Alte Software abschalten
und die Daten trotzdem lesbar halten
Ein Programm, das niemand mehr nutzt, läuft oft nur weiter, weil die Daten darin stecken. Wir überführen den Bestand aus Warenwirtschaft, Kasse, Fakturierung oder Buchhaltung in ein durchsuchbares Archiv in offenen Formaten. Ob die Altlizenz danach entfallen kann, entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei.
Vier Lagen, in denen ein Altsystem nur noch wegen der Daten weiterläuft.
Die Lizenz läuft nur noch für die Daten
Das neue System ist längst im Einsatz, das alte wird trotzdem bezahlt, weil niemand weiß, wie man an die Daten kommt.
Der alte Rechner darf nicht ausfallen
Die Altdaten liegen auf einem Gerät, das keiner mehr anfassen will. Fällt es aus, ist der Bestand verloren.
Der Hersteller stellt ein
Updates enden, die Betreuung auch. Wann das Programm nicht mehr startet, ist nur eine Frage der Zeit.
Eine Prüfung kündigt sich an
Bei einer Prüfung sollen Daten früherer Jahre bereitstehen, auch aus dem Programm, das seitdem abgelöst wurde.
Was wir aufbereiten
Aus dem Altsystem wird ein Archiv, das ohne das Altprogramm auskommt.
Vollständiger Export
Tabellen, Stammdaten, Belege und Anhänge werden aus dem Altsystem gezogen, über die Exportfunktion, die Datenbank oder die Dateien, die das Programm ablegt.
Offene Formate
Die Daten liegen danach als Tabellen mit Beschreibung und als PDF vor, lesbar mit gängigen Programmen und unabhängig vom Hersteller des Altsystems.
Durchsuchbare Ansicht
Eine schlichte Oberfläche im Browser findet Belege, Kunden und Vorgänge nach Datum, Nummer und Namen, ohne dass das Altprogramm laufen muss.
Prüfsummen und Protokoll
Jede Datei erhält eine Prüfsumme, der Export ein Protokoll mit Anzahl und Summen. So lässt sich zeigen, dass nichts verloren ging.
Welche Daten aufbewahrt werden müssen und ob das Archiv den Anforderungen genügt, beurteilt Ihre Kanzlei. Wir liefern Export, Ansicht und den Nachweis, was übernommen wurde.
So läuft es ab
Vom Altsystem zum geprüften Archiv.
Altsystem nennen
Sie nennen Programm, Version und Zeitraum und wo die Daten heute liegen.
Sichtung und Festbetrag
Wir prüfen, wie die Daten herauskommen, und nennen einen Festbetrag.
Export und Abgleich
Wir exportieren, prüfen Anzahl und Summen gegen das Altsystem und legen das Protokoll daneben.
Freigabe
Sie und Ihre Kanzlei prüfen das Archiv. Erst danach wird über das Abschalten des Altsystems entschieden.
Für wen das gedacht ist
Für alle, die ein Programm nur noch wegen seiner Daten am Leben halten.
Betriebe mit Altsystem
- Sie haben Warenwirtschaft, Kasse, Fakturierung oder Buchhaltung gewechselt.
- Das alte Programm läuft nur noch für die Einsicht.
- Sie möchten die Altlizenz oder den Altrechner loswerden.
Steuerkanzleien
- Mandanten wechseln Software und fragen, was mit dem Altbestand wird.
- Ein einheitliches Archiv erleichtert die Einsicht in frühere Jahre.
- Die Bewertung bleibt bei Ihnen.
Was Sie uns liefern
- Zugriff auf das Altsystem oder seine Datenbestände.
- Angaben zu Zeitraum und Umfang.
- Die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei, was aufbewahrt werden muss.
Die Daten gehören Ihnen, nicht dem Programm
Ein Archiv in offenen Formaten lässt sich auch in Jahren noch lesen, wenn es den Hersteller des Altsystems nicht mehr gibt. Abgelegt wird auf Ihrem Server oder Speicher.
Was wir machen und was nicht
Wir liefern Export, Archiv und Nachweis. Die Bewertung der Aufbewahrungspflichten bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Das machen wir
- Vollständiger Export aus dem Altsystem
- Überführung in offene Formate mit Beschreibung
- Durchsuchbare Ansicht im Browser
- Prüfsummen, Mengen- und Summenabgleich
- Beschreibung der Datenstruktur für Ihre Verfahrensdokumentation
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine Auskunft zu Aufbewahrungsfristen
- Keine Zusage, dass das Archiv jeder Prüfung genügt
- Keine dauerhafte Speicherung Ihrer Daten bei uns
- Kein Weiterbetrieb des Altprogramms
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Programme lassen sich archivieren?
Warenwirtschaft, Kasse, Fakturierung und Buchhaltung, sofern sich die Daten über Export, Datenbank oder Dateiablage lesen lassen. Das klären wir in der Sichtung.
Kann ich die Altlizenz danach kündigen?
Das entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei, nachdem sie das Archiv geprüft hat. Wir liefern den Nachweis, was übernommen wurde.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?
Das hängt von der Art der Unterlage ab und beurteilt Ihre Kanzlei. Das Archiv ist für eine lange Lesbarkeit in offenen Formaten angelegt.
Wo liegt das Archiv?
Auf Ihrem Server oder Speicher. Die Ansicht läuft im Browser und braucht kein Altprogramm.
Was ist mit Kassendaten?
Kassendaten gehören dazu. Liegt ein DSFinV-K-Export vor, prüfen wir ihn technisch auf Vollständigkeit der Dateien, bevor er ins Archiv geht.
Was ist, wenn das Altsystem nicht mehr startet?
Oft lassen sich die Daten trotzdem aus Datenbank oder Dateiablage lesen. Ob das gelingt, zeigt die Sichtung.
Können Prüfer auf das Archiv zugreifen?
Die Ansicht lässt sich lesend freigeben, und die Daten lassen sich als Export bereitstellen. Wie der Zugriff im Einzelfall erfolgt, stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.
Was kostet das?
Einen Festbetrag je Altsystem, abhängig von Umfang und Zugänglichkeit der Daten. Wir nennen ihn nach der Sichtung.