Kassensystem melden
Mitteilung nach § 146a AO an das Finanzamt
Jede Kasse, jede technische Sicherheitseinrichtung, jeder Gerätewechsel ist dem Finanzamt mitzuteilen. Wir erzeugen aus Ihrem Gerätebestand die XML-Datei für Mein ELSTER: je Betriebsstätte vollständig, Pflichtfelder geprüft, Formate eingehalten.
Vier Situationen, in denen die Mitteilung zur Stolperstelle wird. Nicht die Abgabe ist schwierig, sondern der vollständige und richtige Bestand dahinter.
Neue Kasse angeschafft
Seit dem 1. Juli 2025 läuft nach Anschaffung eine Monatsfrist. Gemietete und geleaste Geräte zählen genauso. Wer erst beim Jahresabschluss daran denkt, ist zu spät dran.
Nur das neue Gerät gemeldet
In jeder Mitteilung sind alle Systeme der Betriebsstätte zu übermitteln. Wird nur das neue Gerät geschickt, fehlen die übrigen im Bestand der Finanzverwaltung.
Mehrere Filialen, wachsender Bestand
Je Betriebsstätte eine eigene Mitteilung, jedes Gerät mit Seriennummer und TSE-Angabe. Ab einer Handvoll Standorten wird die Pflege in einer Tabelle unübersichtlich.
TSE getauscht oder Kasse abgebaut
Außerbetriebnahme, Gerätetausch und Verlagerung in eine andere Betriebsstätte lösen jeweils eine Mitteilung aus. Der Bestand muss dazu aktuell geführt sein.
Was wir liefern
Aus Ihrer Geräteliste wird eine Datei, die sich in Mein ELSTER hochladen lässt, und eine Übersicht, die zeigt, was gemeldet ist und was aussteht.
XML für Mein ELSTER
Die Datei im erwarteten Aufbau, je Betriebsstätte mit allen dort eingesetzten Systemen. Hochgeladen wird sie in Mein ELSTER.
Prüfung vor dem Upload
Fehlende Seriennummern, unklare TSE-Art, Geräte ohne Anschaffungsdatum, Dubletten: Wir melden die Lücken, bevor die Datei abgeht.
Bestand mit Verlauf
Welches Gerät seit wann läuft, wann es gemeldet wurde und was die nächste Mitteilung auslöst. Nachvollziehbar auch Jahre später.
Erinnerung an die Frist
Auf Wunsch meldet sich der Bestand von selbst, sobald ein Zugang oder Abgang eingetragen ist und die Monatsfrist läuft.
Läuft Ihr Gerätebestand schon in einer Warenwirtschaft, einem Inventarwerkzeug oder einer Tabelle, setzen wir dort an, statt eine zweite Liste aufzumachen.
So läuft es ab
Vier Schritte von der Geräteliste zur Datei, die hochgeladen werden kann.
Bestand sichten
Sie senden uns Ihre Geräteliste, einen Export aus der Warenwirtschaft oder die Rechnungen zu den Kassen und TSE.
Lücken schließen
Wir gleichen ab, welche Pflichtangaben fehlen, und sagen Ihnen, welche Unterlagen dafür noch gebraucht werden.
Datei erzeugen
Wir bauen die XML-Datei je Betriebsstätte und legen eine lesbare Übersicht daneben, die dasselbe zeigt.
Sie laden hoch
Die Übermittlung nehmen Sie oder Ihre Kanzlei in Mein ELSTER vor. Bei jedem weiteren Gerätewechsel wiederholen wir den Lauf.
Meldepflicht für Kassensysteme: der Stand
Die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung besteht seit Langem im Gesetz, praktisch wirksam wurde sie mit der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit zum 1. Januar 2025. Seither läuft die Meldung über Mein ELSTER oder über die ERiC-Schnittstelle aus einer Software heraus.
Bestandsgeräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seit dem 1. Juli 2025 gilt für Anschaffung und Außerbetriebnahme jeweils eine Frist von einem Monat. Aus einer einmaligen Pflicht ist damit eine laufende geworden, die an jedem Gerätewechsel hängt.
Je Betriebsstätte, und immer vollständig
Gemeldet wird je Betriebsstätte. In jeder Mitteilung sind alle dort eingesetzten Aufzeichnungssysteme zu übermitteln, nicht nur das Gerät, das den Anlass gibt. Wer diesen Punkt übersieht, meldet beim zweiten Mal seine übrigen Kassen aus dem Bestand heraus. Genau daran scheitern die meisten Meldungen, die im Nachhinein korrigiert werden müssen.
Welche Angaben gebraucht werden
Art des eingesetzten Systems, Anzahl der Systeme je Betriebsstätte, Seriennummer, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung als Cloud- oder Hardware-TSE, Datum der Anschaffung und, falls einschlägig, das Datum der Außerbetriebnahme. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern kommt das Kennzeichen des Fahrzeugs hinzu. Gemietete und geleaste Systeme stehen angeschafften gleich.
