Gärtnerei-IT
Routenplanung, Stundenerfassung, Inventar — alles auf einem Stand

Gärtnereien und GaLaBau-Betriebe haben eine doppelte Logistik: das Lager (Gewächshaus, Verkaufsplatz, Substrat-Stapel) muss gepflegt werden, gleichzeitig sind die Mitarbeiter den ganzen Tag unterwegs bei Privatkunden, Wohnanlagen, Friedhöfen und Kommunen. Diese beiden Welten zusammenzuführen schaffen die wenigsten — die meisten Betriebe arbeiten mit drei Excel-Tabellen, einem Auftragsbuch in der Werkstatt, einem Tour-Plan im Bulli und einem WhatsApp-Chat zwischen Chef und Vorarbeiter.

Was passiert in der Praxis: Der Vorarbeiter erfährt mittags, dass der Heckenschnitt bei Schmidt um 14 Uhr abgesagt wurde — aber er ist schon mit zwei Mitarbeitern dorthin unterwegs. 30 Minuten Leerlauf, vier Mannstunden Lohn ohne Umsatz. Oder: ein Stammkunde fragt nach 80 Buchsbäumen — und niemand weiß sicher, ob die im Bestand sind, weil das letzte Inventur-Heft noch nicht geblättert wurde.

Wir bauen die digitale Brücke zwischen Lager und Tour. Routenplanung mit Live-Status, Stundenerfassung am Auftrag, Inventar mit Echtzeit-Bestand, Wartungsverträge mit automatischer Quartalsabrechnung. Und alles ohne dass Sie zur Software-Firma werden — die Bedienung läuft auf Niveau Smartphone-Kamera, weil Ihre Mitarbeiter ja Gärtner sind, keine IT-Anwender.

Morgens öffnet Hannes sein Tablet im Bulli und sieht seine Tagestour: fünf Stationen, optimiert nach Entfernung und Kunde-Zeitwunsch. Pro Auftrag sieht er Adresse, Aufgabe, geschätzte Dauer, Material auf der Liste. Beim Auftragsbeginn scannt er einen QR — Stunden laufen mit. Beim Auftragsende noch einen Scan — fertig dokumentiert. Sie sehen abends genau: Auftrag erledigt, Stunden korrekt, Material verbucht, Rechnung kann morgen raus. Kein Auftragsbuch mehr abtippen.

Sie buchen, was Sie zuerst brauchen. Routenplanung und mobile Stundenerfassung haben die schnellste Rendite, weil sie sofort Lohnstunden sichern.

Sechs Bausteine zur Verbindung Ihrer mobilen und Ihrer stationären Arbeit. Alles kombinierbar, alles erweiterbar.

Garten- und Landschaftsbau ist ein Saison-Geschäft mit deutlichen Schwankungen. März bis Oktober rennt es, November bis Februar steht der Bulli stundenweise leer. Wer Wartungsverträge gut führt, glättet diese Kurve drastisch — Heckenschnitt im Februar, Beet-Vorbereitung im März, Saison-Pflanzung von April bis Mai, Rasen ab Juni, Herbstschnitt im Oktober, Laubentsorgung im November. Ein gut gepflegter Wartungsvertrags-Stamm bedeutet planbare Auslastung über das Jahr.

Was die meisten Betriebe nicht haben: ein System, das Wartungsverträge so aufdröselt, dass der Vorarbeiter sieht, welcher Termin in welcher Woche ansteht — und der Buchhalter sieht, dass die Quartalsrechnung pünktlich rausgegangen ist. Wir bauen die Logik so auf: Vertragsdaten beim Abschluss erfasst (Leistungsumfang, Häufigkeit, Saison-Verteilung, Preis), Tour automatisch befüllt zu den geplanten Wochen, Rechnung quartalsweise mit einem Klick generiert.

