Der Standard XRechnung
XRechnung ist die deutsche Ausprägung (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931, herausgegeben von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats. Die Norm beschreibt ein semantisches Datenmodell mit Geschäftsbegriffen (BT) und Gruppen (BG); XRechnung legt fest, welche davon in Deutschland verpflichtend, verboten oder eingeschränkt sind, und fügt eigene Geschäftsregeln hinzu (BR-DE). Als Syntax sind UBL 2.1 und UN/CEFACT CII erlaubt. Version 3.0 gilt seit dem 01.02.2024; die Fassung 3.0.2 ist die aktuelle, und die KoSIT hat für den Sommer 2026 keine neue Normfassung veröffentlicht, so dass 3.0 mindestens bis zum 31.07.2027 gilt. XRechnung 4.0 setzt die überarbeitete EN 16931-1:2026 um und liegt seit dem 15.09.2026 als Vorabfassung vor, nicht für den Produktivbetrieb.
Die wichtigsten Geschäftsregeln
Die Regeln BR-DE-1 bis BR-DE-30 sind der Grund für die meisten Ablehnungen. BR-DE-1 verlangt Zahlungsangaben (Überweisung mit IBAN, Lastschrift oder Karte). BR-DE-2, 5, 6 und 7 verlangen eine Kontaktstelle des Verkäufers mit Name, Rufnummer und E-Mail-Adresse. BR-DE-15 macht die Käuferreferenz (BT-10), also die Leitweg-ID, zur Pflicht. BR-DE-16 verlangt USt-IdNr oder Steuernummer des Verkäufers. BR-DE-17 beschränkt die Rechnungstypen auf 326, 380, 384, 389, 381, 875, 876, 877. BR-DE-21 fordert die korrekte CustomizationID. Dazu kommen die Regeln der EN 16931 selbst: Summen müssen rechnerisch stimmen (BR-CO-10 bis BR-CO-16), jede Position braucht eine Steuerkategorie, und die Steuer je Kategorie muss aus den Positionsbeträgen folgen.
Rechtslage
Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV): Seit dem 27.11.2020 müssen Lieferanten elektronische Rechnungen nach dem Standard XRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform einreichen (§ 3 und § 4 ERechV), mit Ausnahmen für Direktaufträge bis 1.000 Euro. Die Länder haben eigene Verordnungen mit teils abweichenden Schwellen und Plattformen. Im Geschäft zwischen Unternehmen regelt § 14 UStG seit dem 01.01.2025 die E-Rechnung; XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllen die Anforderung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die XML ist die Rechnung im Rechtssinn und nach § 14b UStG aufzubewahren; ein daraus erzeugtes PDF ist nur eine Ansicht.
Typische Fehler
- Kontaktdaten des Verkäufers unvollständig: E-Mail vorhanden, Rufnummer fehlt. BR-DE-6 lehnt ab.
- Leitweg-ID in der Bestellreferenz: BT-13 statt BT-10. Die Plattform findet keinen Empfänger.
- Rundungsdifferenzen: Positionsbeträge mit drei Nachkommastellen, Summen auf zwei gerundet; BR-CO-10 scheitert um einen Cent.
- Steuerkategorie ohne Prozent: Kategorie S ohne Angabe von 19 oder 7; der Validator meldet BR-S-05.
- Falsche CustomizationID: Alte Kennung xrechnung_2.3 oder nur die EN-16931-Kennung ohne XRechnung-Zusatz.
- Zeichensatz: Umlaute in ISO-8859-1 statt UTF-8; die XML ist nicht wohlgeformt.
Was eine saubere Lösung ausmacht
Die Rechnung entsteht aus den Stammdaten des Rechnungsprogramms: Kunde mit Leitweg-ID und Plattform, eigene Steuer- und Bankdaten, Nummernkreis, Positionen mit Einheit und Steuerkategorie. Jede erzeugte XML läuft durch den KoSIT-Validator mit dem aktuellen Regelwerk, bevor sie das Haus verlässt; abgelehnte Rechnungen bleiben mit Fehlerliste in einer Klärungsliste. Der Versand an ZRE, OZG-RE oder Landesplattform wird mit Zeitstempel und Rückmeldung protokolliert, die XML revisionssicher archiviert. Beim Wechsel der XRechnung-Version wird nur das Regelwerk des Validators getauscht. Wie wir den Rechnungsausgang einrichten, steht unter https://netzhandwerker.de/anzeige/xrechnung-behoerden; eine vorhandene Datei prüfen Sie unter https://netzhandwerker.de/werkzeuge/e-rechnung-pruefen.
Quellen: XRechnung 3.0.2 Spezifikation und Geschäftsregeln BR-DE (KoSIT), Prüfkonfiguration 2026-08-31; EN 16931-1; ERechV des Bundes § 3, § 4; § 14 und § 14b UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024; UN/ECE Recommendation 20 (Einheiten).
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