Drei Wege, ein Ergebnis
Die Direkteingabe im ELSTER-Formular lohnt sich bei wenigen Geräten an einem Standort. Der Upload einer XML-Datei in Mein ELSTER ist der Weg für gewachsene Bestände: einmal sauber aufgebaut, bei jeder Änderung wiederholbar. Die Übertragung über die ERiC-Schnittstelle bieten manche Kassensysteme selbst an. Das Formular nimmt je Mitteilung bis zu 1.000 Systeme auf, dieselbe Grenze gilt für den Import.
Was das mit der Kassenprüfung zu tun hat
Die Mitteilung schafft auf Seiten der Finanzverwaltung ein Bild davon, welche Geräte in welcher Betriebsstätte laufen. Weicht dieses Bild von dem ab, was bei einer Kassennachschau vorgefunden wird, ist das der erste Gesprächspunkt. Ein gepflegter Bestand mit Verlauf ist deshalb weniger Bürokratie als Vorsorge.
Was wir machen und was nicht
Eine klare Aufgabe: aus dem Gerätebestand eine Datei bauen, die ohne Nacharbeit hochgeladen werden kann.
Das machen wir
- XML-Datei je Betriebsstätte für den Upload in Mein ELSTER
- Prüfung der Pflichtangaben und Rückmeldung zu Lücken
- Gerätebestand mit Verlauf und Erinnerung an die Monatsfrist
- Anbindung an eine vorhandene Warenwirtschaft oder Geräteliste
Das machen wir nicht
- Keine Übermittlung an die Finanzbehörde in Ihrem Namen
- Keine Steuerberatung und keine Beurteilung Ihrer Kassenführung
- Keine Einrichtung der Kasse oder der TSE, dafür gibt es Kassensystem und TSE
- Kein Produkt der Finanzverwaltung, sondern eine eigene Entwicklung
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Wer muss ein Kassensystem beim Finanzamt melden?
Betriebe, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung einsetzen, also elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Gemietete und geleaste Systeme stehen angeschafften gleich. Auch Taxameter und Wegstreckenzähler fallen unter die Regelung, dort ist zusätzlich das Kennzeichen des Fahrzeugs anzugeben.
Welche Fristen gelten?
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. Seit dem 1. Juli 2025 gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. Die Meldung ist damit kein einmaliger Vorgang, sondern begleitet jeden Gerätewechsel.
Wie wird gemeldet?
Elektronisch. Es gibt drei Wege: Direkteingabe im ELSTER-Formular zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme, Hochladen einer XML-Datei in Mein ELSTER oder Datenübertragung aus einer Software über die ERiC-Schnittstelle.
Was ist die Bruttomethode?
Die Mitteilung erfolgt je Betriebsstätte, und in jeder Mitteilung sind stets alle dort eingesetzten Aufzeichnungssysteme zu übermitteln, nicht nur das neu hinzugekommene. Wer nur das neue Gerät meldet, hat die vorherigen faktisch abgemeldet. Das ist der häufigste Fehler.
Welche Angaben werden gebraucht?
Art des eingesetzten Systems, Anzahl der Systeme je Betriebsstätte, Seriennummer, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Cloud oder Hardware), Datum der Anschaffung und gegebenenfalls das Datum der Außerbetriebnahme. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern zusätzlich das Kennzeichen.
Was machen Sie dabei genau?
Wir bauen aus Ihrem Gerätebestand die XML-Datei, die in Mein ELSTER hochgeladen wird: Betriebsstätten richtig gruppiert, Pflichtfelder vollständig, Seriennummern und TSE-Angaben geprüft, Formate eingehalten. Die Datei übermitteln Sie oder Ihre Kanzlei.
Übermitteln Sie die Meldung für uns?
Nein. Die Mitteilung an die Finanzbehörde gibt der Steuerpflichtige selbst ab oder ein dazu Bevollmächtigter, in der Regel die Steuerkanzlei. Wir liefern die geprüfte Datei und die Übersicht dazu, nicht die Abgabe.
Lohnt sich das bei einer einzigen Kasse?
Bei einem Gerät an einem Standort ist die Direkteingabe im Formular meist der schnellere Weg. Interessant wird die Datei ab mehreren Betriebsstätten, bei häufigem Gerätewechsel oder wenn der Bestand ohnehin in einer Liste oder einem Warenwirtschaftssystem gepflegt wird.
Wie viele Geräte passen in eine Mitteilung?
Das ELSTER-Formular nimmt je Mitteilung bis zu 1.000 elektronische Aufzeichnungssysteme auf. Diese Grenze gilt auch für den XML-Import. Größere Bestände teilen wir entsprechend auf.