Julia für Ihren Betrieb
Ihre KI-Telefonassistentin
Sie haben keine Zeit für jedes Telefonat, wollen aber keinen Anruf verpassen. Wir richten Ihnen Ihre eigene Julia ein – spricht Ihren Firmennamen, kennt Ihre Öffnungszeiten, mailt Ihnen nach jedem Anruf eine Zusammenfassung.
Warum eine KI-Telefonassistentin, und warum genau Julia
Das Telefon klingelt mitten in der Baustelle. Im Meeting. Im Urlaub. Um zweiundzwanzig Uhr, weil jemandem gerade einfällt, dass er einen Termin braucht. Wer den Anruf verpasst, verpasst oft auch den Auftrag – der Anrufer probiert die nächste Nummer auf der Google-Trefferliste, und das war es. Eine klassische Mailbox hilft da nur bedingt: Sieben von zehn Anrufern legen auf, sobald sie die Ansage hören.
Julia ist Ihre KI-Telefonassistentin, die diesen Anruf annimmt. Sie meldet sich mit Ihrem Firmennamen, spricht natürliches Deutsch, versteht auch Dialekt und hält ein echtes Gespräch am Laufen. Sie kennt Ihre Öffnungszeiten, kann die wichtigsten Fragen beantworten, nimmt Termine und Anliegen auf und schickt Ihnen anschließend eine strukturierte E-Mail – mit Name, Nummer, Thema, Dringlichkeit, Transkript. Im Notfall eskaliert sie an Sie per SMS, während der Anrufer noch dran ist.
Das White-Label bedeutet: Julia ist nicht "ein Chatbot von Netzhandwerker" unter Ihrem Namen, sondern wirkt wie Ihre eigene, gedämpft freundliche Empfangskraft. Ihre Stimme, Ihr Ton, Ihre Gesprächsführung. Wir richten das Ganze ein und pflegen es im Hintergrund – Sie haben im Alltag nichts damit zu tun.
Selber testen: Julia ist live unter unserer Nummer
Der einfachste Weg, Julia kennenzulernen, ist ein kurzer Anruf. Unter unserer eigenen Geschäftsnummer nimmt Julia seit Anfang 2026 Anrufe entgegen. Probieren Sie es selbst: Rufen Sie an, erzählen Sie ein technisches Problem oder einen Terminwunsch, legen Sie auf – und sehen Sie in den kommenden Minuten, was bei uns im Posteingang landet.
Die Hemmschwelle, mit einer Maschine zu sprechen, ist erfahrungsgemäß nach drei Sätzen weg. Eine ausführliche Referenz-Dokumentation mit Aufbau und echten Gesprächsbeispielen finden Sie auf unserer Seite Julia als Referenz-Projekt.
So sieht das in Ihrem Posteingang aus
Nach jedem Anruf erhalten Sie eine strukturierte E-Mail. Nicht eine Sprachnachricht zum Abtippen, sondern ein kompaktes Briefing zum Lesen – durchsuchbar, weiterleitbar, archivierbar.
Wie Julia ein Telefonat abwickelt
In neun Sekunden bis neun Minuten – der Ablauf ist immer derselbe, die Dauer variiert mit dem Anliegen.
Annahme
Beim ersten Klingeln meldet sich Julia mit Ihrem Begrüßungssatz und dem Hinweis auf den digitalen Empfang.
Anliegen erfassen
Der Anrufer redet frei. Julia hört zu, stellt bei Bedarf Rückfragen, fasst das Anliegen zusammen.
Notfall-Erkennung
Bei Stichwörtern wie "Wasserschaden" oder "Heizung aus" schaltet Julia in den Notfall-Modus und stuft als EILIG ein.
Verabschiedung
Julia bedankt sich, gibt eine Erwartung über die Rückmeldezeit ("Wir melden uns im Laufe des Vormittags"), legt auf.
Zusammenfassungs-Mail
Binnen weniger Sekunden nach Aufleger landet bei Ihnen die strukturierte E-Mail mit Anliegen, Dringlichkeit und vollem Transkript.
Julia im Vergleich
Was unterscheidet Julia von Mailbox, Callcenter, fester Bürokraft und Handy-Weiterleitung?
| Kriterium | Mailbox | Callcenter | Bürokraft | Julia |
|---|---|---|---|---|
| 24/7 erreichbar | ja | teilweise | nein | ja |
| Echtes Gespräch + Rückfragen | nein | ja | ja | ja |
| Kennt Ihren Betrieb wirklich | nein | selten | ja | ja |
| Strukturierte Mail nach Anruf | nein | teilweise | individuell | ja |
| Notfall-Eskalation per SMS | nein | selten | je nach | ja |
| Monatlicher Fixkosten-Block | sehr niedrig | mittel | hoch | niedrig |
| Sie bleiben unterbrechungsfrei | ja | ja | teilweise | ja |
Für große Büros bleibt eine echte Empfangskraft unverzichtbar. Für Solo, Handwerk und kleine KMU ist Julia die ehrliche Lösung.
