Julia für Ihren Betrieb
Ihre KI-Telefonassistentin

Das Telefon klingelt mitten in der Baustelle. Im Meeting. Im Urlaub. Um zweiundzwanzig Uhr, weil jemandem gerade einfällt, dass er einen Termin braucht. Wer den Anruf verpasst, verpasst oft auch den Auftrag – der Anrufer probiert die nächste Nummer auf der Google-Trefferliste, und das war es. Eine klassische Mailbox hilft da nur bedingt: Sieben von zehn Anrufern legen auf, sobald sie die Ansage hören.

Julia ist Ihre KI-Telefonassistentin, die diesen Anruf annimmt. Sie meldet sich mit Ihrem Firmennamen, spricht natürliches Deutsch, versteht auch Dialekt und hält ein echtes Gespräch am Laufen. Sie kennt Ihre Öffnungszeiten, kann die wichtigsten Fragen beantworten, nimmt Termine und Anliegen auf und schickt Ihnen anschließend eine strukturierte E-Mail – mit Name, Nummer, Thema, Dringlichkeit, Transkript. Im Notfall eskaliert sie an Sie per SMS, während der Anrufer noch dran ist.

Das White-Label bedeutet: Julia ist nicht "ein Chatbot von Netzhandwerker" unter Ihrem Namen, sondern wirkt wie Ihre eigene, gedämpft freundliche Empfangskraft. Ihre Stimme, Ihr Ton, Ihre Gesprächsführung. Wir richten das Ganze ein und pflegen es im Hintergrund – Sie haben im Alltag nichts damit zu tun.

Der einfachste Weg, Julia kennenzulernen, ist ein kurzer Anruf. Unter unserer eigenen Geschäftsnummer 02562 187 99 13 nimmt Julia seit Anfang 2026 Anrufe entgegen. Probieren Sie es selbst: Rufen Sie an, erzählen Sie ein technisches Problem oder einen Terminwunsch, legen Sie auf – und sehen Sie in den kommenden Minuten, was bei uns im Posteingang landet.

Falls Sie möchten, leiten wir Ihnen die resultierende E-Mail als Beispiel weiter. Die Hemmschwelle, mit einer Maschine zu sprechen, ist erfahrungsgemäß nach drei Sätzen weg. Die meisten Anrufer merken gar nicht mehr, dass sie nicht mit einem Menschen reden – und selbst wenn: Sie bekommen ihr Anliegen sauber abgegeben.

Eine ausführliche Referenz-Dokumentation mit Aufbau und echten Gesprächsbeispielen finden Sie auf unserer Seite Julia als Referenz-Projekt.

Der Ablauf ist in allen Fällen derselbe, die Dauer variiert mit dem Anliegen:

1. Annahme nach dem ersten Klingeln. Julia meldet sich mit Ihrem Begrüßungssatz. Beispiel: "Schreinerei Müller, Guten Tag, Sie sind mit dem digitalen Empfang verbunden. Wie kann ich Ihnen helfen?" – der Hinweis auf den digitalen Empfang ist gesetzlich sauberer und schafft Transparenz.

2. Anliegen erfassen. Der Anrufer redet frei. Julia hört zu, stellt bei Bedarf Rückfragen, fasst das Anliegen zusammen. Sie kann das Gespräch in Richtung Termin, Rückruf oder Sofort-Klarstellung steuern – je nach Briefing.

3. Notfall-Erkennung. Fällt ein Stichwort wie "Wasserschaden", "kein Strom", "Heizung aus" oder "dringend", schaltet Julia in den Notfall-Modus: Sie gibt die hinterlegte Notfall-Nummer heraus, bietet an, Sie direkt anzufunken, und priorisiert die Zusammenfassung als "EILIG".

4. Verabschiedung. Julia bedankt sich, gibt eine Erwartung über die Rückmeldezeit ("Wir melden uns im Laufe des Vormittags"), legt auf.

5. Zusammenfassungs-Mail. Binnen weniger Sekunden nach Aufleger landet bei Ihnen im Postfach eine E-Mail mit: Datum, Nummer des Anrufers (falls nicht unterdrückt), Anliegen in ein bis drei Sätzen, Dringlichkeitseinstufung, komplettes Transkript. Strukturiert, nicht als Sprachnachricht.

Gegenüber einer Mailbox: Die Mailbox ist eine Einbahnstraße. Der Anrufer spricht, ohne Gegenüber, ohne Rückfrage. Sieben von zehn Anrufern legen auf, bevor sie etwas sagen. Julia hält ein echtes Gespräch, stellt Rückfragen, nimmt strukturierte Informationen auf. Das erhöht die Abschlussquote von Anrufen spürbar.

