Interne Meldestelle
ein Kanal, der Fristen kennt und Vertraulichkeit hält
Ab fünfzig Beschäftigten ist eine interne Meldestelle einzurichten. Wir bauen den Kanal auf Ihrem Server: Meldung auch ohne Namensnennung, Rückkanal zum Hinweisgeber, Fristen im Blick, Zugriff nur für die benannten Personen.
Vier Lagen, in denen eine Meldestelle plötzlich gebraucht wird. Die Sammeladresse im Postfach genügt in keiner davon.
Die Schwelle ist erreicht
Der Betrieb ist über fünfzig Beschäftigte gewachsen. Ein Kanal muss her, und zwar einer, der mehr kann als ein Briefkasten.
Der Auftraggeber verlangt es
In Ausschreibungen und Lieferantenfragebögen wird nach der Meldestelle gefragt, samt Beschreibung des Verfahrens.
Eine Meldung liegt schon vor
Es gibt einen Hinweis, aber keinen geregelten Umgang damit. Wer darf ihn sehen, wer antwortet, wann muss was geschehen.
Die Sammeladresse reicht nicht
Meldungen landen in einem Postfach, das mehrere Personen sehen. Vertraulichkeit lässt sich so nicht zusichern, und Fristen laufen unbemerkt.
Was der Kanal kann
Technik, die das Verfahren abbildet, statt es dem Gedächtnis der Zuständigen zu überlassen.
Eingang ohne Namenszwang
Hinweisgeber können ihren Namen nennen oder es lassen. In beiden Fällen entsteht ein Vorgang mit Nummer und ein Rückkanal, über den weiter kommuniziert wird.
Fristenuhr
Die Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen und die Rückmeldung binnen drei Monaten laufen als Uhr mit, sichtbar für die Zuständigen und dokumentiert.
Getrennte Rechte
Nur die benannten Personen sehen Meldungen. Wer Zugriff hatte und wann, steht im Protokoll. Vorgesetzte sehen nichts von selbst.
Dokumentation
Jeder Schritt wird festgehalten: Eingang, Bestätigung, Prüfung, Maßnahme, Abschluss. Ablage mit Löschfrist statt unbegrenzter Sammlung.
Auf Wunsch mit zweitem Weg für mündliche Meldungen: Terminvereinbarung über den Kanal, Protokoll als Vorgang, damit alles an einer Stelle bleibt.
So läuft es ab
Von der Festlegung des Verfahrens bis zum laufenden Betrieb in vier Schritten.
Verfahren festlegen
Wer ist benannte Person, wer vertritt, welche Themen gehören hinein, welche Fristen und Löschfristen gelten.
Kanal bauen
Meldeformular, Rückkanal, Rechte und Protokoll werden eingerichtet, auf Ihrem Server oder bei einem deutschen Hoster.
Probelauf
Eine Testmeldung läuft vollständig durch: Eingang, Bestätigung, Rückfrage, Abschluss. Erst danach geht der Kanal an die Belegschaft.
Laufender Betrieb
Die Uhr läuft mit, Zuständige werden erinnert, Auswertungen zeigen Bearbeitungszeiten ohne Inhalte preiszugeben.
Warum das Sammelpostfach durchfällt
Eine Adresse, auf die mehrere Personen Zugriff haben, kann keine Vertraulichkeit zusichern. Schon die Frage, wer eine Meldung gelesen hat, lässt sich nicht beantworten. Für Hinweisgeber ist genau das der Grund, den Weg nach außen zu wählen statt nach innen.
Dazu kommt die Fristenfrage: Eine Mail wird gelesen und liegen gelassen. Eine Meldestelle muss binnen sieben Tagen den Eingang bestätigen und binnen drei Monaten zurückmelden, was unternommen wurde. Ohne Uhr passiert das verlässlich nur, wenn zufällig jemand daran denkt.
