E-RechnungVeröffentlicht: 11.09.2026 · 3 Min. Lesezeit

E-Rechnung direkt aus WooCommerce oder Shopware

Von Daniel Wesseling, Die Netzhandwerker · Angaben geprüft am 11.09.2026 gegen die Shopware-Dokumentation und die FAQ des Bundesfinanzministeriums

Die kurze Antwort

Shopware 6 erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen selbst: wahlweise mit eingebettetem XML im PDF oder mit separater XML-Datei, nach EN 16931. Für WooCommerce gilt dieselbe Messlatte, egal welche Erweiterung die Rechnung erzeugt. Als E-Rechnung zählen laut BMF XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht aber die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Vor dem ersten Versand gehört jede Rechnungsart einmal validiert.

Was Shopware selbst kann

Zwei Varianten: Die Rechnungsdaten werden entweder als separate XML-Datei bereitgestellt oder direkt in das PDF eingebettet. Varianten mit dem Zusatz „eingebettet“ enthalten das XML im PDF.
Norm und Syntax: Shopware nennt EN 16931 als Grundlage und nutzt für ZUGFeRD den CII-Standard.
Auswahl: Beim Erzeugen eines Dokuments den Schalter „ZUGFeRD-Varianten anzeigen“ aktivieren und die gewünschte Variante wählen, etwa für Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung.
Grundlage der Daten: Die Einstellungen des jeweiligen Standarddokuments unter Einstellungen > Handel > Dokumente; die Werte aus den Geschäftseinstellungen fließen ein.
Automatik: ZUGFeRD-Dokumente lassen sich in den Flow zur Dokumentenerstellung aufnehmen und bei einem bestimmten Bestellstatus erzeugen.
Version: Mit Shopware 6.7.9.0 lassen sich weitere Dokumente im ZUGFeRD-Format erstellen.

WooCommerce: dieselbe Messlatte

In WooCommerce entsteht die Rechnung über eine Erweiterung oder ein angebundenes Rechnungsprogramm. Welches Werkzeug es auch ist, es muss dasselbe leisten wie oben: ein strukturiertes Format nach EN 16931, ein zulässiges Profil und korrekte Pflichtangaben aus den Shopdaten. Ob die eingesetzte Lösung das kann, zeigt die Prüfung unten, nicht die Produktbeschreibung.

Welches Format als E-Rechnung zählt

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung laut BMF nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht; ein einfaches PDF gehört nicht dazu. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Voraussetzungen, ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Rechnungen ist heute der XML-Teil maßgeblich, nicht das Bild.

Für die Ausstellung gilt eine Übergangszeit (Stand: September 2026): Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Aussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, bei einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro bis zum Ablauf des Jahres 2027. Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Prüfung vor dem Versand

Je Rechnungsart eine Testrechnung: Inland mit 19 und 7 Prozent, Rabatt, Versandkosten, Gutschrift, Stornorechnung.
Validieren: Ob die Datei die Formatvorgaben der EN 16931 und die Geschäftsregeln erfüllt, zeigt laut BMF eine Validierung.
Ansehen: Den XML-Teil mit einem Betrachter öffnen, etwa dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung, und gegen das PDF halten.
Profil prüfen: Kein MINIMUM, kein BASIC-WL.
Stammdaten prüfen: Firmenangaben, Steuernummer oder USt-IdNr und Bankverbindung in den Geschäftseinstellungen, denn daraus entsteht das XML.
Ablage: Die ausgehende Rechnung mit ihrem strukturierten Teil unverändert aufbewahren, nach § 14b UStG acht Jahre.

Welche Rechnungsangaben im Einzelfall nötig sind, klärt Ihre Kanzlei.

Wenn das Bordmittel nicht reicht

Erzeugt der Shop keine gültige E-Rechnung oder kommt sie beim Kunden nicht an, beheben wir den Weg vom Shop bis zur geprüften Datei. Wie wir E-Rechnungen zwischen Posteingang, Buchhaltung und Archiv verbinden, steht unter E-Rechnungs-Brücke.

Häufige Fragen

Kann Shopware E-Rechnungen erzeugen?

Ja. Laut Shopware-Dokumentation erzeugt Shopware 6 ZUGFeRD-Dokumente nach EN 16931, mit eingebettetem XML im PDF oder mit separater XML-Datei. Ab 6.7.9.0 auch für weitere Dokumente.

Wo stelle ich die ZUGFeRD-Rechnung in Shopware ein?

Die Inhalte kommen aus den Einstellungen des Standarddokuments unter Einstellungen, Handel, Dokumente, und aus den Geschäftseinstellungen. Beim Erzeugen den Schalter „ZUGFeRD-Varianten anzeigen“ aktivieren.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten nicht als E-Rechnung?

Laut BMF die Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den übrigen Profilen erfüllen die Voraussetzungen.

Reicht ein PDF-Rechnungsversand aus WooCommerce?

Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Sie ist in der Übergangszeit bis Ende 2026, bei kleineren Ausstellern bis Ende 2027, noch zulässig.

Wie prüfe ich eine E-Rechnung aus dem Shop?

Mit einer Validierung gegen EN 16931 und die Geschäftsregeln, und durch Ansehen des XML-Teils in einem Betrachter wie dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung.

Quellen

Stand: September 2026. Fristen und Formatregeln nach der BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand der FAQ 23.03.2026) und § 14b UStG. Keine Steuer- oder Rechtsberatung; die umsatzsteuerliche Beurteilung im Einzelfall klärt Ihre Kanzlei.