WhatsApp-Business-Suite
Terminbuchung und Bestellannahme über WhatsApp

Kleinunternehmer (Gastro, Friseur, Kosmetik, kleine Shops, Taxi, Hundesalons) nutzen WhatsApp-Privat für Kundenkommunikation und wissen, dass das rechtlich nicht sauber ist. Zum Wechsel zur offiziellen Business-API schrecken die meisten zurück — zu komplex, zu teuer, alle Provider wollen 99 bis 299 Euro pro Monat als Dauer-Abo plus pro-Nachricht-Gebühren.

Die WhatsApp-Business-Suite schließt die Lücke. Einmal 1.900 Euro für die komplette Einrichtung: Business API über Meta Cloud aktivieren, KI-Auto-Responder für typische Fragen, Terminbuchungs-Flow, Bestellannahme-Flow, Kundendaten in Ihrem CRM, DSGVO-konformer Opt-In-Flow. Danach zahlen Sie nur noch die Meta-Gesprächsgebühren (1.000 Gespräche pro Monat inklusive, darüber 8-15 Cent).

Schritt 1 — Einrichtung bei Meta: Wir beantragen Ihren offiziellen WhatsApp-Business-Account bei Meta, verifizieren Ihre Telefonnummer, richten Ihren Markenauftritt (Profilbild, Kurzbeschreibung) ein.

Schritt 2 — Auto-Responder für Standardfragen: KI beantwortet: Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise, Terminverfügbarkeit, Speisekarte, Häufig-gefragt. 80 Prozent der Nachrichten sind damit erledigt.

Schritt 3 — Terminbuchung in zwei Nachrichten: Kunde sagt "Haarschnitt morgen". KI zeigt 3 freie Termine, Kunde wählt, Termin ist gebucht in Ihrem Kalender.

Schritt 4 — Bestellannahme mit Menü: Gastro: Bestellkorb wird aufgebaut, Lieferadresse erfasst, Zahlung über Stripe Link abgewickelt. Bestellung geht an die Küche.

Schritt 5 — Eskalation an Sie: Bei Fragen, die die KI nicht versteht oder die heikel sind: sofortige Weiterleitung. Sie übernehmen manuell, KI macht weiter wenn Sie abschalten.

Kleinunternehmer mit 1 bis 10 Mitarbeitern: Gastronomie (Lieferung und Tischreservierung), Friseure, Kosmetik, Nagelstudios, kleine Einzelhandelsgeschäfte, Taxi-Unternehmen, Hundesalons, Lieferservices, Reparaturdienste. Besonders relevant, wenn Sie aktuell WhatsApp-Privat nutzen für Kundenkommunikation. Weniger geeignet für Großunternehmen (brauchen Sinch oder 360dialog mit SLA) oder für reine B2B-Unternehmen (da führt E-Mail immer noch).

Was zahlen Gastro, Friseur, Einzelhändler, Dienstleister heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Was kosten die WhatsApp-Gespräche extra?

Meta berechnet ab dem 1.001. eingehenden Gespräch pro Monat (Kunde schreibt zuerst): 7,70 Euro pro 1.000 Gespräche, also 0,77 Cent pro Gespräch. Ausgehend-initiierte Marketing-Nachrichten: 11 Cent pro Nachricht. Transaktions-Nachrichten (z.B. Terminbestätigung): 4 Cent. Die ersten 1.000 Gespräche pro Monat sind im Basistarif enthalten.

Wie ist der Opt-In-Flow DSGVO-konform?

Kunde schreibt Sie an (erstmalig). Die KI antwortet mit einem kurzen DSGVO-Hinweis und fragt: "Darf ich Ihnen zukünftig Nachrichten schicken?" Kunde antwortet mit Ja oder Nein. Antwort wird dokumentiert, widerrufbar mit Schlüsselworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kann ich meine bestehende WhatsApp-Privat-Nummer nutzen?

Grundsätzlich ja, aber Vorsicht: sobald eine Nummer bei der Business API angemeldet ist, funktioniert sie nicht mehr mit der WhatsApp-Privat-App auf dem Handy. Viele Geschäfte holen sich daher eine zweite Nummer für Business-Kommunikation. Wir klären das vor Setup.

Welche Kalender-Systeme werden angebunden?

Google Calendar (direkt), Outlook und Office 365 (direkt), Calendly (über Buchungs-Link), cal.com (direkt), Planning Center, Acuity, Timify. Bei unbekannten Kalendern: CSV-Export/Import oder iCal-Abo.

Kann ich Bezahlung direkt über WhatsApp abwickeln?

Ja, über Stripe Payment Links oder PayPal-Links. Kunde klickt auf den Link im Chat, bezahlt über sein normales Stripe- oder PayPal-Konto. Zahlung wird automatisch zurückgemeldet, Bestellung ausgelöst. WhatsApp Pay (Meta-eigene Zahlung) ist in Deutschland noch nicht verfügbar.

Was passiert bei schwierigen Kundenanfragen?

Die KI erkennt eigene Grenzen und leitet weiter. "Reklamation", "Beschwerde", "juristische Frage", "Datenschutz-Anfrage" — alle gehen direkt an Ihr Handy oder Tablet. Sie antworten manuell, KI macht danach weiter mit normalen Anfragen.

Wie erkennt die KI meine Speisekarte?

Einmal im Setup laden wir Ihre Speisekarte als strukturierten Katalog ein (wir kopieren sie für Sie). Produkte, Zutaten, Preise, Allergene. Die KI versteht Bestellungen auch informell ("zweimal Pizza Salami, einmal mit extra Käse, plus eine Cola") und setzt sie in Bestellungen um.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Drei bis vier Tage: Tag 1-2 Meta-Business-Verifizierung (Meta prüft die Geschaeftsunterlagen, 24-48h Wartezeit). Tag 3 Anbindung Kalender, CRM, Payment, Katalog. Tag 4 Probelauf mit 5 Test-Anfragen, Feintuning. Tag 5 produktiv.