Ihr eigenes Mandantenportal
statt Belegen aus fünf Postfächern
Mandanten schicken Unterlagen auf allen Wegen, und die Kanzlei sortiert, bevor sie arbeiten kann. Wir bauen Ihrer Kanzlei ein eigenes Portal: Neue Mandanten werden digital aufgenommen, Belege und Dokumente laufen über einen geschützten Weg, Erinnerungen gehen von selbst hinaus. Das Portal läuft unter Ihrer Adresse und gehört zu Ihrer Kanzlei.
Vier Lagen, in denen die Kanzlei mehr sucht als bearbeitet.
Unterlagen kommen auf allen Wegen
E-Mail, Briefkasten, Messenger, Datei-Links: Jeder Mandant liefert anders, und die Kanzlei sortiert, bevor sie mit dem Mandat beginnen kann.
Neue Mandate beginnen mit Papier
Stammdaten, Vollmachten, Ausweiskopie: Die Aufnahme zieht sich, weil Formulare hin- und hergehen und Angaben fehlen.
Erinnern kostet Zeit
Fehlende Belege werden einzeln angemahnt, Mandant für Mandant. Wer nachfasst, arbeitet in dieser Zeit nicht am Mandat.
Vertrauliches im gewöhnlichen Postfach
Lohnunterlagen und Bescheide wandern als Anhang durch gewöhnliche Postfächer. Ein eigener, geschützter Weg ist für vertrauliche Unterlagen die bessere Wahl.
Was das Portal macht
Ein Zugang für Mandanten, eine Übersicht für die Kanzlei. Gebaut für Ihre Abläufe, nicht für die eines Softwareanbieters.
Aufnahme neuer Mandanten
Der Mandant trägt seine Angaben im Portal ein und lädt die Unterlagen hoch, die Ihre Kanzlei für die Aufnahme verlangt. Was fehlt, sieht er sofort.
Belege und Dokumente
Hochladen im Browser oder mit dem Handy, Ablage nach Mandant, Jahr und Art. Bescheide und Auswertungen stellt die Kanzlei im selben Portal bereit.
Erinnerungen
Fehlende Unterlagen und die Fristen, die Ihre Kanzlei hinterlegt, werden automatisch angemahnt. Was eingegangen ist, verschwindet von der Liste.
Anbindung
Unterlagen gehen weiter in Ihre Kanzleisoftware oder Ihr Dokumentenmanagement, über die Schnittstellen, die dort vorhanden sind.
Welche Unterlagen das Portal abfragt, welche Fristen es überwacht und wer welche Ordner sieht, legt Ihre Kanzlei fest. Das Portal ist Technik, beraten und entscheiden tut die Kanzlei.
So läuft es ab
Von der Beschreibung Ihrer Abläufe bis zum Portal im Betrieb.
Abläufe beschreiben
Sie schildern schriftlich, wie Unterlagen heute eingehen, wer sie bearbeitet und welche Kanzleisoftware im Einsatz ist.
Sichtung und Festbetrag
Wir sichten Abläufe und Schnittstellen und nennen einen Festbetrag für den Aufbau und den laufenden Service.
Aufbau und Probe
Wir bauen das Portal unter Ihrer Adresse und erproben es mit Ihren Mitarbeitern und ausgewählten Mandanten.
Betrieb
Nach der Freigabe läuft das Portal im Betrieb. Updates, Sicherungen und Anpassungen gehören zum laufenden Service.
Für wen das gedacht ist
Für Kanzleien, die ihre Mandanten digital anbinden wollen, ohne sich einer Standardlösung anzupassen.
Steuerkanzleien
- Sie betreuen Unternehmen und Privatleute mit sehr unterschiedlicher Ordnung.
- Sie möchten Unterlagen an einer Stelle haben, nicht in mehreren Postfächern.
- Sie wollen selbst bestimmen, wie die Aufnahme neuer Mandanten abläuft.
Was Sie uns liefern
- Eine Beschreibung Ihrer heutigen Abläufe.
- Die Liste der Unterlagen je Mandatsart.
- Angaben zu Kanzleisoftware und Dokumentenablage.
- Ihre Vorgaben zu Rollen und Zugriffsrechten.
Vertraulichkeit
- Schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit, wie sie das Berufsrecht von Dienstleistern einer Kanzlei verlangt.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Verschlüsselte Übertragung, Mandanten sehen nur ihre eigenen Unterlagen.
Ihr Portal, Ihre Adresse
Das Portal läuft unter der Domain Ihrer Kanzlei. Das Modell ist Lizenz + Service: Wir bauen und betreiben, Sie behalten die Hoheit über Daten und Abläufe.
Was wir machen und was nicht
Wir liefern Software und Betrieb. Die Arbeit am Mandat bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Das machen wir
- Portal unter Ihrer Adresse, gebaut nach Ihren Abläufen
- Aufnahme neuer Mandanten mit Unterlagenliste
- Geschützter Austausch von Belegen und Dokumenten
- Erinnerungen an fehlende Unterlagen
- Anbindung an vorhandene Kanzleisoftware
- Betrieb, Sicherung und Pflege
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine fachliche Prüfung von Unterlagen
- Keine Buchung und keine Kontierung
- Keine Identitätsprüfung im Auftrag der Kanzlei
- Keine Standardsoftware von der Stange
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Ist das eine fertige Software?
Nein. Das Portal wird für Ihre Kanzlei gebaut, nach Ihren Abläufen und unter Ihrer Adresse. Bewährte Bausteine setzen wir wieder ein, das Ergebnis ist trotzdem ein Unikat.
Wo liegen die Daten?
Auf einem Server, den wir mit Ihnen festlegen, auf Wunsch auf einem Server Ihrer Kanzlei. Der Standort steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Wie werden Verschwiegenheit und Datenschutz geregelt?
Mit einer schriftlichen Verschwiegenheitsverpflichtung und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mandanten sehen nur ihre eigenen Unterlagen, Mitarbeiter nur die Mandate, die Ihre Kanzlei ihnen zuweist.
Funktioniert das mit DATEV?
Wir binden an, was Ihre Kanzleisoftware an Schnittstellen bietet. Welche das sind, klären wir in der Sichtung, bevor ein Festbetrag steht.
Brauchen Mandanten eine App?
Nein. Das Portal läuft im Browser, am Rechner und auf dem Handy. Belege lassen sich direkt mit der Handykamera hochladen.
Prüft das Portal die Unterlagen?
Es zeigt, ob die verlangten Unterlagen vorliegen, nicht, ob sie inhaltlich stimmen. Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Was passiert mit den Daten, wenn der Vertrag endet?
Sie erhalten alle Daten und Dokumente in offenen Formaten. Wie es mit dem Portal weitergeht, regelt der Lizenzvertrag.
Was kostet das?
Einen Festbetrag für den Aufbau und einen laufenden Betrag für den Service. Beide nennen wir nach der Sichtung Ihrer Abläufe.