Stripe, PayPal und Co. in DATEV:
Auszahlungen, die wieder aufgehen
Auf dem Konto kommt eine Summe an, im Shop stehen hundert Bestellungen, dazwischen Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen. Wir führen Auszahlungsbericht, Kontoauszug und Shopdaten zusammen und bauen die Strecke, die jeden Monat ohne Handarbeit läuft.
Vier Lagen, in denen Zahlungen aus dem Onlinehandel nicht sauber in der Buchhaltung ankommen. Das Geld ist da, nur die Zuordnung fehlt.
Eine Summe für hundert Bestellungen
Der Zahlungsdienst zahlt gesammelt aus. Welche Bestellungen in der Überweisung stecken, steht nicht auf dem Kontoauszug, sondern nur im Bericht des Dienstes.
Die Gebühr fehlt im Umsatz
Ausgezahlt wird abzüglich Gebühren. Wer den Geldeingang als Umsatz nimmt, liegt zu niedrig, wer den Shopumsatz nimmt, findet die Differenz nicht auf dem Konto.
Erstattung im nächsten Monat
Eine Bestellung aus dem August wird im September erstattet. Die Auszahlung im September fällt kleiner aus, und niemand weiß mehr, warum.
Mehrere Dienste, mehrere Währungen
Karte über den einen Dienst, Rechnungskauf über den anderen, Kunden im Ausland. Jeder Bericht sieht anders aus, und am Monatsende wird von Hand zusammengetragen.
Was wir bauen
Eine feste Strecke vom Auszahlungsbericht in die Buchhaltung, die jeden Monat gleich rechnet und jeden Lauf protokolliert.
Auszahlung aufgelöst
Jede Auszahlung wird in ihre Bestandteile zerlegt: Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen, einbehaltene Beträge.
Bestellung zugeordnet
Die einzelnen Zahlungen werden über Referenzen mit den Bestellungen aus Shop oder Rechnungsprogramm verbunden.
Gebühren und Währungen
Gebühren stehen getrennt vom Umsatz, Fremdwährungen mit Kurs und ausgezahltem Betrag nebeneinander.
Prüfliste je Lauf
Summe der Bestandteile gegen Geldeingang auf dem Konto, offene Zahlungen, nicht zuordenbare Zeilen mit Grund.
Bei wenigen Zahlungen im Monat genügt oft die Hand. Interessant wird eine eigene Strecke, wenn viele Zahlungen, mehrere Dienste oder regelmäßige Erstattungen zusammenkommen.
So läuft es ab
Vom echten Monat bis zum laufenden Einsatz in vier Schritten.
Dateien senden
Ein vollständiger Monat: Auszahlungsbericht, Kontoauszug und, falls vorhanden, die Bestellliste.
Befund und Festpreis
Wir prüfen, ob jede Auszahlung auf ihre Bestandteile zurückführbar ist, sagen, wo es hakt, und nennen danach einen Festpreis.
Bau und Probelauf
Aus Ihrem Monat entsteht eine Datei, die Ihre Buchhaltung oder Kanzlei probeweise einliest. Summen werden gegengeprüft.
Übergabe
Nach der Abnahme läuft die Strecke monatlich. Ändert der Zahlungsdienst seinen Bericht, ziehen wir nach.
Warum Zahlungsdienste die Abstimmung verschieben
Ein Zahlungsdienst steht zwischen Kunde und Konto. Er nimmt das Geld entgegen, behält es eine Zeit lang, verrechnet Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen und überweist den Rest in regelmäßigen Abständen. Für die Buchhaltung entsteht damit ein Zwischenkonto, das niemand sieht: Was der Kunde bezahlt hat und was auf dem Konto ankommt, sind zwei verschiedene Zahlen.
Der Auszahlungsbericht ist die Brücke
Die meisten Dienste stellen einen Bericht bereit, der jede Auszahlung in ihre Bestandteile zerlegt. Aufbau, Spaltennamen und Zeiträume unterscheiden sich je Anbieter und teils je Tarif. Wer mehrere Dienste nutzt, hat mehrere Berichte in mehreren Formen, die am Monatsende zu einem Bild werden müssen.
Zeitversatz ist der Normalfall
Eine Zahlung vom Monatsende wird oft erst im Folgemonat ausgezahlt, eine Erstattung kann Wochen später kommen, eine Rückbuchung noch später. Eine Strecke, die nur den Kalendermonat betrachtet, geht deshalb nie auf. Unsere Prüfliste führt offene Posten über die Monatsgrenze mit.
