Zeiterfassung für Mitarbeiter
digital einrichten
Seit 2025 ist digitale Zeiterfassung Pflicht für alle Arbeitgeber. Wir richten das passende System für Ihren Betrieb ein – einfach, rechtssicher und per Fernwartung.
Kurzantwort für Suchmaschinen
Was ist es?Digitale Zeiterfassung erfasst Kommen, Gehen, Pausen und Projektzeiten elektronisch.
Für wen?Für Betriebe mit Mitarbeitern: Büro, Handwerk, Pflege, Gastro, Lager, Baustelle und Homeoffice.
Was bestimmt den Aufwand?Teamgröße, Geräte, Schichten, Baustellen, DATEV-Export, Berechtigungen und Datenschutz.
Alternative?Excel reicht formal oft, ist aber fehleranfällig. App, Terminal, NFC oder QR-Code sind robuster.
Aufwand: was eine Zeiterfassung einfacher oder aufwendiger macht
Der Aufwand hängt weniger vom Schlagwort „Zeiterfassung" ab als von der Praxis im Betrieb. Ein Büro-Team mit festen Zeiten ist schnell eingerichtet. Schichtbetrieb, Baustellen, mobile Teams, Nachtzuschläge, Abteilungen, DATEV-Export und Betriebsvereinbarung brauchen mehr Vorbereitung.
Schnell
App oder Browser, wenige Mitarbeiter, gleiche Pausenregeln, CSV-Export für Lohnbuchhaltung.
Mittel
Tablet-Terminal, NFC-Karten, mehrere Abteilungen, Korrekturprozess, DATEV- oder Lexware-Export.
Anspruchsvoll
Baustellen, Projektzeiten, Dienstplanung, Zuschläge, lokale Datenhaltung oder Kopplung mit einer eigenen Mitarbeiter-App.
Zeiterfassung Mitarbeiter: was 2026 wirklich zählt
Für kleine Betriebe zählt nicht die größte Personalsoftware, sondern ein System, das Mitarbeiter wirklich nutzen: Smartphone-App oder Browser für Büro und Homeoffice, Tablet-Terminal für Manufaktur und Lager, NFC/QR-Code für Teams ohne festen PC.
Wir richten die Erfassung so ein, dass Zeiten, Pausen, Korrekturen und DATEV-/CSV-Export monatlich nutzbar sind. Ohne Papierliste, ohne nachträgliches Raten, ohne unnötigen Cloud-Zwang. Wenn aus der Zeiterfassung später eine umfassendere Mitarbeiter-App werden soll, passt der Übergang zu Dienstplan, Aufgaben, Chat und Wiki.
Wobei wir Ihnen helfen
System auswählen
Clockodo, Personio, Papershift, TimeTac – wir helfen Ihnen, das richtige System für Ihre Betriebsgröße zu finden.
Software einrichten
Mitarbeiter anlegen, Arbeitszeiten definieren, Pausen konfigurieren, Feiertage hinterlegen – alles betriebsfertig.
App auf allen Geräten
Zeiterfassung auf Smartphone, Tablet und PC einrichten – damit alle Mitarbeiter stempeln können.
Stationäres Terminal
Tablet als Stempeluhr am Eingang einrichten – mit PIN, NFC-Chip oder QR-Code.
Export & Lohnbuchhaltung
Arbeitszeiten exportieren für DATEV, Lexware oder den Steuerberater – im richtigen Format.
Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge, Resturlaub, Krankmeldungen – alles digital an einem Ort verwalten.
Projektzeiten erfassen
Arbeitszeit auf Projekte und Kunden aufteilen – für transparente Abrechnung und Kalkulation.
Schulung & Einweisung
Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie das System funktioniert – verständlich und ohne Fachchinesisch.
Zeiterfassung Mitarbeiter: App, Smartphone oder Terminal?
Nicht jedes Team braucht dieselbe Stempeluhr. Büro, Handwerk, Gastro, Pflege und Außendienst haben unterschiedliche Geräte, Pausenregeln und Export-Anforderungen. Wir wählen deshalb zuerst den passenden Erfassungsweg, nicht zuerst eine Marke.
