Gelangensbestätigung
der Nachweis, der bei der Prüfung fehlt
Bei Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland hängt die Steuerbefreiung am Nachweis, dass die Ware dort angekommen ist. Wir erzeugen ihn aus den Versanddaten, schicken ihn los, fassen nach und legen ihn zum Beleg.
Vier Lagen, in denen der Nachweis zum Problem wird. Meist Jahre nachdem die Ware geliefert wurde.
Die Prüfung fragt nach
Für Lieferungen aus zurückliegenden Jahren sollen die Nachweise vorgelegt werden. Was nicht auffindbar ist, gilt als nicht vorhanden.
Der Kunde schickt nichts zurück
Die Bestätigung wurde mit dem Lieferschein verschickt und nie unterschrieben zurückgesendet. Nachgefasst wurde nicht, weil niemand zuständig war.
Die Spedition liefert keine Papiere
Bei Versand über Dritte fehlt der Beleg über den Warenweg, oder er liegt beim Spediteur und nicht im eigenen Haus.
Niemand weiß, was offen ist
Es gibt Nachweise, aber keine Übersicht. Welche Lieferung belegt ist und welche nicht, lässt sich nur durch Durchblättern feststellen.
Was wir bauen
Ein Ablauf, der an der Lieferung hängt und nicht am Gedächtnis.
Nachweis aus Versanddaten
Empfänger, Menge, Art der Ware, Ort und Monat der Ankunft werden aus dem Lieferschein übernommen, statt für jede Lieferung neu getippt zu werden.
Versand und Rücklauf
Die Bestätigung geht an den Empfänger, der Rücklauf wird erfasst und der Lieferung zugeordnet, gleich ob als Datei oder unterschriebenes Papier.
Nachfassen ohne Erinnerung
Bleibt der Rücklauf aus, wird nach festgelegtem Abstand erinnert. Mehrstufig, dokumentiert, ohne dass jemand daran denken muss.
Offene Fälle sichtbar
Eine Übersicht zeigt jederzeit, welche Lieferungen belegt sind und welche nicht, sortiert nach Alter und Betrag.
Alternative Belege wie Frachtbrief oder Bescheinigung des Beförderers werden mitgeführt, damit an der Lieferung liegt, was zusammengehört.
So läuft es ab
Von der ersten Lieferung zum laufenden Nachweis in vier Schritten.
Bestand sichten
Welche Lieferungen gehen ins EU-Ausland, wie wird heute nachgewiesen, was liegt vor, was fehlt.
Ablauf bauen
Vorlagen, Versandweg, Erinnerungsstufen und Ablage werden eingerichtet und an Warenwirtschaft oder Versand angebunden.
Probelauf
Ein Monat läuft vollständig durch, inklusive Rücklauf und Zuordnung, bevor umgestellt wird.
Laufender Betrieb
Jede neue Lieferung erzeugt ihren Nachweis, offene Fälle bleiben sichtbar, bis sie geschlossen sind.
Warum der fehlende Nachweis teuer ist
Die Steuerbefreiung für Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland setzt voraus, dass sich der Warenweg belegen lässt. Fehlt der Beleg, wird die Lieferung im Zweifel wie eine steuerpflichtige behandelt, und die Steuer wird nacherhoben, oft für mehrere Jahre gleichzeitig.
Ob der Kunde die Ware tatsächlich bekommen hat, spielt dabei keine Rolle. Entscheidend ist, was sich zeigen lässt. Genau deshalb ist die Sache ein Verwaltungsthema und kein Vertrauensthema.
Warum Rückläufer ausbleiben
Für den Empfänger ist die Bestätigung lästiges Papier ohne eigenen Nutzen. Sie wandert auf einen Stapel und bleibt dort. Wer einmal freundlich erinnert, bekommt einen Teil zurück, wer dreimal erinnert, den größten Teil.
Das ist der ganze Trick an der Sache: nicht das Formular, sondern die Wiedervorlage. Ein Ablauf, der von selbst nachfasst, holt Quoten, die von Hand niemand erreicht.
Nicht nur ein Weg zum Nachweis
Die Bestätigung des Empfängers ist der bekannteste Beleg, aber nicht der einzige. Je nach Versandart kommen Frachtbriefe, Bescheinigungen des Beförderers oder Nachweise des Spediteurs in Betracht.
Welche Belege in Ihrem Fall zusammenpassen müssen, sagt Ihre Kanzlei. Unsere Aufgabe ist, dass sie an der Lieferung liegen und nicht in drei verschiedenen Postfächern.
Was daneben noch stimmen muss
Neben dem Nachweis des Warenwegs hängt die Befreiung an weiteren Punkten, etwa der gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers und der korrekten Meldung in der Zusammenfassenden Meldung.
Diese Punkte lassen sich ebenfalls prüfen und an die Lieferung hängen. Sinnvoll ist das, weil sie im Ernstfall gemeinsam betrachtet werden.
Was wir machen und was nicht
Wir sorgen dafür, dass die Belege da sind. Ob sie ausreichen, beurteilt Ihre Kanzlei.
Das machen wir
- Erzeugung der Nachweise aus Versand- und Lieferdaten
- Versand an den Empfänger und Erfassung des Rücklaufs
- Mehrstufiges Nachfassen nach Ihren Vorgaben
- Ablage am Beleg mit alternativen Nachweisen
- Übersicht offener Lieferungen nach Alter und Betrag
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine Beurteilung der Steuerbefreiung
- Keine Prüfung, ob ein Beleg im Einzelfall genügt
- Keine Abgabe von Meldungen in Ihrem Namen
- Keine Vertretung in einer Prüfung
Weiterführend
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Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Gelangensbestätigung?
Eine Bestätigung des Empfängers, dass die Ware in einem anderen EU-Mitgliedstaat angekommen ist. Sie dient als Nachweis für die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung.
Was muss darin stehen?
Unter anderem Empfänger, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts sowie das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Empfängers oder seines Beauftragten.
Geht das auch elektronisch?
Ja, sofern erkennbar ist, dass die Bestätigung vom Empfänger oder seinem Beauftragten stammt. Die Einzelheiten stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.
Was ist, wenn der Kunde nicht antwortet?
Dann greifen alternative Nachweise, etwa Frachtbrief oder Bescheinigung des Beförderers. Welche davon in Ihrem Fall passen, entscheidet Ihre Kanzlei.
Sammelbestätigung oder je Lieferung?
Eine Sammelbestätigung über mehrere Lieferungen eines Zeitraums ist möglich. In der Verwaltung bleibt trotzdem jede Lieferung einzeln zugeordnet.
Prüfen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit?
Auf Wunsch bauen wir die Abfrage ein und hängen das Ergebnis an die Lieferung, damit es im Prüfungsfall vorliegt.
Wie lange muss das aufbewahrt werden?
Nach den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Belege. Die Ablage ist deshalb Teil der Lösung und nicht nur der Versand.
Was kostet es?
Festpreis nach Sichtung. Der Aufwand hängt an der Zahl der Lieferungen und daran, wie die Versanddaten heute vorliegen.