Lieferantenerklärungen
der Januar-Marathon, den niemand machen will
Wer Ursprungsnachweise ausstellt, braucht Erklärungen seiner Lieferanten, und zwar gültige. Wir bauen die Verwaltung: automatischer Versand, Erinnerung an Säumige, Gültigkeit im Blick, alles archiviert.
Vier Lagen, in denen die Sache jedes Jahr aufs Neue Zeit frisst.
Januar, und niemand antwortet
Zweihundert Lieferanten wurden angeschrieben, siebzig haben geantwortet. Die restlichen hundertdreißig müssen einzeln erinnert werden, per Hand, neben dem Tagesgeschäft.
Der Kunde verlangt den Nachweis
Ein Kunde braucht einen Ursprungsnachweis. Ob die zugrunde liegende Erklärung des Vorlieferanten noch gültig ist, muss erst gesucht werden.
Erklärungen sind abgelaufen
Eine Langzeit-Lieferantenerklärung gilt begrenzt. Wann welche ausläuft, weiß nur eine Liste, die jemand pflegen müsste.
Die Prüfung fragt nach
Bei einer Prüfung wird verlangt, die Nachweiskette zu zeigen. Liegt die Erklärung nicht vor, trägt das Risiko der, der den Nachweis ausgestellt hat.
Was die Verwaltung übernimmt
Der Ablauf bleibt derselbe, nur macht ihn niemand mehr von Hand.
Versand aus dem Lieferantenstamm
Anschreiben und Formular gehen an alle betroffenen Lieferanten, mit den Artikeln, um die es geht, und einer klaren Frist.
Erinnerung an Säumige
Wer nicht antwortet, wird nach festgelegtem Abstand erneut angeschrieben. Die Stufen legen Sie fest, ausgeführt wird ohne Zutun.
Gültigkeit im Blick
Zu jeder Erklärung stehen Zeitraum und Ablauf. Läuft eine aus, meldet sich die Verwaltung rechtzeitig davor.
Rückläufer zugeordnet
Eingehende Erklärungen werden dem Lieferanten und den Artikeln zugeordnet und abgelegt, statt in einem Sammelpostfach zu versanden.
Auf Wunsch mit Auswertung: welche Artikel sind lückenlos belegt, welche nicht, und welcher Kundenauftrag hängt an einer fehlenden Erklärung.
So läuft es ab
Von der Lieferantenliste zum laufenden Betrieb in vier Schritten.
Stammdaten sichten
Lieferanten, Artikel und vorhandene Erklärungen, so wie sie heute vorliegen, auch als Tabelle.
Lücken zeigen
Wir listen auf, welche Erklärungen fehlen, welche abgelaufen sind und welche Artikel ohne Nachweis geliefert werden.
Verwaltung bauen
Versandstufen, Fristen, Vorlagen und Ablage werden eingerichtet und an Ihre Warenwirtschaft angebunden, sofern gewünscht.
Laufender Betrieb
Die Jahresrunde läuft von selbst, neue Lieferanten kommen dazu, Auswertungen zeigen den Stand jederzeit.
Warum das Thema immer beim Einkauf hängen bleibt
Lieferantenerklärungen erzeugen keinen Umsatz und verhindern keinen Stillstand. Sie werden erst dann wichtig, wenn ein Kunde einen Nachweis verlangt oder eine Prüfung kommt. Deshalb landet die Aufgabe bei dem, der gerade Zeit hat, und wird jedes Jahr von vorn begonnen.
Der Aufwand steckt nicht im Anschreiben, sondern im Nachfassen. Die erste Runde erreicht einen Teil der Lieferanten, alles Weitere ist Erinnerungsarbeit, die sich sehr gut automatisieren lässt und sehr schlecht von Hand macht.
Langzeit heißt nicht unbegrenzt
Eine Langzeit-Lieferantenerklärung deckt Lieferungen über einen festgelegten Zeitraum ab, sie gilt nicht dauerhaft. Läuft sie aus, fehlt ab diesem Tag die Grundlage für jeden Nachweis, der sich darauf stützt, auch wenn die Ware dieselbe ist.
Wer den Ablauf nicht überwacht, stellt Nachweise aus, deren Unterbau nicht mehr trägt. Das fällt lange nicht auf und ist genau deshalb unangenehm, wenn es auffällt.
Die Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied
Wer gegenüber Kunden Ursprung bescheinigt, stützt sich auf die Angaben seiner Vorlieferanten. Fehlt dort eine Erklärung oder ist sie inhaltlich unklar, bricht die Kette an dieser Stelle, und das Risiko liegt beim Aussteller des Nachweises, nicht beim Lieferanten.
Deshalb gehört zur Verwaltung auch eine Artikelsicht: Welche Artikel sind belegt, welche nicht. Erst diese Sicht macht aus einem Stapel Papier eine belastbare Aussage.
Wer das braucht
Handel und Fertigung mit Export, Maschinen- und Anlagenbauer, Zulieferer in Lieferketten mit Präferenznachweisen, Großhandel mit Eigenmarken. Ab etwa fünfzig Lieferanten wird die Handarbeit zur Tagesaufgabe, ab zweihundert ist sie ohne Verwaltung kaum noch zu leisten.
Was wir machen und was nicht
Wir bauen den Ablauf und halten ihn am Laufen. Die zollrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Das machen wir
- Automatischer Versand von Anschreiben und Formular je Lieferant
- Mehrstufige Erinnerung an Säumige nach Ihren Vorgaben
- Überwachung der Gültigkeit mit Meldung vor Ablauf
- Zuordnung eingehender Erklärungen zu Lieferant und Artikel
- Auswertung nach Artikeln, Lieferanten und offenen Fällen
Das machen wir nicht
- Keine zollrechtliche Beratung und keine Ursprungsbestimmung
- Keine Ausstellung von Nachweisen in Ihrem Namen
- Keine Bewertung, ob eine Erklärung inhaltlich zutrifft
- Keine Vertretung gegenüber der Zollverwaltung
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Langzeit-Lieferantenerklärung?
Eine Erklärung des Lieferanten zum Ursprung seiner Waren, die Lieferungen über einen festgelegten Zeitraum abdeckt, statt für jede einzelne Sendung ausgestellt zu werden.
Wie lange gilt sie?
Sie deckt einen festgelegten Zeitraum ab und läuft danach aus. Zeitraum und Ablaufdatum stehen auf der Erklärung selbst und werden in der Verwaltung geführt.
Was passiert, wenn eine fehlt?
Dann fehlt die Grundlage für die Nachweise, die sich darauf stützen. Das Risiko trägt, wer den Nachweis gegenüber dem Kunden ausgestellt hat.
Können Sie die Erklärungen bewerten?
Nein. Ob eine Erklärung inhaltlich zutrifft und was sie zollrechtlich bedeutet, entscheiden Sie oder Ihr Zollberater. Wir sorgen dafür, dass sie da ist.
Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft?
In der Regel ja. Lieferanten und Artikel kommen aus dem vorhandenen Stamm, damit keine zweite Liste entsteht.
Wie viele Erinnerungsstufen sind sinnvoll?
Zwei bis drei, mit wachsendem Abstand. Wichtiger als die Zahl ist, dass sie ohne Zutun laufen und dokumentiert sind.
Lassen sich Erklärungen elektronisch einsammeln?
Ja, über einen Rücklaufweg mit Zuordnung. Wie das rechtlich in Ihrem Fall zu gestalten ist, klären Sie mit Ihrem Zollberater.
Was kostet es?
Festpreis nach Sichtung. Der Aufwand hängt an der Zahl der Lieferanten und an der Anbindung an die Warenwirtschaft.