Zeiterfassung für Mitarbeiter
digital einrichten
Seit 2025 ist digitale Zeiterfassung Pflicht für alle Arbeitgeber. Wir richten das passende System für Ihren Betrieb ein – einfach, rechtssicher und per Fernwartung.
Zeiterfassung Mitarbeiter: was 2026 wirklich zählt
Für kleine Betriebe zählt nicht die größte Personalsoftware, sondern ein System, das Mitarbeiter wirklich nutzen: Smartphone-App oder Browser für Büro und Homeoffice, Tablet-Terminal für Werkstatt und Lager, NFC/QR-Code für Teams ohne festen PC.
Wir richten die Erfassung so ein, dass Zeiten, Pausen, Korrekturen und DATEV-/CSV-Export monatlich nutzbar sind. Ohne Papierliste, ohne nachträgliches Raten, ohne unnötigen Cloud-Zwang.
Wobei wir Ihnen helfen
System auswählen
Clockodo, Personio, Papershift, TimeTac – wir helfen Ihnen, das richtige System für Ihre Betriebsgröße zu finden.
Software einrichten
Mitarbeiter anlegen, Arbeitszeiten definieren, Pausen konfigurieren, Feiertage hinterlegen – alles betriebsfertig.
App auf allen Geräten
Zeiterfassung auf Smartphone, Tablet und PC einrichten – damit alle Mitarbeiter stempeln können.
Stationäres Terminal
Tablet als Stempeluhr am Eingang einrichten – mit PIN, NFC-Chip oder QR-Code.
Export & Lohnbuchhaltung
Arbeitszeiten exportieren für DATEV, Lexware oder den Steuerberater – im richtigen Format.
Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge, Resturlaub, Krankmeldungen – alles digital an einem Ort verwalten.
Projektzeiten erfassen
Arbeitszeit auf Projekte und Kunden aufteilen – für transparente Abrechnung und Kalkulation.
Schulung & Einweisung
Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie das System funktioniert – verständlich und ohne Fachchinesisch.
Zeiterfassung Mitarbeiter: App, Smartphone oder Terminal?
Nicht jedes Team braucht dieselbe Stempeluhr. Büro, Handwerk, Gastro, Pflege und Außendienst haben unterschiedliche Geräte, Pausenregeln und Export-Anforderungen. Wir wählen deshalb zuerst den passenden Erfassungsweg, nicht zuerst eine Marke.
App & Browser
Für Büro, Homeoffice und kleine Teams. Mitarbeiter stempeln am Smartphone, Tablet oder PC.
Tablet-Terminal
Für Eingangsbereich, Werkstatt, Lager oder Gastro. Ein Gerät, viele Mitarbeiter, klare Buchungen.
NFC, Barcode & QR-Code
Für Baustellen, Schichtbetrieb und Teams ohne festen Arbeitsplatz. Schnell, robust und gut kontrollierbar.
Export & Auswertung
DATEV, Lexware, CSV oder Steuerbüro-Export so einrichten, dass die Daten monatlich nutzbar sind.
Zeiterfassung per Handy, Barcode oder QR-Code?
Für Baustelle, Lager, Pflege, Gastro und Teams ohne festen PC-Arbeitsplatz haben wir eine eigene Spezialseite gebaut.
Spezialseite ansehenSo helfen wir bei Zeiterfassung
In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie eine typische Fernwartungssitzung abläuft.
Was das Gesetz vorschreibt
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.
Seit 2025 gilt die gesetzliche Regelung – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
Das betrifft alle Arbeitgeber – vom Handwerksbetrieb mit 2 Mitarbeitern bis zum Mittelstand.
Welches System für welche Betriebsgröße?
1–10 Mitarbeiter
Clockodo, Papershift, Crewmeister
Einfach, günstig (/Mitarbeiter/Monat), App + Web, schnell eingerichtet.
10–50 Mitarbeiter
Personio, TimeTac, HRworks
Mehr Funktionen: Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, Lohnexport, Terminals.
Handwerk & Bau
Clockodo, ZEP, Gripsware
Projektbezogene Zeiterfassung, GPS-Stempelung, Baustellenzuordnung.
Gastro & Einzelhandel
Papershift, Planday, Shyftplan
Schichtplanung, Stempeluhr am Tablet, Zuschlagsberechnung, Mindestlohn-Kontrolle.
So funktioniert's
So lösen wir Ihr Problem per Fernwartung – in vier einfachen Schritten.
