Mahnwesen-Bot
Mahnen mit Ton

Die erste Mahnung ist für viele Solo-Selbstständige und kleine Betriebe die mühsamste E-Mail des Monats. Einerseits braucht man das Geld, andererseits will man nicht als pedantisch rüberkommen. Die Folge: Die Mahnung kommt zu spät, ist sprachlich zu unsicher formuliert, enthält keinen konkreten Zahlungslink — und verpufft deshalb. Der Kunde schiebt die Rechnung weiter ins Sommerloch. Am Ende braucht es zwei, drei Wochen mehr bis zur Zahlung.

Der Mahnwesen-Bot nimmt Ihnen die Peinlichkeit ab. Er schickt die Zahlungserinnerung 14 Tage nach Fälligkeit, die erste Mahnung nach 28 Tagen, die zweite nach 42 Tagen — automatisch, aus Ihrer Absender-Adresse, mit Vorlagen, die freundlich aber klar formuliert sind. Der Kunde bekommt in jeder Mahnung einen konkreten Zahlungslink (SEPA, PayPal oder nur Banküberweisung-Info), findet also sofort den Weg zur Zahlung.

Sie bekommen bei jeder Stufe eine Benachrichtigung vorab: "Kunde Müller hätte am Mittwoch die zweite Mahnung — wollen Sie die Automatik durchlaufen lassen oder persönlich dazwischengehen?" Bei Kunden, die Sie pflegen wollen, greifen Sie ein. Bei Kunden, die zum dritten Mal nicht zahlen, lassen Sie die Automatik laufen.

Stufe 1 — Zahlungserinnerung (Tag 14 nach Fälligkeit): "Hallo Herr/Frau [Name], unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] ist möglicherweise untergegangen. Wir leiten Ihnen die Rechnung hier nochmal als Anhang weiter — vielleicht ist sie in Ihrem Spam gelandet. Der Zahlungslink unten hilft beim einfachen Begleichen." — keine Drohungen, keine Mahngebühren. Wirkungsquote typischerweise 40 bis 60 Prozent.

Stufe 2 — 1. Mahnung (Tag 28): "Leider ist unsere Rechnung [Nummer] noch immer offen. Wir bitten Sie, den Betrag innerhalb von 7 Tagen zu begleichen. Sollte etwas nicht geklärt sein — melden Sie sich bitte kurz, wir finden eine Lösung." — etwas bestimmter, aber weiter respektvoll. Wirkungsquote 30 Prozent.

Stufe 3 — 2. Mahnung (Tag 42): "Dies ist unsere letzte Mahnung. Ohne Zahlung innerhalb von 10 Tagen werden wir den offenen Betrag einem Inkasso-Dienstleister übergeben. Die dabei entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten." — konkret, konsequent, ohne Drama.

Nach Stufe 3 ist die Automatik am Ende. Ab dort liegt die Entscheidung bei Ihnen: Inkasso-Übergabe, Anwalt, oder in Ausnahmen nochmal persönlich nachfassen. Wir halten die Kommunikations-Historie strukturiert bereit.

Wir bieten drei Tonfall-Varianten an, die Sie pro Kunde oder als Voreinstellung wählen. Die Textvorlagen sind die gleichen, aber die Wortwahl unterscheidet sich deutlich.

Freundlich: "Hallo [Name], ist Ihnen die Rechnung vielleicht durchgegangen? Keine Sorge — wir wollten nur kurz erinnern." Für langjährige Kunden, deren Beziehung Ihnen wichtiger ist als die schnelle Zahlung. Funktioniert auch bei lockereren Branchen.

Sachlich: "Sehr geehrte Damen und Herren, die Rechnung [Nr] ist zur Zahlung fällig. Wir bitten um Ausgleich innerhalb von 7 Tagen." Der Standardton für Geschäftskunden. Keine Emotion, keine Kälte.

