Ihre Firmen-Mail kommt an. Im Posteingang.
Angebote, Rechnungen und Antworten an Kunden verschwinden im Spam-Ordner, und oft merkt es lange niemand. Wir prüfen Ihre Domain von außen, richten SPF, DKIM und DMARC für jeden Versandweg ein und weisen das Ergebnis mit Messwerten nach. Remote, ganz ohne Zugriff auf Ihren Rechner.
Quellen: Absenderrichtlinien von Google in der Workspace-Hilfe, Stand November 2026, und RFC 7208 für die SPF-Grenze.
Vier Ursachen, die wir fast immer finden
Der Spam-Ordner ist das Symptom. Dahinter steckt meistens eine dieser vier Lücken, oft mehrere zugleich.
SPF wurde vor Jahren einmal gesetzt, DKIM nie aktiviert, DMARC gibt es gar nicht. Oder es existieren zwei SPF-Einträge nebeneinander, was die Prüfung sofort scheitern lässt.
Postfach, Newsletter, Shop, Rechnungsprogramm und Kundenverwaltung senden alle unter Ihrer Domain. Meist kennt niemand die vollständige Liste, und einer dieser Wege ist nie autorisiert worden.
Die Mail trägt Ihre Adresse, signiert aber mit der Domain des Dienstleisters. Technisch geprüft, für DMARC trotzdem durchgefallen. Dieser Fehler heißt Ausrichtung und betrifft besonders Newsletter und Shops.
Ein gehacktes Postfach, eine gekaufte Adressliste oder viele Beschwerden landen auf der Domain oder der Server-Adresse. Dann helfen die richtigen Einträge allein noch nicht, und der Ruf muss wieder aufgebaut werden.
Was der Befund prüft
Alles davon lässt sich von außen messen. Daraus entsteht eine Liste mit konkreten Sollwerten und einer klaren Reihenfolge.
| Prüfpunkt | Was wir ansehen | Was Sie bekommen |
|---|---|---|
| SPF | Ein einziger gültiger Eintrag, alle Versender enthalten, höchstens zehn DNS-Abfragen. | Bereinigter Eintrag mit genau den Diensten, die Sie tatsächlich nutzen. |
| DKIM | Signatur je Versandweg vorhanden, Schlüssellänge, Selektor, Gültigkeit. | Fertige DNS-Werte und Aktivierung in jedem sendenden Dienst. |
| DMARC | Richtlinie, Berichtsadresse, Ausrichtung von SPF und DKIM auf die Absenderdomain. | Stufenplan von Beobachtung bis Ablehnung, mit Auswertung der Berichte. |
| Reverse-DNS und TLS | Passt der Rückwärtseintrag der Server-Adresse, läuft die Übertragung verschlüsselt. | Klare Aussage, was wir ändern und was Ihr Anbieter ändern muss. |
| Blocklisten | Domain und Server-Adressen auf den gängigen Sperrlisten. | Liste der Einträge und die Entsperrung, sobald die Ursache behoben ist. |
| Newsletter und Werbung | Abmeldung mit einem Klick, Versanddomain, Beschwerdequote. | Einstellungen für Ihr Versandwerkzeug und eine eigene Absender-Subdomain. |
| Weiterleitungen | Postfächer, die Mails automatisch weiterreichen und dabei SPF verlieren. | Umstellung, bei der die DKIM-Signatur die Weiterleitung übersteht. |
So läuft es ab
Vier Schritte. Ihr Mailverkehr läuft währenddessen normal weiter.
Sie nennen uns die Domain und schicken je eine Testmail von jedem Versandweg an eine Prüfadresse. Wir lesen DNS, Kopfzeilen und Sperrlisten aus.
Sie erhalten die Ursachen, die fertigen Werte je Versender und einen Festpreis für die Umsetzung.
Wir tragen die Werte mit befristetem DNS-Zugang ein oder übergeben sie Ihrer IT. Danach prüft eine neue Testmail jeden Weg.
Die Berichte zeigen, wer unter Ihrer Domain sendet. Wenn alles sauber läuft, heben wir die Richtlinie in Stufen an.
Warum DMARC in Stufen kommt
Ein DMARC-Eintrag sagt den empfangenden Servern, was mit Mails geschehen soll, die Ihre Adresse tragen, aber die Prüfung nicht bestehen. Wer sofort auf Ablehnung stellt, sperrt im schlimmsten Fall die eigene Rechnungssoftware aus. Deshalb beginnen wir mit der Richtlinie p=none: Es wird nichts blockiert, aber jeder große Postfachanbieter schickt täglich Berichte, welche Server unter Ihrer Domain auftreten.
Aus diesen Berichten entsteht oft zum ersten Mal die vollständige Liste Ihrer Versandwege. Vergessene Dienste werden angebunden, nicht mehr genutzte entfernt. Danach folgt p=quarantine, bei der fragwürdige Mails im Spam-Ordner landen, und schließlich p=reject. Ab dieser Stufe können Dritte Ihre Domain nicht mehr ohne Weiteres für gefälschte Rechnungen missbrauchen. Das schützt Ihre Kunden und Ihren Namen.