Für wen sich Julia lohnt – und für wen nicht
Wir sagen Ihnen ehrlich, wenn Julia für Ihren Betrieb nicht das Richtige ist.
Julia passt, wenn Sie…
- › zwischen 5 und 40 Anrufen pro Tag haben
- › Solo- oder Kleinbetrieb sind und viele Anrufe verpassen
- › eine wiederkehrende Gesprächsstruktur haben (Termin, Störung, Angebot)
- › außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar wirken wollen
- › eine schriftliche Dokumentation jedes Anrufs brauchen
Julia passt nicht, wenn Sie…
- › ausschließlich Bestandskunden mit Ihrer Direktnummer betreuen
- › sofort warme Stimmung aufbauen müssen (Hochzeit, Trauer, Therapie)
- › komplexe Beratung schon beim Erstkontakt führen müssen
Diese Fälle klären sich im Vorgespräch schnell. Wir sagen Ihnen ehrlich, wenn Julia nicht passt.
Was wir konkret für Sie einrichten
Eigene Rufnummer
Wir registrieren eine separate Geschäftsnummer für Julia – entweder eine neue Durchwahl in Ihrer Ortsvorwahl oder eine bundesweite Servicenummer. Keine Doppelbelegung Ihrer Privatnummer.
Prompt-Customizing
Im Kick-off-Gespräch erfassen wir Ihren Firmennamen, Ihre Leistungen, typische Fragen, Öffnungszeiten, Notfall-Keywords. Daraus bauen wir Julias internen Arbeitsauftrag – Ihren Gesprächsleitfaden, technisch umgesetzt.
Deutsche Stimme nach Wahl
Standard ist eine warme, mittelton-tiefe Frauenstimme ("Julia"). Auf Wunsch wählen Sie eine andere Stimme aus unserem Pool – männlich, jünger, älter, dialektal angehaucht.
Öffnungszeiten-Logik
Julia kennt Ihre Arbeitszeiten, Feiertage, Urlaubstage. Außerhalb der Öffnungszeiten ändert sich ihr Ton – sie verspricht eine Rückmeldung zum nächsten Werktag, statt sofortiger Antwort.
Notfall-Eskalation per SMS
Erkennt Julia ein Notfall-Stichwort, schickt sie noch während des Gesprächs eine SMS an Ihre Handynummer. Sie können selbst entscheiden, ob Sie zurückrufen oder das Ganze schriftlich abarbeiten.
E-Mail-Protokoll pro Anruf
Nach jedem Gespräch bekommen Sie eine strukturierte E-Mail: Anrufer, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit, volles Transkript. Landet in Ihrem Postfach und über Filter auch in Ihrem CRM oder Ticketsystem.
Live-Monitoring rund um die Uhr
Wir prüfen Julias Erreichbarkeit automatisch mit regelmäßigen Testanrufen. Fällt eine Komponente aus, greift die Rückfall-Nummer, und wir wissen davon oft schon vor Ihnen.
Mehrsprachig: Deutsch und Englisch
Julia erkennt, wenn ein Anrufer auf Englisch spricht, und wechselt flüssig die Sprache. Weitere Sprachen auf Wunsch konfigurierbar. Regionale Dialekte versteht sie, antwortet aber konsequent in hochdeutsch.
Konditionen – transparent, ohne Überraschungen
Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine Gesprächsvolumen-Staffel, keine Gebühr pro Minute. Konkrete Konditionen für Ihren Betrieb auf Anfrage.
Kick-off-Gespräch, eigene Rufnummer, Prompt-Customizing, Stimmwahl, Öffnungszeiten-Logik, Notfall-Keywords, Testlauf, Go-Live.
Hosting, SIP-Gebühren, Stimm- und Sprach-KI-Kontingent bis 200 Minuten, Zusammenfassungs-Mails, Stabilitäts-Monitoring, Prompt-Anpassungen bis zwei Mal jährlich.
Überminuten: Über die 200 Minuten pro Monat hinaus rechnen wir nach festem Minutensatz ab – transparent auf der Monatsrechnung. Bei dauerhaftem Volumen über 400 Minuten gibt es einen Business-Tarif mit Flatrate-Komponente.
Rufnummer: Die eigens für Sie registrierte Nummer bleibt im Bestand bei uns – branchenüblich, weil sie technisch an unseren SIP-Zugang gebunden ist.
Datenschutz und DSGVO
Eine KI-Telefonassistentin verarbeitet Sprachdaten von Anrufern – das ist datenschutzrechtlich nicht trivial, wir nehmen das ernst. Vier Punkte regeln wir technisch und vertraglich.
Transparenz im Begrüßungssatz
Julia erwähnt, dass der Anrufer mit einem digitalen Empfang verbunden ist. Wer nicht möchte, bekommt sofort die Alternative.
