quellen geprüft.
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