Gegenüber einem externen Callcenter: Callcenter sind teuer (oft 1,50 bis 3 Euro pro Minute plus Grundgebühr), haben hohe Fluktuation, kennen Ihre Branche selten, arbeiten nach starren Skripten. Julia kostet einen festen Monatspreis, ist exklusiv auf Sie angelernt und bleibt stabil.

Gegenüber einer festen Bürokraft: Eine halbe Stelle für Empfang kostet monatlich rund 1.500 Euro Brutto. Julia kostet 49 Euro monatlich. Für große Büros ist eine echte Empfangskraft trotzdem unverzichtbar – für Solo-Selbstständige, kleine Handwerksbetriebe und alle, die nach Feierabend oder am Wochenende Anrufe erreichen sollen, ist Julia die ehrliche Lösung.

Gegenüber einer Weiterleitung aufs Handy: Die Weiterleitung funktioniert, aber Sie sind dann immer im Dienst. Julia schiebt den Alltag dazwischen: Sie nimmt alles entgegen, eskaliert nur im Notfall und schickt Ihnen die übrigen Anrufe als kompakte E-Mail – die Sie lesen, wann es Ihnen passt.

Julia passt, wenn Sie:

• zwischen 5 und 40 Anrufen pro Tag haben – darunter lohnt der monatliche Fixpreis nicht, darüber brauchen Sie ein größeres Setup mit eigenem Nummernpool;
• Solo- oder Kleinbetrieb sind und derzeit viele Anrufe verpassen oder das Handy ständig klingelt;
• eine klare, wiederkehrende Gesprächsstruktur haben (Terminwunsch, Störung, Angebotsfrage);
• außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar wirken wollen, ohne nachts selbst ranzugehen;
• eine saubere schriftliche Dokumentation jedes Anrufs brauchen (für Rückverfolgbarkeit, Streitfälle, Abrechnung).

Julia passt nicht, wenn Sie:

• ausschließlich Bestandskunden betreuen, die alle Ihre Direktnummer haben;
• eine persönliche, auch im Erstkontakt sofort warme Stimmung aufbauen wollen (z. B. Hochzeitsplanung, Trauerhilfe, therapeutische Angebote);
• komplexe Beratungsgespräche schon beim ersten Anruf führen müssen, in denen der Anrufer keine standardisierte Rückfragenfolge erwartet.

Gerade die letzten beiden Fälle klären sich im Vorgespräch meist schnell. Wir sagen Ihnen ehrlich, wenn wir das Gefühl haben, dass Julia für Ihren Betrieb nicht das Richtige ist.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine Gesprächsvolumen-Staffel, keine Gebühr pro Minute.

Überminuten: Über die 200 Minuten pro Monat hinaus verrechnen wir 0,25€ pro Minute – transparent auf der Monatsrechnung. Bei Betrieben mit Anrufvolumen dauerhaft über 400 Minuten bieten wir einen Business-Tarif mit Flatrate-Komponente.

Vertragslaufzeit: Keine. Wir rechnen pro Monat ab, Sie kündigen zum Monatsende. Die eigene Rufnummer bleibt im Zweifel bei uns – Portierung wäre mit Mehrkosten verbunden und lohnt meist nicht, weil die Nummer exklusiv für das Setup erworben wurde.

Eine KI-Telefonassistentin verarbeitet Sprachdaten von Anrufern – das ist datenschutzrechtlich nicht trivial, wir nehmen das ernst. Konkret gilt:

Hinweis im Begrüßungssatz: Julia erwähnt, dass der Anrufer mit einem digitalen Empfang verbunden ist. Wer nicht mit einer KI sprechen will, legt auf oder sagt es – Julia weist dann aktiv auf die Alternative hin (E-Mail, Anfrageformular auf Ihrer Website).

Auftragsverarbeitung: Sie sind datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die eingehenden Anrufe. Wir schließen mit Ihnen einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ab, der Subunternehmer (SIP-Provider, Sprachmodell, Stimm-Synthese) klar benennt.

Speicherfristen: Transkripte bleiben standardmäßig 90 Tage bei uns gespeichert, Audio-Daten 30 Tage – danach gelöscht. Auf Wunsch verkürzbar bis zum Tag nach dem Anruf.