Anonym heißt nicht sprachlos
Der schwierige Teil an anonymen Meldungen ist nicht der Eingang, sondern das Gespräch danach. Ohne Rückkanal bleibt eine Meldung oft unbrauchbar, weil eine einzige Nachfrage fehlt.
Deshalb bekommt jeder Vorgang eine Nummer und ein Zugangsmerkmal, mit dem der Hinweisgeber zurückkehren und antworten kann, ohne sich zu erkennen zu geben. Das hebt die Qualität der Meldungen deutlich.
Wer darf was sehen
Zugriff haben nur die benannten Personen und ihre Vertretung. Die Geschäftsführung erfährt, dass es Vorgänge gibt, nicht automatisch, worum es geht. Betrifft eine Meldung eine zugriffsberechtigte Person selbst, muss der Vorgang an die Vertretung gehen, und das muss die Technik können.
Jeder Zugriff wird protokolliert. Das schützt am Ende beide Seiten: den Hinweisgeber vor Weitergabe und die Zuständigen vor dem Vorwurf, etwas verschleppt zu haben.
Was danach kommt
Die Meldestelle ist ein Kanal, kein Ermittlungsapparat. Was mit einer Meldung inhaltlich geschieht, entscheiden die Zuständigen, im Zweifel mit rechtlicher Begleitung.
Unsere Aufgabe endet dort, wo die Bewertung beginnt: Wir sorgen dafür, dass die Meldung sicher ankommt, nachvollziehbar bearbeitet wird und die Fristen eingehalten sind.
Was wir machen und was nicht
Wir bauen und betreiben die Technik. Bearbeitet und bewertet wird von Ihren benannten Personen.
Das machen wir
- Meldekanal mit und ohne Namensnennung, mit Rückkanal
- Fristenuhr für Eingangsbestätigung und Rückmeldung
- Getrennte Rechte, Vertretungsregel und Zugriffsprotokoll
- Vollständige Vorgangsdokumentation mit Löschfristen
- Betrieb auf Ihrem Server oder bei einem deutschen Hoster
Das machen wir nicht
- Keine Rechtsberatung zum Hinweisgeberschutz
- Wir übernehmen nicht die Rolle der benannten Person
- Keine Prüfung oder Bewertung eingehender Meldungen
- Keine Ermittlungen und keine arbeitsrechtliche Begleitung
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann brauchen wir eine interne Meldestelle?
Die Pflicht trifft Beschäftigungsgeber ab fünfzig Beschäftigten. Kleinere Betriebe richten sie freiwillig ein, oft weil Auftraggeber danach fragen.
Müssen anonyme Meldungen möglich sein?
Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden. Technisch ist der Rückkanal entscheidend, damit sich Rückfragen stellen lassen, ohne dass der Hinweisgeber sich zu erkennen gibt.
Welche Fristen gelten?
Der Eingang ist binnen sieben Tagen zu bestätigen, und binnen drei Monaten nach der Bestätigung ist zurückzumelden, welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Wer darf die Meldungen sehen?
Nur die benannten Personen und ihre Vertretung. Betrifft eine Meldung eine dieser Personen, muss der Vorgang an die Vertretung gehen.
Dürfen mehrere Betriebe einen Kanal teilen?
In Unternehmensgruppen sind gemeinsame Lösungen üblich. Ob das in Ihrem Fall zulässig ist, klären Sie rechtlich; technisch bilden wir Mandanten getrennt ab.
Wo liegen die Daten?
Auf Ihrem Server oder bei einem deutschen Hoster Ihrer Wahl. Ein Betrieb bei uns ist möglich, aber nicht Voraussetzung.
Wie lange wird aufbewahrt?
Die Dokumentation wird nach Abschluss für die vorgesehene Dauer aufbewahrt und danach gelöscht. Die Löschfrist ist im System hinterlegt und läuft automatisch.
Was kostet es?
Festpreis für Einrichtung nach Sichtung, dazu Betrieb und Pflege nach Vereinbarung.