Was wir machen und was nicht
Klare Grenzen, damit Sie wissen, wofür Sie uns beauftragen.
Das machen wir
- Befund von Domain, Versandwegen, Server-Adressen und Sperrlisten
- SPF, DKIM und DMARC für jeden Versender einrichten
- Absender-Subdomain für Newsletter und Massenversand
- Entsperrung auf Blocklisten, sobald die Ursache behoben ist
- DMARC-Berichte auswerten und die Richtlinie anheben
- Nachmessung mit Testmails und schriftlichem Ergebnis
Das machen wir nicht
- Keinen Zugriff auf Ihren Rechner
- Kein Versand an gekaufte oder gemietete Adresslisten
- Keine Zusage, dass jede einzelne Mail im Posteingang landet
- Keine Prüfung von Newsletter-Einwilligungen; das gehört zu einer Kanzlei
- Keine Preisangabe vor dem Befund; der Festpreis folgt danach
Passende Einstiege
Je nachdem, ob Sie selbst nachsehen, selbst eintragen oder einen konkreten Verdacht klären möchten.
Prüft Ihre Domain direkt im Browser auf die wichtigsten Einträge.
Mail-Domain-CheckAutomatische Sollwerte mit Einbauanleitung, wenn Sie selbst eintragen möchten.
Phishing-Mail-AnalyseWenn eine verdächtige Nachricht geprüft werden soll.
Newsletter einrichtenWenn der Versandweg für Werbung neu aufgebaut werden soll.
Nennen Sie uns Ihre Domain
Domain, Mailanbieter und die Dienste, die unter Ihrer Adresse senden. Mehr brauchen wir für den ersten Befund nicht.
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Warum landen meine Mails plötzlich im Spam, obwohl sich nichts geändert hat?
Meist hat sich doch etwas geändert, nur nicht bei Ihnen: Die großen Postfachanbieter haben ihre Anforderungen an Absender verschärft, ein Dienstleister hat seine Versandserver gewechselt oder ein Eintrag ist abgelaufen. Auch ein einzelnes kompromittiertes Postfach kann den Ruf der ganzen Domain beschädigen. Der Befund zeigt, welche dieser Ursachen bei Ihnen vorliegt.
Brauchen Sie Zugriff auf meinen Rechner?
Nein. Wir arbeiten remote, ganz ohne Zugriff auf Ihren Rechner. Für den Befund genügen Ihre Domain und je eine Testmail von jedem Versandweg. Die Einträge liegen im DNS Ihrer Domain, also bei Ihrem Domainanbieter und nicht auf einem Gerät in Ihrem Betrieb.
Wer trägt die Werte ein?
Beides ist möglich. Sie erteilen uns einen befristeten Zugang zur DNS-Verwaltung Ihrer Domain, und wir tragen die Werte selbst ein. Oder Sie geben die fertigen Werte mit Anleitung an Ihre IT oder Ihren Domainanbieter weiter. In beiden Fällen prüfen wir das Ergebnis anschließend von außen nach.
Reicht es, wenn SPF eingetragen ist?
Selten. SPF prüft nur, ob der sendende Server zugelassen ist, und bricht bei Weiterleitungen häufig. DKIM belegt per Signatur, dass die Nachricht unverändert ist. DMARC verbindet beides mit der sichtbaren Absenderadresse und legt fest, was mit Fälschungen geschieht. Erst alle drei zusammen ergeben ein belastbares Bild.
Ist unsere Firma von den Vorgaben für Massenversender betroffen?
Die strengsten Regeln von Google gelten ab rund 5.000 Nachrichten am Tag an private Gmail-Konten. Grundanforderungen wie SPF oder DKIM, gültiges Reverse-DNS und verschlüsselte Übertragung gelten für alle Absender. Auch unterhalb der Schwelle lohnt sich der vollständige Aufbau, weil Postfachanbieter gut authentifizierte Domains anders behandeln.
Können dabei Mails verloren gehen?
Das Risiko entsteht, wenn DMARC sofort auf Ablehnung gestellt wird und ein Versandweg noch fehlt. Deshalb beginnen wir beobachtend. Die Berichte zeigen, welche Server unter Ihrer Domain senden. Erst wenn alle legitimen Wege sauber durchlaufen, verschärfen wir die Richtlinie in Stufen.
Garantieren Sie, dass jede Mail im Posteingang ankommt?
Nein, das kann niemand. Über die Einsortierung entscheiden die Filter der Postfachanbieter, und diese berücksichtigen auch Inhalt und Empfängerverhalten. Wir schaffen die technischen Voraussetzungen, weisen sie mit Messwerten nach und benennen, was darüber hinaus Einfluss hat.
Was kostet das?
Das hängt von der Zahl der Domains und Versandwege ab. Nach dem Befund erhalten Sie einen Festpreis für die Umsetzung. Für den reinen Selbsteintrag bietet unser Shop außerdem einen automatischen Mail-Domain-Check mit fertigen Sollwerten an.
Die Netzhandwerker