Wo das Konto hineinspielt
Die Auszahlung selbst kommt über den Kontoauszug in die Buchhaltung. Wie dort CAMT.053 und MT940 zusammenspielen, steht unter Kontoumsätze in DATEV. Für Kartenzahlung an der Ladenkasse gilt dasselbe Muster, beschrieben unter Kassendaten in DATEV.
Was wir ausdrücklich nicht behaupten
Für einzelne Dienste gibt es fertige Anbindungen an Buchhaltungsprogramme, und wenn eine davon bei Ihnen trägt, sagen wir das. Unsere Arbeit beginnt dort, wo mehrere Dienste, Shop und Konto zusammenlaufen oder der Abgleich trotz Anbindung regelmäßig nicht aufgeht.
Was wir machen und was nicht
Die Zahlungen kommen im richtigen Aufbau an. Gebucht wird woanders.
Das machen wir
- Befund zum Auszahlungsbericht: Aufbau, Zeiträume, Lücken in der Zuordnung
- Auflösung jeder Auszahlung in Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen
- Zuordnung zu Bestellungen aus Shop oder Rechnungsprogramm
- Ausgabe als Buchungsstapel, CSV oder Tabelle für Ihre Buchhaltung oder Kanzlei
- Prüfliste je Lauf mit Summen, offenen Posten und nicht zuordenbaren Zeilen
Das machen wir nicht
- Keine Buchung, keine Kontierung, keine Steuerberatung
- Keine Auslösung von Zahlungen, Erstattungen oder Auszahlungen
- Keine Klärung von Rückbuchungen gegenüber dem Zahlungsdienst
- Kein Produkt eines Zahlungsdienstes oder von DATEV, sondern eine eigene Entwicklung
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Warum passt die Auszahlung auf dem Konto nie zum Umsatz?
Weil der Zahlungsdienst nicht jede Zahlung einzeln überweist. Er sammelt Zahlungen über einen Zeitraum, zieht Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen ab und zahlt den Rest in einer Summe aus. Auf dem Konto steht diese Summe, im Shop stehen die einzelnen Bestellungen. Erst der Auszahlungsbericht verbindet beides.
Welche Zahlungsdienste können Sie anbinden?
Jeden, der einen Bericht oder eine Schnittstelle mit den einzelnen Zahlungen bereitstellt. Häufig sind es Stripe, PayPal, Mollie und Klarna. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob sich jede Auszahlung auf ihre Bestandteile zurückführen lässt. Das prüfen wir an Ihrem echten Monat.
Wie werden die Gebühren behandelt?
Wir führen Gebühren in eigenen Zeilen, getrennt vom Umsatz, und halten die Gebührenrechnung des Zahlungsdienstes daneben. Viele dieser Dienste rechnen aus dem EU-Ausland ab. Wie die Gebühren steuerlich zu buchen sind, entscheidet Ihre Kanzlei, nicht wir.
Was passiert mit Erstattungen und Rückbuchungen?
Sie werden als eigene Vorgänge ausgewiesen und der ursprünglichen Zahlung zugeordnet, soweit der Bericht die Verbindung hergibt. Eine Rückbuchung mit Gebühr erscheint so nicht als unerklärlicher Fehlbetrag in der Auszahlung.
Wir verkaufen in mehreren Währungen. Geht das?
Ja. Wir führen Zahlungsbetrag, Umrechnungskurs des Zahlungsdienstes und ausgezahlten Betrag nebeneinander. Umrechnungsdifferenzen werden sichtbar, statt im Saldo zu verschwinden.
Liefert der Zahlungsdienst nicht selbst einen Export für DATEV?
Die Berichte der Zahlungsdienste sind für Auswertungen gebaut und unterscheiden sich je Anbieter und Tarif. Ob Ihr Bericht so wie er ist in die Buchhaltung passt, sehen wir an der Datei. Passt er, sagen wir das und bauen nichts.
Ersetzt das eine Buchungssoftware?
Nein. Wir bringen die Daten in das Format, das Ihre Buchhaltung oder Ihre Kanzlei einliest, zum Beispiel einen Buchungsstapel. Gebucht und kontiert wird dort.
Wie kommen die Daten zu Ihnen?
Sie senden uns einen vollständigen Monat: den Auszahlungsbericht des Zahlungsdienstes, den passenden Kontoauszug und, falls vorhanden, die Bestellliste aus dem Shop. Enthält das personenbezogene Daten, schließen wir vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.