App & Browser
Für Büro, Homeoffice und kleine Teams. Mitarbeiter stempeln am Smartphone, Tablet oder PC.
Tablet-Terminal
Für Eingangsbereich, Manufaktur, Lager oder Gastro. Ein Gerät, viele Mitarbeiter, klare Buchungen.
NFC, Barcode & QR-Code
Für Baustellen, Schichtbetrieb und Teams ohne festen Arbeitsplatz. Schnell, robust und gut kontrollierbar.
Export & Auswertung
DATEV, Lexware, CSV oder Steuerbüro-Export so einrichten, dass die Daten monatlich nutzbar sind.
Zeiterfassung per Handy, Barcode oder QR-Code?
Für Baustelle, Lager, Pflege, Gastro und Teams ohne festen PC-Arbeitsplatz haben wir eine eigene Spezialseite gebaut.
Spezialseite ansehenSo helfen wir bei Zeiterfassung
In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie eine typische Fernwartungssitzung abläuft.
Was das Gesetz vorschreibt
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.
Seit 2025 gilt die gesetzliche Regelung – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
Das betrifft alle Arbeitgeber – vom Handwerksbetrieb mit 2 Mitarbeitern bis zum Mittelstand.
Welches System für welche Betriebsgröße?
1–10 Mitarbeiter
Clockodo, Papershift, Crewmeister
Einfache Bedienung, App und Web, schnell eingerichtet, sauberer Export für die Lohnbuchhaltung.
10–50 Mitarbeiter
Personio, TimeTac, HRworks
Mehr Funktionen: Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, Lohnexport, Terminals.
Handwerk & Bau
Clockodo, ZEP, Gripsware
Projektbezogene Zeiterfassung, GPS-Stempelung, Baustellenzuordnung.
Gastro & Einzelhandel
Papershift, Planday, Shyftplan
Schichtplanung, Stempeluhr am Tablet, Zuschlagsberechnung, Mindestlohn-Kontrolle.
Digitale Zeiterfassung im Handwerk – Pflicht oder Empfehlung?
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt branchenübergreifend, also auch im Handwerk. Eine konkrete Form schreibt das Gesetz nicht vor – Papierliste oder Excel sind formal erlaubt. In der Praxis sind beide Wege jedoch fehleranfällig: Zettel verschwinden auf Baustellen, Excel-Stunden lassen sich nachträglich ändern, Pausen werden vergessen. Eine digitale Erfassung schließt diese Lücken und liefert eine nachweissichere Dokumentation – ohne dass der Chef am Monatsende abtippt.
Für Handwerk, Bau und Service richten wir bevorzugt Systeme ein, die auch auf wechselnden Baustellen funktionieren: Smartphone-App mit Baustellen- oder Auftragsauswahl, optional GPS-Zuordnung, NFC-Tag am Baustellen-Container, QR-Code am Manufaktur-Eingang. So stempelt jeder Mitarbeiter dort, wo er gerade arbeitet.
Arbeitszeiterfassung per Smartphone und Handy
Die Stempelung per Smartphone ist heute der häufigste Erfassungsweg. Mitarbeiter öffnen die App oder eine Web-Oberfläche, tippen auf "Kommen", später auf "Gehen" und "Pause", fertig. Je nach System lässt sich beim Stempeln zusätzlich der Auftrag, das Projekt oder die Tätigkeit auswählen.
Wichtig in der Praxis: Soll die Erfassung über das private Handy der Beschäftigten laufen? Rechtlich muss der Arbeitgeber die Erfassung bereitstellen. Wenn Mitarbeiter ihr privates Smartphone nutzen, sollte das freiwillig sein und in einer kurzen Vereinbarung geregelt werden. Für alle, die nicht möchten oder kein passendes Gerät haben, richten wir parallel eine Alternative ein: Tablet-Terminal am Eingang, NFC-Karte, Barcode- oder QR-Ausweis. So bleibt die Erfassung pflichtkonform und freiwillig zugleich.
