Miet-Portal
Schadensmeldungen und Nebenkosten automatisch

Private Kleinvermieter mit 1 bis 50 Einheiten haben ein strukturelles Problem: zu klein für die großen Verwaltungsplattformen (Immoware, Haufe, etes) zu 200 Euro pro Monat, zu groß für reine Excel-Arbeit. Typische Konsequenz: Schadensmeldungen per WhatsApp (chaotisch), Nebenkostenabrechnung in mühsamer Kleinarbeit ein Wochenende im Jahr, Dokumentation lückenhaft.

Das Miet-Portal schließt genau diese Lücke. Ein kleines Portal auf Ihrer eigenen Domain (oder als Subdomain): Mieter loggt sich ein, meldet Schaden mit Foto, KI kategorisiert und priorisiert, Handwerker aus Ihrem Pool wird angestoßen — Sie sehen alles auf einem Dashboard. Zusätzlich: Nebenkostenabrechnung aus hochgeladenen Energie-, Wasser- und Müll-Rechnungen automatisch generiert.

Schritt 1 — Mieter-Login mit Wohnungs-PIN: Jeder Mieter bekommt einen Zugang für seine Wohnung. Login per E-Mail und Einmal-Code, keine Passwörter.

Schritt 2 — Schaden melden mit Foto: Mieter fotografiert, schreibt kurz was passiert ist. KI erkennt: Wasser, Strom, Heizung, Fenster, Schimmel, Gemeinschaftsbereich.

Schritt 3 — Prioritäts-Triage: Wasser-Leitung geplatzt = sofortige Notfall-Meldung. Verstopfter Abfluss = Standard-Meldung. Fenster klemmt = niedrig. KI entscheidet, Sie überschreiben bei Bedarf.

Schritt 4 — Handwerker aus Ihrem Pool: Sie haben pro Gewerk Ihren Handwerker hinterlegt. Bei Notfall: Handwerker wird direkt per WhatsApp informiert. Bei Standard: am nächsten Werktag.

Schritt 5 — Nebenkosten automatisch: Sie laden einmal pro Jahr Ihre Energie-, Wasser-, Müll-Rechnungen hoch. KI extrahiert Verbräuche, rechnet Verteilerschlüssel, generiert Abrechnungs-PDFs pro Mieter.

Private Kleinvermieter mit 1 bis 50 Einheiten, Erbengemeinschaften mit gemeinsamem Immobilienbesitz, kleine Hausverwaltungen mit 10 bis 100 Einheiten. Besonders relevant, wenn Sie bisher alles per WhatsApp oder Excel erledigen und dabei viele Stunden im Jahr verbrennen. Weniger geeignet für Großvermieter über 200 Einheiten (die brauchen echte WEG-Software) oder für ausschließlich gewerblich vermietete Objekte ohne Nebenkostenabrechnung.

Was zahlen Vermieter und Hausverwaltungen heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Ist das rechtlich sauber für die Nebenkostenabrechnung?

Ja. Die generierten Abrechnungen entsprechen BetrKV und BGB. Umlage-Schlüssel sind konfigurierbar (nach Wohnfläche, nach Personen, nach Verbrauch bei erfassbaren Positionen). Nicht-umlagefähige Positionen werden automatisch markiert. Sie prüfen am Ende, Sie verschicken — die Verantwortung bleibt bei Ihnen, aber der Aufwand ist zehn Mal geringer.

Welche Versorger-Rechnungen werden gelesen?

Getestet: E.ON, RWE, Vattenfall, Stadtwerke (alle gängigen), GASAG, Heizungsanbieter wie Techem und ista, Müll-Kommunen. Bei unbekannten Anbietern prüfen wir vor Go-Live, meist ist eine neue Vorlage in 30 Minuten eingebaut.

Können die Mieter wirklich alle per Smartphone melden?

Das Portal ist komplett responsive, läuft auf iPhone und Android. Für ältere Mieter gibt es optional: SMS-Meldung (Mieter schickt SMS, KI übernimmt) oder E-Mail-Meldung (Mieter schreibt Mail, KI strukturiert). Telefon bleibt immer als Fallback.

Was, wenn ein Handwerker nicht rechtzeitig reagiert?

Eskalations-Regel: nach 4 Stunden bei Notfall, nach 48 Stunden bei Standard, nach 7 Tagen bei Niedrig. Sie werden automatisch benachrichtigt, können einen Ersatz-Handwerker beauftragen. Alle Zeiten sind individuell einstellbar.

Kann der Mieter direkt mit dem Handwerker reden?

Sie entscheiden pro Schadensart: entweder Sie bleiben im Loop (Handwerker meldet sich bei Ihnen, Sie kontaktieren den Mieter) oder direkter Kontakt (Handwerker sieht Mieter-Nummer, ruft direkt an). Beide Modi sauber im System.

Wie ist das bei gewerblicher Vermietung?

Funktioniert parallel. Gewerbeeinheiten werden separat verwaltet, andere Umlage-Regeln, MwSt-Ausweis, andere Fristen. Sie können Wohn- und Gewerbeeinheiten im selben Portal haben.

Was kostet der Betrieb pro Einheit pro Monat?

Hosting und KI-Kosten liegen bei etwa 1,50 Euro pro Einheit pro Monat bei ausreichender Nutzung. Bei 20 Einheiten also rund 30 Euro an laufenden Cloud-Kosten, falls Sie ohne Wartungsvertrag fahren.

Wie sieht der Datenschutz aus?

Server in Deutschland (Hetzner oder All-Inkl). Keine Daten bei US-Anbietern, außer die KI-Klassifikation (Claude Haiku, Anthropic EU wenn verfügbar, sonst Standardvertragsklauseln nach 2021/914). AV-Vertrag mit dem Mieter ist nicht nötig, da Sie als Vermieter Verantwortlicher sind.