Bonus: B2B-Verträge mit Kommunen oder Wohnungsbau-Genossenschaften brauchen oft eine Leistungsdokumentation pro Termin. Mit der mobilen Stundenerfassung haben Sie diese Dokumentation automatisch — Foto vor und nach dem Schnitt, Stundenumfang, Mitarbeiter, Material. Das ist im Streitfall Gold wert und vereinfacht die Vergabe-Dokumentation, falls die Kommune eine neue Ausschreibung macht.

Wir sind ein klassischer Garten- und Landschaftsbau-Betrieb mit 8 Mitarbeitern — was bringt uns das alles?

Routenplanung spart pro Mitarbeiter und Tag etwa 30 Minuten Leerlauf zwischen Stationen. Bei 8 Mitarbeitern und 220 Arbeitstagen sind das 880 Mannstunden im Jahr — also etwa 30.000 € an Lohn-Kapazität, die Sie zurückgewinnen oder produktiv einsetzen. Mobile Stundenerfassung verhindert vergessene oder doppelt eingetragene Stunden, was bei Wartungsverträgen spürbar Geld bringt.

Was kostet das Gesamt-System?

Modular. Routenplanung mit mobiler Erfassung 1.800 bis 3.500 € einmalig plus 12 €/Monat pro Mitarbeiter Tablet-Hardware. Pflanzen-Inventar mit Kassen-Anbindung 1.200 bis 2.400 €. Friedhofsgärtner-Modul 800 bis 1.500 €. Wartungsverträge-Logik 600 bis 1.200 €. Gesamt-Setup typisch 4.000 bis 8.000 €. Wartungsvertrag ab 79 €/Monat.

Wir arbeiten viel mit Komunen und Wohnanlagen — passen Wartungsverträge zu unserem Geschäft?

Ja, deutlich besser als spontane Aufträge. Vertrag mit der Wohnungsbau-Genossenschaft über monatliche Rasenpflege ist planbar, fakturierbar pro Quartal und sichert Auslastung. Wir bauen die Vertrags-Logik so auf, dass Sie 30 Verträge ohne zusätzlichen Bürohelfer verwalten können.

Gibt es eine Anbindung zu Friedhofsverwaltungen?

Manche Stadtfriedhöfe bieten digitale Schnittstellen für Grabpfleger an (München, Stuttgart, Hamburg). In NRW und im Münsterland ist das selten. Wir richten Ihre interne Grab-Datenbank so auf, dass Sie als Grabpfleger systematisch arbeiten — was die Stadt macht, ist unabhängig davon.

Wir haben einen alten Sage- oder Lexware-Server — können wir das einbinden?

Ja. Sage und Lexware exportieren Stammdaten und Buchungen. Wir lesen Ihre Kunden-Datenbank und Lieferanten-Liste ein und speisen die Aufträge in Ihre Buchhaltung zurück. Doppelte Datenpflege fällt weg.

Ich habe selbst kaum Zeit — kann das auch jemand intern pflegen?

Ja. Eine Bürokraft oder ein Mitarbeiter mit IT-Affinität pflegt das System nach 2-tägiger Schulung selbständig. Aufträge erfassen, Touren planen, Rechnungen ziehen ist Browser-Klick-Niveau. Tieferes Setup machen wir aus der Ferne.

Wie ist das mit DSGVO und Mitarbeiter-Standortdaten?

Mitarbeiter-Standorte werden nur während der Auftragsstunden auf Knopfdruck gespeichert (Auftragsbeginn / -ende), nicht laufend. Wir liefern die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit, in der das geregelt ist. Mitbestimmung des Betriebsrats falls vorhanden ist berücksichtigt.

Kann ich später um eine Webseite mit Online-Buchung erweitern?

Ja, jederzeit. Die Stammdaten-Datenbank kann von außen via Webseite gelesen und beschrieben werden. Kunde bucht online — Auftrag landet in Ihrer Routenplanung. Auch Sortimentsfilter mit Verfügbarkeit-Anzeige aus der Inventur ist möglich.