Anfrage senden
Sie beschreiben Ihr Problem
Verbindung herstellen
Sicherer Zugriff auf Ihren PC
Problem beheben
Wir lösen es vor Ihren Augen
Ergebnis bestätigt
Alles läuft – und Sie wissen warum
Mit NFC-Tag stempeln — robuster als QR auf der Baustelle
NFC-Tag am Container, am Werkstatt-Eingang oder am Türrahmen. Mitarbeiter halten das Smartphone kurz dran — fertig, Komm- oder Geh-Stempel ist eingeloggt. Funktioniert mit Arbeitshandschuhen, im Regen, im Dunklen und ohne Kamera-Licht. Kein Sichtkontakt nötig, kein Display-Schutz, der zerkratzt. Aufschaltbar als Add-On linkx© Kontakt: Lizenz +99 Euro, Service +9 Euro/Monat, 25 NFC-Tags inklusive.
Beschreiben Sie Ihr Problem
Wir melden uns bei Ihnen und finden eine Lösung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch: per App, Browser, Tablet-Terminal, NFC-Karte, QR-Code oder Barcode. Ziel ist eine nachvollziehbare Dokumentation für Arbeitgeber, Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung.
Ist Zeiterfassung wirklich Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Seit 2025 ist die gesetzliche Regelung in Kraft.
Geht digitale Zeiterfassung auch ohne Cloud?
Ja. Für DSGVO-sensible Betriebe richten wir lokale Lösungen mit eigener Datenbank ein – auf Ihrem Server oder NAS. Auch hybride Modelle (Lokal-Erfassung, Cloud-Auswertung) sind möglich.
Welches System empfehlt Ihr für kleine Betriebe?
Für 1–10 Mitarbeiter: Clockodo oder Papershift. Einfach, schnell eingerichtet. Für größere Teams: Personio oder TimeTac. Wenn ohne Cloud gewünscht: Kimai oder eigene Software auf Ihrem Server.
Zeiterfassung per Smartphone – geht das auch ohne App-Store?
Ja. Es gibt Web-basierte Lösungen (Browser auf dem Handy reicht) und Progressive Web Apps (PWA), die sich wie eine App verhalten, aber ohne Store-Installation laufen. Für Mitarbeiter ohne Smartphone lässt sich ein NFC-Stempel oder Barcode-Scanner einsetzen.
Wie funktioniert NFC-Zeiterfassung in der Praxis?
Jeder Mitarbeiter bekommt eine NFC-Karte oder einen Schlüsselanhänger. Beim Kommen und Gehen kurz an ein Lesegerät halten – fertig. Wir nutzen dafür unser System linkx© und kombinieren es mit der Software Ihrer Wahl. Kein Smartphone, kein Login, keine Passwörter nötig.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Formal ja, aber praktisch nein. Eine digitale Lösung ist fälschungssicher, spart Zeit und exportiert direkt für die Lohnbuchhaltung. Excel ist zudem nicht revisionssicher.
Welche digitale Zeiterfassung passt zu kleinen Betrieben?
Für kleine Teams zählen einfache Bedienung, sauberer DATEV- oder CSV-Export und wenig Verwaltungsaufwand. App- oder Browserlösungen reichen oft aus. Für Werkstatt, Lager, Pflege, Gastro und Baustelle sind Tablet-Terminal, NFC, Barcode oder QR-Code meist robuster.
Wie funktioniert Zeiterfassung für Mitarbeiter per Smartphone?
Mitarbeiter öffnen eine App oder Web-App, stempeln Kommen, Gehen und Pausen und können je nach System Projekt, Standort oder Tätigkeit auswählen. Für Betriebe ohne Diensthandys richten wir Alternativen ein: Tablet-Terminal, QR-Ausweis, Barcode, PIN oder NFC-Karte.
Was kostet die Einrichtung?
Die Fernwartungs-Einrichtung kostetpro halbe Stunde. Die Software selbst kostet je nach Anbieter zwischen Null Euro (Open Source, lokal) und 5–10 € pro Mitarbeiter und Monat (Cloud-Abos).
Wie schnell ist das System einsatzbereit?
Für kleine Teams ist die Einrichtung in 1–2 Stunden erledigt: Software aussuchen, Mitarbeiter anlegen, Test-Buchungen, fertig. Bei Sondersetups (eigene Hardware, NFC, ohne Cloud) planen Sie 1–2 Tage.