Baustellen-Memo
Sprachnachricht zu Protokoll

Jeder im Handwerk kennt die Situation: Ein Projekt läuft drei Monate, am Ende kommt die Abrechnung, der Kunde fragt nach einer Position ("Was haben Sie da eigentlich gemacht am 17. April?") — und niemand kann es rekonstruieren. Oder ein Streitfall entsteht, und es fehlt die saubere Dokumentation, um zu belegen, was wann passiert ist. Tagesprotokolle sind Pflicht nach VOB/B — in der Praxis aber oft lückenhaft, weil sie abends im Büro von Hand geschrieben werden müssten.

Baustellen-Memo kippt die Hürde. Sie schicken von der Baustelle aus eine WhatsApp-Sprachnachricht an eine dedizierte Nummer: "Mittwoch, Kirchweg 12, wir haben heute das Gerüst komplett abgebaut, das Dachfenster eingedichtet und den Schornstein verputzt. Morgen kommt der Klempner für die Rinnen." Binnen Minuten landet in Ihrem Postfach ein strukturiertes Tagesprotokoll als PDF — mit Datum, Projekt-Zuordnung, Gewerk, Zusammenfassung, offenen Punkten für den Folgetag.

Das Protokoll ist nicht nur Dokumentation, es ist Ihr Gedächtnis. In drei Wochen müssen Sie nicht mehr raten, was am 17. April passiert ist — Sie öffnen das PDF. Bei einer Gerichtsverhandlung haben Sie Nachweise. Bei der Abrechnung haben Sie alle Leistungsposten strukturiert abrufbar.

Schritt 1 — Sprachnachricht oder Foto: Sie schicken an Ihre dedizierte Baustellen-Nummer entweder eine Sprachnotiz (auch unter 10 Sekunden genügt), ein Foto mit Bildunterschrift ("Hier ist der Wasserschaden in Raum 3") oder beides kombiniert.

Schritt 2 — Automatische Projektzuordnung: Die KI erkennt am Absender, am Inhalt oder an der Adresse, zu welchem laufenden Projekt die Nachricht gehört. Wenn unklar, fragt sie kurz zurück: "Für welches Projekt? Kirchweg 12 oder Waldstraße 7?"

Schritt 3 — Strukturierung: Die KI gliedert den Inhalt in Zusammenfassung, erledigte Arbeiten, offene Punkte, Besonderheiten (Wetter, Lieferungen, Personalwechsel). Fotos werden nummeriert und beschriftet.

Schritt 4 — PDF-Erstellung: Auf Ihrem Briefpapier mit Projekt-Kopf, Datum, Beteiligten. Fotos eingebettet in dem passenden Kontext. Strukturiert, durchsuchbar, archivierbar.

Schritt 5 — E-Mail-Archiv: Das PDF landet in Ihrem Postfach und parallel in Ihrem projektbezogenen Archiv. Bei Bedarf auch im Kundenpostfach, wenn Sie laufende Updates geben wollen.

Bei VOB-B-Projekten, wo das Tagesprotokoll verpflichtend ist. Sie erfüllen die Dokumentationspflicht ohne abendlichen Schreibaufwand.

Bei längeren Projekten (Altbausanierung, Neubau, Umbau) mit vielen Leistungsposten über mehrere Wochen. Das Memo ersetzt die Zettelwirtschaft und die Post-Its auf dem Schreibtisch.

Bei Streitfällen und Reklamationen. Sie haben Nachweise — Datum, Foto, beschriebenes Detail. Der Gegner kann nicht behaupten, es sei anders gewesen.

Bei Mehrparteien-Projekten (Bauträger, Architekt, mehrere Gewerke). Das Memo kann als Transparenz-Instrument an alle Beteiligten gehen.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Zusatzkosten.

Baustellen-Dokumentation enthält oft sensible Daten: Adressen, Personen auf Fotos, technische Zustände von Gebäuden. Wir regeln das sauber:

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Fotos mit erkennbaren Personen werden nur mit Zustimmung der Beteiligten verarbeitet — das ist Ihre Verantwortung als Fotograf, wir legen bei Bedarf einen Musterhinweis bei.

Speicherfristen konfigurierbar. Standard ist 7 Jahre, entsprechend der gewerblichen Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

Hosting in Deutschland, Verschlüsselung im Ruhezustand, Übertragung nur per TLS 1.3. Keine Nutzung Ihrer Inhalte für KI-Training.

Muss ich eine neue App installieren?

Nein. WhatsApp (die Sie ohnehin nutzen) reicht. Wir richten eine dedizierte WhatsApp-Business-Nummer für die Baustellen-Nachrichten ein. Ihre private Nummer bleibt unberührt.

Was, wenn ich mal vergesse, eine Nachricht zu schicken?

Kein Problem, Memos sind nicht zwingend täglich nötig. Für VOB-B-Projekte können wir eine Erinnerung für 18 Uhr einrichten, die fragt "Gab es heute etwas zu dokumentieren?" — aber das ist optional.

Werden die Fotos komprimiert?

Sie werden für die PDF-Einbettung auf eine vernünftige Größe skaliert (ca. 1500 Pixel Breite), im Archiv bleiben sie im Original erhalten. Das PDF bleibt unter 10 MB, auch bei 8 Fotos.

Kann ich nachträglich noch etwas ergänzen?

Ja, binnen 24 Stunden nach Memo-Erstellung per Folgenachricht ("Nachtrag zum Kirchweg 12 heute: Achtung, Asbest-Verdacht entdeckt"). Das Memo wird dann aktualisiert und die neue Version versandt.

Gibt es auch eine Desktop-Version?

Ja. Sie können Memos auch über eine Web-App erstellen, auf der Sie tippen statt sprechen. Für Situationen, in denen Sprachnachrichten nicht passend sind (Kundentermin, Lärm auf der Baustelle).

Wie lange werden Memos archiviert?

Standardmäßig 7 Jahre (entspricht der steuerlichen Aufbewahrungspflicht). Auf Wunsch länger oder kürzer. Exportierbar jederzeit.

Was kostet ein Memo über das Monatspaket hinaus?

Im Monatspreis 19 Euro sind 60 Memos pro Monat enthalten, das entspricht zwei pro Werktag. Darüber 30 Cent pro Memo, transparent auf der Monatsrechnung.

Wie kündige ich?

Zum Monatsende per E-Mail. Archivierte Memos werden Ihnen als ZIP-Export überlassen, die WhatsApp-Nummer bleibt bei uns.