Bestimmt: "Sehr geehrte Damen und Herren, die Rechnung [Nr] ist überfällig. Bitte begleichen Sie den Betrag umgehend." Für Kunden, die nachweislich schon mehrfach verzögert gezahlt haben.

Die Wahl können Sie pro Kunde festlegen, wir merken uns die Historie. Beim dritten Zahlungsverzug kann die Automatik auch automatisch auf bestimmt umschalten.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Zusatzkosten.

Mahnwesen ist datenschutzrechtlich sensibel — Zahlungsrückstand ist eine personenbezogene Information. Unsere Regelung:

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten Mahn-Daten ausschließlich im Auftrag, nicht zu eigenen Zwecken.

Keine Bonitätsauskünfte über Ihre Kunden, keine Weitergabe an Schufa oder Ähnliches. Was Sie machen, machen Sie — wir sind nur der Bote.

Kunden mit aktiver Mahnung können jederzeit Auskunft über ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen — Art. 15 DSGVO. Wir antworten binnen 7 Tagen.

Löschung der Mahn-Historie nach Abschluss der Forderung (erfolgt: Zahlung oder Inkasso-Übergabe) oder nach 4 Jahren. Auf Wunsch früher.

Funktioniert das mit jedem Rechnungssystem?

Es funktioniert mit Rechnung-as-a-Service (unser anderes Produkt) nahtlos. Für andere Systeme (Lexoffice, sevDesk, eigene Excel-Tabellen) schicken Sie uns wöchentlich eine CSV der offenen Rechnungen oder verbinden per Webhook. Einrichtung im Kick-off.

Muss ich jede Mahnstufe manuell freigeben?

Nein, die Automatik läuft selbstständig. Sie bekommen nur eine Vorab-Benachrichtigung und können in 24 Stunden eingreifen, sonst läuft sie durch. Auf Wunsch strikter Modus mit Pflicht-Freigabe pro Mahnstufe möglich.

Wie lege ich fest, welche Rechnungen überhaupt gemahnt werden?

Standardmäßig alle offenen Rechnungen ab Tag 14 nach Fälligkeit. Sie können Ausnahmen pflegen (bestimmte Kunden, bestimmte Rechnungsarten). Stornos und Gutschriften werden automatisch nicht gemahnt.

Was kosten Mahn-Gebühren, und darf ich die aufrechnen?

Ab der 1. Mahnung sind Mahngebühren üblich (3 bis 5 Euro), bei der 2. Mahnung 5 bis 10 Euro. Wir weisen sie in der Mahnung aus, rechtskonform. Die tatsächliche Erhebung liegt bei Ihnen — wir dokumentieren sie einfach im Mahntext.

Werden auch Verzugszinsen berechnet?

Auf Wunsch. Standard-Verzugszins ist der gesetzliche Basiszinssatz + 5 (B2C) oder + 9 (B2B) Prozentpunkte. Der Bot berechnet automatisch, zeigt Ihnen den Gesamtbetrag zur Freigabe.

Wie sensibel ist der Datenschutz bei Zahlungsdaten?

Hoch. AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Zahlungsdaten werden verschlüsselt, nur verarbeitet zur Mahn-Erstellung, nicht an Dritte weitergegeben, nicht für Marketing oder Bonitätsauskünfte verwendet.

Was, wenn der Kunde auf eine Mahnung antwortet?

Die Antwort geht an Ihre Absender-Adresse (nicht an uns). Sie beantworten persönlich. Die Automatik wird pausiert, bis Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Funktioniert der Bot mit englischen Rechnungen?

Ja. Auf Wunsch englische Vorlagen für die drei Stufen. Sonstige Sprachen (Französisch, Niederländisch) auf Anfrage.

Wie kündige ich?

Zum Monatsende per E-Mail, keine Mindestlaufzeit. Aktive Mahnungen werden sauber abgeschlossen, archivierte Daten als ZIP exportiert.