Für Mitarbeiter im Homeoffice oder am Heimarbeitsplatz reicht der Browser auf Notebook, Tablet oder Handy. Eine separate App ist nicht zwingend nötig.
Zeiterfassung mit DATEV-Export für die Lohnabrechnung
Wer mit dem Steuerbüro über DATEV arbeitet, sollte die Zeiterfassung direkt darauf einrichten. Die erfassten Stunden, Zuschläge, Urlaubs- und Krankheitstage lassen sich am Monatsende als DATEV-Lohn-Schnittstelle oder als passende CSV-Datei ausgeben. Das Steuerbüro liest die Daten ein – ohne Abtippen, ohne Rückfragen, ohne Übertragungsfehler.
Auch eine mobile Erfassung per Smartphone mit anschließendem DATEV-Export ist möglich: gestempelt wird unterwegs, der Export läuft zentral aus der Software. Für Lexoffice, Lexware und andere Lohnprogramme gibt es eigene Schnittstellen oder einen Standard-Export, den wir entsprechend einrichten.
Auftragsbezogene und projektbezogene Zeiterfassung
Bei der auftragsbezogenen Zeiterfassung wählt der Mitarbeiter beim Stempeln den Auftrag, das Projekt oder den Kunden aus. Sie sehen damit nicht nur, wer wann gearbeitet hat, sondern auch, wofür. Das ist wichtig für Handwerk und Bau (Stunden je Baustelle), für Service (Einsatzzeit je Kunde), für Pflege (Zeit je Klient) und für alle Betriebe, die Arbeitszeit auf Aufträge umlegen oder weiterberechnen.
In Kombination mit einem digitalen Rapport sehen Sie zusätzlich, was auf dem Auftrag gemacht wurde: Tätigkeit, Material, Bemerkung. So ersetzt die digitale Lösung den klassischen Stundenzettel und den Rapportzettel in einem Schritt.
Digitale Zeiterfassung ohne Cloud – auf eigenem Server
Nicht jeder Betrieb möchte sensible Personaldaten in einem fremden Cloud-Abo speichern. Für Behörden, Praxen, Kanzleien und datenschutzkritische Branchen richten wir die Erfassung lokal ein – auf einem Server im Haus oder bei einem deutschen Hoster. Open-Source-Lösungen wie Kimai eignen sich dafür, ebenso eine eigene Software, die wir nach Ihren Abläufen gestalten.
Hybrid geht ebenfalls: Erfassung läuft lokal, eine ausgewählte Auswertung wird gespiegelt – etwa für ein Steuerbüro mit Zugriff von außen. So bleibt die Datenhoheit im Haus, ohne dass Sie auf Komfort verzichten.
So funktioniert's
So lösen wir Ihr Problem per Fernwartung – in vier einfachen Schritten.
Anfrage senden
Sie beschreiben Ihr Problem
Verbindung herstellen
Sicherer Zugriff auf Ihren PC
Problem beheben
Wir lösen es vor Ihren Augen
Ergebnis bestätigt
Alles läuft – und Sie wissen warum
Mit NFC-Tag stempeln — robuster als QR auf der Baustelle
NFC-Tag am Container, am Manufaktur-Eingang oder am Türrahmen. Mitarbeiter halten das Smartphone kurz dran — fertig, Komm- oder Geh-Stempel ist eingeloggt. Funktioniert mit Arbeitshandschuhen, im Regen, im Dunklen und ohne Kamera-Licht. Kein Sichtkontakt nötig, kein Display-Schutz, der zerkratzt. Aufschaltbar als Add-On linkx© Kontakt: Lizenz plus Service auf Anfrage, 25 NFC-Tags im Set inklusive.
Passt dazu
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch: per App, Browser, Tablet-Terminal, NFC-Karte, QR-Code oder Barcode. Ziel ist eine nachvollziehbare Dokumentation für Arbeitgeber, Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung.
Ist Zeiterfassung wirklich Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Seit 2025 ist die gesetzliche Regelung in Kraft.
Geht digitale Zeiterfassung auch ohne Cloud?
