Verfahrensdokumentation
das Papier, nach dem der Prüfer zuerst fragt
Wer Belege digital erfasst, Kasse führt oder Rechnungen elektronisch ablegt, braucht eine Verfahrensdokumentation. Wir nehmen Ihre Abläufe auf und liefern ein vollständiges Dokument mit Versionsstand, Änderungshistorie und den Anlagen, die dazugehören.
Vier Lagen, in denen die Verfahrensdokumentation plötzlich gebraucht wird. Gemeinsam ist ihnen, dass sie sich nicht kurzfristig nachholen lässt.
Die Prüfung steht an
Betriebsprüfung oder Kassennachschau kündigt sich an. Die erste Frage gilt der Verfahrensdokumentation, und im Betrieb existiert keine oder eine, die den heutigen Ablauf nicht mehr beschreibt.
Belege werden digital erfasst
Rechnungen kommen als Datei, werden gescannt oder fotografiert und danach vernichtet. Ohne beschriebenes Verfahren fehlt der Nachweis, dass das Abbild dem Original entspricht.
Ein neues System ist im Haus
Kasse gewechselt, Rechnungsprogramm getauscht, Ablage in die Cloud verlagert. Die alte Beschreibung passt nicht mehr, und niemand hat sie fortgeschrieben.
Die Kanzlei fragt danach
Das Steuerbüro verlangt die Dokumentation für die eigene Akte oder weist darauf hin, dass die Buchführung ohne sie angreifbar ist.
Was Sie bekommen
Ein Dokument, das Ihren tatsächlichen Ablauf beschreibt, nicht eine Mustervorlage mit ausgetauschtem Firmennamen.
Aufnahme statt Fragebogen
Wir gehen mit Ihnen durch, wie ein Beleg tatsächlich durchs Haus läuft: vom Eingang über Erfassung und Freigabe bis zur Ablage. Beschrieben wird der gelebte Ablauf.
Alle vier Teile
Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Was fehlt, fällt bei der Prüfung als Erstes auf.
Versionsstand und Historie
Jede Fassung trägt Datum, Nummer und Vermerk, was sich geändert hat. Ohne nachvollziehbare Historie ist die Dokumentation wenig wert.
Wiedervorlage bei Änderungen
Neues Kassensystem, neue Ablage, neuer Scanner: Wir erinnern an die Fortschreibung, damit das Dokument nicht nach zwei Jahren wieder veraltet ist.
Dazu gehören die Anlagen, die in der Praxis vergessen werden: Arbeitsanweisung für das Scannen, Berechtigungsübersicht, Liste der eingesetzten Programme mit Fassung, Aufbewahrungsorte und Sicherungsverfahren.
So läuft es ab
Von der ersten Aufnahme bis zum unterschriftsreifen Dokument in vier Schritten.
Bestand sichten
Sie schicken uns, was vorhanden ist: eingesetzte Programme, Ablageorte, vorhandene Anweisungen, alte Fassungen.
Ablauf aufnehmen
Wir klären schriftlich die offenen Punkte: Wer erfasst, wer gibt frei, wo liegt was, wie wird gesichert, wer darf was sehen.
Dokument bauen
Aus den Antworten entsteht die Dokumentation mit allen vier Teilen, Anlagen und Versionsstand.
Abnahme und Übergabe
Sie prüfen inhaltlich, wir korrigieren. Sie erhalten PDF und bearbeitbare Fassung, damit spätere Änderungen möglich bleiben.
Warum die Verfahrensdokumentation so oft fehlt
Sie kostet nichts, solange nichts passiert. Kein Amt fordert sie im laufenden Jahr an, keine Software erinnert daran, kein Steuerbescheid setzt sie voraus. Gebraucht wird sie an genau einem Tag, und an diesem Tag lässt sie sich nicht mehr erstellen, weil sie beschreiben soll, wie in den zurückliegenden Jahren gearbeitet wurde.
Die Grundlage sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Verlangt wird eine Beschreibung, die es einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit erlaubt, Verfahren und Daten nachzuvollziehen. Das ist der Maßstab, an dem gemessen wird.
Die vier Teile, die zusammengehören
Die allgemeine Beschreibung sagt, worum es im Betrieb geht und welche Daten anfallen. Die Anwenderdokumentation beschreibt, wie die Menschen im Haus damit arbeiten. Die technische Systemdokumentation nennt Programme, Fassungen, Schnittstellen und Speicherorte. Die Betriebsdokumentation beschreibt Sicherung, Berechtigungen, Wartung und Notfall.
