Rechnung-as-a-Service
Rechnungen auf Zuruf

Wer ein Nebengewerbe betreibt, eine Solo-Selbstständigkeit aufbaut oder als Kleinunternehmer nach §19 UStG arbeitet, schreibt in der Regel zwischen 3 und 20 Rechnungen pro Monat. Für diese Menge ist eine Lösung wie Lexoffice (15 bis 25 Euro monatlich plus Einarbeitungszeit) oder sevDesk rechnerisch und nerventechnisch oft overkill. Sie zahlen für Features, die Sie nicht brauchen — Zahlungsabgleich, Buchhaltungsexport, Mahnwesen — weil Sie ohnehin Ihre Steuererklärung über den Steuerberater machen oder selbst per Elster.

Rechnung-as-a-Service ist die schlanke Alternative. Sie schicken uns per E-Mail oder in einem einfachen Web-Formular die Eckdaten einer Rechnung: Kunde, Leistungen, Preise, Datum. Binnen einer Stunde bekommen Sie die fertige Rechnung als PDF zurück — mit Ihrem Logo, fortlaufender Rechnungsnummer, §19-Hinweis. Wir archivieren GoBD-konform (read-only, Zeitstempel), Sie behalten den Überblick über Ihre Rechnungshistorie.

Für den Steuerberater am Jahresende geben wir Ihnen ein ZIP mit allen Rechnungs-PDFs plus einer CSV-Übersicht. Keine Software auf Ihrem Rechner, keine Lizenz, kein Abo-Lock-in.

Schritt 1 — Anfrage: Sie schicken eine E-Mail an eine dedizierte Adresse oder füllen unser Web-Formular aus. Pflichtfelder: Empfänger, Leistungen mit Preisen, Rechnungsdatum, gewünschtes Leistungsdatum. Optionale Felder: Nachrichtlicher Gruß, Bankverbindung-Alternative, Zahlungsziel.

Schritt 2 — Erstellung: Unser System erstellt die Rechnung auf Ihrem Briefpapier, mit fortlaufender Nummer, §19-Hinweis oder USt-Ausweis (je nach Ihrer Konfiguration), korrekter Empfängeradresse, sauber strukturierten Leistungspositionen.

Schritt 3 — Freigabe: Sie bekommen das PDF zur Prüfung per E-Mail. Sie schauen drauf, geben frei per Antwort-Mail ("OK, bitte senden") oder melden Änderungswünsche ("Bitte Position 2 auf 150 Euro anpassen").

Schritt 4 — Versand: Nach Freigabe geht die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden, aus Ihrer Absender-Adresse. Eine Kopie landet in Ihrem Postfach und in unserem GoBD-konformen Archiv.

Schritt 5 — Monatsende: Sie bekommen eine Übersicht der im Monat gestellten Rechnungen. Am Jahresende einen vollständigen Export für den Steuerberater.

Es ist keine vollwertige Buchhaltung. Zahlungsabgleich, Mahnwesen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bilanzierung — all das ist nicht dabei. Wenn Sie Regelbesteuerung haben und Ihre Umsätze monatlich an Elster melden müssen, brauchen Sie mehr.

Es ist auch kein Steuerberater-Ersatz. Wir stellen Rechnungen, buchen aber nicht, beraten nicht bei Betriebsausgaben, machen keine Steuererklärung. Für den Steuerberater liefern wir die Rohdaten.

Und es ist kein Customer Relationship Management. Kunden-Stammdaten pflegen wir minimal, aber wir sind kein CRM. Wenn Sie Kunden mit umfangreicher Historie und Kaufverhalten verwalten wollen, brauchen Sie ein anderes Tool.

Was es ist: ein schlanker, verlässlicher Workflow für die reine Aufgabe "Rechnung erstellen und versenden", ohne dass Sie dafür eine Software lernen müssen.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Zusatzkosten.

Rechnungsdaten enthalten sensibles Kunden-Material: Namen, Anschriften, Beträge, Bankverbindungen. Unser Umgang:

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen als Verantwortlichem. Wir verarbeiten Rechnungsdaten ausschließlich im Auftrag zur Rechnungserstellung.

Hosting in Deutschland, Verschlüsselung im Ruhezustand, Übertragung nur per TLS 1.3. Kein Zugriff für Dritte, keine Auswertung.

Aufbewahrung nach gesetzlichen Vorgaben (10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen). Nach Kündigung bekommen Sie einen vollständigen Export — wir löschen danach nach Fristablauf.

Wie viele Rechnungen pro Monat sind im Preis enthalten?

Im Monatspreis 9 Euro sind 20 Rechnungen enthalten. Darüber 1 Euro pro Rechnung, transparent auf der Monatsrechnung. Für höhere Volumina bieten wir eine Flatrate ab 29 Euro monatlich.

Wie lange dauert es, bis ich meine Rechnung habe?

Werktags binnen einer Stunde bei einfachen Rechnungen (Standard-Leistungen, bekannter Kunde). Bei komplexen Rechnungen mit Rückfragen kann es bis zu 4 Stunden dauern. Am Wochenende am Montag.

Was passiert, wenn ich einen Fehler in der Rechnung finde?

Sie bekommen die Rechnung zur Freigabe, bevor sie an den Kunden geht. Fehler fangen wir dort ab. Sollte doch mal etwas durchrutschen: Stornorechnung und Neufassung ohne Aufpreis binnen 24 Stunden.

Wie läuft der §19-Hinweis genau?

Standardtext: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen." Das ist rechtssicher. Bei Regelbesteuerung weisen wir 7 oder 19 Prozent aus, mit Netto-Brutto-Aufteilung.

Brauche ich eine eigene Rechnungsnummer-Logik?

Nein, wir führen sie für Sie fortlaufend. Format YYYYMMDD-NNNN (Jahr-Monat-Tag-Zähler). Bei Neukunden starten wir bei 1001, bei bestehenden Kunden bei der letzten vorhandenen Nummer, wenn Sie welche angeben.

Was ist mit Rechnungskorrekturen nach Versand?

Wir erstellen eine Stornorechnung (mit negativen Positionen und Verweis auf die Ursprungsrechnung) plus eine neue Rechnung. Rechtssicher, GoBD-konform. Kosten: 1 Euro für die Stornorechnung, 1 Euro für die neue Rechnung.

Wie funktioniert der Jahresexport?

Ende Januar oder auf Ihren Zuruf bekommen Sie ein ZIP mit allen Rechnungs-PDFs des Vorjahres plus einer CSV-Übersicht (Nummer, Datum, Kunde, Betrag). Geben Sie das Ihrem Steuerberater.

Wie läuft der Datenschutz?

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Kundendaten werden in Deutschland gehostet, verschlüsselt, nur Sie und wir haben Zugriff. Keine Auswertung für Marketing oder Training.

Kann ich auch rückwirkend Rechnungen erstellen lassen?

Für das laufende Jahr ja, auf Wunsch auch für das Vorjahr bei geordneten Belegen. Die Rechnungsnummer richtet sich nach dem Leistungsdatum, nicht nach dem Erstellungsdatum.

Wie kündige ich?

Zum Monatsende per E-Mail. Alle Rechnungen und Archivdaten bekommen Sie als ZIP-Export. Wir löschen danach unsere Kopien nach Aufbewahrungsfrist (gesetzliche 10 Jahre).