Ja. Für DSGVO-sensible Betriebe richten wir lokale Lösungen mit eigener Datenbank ein – auf Ihrem Server oder NAS. Auch hybride Modelle (Lokal-Erfassung, Cloud-Auswertung) sind möglich.
Welches System empfehlt Ihr für kleine Betriebe?
Für 1–10 Mitarbeiter: Clockodo oder Papershift. Einfach, schnell eingerichtet. Für größere Teams: Personio oder TimeTac. Wenn ohne Cloud gewünscht: Kimai oder eigene Software auf Ihrem Server.
Zeiterfassung per Smartphone – geht das auch ohne App-Store?
Ja. Es gibt Web-basierte Lösungen (Browser auf dem Handy reicht) und Progressive Web Apps (PWA), die sich wie eine App verhalten, aber ohne Store-Installation laufen. Für Mitarbeiter ohne Smartphone lässt sich ein NFC-Stempel oder Barcode-Scanner einsetzen.
Wie funktioniert NFC-Zeiterfassung in der Praxis?
Jeder Mitarbeiter bekommt eine NFC-Karte oder einen Schlüsselanhänger. Beim Kommen und Gehen kurz an ein Lesegerät halten – fertig. Wir nutzen dafür unser System linkx© und kombinieren es mit der Software Ihrer Wahl. Kein Smartphone, kein Login, keine Passwörter nötig.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Formal ja, aber praktisch nein. Eine digitale Lösung ist fälschungssicher, spart Zeit und exportiert direkt für die Lohnbuchhaltung. Excel ist zudem nicht revisionssicher.
Welche digitale Zeiterfassung passt zu kleinen Betrieben?
Für kleine Teams zählen einfache Bedienung, sauberer DATEV- oder CSV-Export und wenig Verwaltungsaufwand. App- oder Browserlösungen reichen oft aus. Für Manufaktur, Lager, Pflege, Gastro und Baustelle sind Tablet-Terminal, NFC, Barcode oder QR-Code meist robuster.
Wie funktioniert Zeiterfassung für Mitarbeiter per Smartphone?
Mitarbeiter öffnen eine App oder Web-App, stempeln Kommen, Gehen und Pausen und können je nach System Projekt, Standort oder Tätigkeit auswählen. Für Betriebe ohne Diensthandys richten wir Alternativen ein: Tablet-Terminal, QR-Ausweis, Barcode, PIN oder NFC-Karte.
Wie schnell ist das System einsatzbereit?
Für kleine Teams ist die Einrichtung in 1–2 Stunden erledigt: Software aussuchen, Mitarbeiter anlegen, Test-Buchungen, fertig. Bei Sondersetups (eigene Hardware, NFC, ohne Cloud) planen Sie 1–2 Tage.
Lassen sich die Zeiten nach DATEV exportieren?
Ja. Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich als Datei aufbereiten, die Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihr Steuerbüro direkt in DATEV einliest – je nach System als CSV- oder als DATEV-Lohn-Schnittstelle. So wandern die Stunden ohne Abtippen in die Lohnabrechnung. Auch eine mobile Erfassung per Smartphone mit anschließendem DATEV-Export ist möglich.
Gibt es eine selbstgehostete Alternative zu Cloud-Diensten wie Crewmeister?
Ja. Wenn Sie Ihre Arbeitszeitdaten nicht bei einem externen Cloud-Anbieter speichern möchten, richten wir ein System auf Ihrem eigenen Server oder bei einem deutschen Hoster ein. Damit bleiben alle Daten in Ihrem Haus, Sie zahlen keine laufende Abo-Gebühr pro Mitarbeiter, und Sie behalten die volle Kontrolle über Zugriff und Aufbewahrung.
Ist digitale Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt branchenübergreifend, also auch im Handwerk. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen; eine konkrete Form schreibt das Urteil nicht vor. Digital ist nicht zwingend, in der Praxis aber deutlich nachweissicherer als Zettel oder Excel – gerade bei wechselnden Baustellen.
Darf die Arbeitszeiterfassung über das private Handy der Mitarbeiter laufen?