AV-Vertrag nach Art. 28
Sie sind Verantwortlicher, wir schließen mit Ihnen einen AV-Vertrag, der alle Subunternehmer klar benennt.
Klare Speicherfristen
Transkripte 90 Tage, Audio 30 Tage – danach gelöscht. Auf Wunsch verkürzbar bis zum Tag nach dem Anruf.
Serverstandort transparent
Verarbeitung auf europäischen und US-Servern je nach Komponente. Wir legen die technische Kette offen.
Mehr in unserer Datenschutzerklärung, Abschnitt KI-Telefonassistent.
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Merken meine Anrufer, dass Julia eine KI ist? +
Am Anfang des Gesprächs ja, weil Julia es in der Begrüßung auch selbst sagt ("digitaler Empfang"). Im Verlauf des Gesprächs vergessen es die meisten – die Sprachqualität, Intonation und Reaktionszeit sind inzwischen weit fortgeschritten. Wir legen bei der Stimmwahl Wert auf Natürlichkeit, nicht auf technische Brillanz.
Wie lange dauert die Einrichtung? +
In der Regel zwei bis drei Wochen. Tag 1: Kick-off-Gespräch mit Briefing. Woche 1: Prompt-Entwurf und interner Test. Woche 2: Anpassungen mit Ihnen, Testanrufe. Woche 3: Go-Live und erste zwei Wochen Feinjustierung. Bei Bedarf geht es auch schneller.
Was passiert bei einem Anrufer, der kein Deutsch spricht? +
Julia erkennt automatisch Englisch und wechselt kurz die Sprache, um das Anliegen aufzunehmen. Weitere Sprachen auf Nachfrage konfigurierbar. Regionale Dialekte – bayerisch, plätt, hessisch – versteht sie in der Regel sehr gut, antwortet aber in hochdeutsch.
Kann Julia Termine direkt in meinen Kalender eintragen? +
Nicht im Basis-Setup. Für Kalendarintegration (Google Calendar, Outlook, CalDAV) empfehlen wir unser Produkt Terminbot als Ergänzung. Alternativ nimmt Julia den Terminwunsch auf und Sie buchen ihn manuell anhand der Zusammenfassungs-Mail – bei bis zu 40 Anrufen pro Tag ist das in unter 5 Minuten erledigt.
Was, wenn Julia ausfällt oder falsch antwortet? +
Wir überwachen Julias Verfügbarkeit rund um die Uhr mit automatischen Prüfanrufen. Fällt die Leitung, landet der Anrufer auf Ihrer hinterlegten Rückfall-Nummer oder auf einer Mailbox – nie im Leeren. Falsche Antworten melden Sie uns per E-Mail, wir passen den Prompt binnen zwei Werktagen nach.
Darf ich Julia auch an Wochenenden und nachts arbeiten lassen? +
Ja, Julia ist dauerhaft erreichbar. Ob Sie sie 24/7 laufen lassen oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten auf "wir melden uns zum nächsten Werktag" umstellen, entscheiden Sie. Wir empfehlen meistens 24/7, weil Anrufe am Abend oft die lukrativsten sind.
Wie ist die Minutenabrechnung geregelt? +
Im monatlichen Betriebsumfang sind 200 Gesprächsminuten enthalten. Überminuten rechnen wir nach festem Minutensatz ab – keine Grundgebühr, keine Anrufpauschale. Der konkrete Minutensatz liegt deutlich unter dem branchenüblichen Callcenter-Niveau. Konditionen auf Anfrage.
Muss ich meine Stammkunden informieren? +
Nicht zwingend, aber wir empfehlen eine kurze Information per Newsletter oder auf der Website ("Unser Telefon wird ab dem X. Juli von unserer digitalen Empfangskraft betreut – schneller, zuverlässiger, mit schriftlicher Rückmeldung"). Das baut Erwartungen sauber auf, bevor jemand überrascht auflegt.
Wie kündige ich, und was passiert mit der Nummer? +
Kündigung zum Monatsende per E-Mail genügt. Die eigens für Sie registrierte Rufnummer bleibt in unserem Bestand – das ist branchenüblich, weil die Nummer technisch an unseren SIP-Zugang gebunden ist. Anrufe laufen nach Kündigung noch 30 Tage auf eine Ansage, die auf Ihre Alternativ-Nummer verweist.
Kann ich Julia auch testen, bevor ich mich binde? +
Direkt unter unserer eigenen Nummer 02562 187 99 13. Julia nimmt dort seit Anfang 2026 Anrufe entgegen. Sie erleben Julia, so wie sie auch bei Ihnen funktionieren würde – nur mit unseren Inhalten statt Ihren. Für ein konkretes Testszenario mit Ihrem Firmennamen führen wir im Kick-off-Gespräch einen 15-minütigen Test durch, das ist Bestandteil des Setup-Pakets.