In der Praxis fehlt meistens der letzte Teil, und beim vorletzten stehen Programme ohne Fassungsangabe. Beides fällt sofort auf, weil es die Stellen sind, an denen sich die Beschreibung mit der Wirklichkeit vergleichen lässt.
Ersetzendes Scannen: der häufigste Einzelfall
Wer Papierbelege einscannt und danach vernichtet, braucht eine schriftliche Anweisung dazu: wer scannt, wann, mit welchem Gerät, wie wird geprüft, dass das Abbild vollständig und lesbar ist, wer gibt frei, wann darf das Papier weg. Fehlt diese Anweisung, bleibt der Zweifel, ob das Abbild dem Original entspricht.
Genau dieser Teil wird gerne aus einer Vorlage übernommen und beschreibt dann einen Ablauf, den es im Haus nie gab. Das ist schlechter als keine Dokumentation, weil es die Glaubwürdigkeit des Restes beschädigt.
Was das mit der Kasse zu tun hat
Bei Bargeldbetrieben kommt die Kasse hinzu: eingesetztes System, Sicherheitseinrichtung, Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, Umsatzausdrucke und die Meldung an das Finanzamt. Wie die Meldung läuft, steht unter Kassensystem beim Finanzamt melden. Beides wird bei einer Kassennachschau nebeneinander gelegt.
Was wir machen und was nicht
Wir beschreiben, prüfen und schreiben fort. Beurteilt wird von anderen.
Das machen wir
- Aufnahme des tatsächlichen Ablaufs, schriftlich geführt
- Vollständiges Dokument mit allen vier Teilen und Anlagen
- Arbeitsanweisung für ersetzendes Scannen
- Versionsstand, Änderungshistorie und Wiedervorlage
- Fortschreibung, wenn Sie ein System wechseln
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine Beurteilung Ihrer Buchführung
- Keine Zusicherung, dass eine Prüfung beanstandungsfrei verläuft
- Keine Mustervorlage mit ausgetauschtem Firmennamen
- Keine Vertretung gegenüber der Finanzbehörde
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Jeder Betrieb, dessen steuerlich relevante Aufzeichnungen ganz oder teilweise elektronisch entstehen: digitale Belege, Kassensystem, Rechnungsprogramm, elektronische Ablage. Die Pflicht hängt am Verfahren, nicht an der Betriebsgröße.
Wie umfangreich muss sie sein?
So umfangreich, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie Daten entstehen, verarbeitet, gesichert und aufbewahrt werden. In einem kleinen Betrieb mit einem System sind das wenige Seiten, bei mehreren Systemen deutlich mehr.
Reicht eine Vorlage aus dem Netz?
Als Gerüst ja, als Dokument nein. Eine Vorlage beschreibt fremde Abläufe. Auffällig wird das an den Stellen, die sich prüfen lassen: genannte Programme, Fassungen, Zuständigkeiten, Scanablauf.
Was ist ersetzendes Scannen?
Papierbelege werden eingescannt und anschließend vernichtet. Dafür braucht es eine schriftliche Anweisung, wer wann womit scannt, wie die Übereinstimmung mit dem Original geprüft wird und wann das Papier vernichtet werden darf.
Muss die Dokumentation laufend fortgeschrieben werden?
Ja. Jede Änderung an Systemen, Abläufen oder Zuständigkeiten gehört hinein, mit Datum und Versionsstand. Eine Dokumentation ohne Historie wirft die Frage auf, welcher Zeitraum überhaupt beschrieben ist.
Erstellen Sie das Dokument allein?
Nein. Wir führen die Aufnahme, Sie liefern die Auskünfte über Ihren tatsächlichen Ablauf und nehmen das Ergebnis inhaltlich ab. Etwas anderes wäre nicht belastbar.
Was kostet es?
Wir nennen einen Festpreis, nachdem wir wissen, welche Systeme im Einsatz sind und wie viele Arbeitsbereiche zu beschreiben sind.
Wie kommen die Unterlagen zu Ihnen?
Über eine gesicherte Ablage oder per Mail. Enthalten sie personenbezogene Daten, schließen wir vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.