Praktisch ja, rechtlich gilt: das Unternehmen muss die Erfassung bereitstellen, nicht der Mitarbeiter. Wenn Beschäftigte ihr privates Handy nutzen, sollte das freiwillig sein und in einer kurzen Vereinbarung geregelt werden. Alternativ richten wir ein Tablet-Terminal am Eingang, NFC-Karten oder einen QR-Code-Ausweis ein – so braucht niemand sein privates Smartphone für die Stempelung herzugeben.
Wie läuft Zeiterfassung im Handwerk auf wechselnden Baustellen?
Auf Baustellen sind drei Wege üblich: Smartphone-App mit Baustellen-Auswahl und optional GPS-Zuordnung, NFC-Tag am Baustellen-Container oder Manufaktur-Eingang zum Kurz-Anhalten, oder QR-Code-Aufkleber, der per Handy-Kamera gescannt wird. Wir kombinieren die Wege so, dass jeder Mitarbeiter stempeln kann – auch wer keine App auf dem privaten Handy installieren möchte.
Funktioniert digitale Zeiterfassung auch ohne Smartphone für jeden Mitarbeiter?
Ja. Nicht jeder Betrieb verteilt Diensthandys. Wir richten ein Tablet als zentrale Stempeluhr am Eingang ein – Mitarbeiter melden sich per PIN, NFC-Karte, Barcode-Ausweis oder QR-Ausweis an. Damit ist die Erfassung pflichtkonform, ohne dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone braucht.
Eignet sich digitale Zeiterfassung auch für Behörden und öffentliche Einrichtungen?
Ja. Behörden und öffentliche Träger haben oft strenge Anforderungen an Datenhaltung und Auswertung. Wir richten Lösungen ein, die in Deutschland gehostet sind oder komplett lokal auf einem Server der Behörde laufen. Schnittstellen für Personalabrechnung und Dienstplan lassen sich anschließen, ebenso eine rollenbasierte Sichtbarkeit nach Abteilung oder Vorgesetztem.
Wie sieht ein digitaler Rapportzettel im Vergleich zur Zeiterfassung aus?
Der digitale Rapportzettel erfasst zusätzlich, was auf der Baustelle oder beim Kunden gemacht wurde: Tätigkeit, Material, Bemerkung und Foto. Die reine Zeiterfassung bucht nur Kommen, Gehen und Pause. In der Praxis kombinieren wir beides: Mitarbeiter stempelt die Zeit, ergänzt einen kurzen Rapport pro Auftrag, der Chef bekommt am Abend beides als Auswertung.
Wie unterscheidet sich auftragsbezogene Zeiterfassung von normaler Stempelung?
Bei der auftragsbezogenen Erfassung wählt der Mitarbeiter beim Stempeln den Auftrag, das Projekt oder den Kunden aus. So sehen Sie nicht nur, wer wann gearbeitet hat, sondern auch, wofür. Wichtig für Handwerk, Bau, Service, Pflege und alle Betriebe, die Stunden auf Aufträge umlegen oder weiterberechnen.
Lässt sich Zeiterfassung mit Lexoffice oder Lexware verbinden?
Ja. Mehrere Systeme bieten eine direkte Schnittstelle zu Lexware Lohn+Gehalt oder einen passenden Export für Lexoffice. Wir richten die Schnittstelle so ein, dass die erfassten Stunden ohne manuelles Abtippen in die Lohnabrechnung übernommen werden. Falls Ihr Steuerbüro mit DATEV arbeitet, koppeln wir die Erfassung stattdessen darauf.
Wie gut funktioniert Zeiterfassung im Homeoffice und Heimarbeitsplatz?
Im Homeoffice stempelt der Mitarbeiter über Browser oder App – am Notebook, Tablet oder Handy. Pausen und Unterbrechungen werden mit erfasst. Für eine saubere Trennung von Arbeits- und Privatzeit lässt sich pro Tag eine maximale Erfassungsdauer hinterlegen. Auswertung und Korrekturmöglichkeit liegen beim Vorgesetzten – nicht beim Mitarbeiter selbst.