Serverstandort: Die Sprach-KI-Verarbeitung findet auf europäischen und US-Servern statt (je nach Komponente). Wir legen Ihnen die technische Kette transparent offen und passen im Rahmen des Möglichen an, wenn Sie Einschränkungen brauchen.

Mehr zum Thema Datenschutz allgemein finden Sie auf unserer Datenschutzerklärung, speziell im Abschnitt zum KI-Telefonassistenten.

Merken meine Anrufer, dass Julia eine KI ist?

Am Anfang des Gesprächs ja, weil Julia es in der Begrüßung auch selbst sagt ("digitaler Empfang"). Im Verlauf des Gesprächs vergessen es die meisten – die Sprachqualität, Intonation und Reaktionszeit sind inzwischen weit fortgeschritten. Wir legen bei der Stimmwahl Wert auf Natürlichkeit, nicht auf technische Brillanz.

Wie lange dauert die Einrichtung?

In der Regel zwei bis drei Wochen. Tag 1: Kick-off-Gespräch mit Briefing. Woche 1: Prompt-Entwurf und interner Test. Woche 2: Anpassungen mit Ihnen, Testanrufe. Woche 3: Go-Live und erste zwei Wochen Feinjustierung. Bei Bedarf geht es auch schneller.

Was passiert bei einem Anrufer, der kein Deutsch spricht?

Julia erkennt automatisch Englisch und wechselt kurz die Sprache, um das Anliegen aufzunehmen. Weitere Sprachen auf Nachfrage konfigurierbar. Regionale Dialekte – bayerisch, plätt, hessisch – versteht sie in der Regel sehr gut, antwortet aber in hochdeutsch.

Kann Julia Termine direkt in meinen Kalender eintragen?

Nicht im Basis-Setup. Für Kalendarintegration (Google Calendar, Outlook, CalDAV) empfehlen wir unser Produkt Terminbot als Ergänzung. Alternativ nimmt Julia den Terminwunsch auf und Sie buchen ihn manuell anhand der Zusammenfassungs-Mail – bei bis zu 40 Anrufen pro Tag ist das in unter 5 Minuten erledigt.

Was, wenn Julia ausfällt oder falsch antwortet?

Wir überwachen Julias Verfügbarkeit rund um die Uhr mit automatischen Prüfanrufen. Fällt die Leitung, landet der Anrufer auf Ihrer hinterlegten Rückfall-Nummer oder auf einer Mailbox – nie im Leeren. Falsche Antworten melden Sie uns per E-Mail, wir passen den Prompt binnen zwei Werktagen nach.

Darf ich Julia auch an Wochenenden und nachts arbeiten lassen?

Ja, Julia ist dauerhaft erreichbar. Ob Sie sie 24/7 laufen lassen oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten auf "wir melden uns zum nächsten Werktag" umstellen, entscheiden Sie. Wir empfehlen meistens 24/7, weil Anrufe am Abend oft die lukrativsten sind.

Was kostet eine Minute Gespräch tatsächlich?

Im Monatspreis von 49€ sind 200 Minuten enthalten. Rechnerisch sind das 0,25€ pro Minute – das entspricht etwa einem Viertel dessen, was ein klassisches Callcenter verrechnet. Überminuten kosten pauschal 0,25€, keine Grundgebühr, keine Anrufpauschale.

Muss ich meine Stammkunden informieren?

Nicht zwingend, aber wir empfehlen eine kurze Information per Newsletter oder auf der Website ("Unser Telefon wird ab dem X. Juli von unserer digitalen Empfangskraft betreut – schneller, zuverlässiger, mit schriftlicher Rückmeldung"). Das baut Erwartungen sauber auf, bevor jemand überrascht auflegt.

Wie kündige ich, und was passiert mit der Nummer?

Kündigung zum Monatsende per E-Mail genügt. Die eigens für Sie registrierte Rufnummer bleibt in unserem Bestand – das ist branchenüblich, weil die Nummer technisch an unseren SIP-Zugang gebunden ist. Anrufe laufen nach Kündigung noch 30 Tage auf eine Ansage, die auf Ihre Alternativ-Nummer verweist.

Kann ich Julia auch testen, bevor ich mich binde?

Direkt unter unserer eigenen Nummer 02562 187 99 13. Julia nimmt dort seit Anfang 2026 Anrufe entgegen. Sie erleben Julia, so wie sie auch bei Ihnen funktionieren würde – nur mit unseren Inhalten statt Ihren. Für ein konkretes Testszenario mit Ihrem Firmennamen führen wir im Kick-off-Gespräch einen 15-minütigen Test durch, das ist im Setup-Preis enthalten.