Recruiting-Assistent
Stellenanzeige bis Erstgespräch automatisch

Im deutschen Mittelstand ist Recruiting ein strukturelles Problem. Fachkräftemangel seit zehn Jahren, steigende Anforderungen an Stellenanzeigen, immer mehr Kanäle zum Bespielen, während die interne Personalabteilung meist eine einzige Person ist — oder der Geschäftsführer selbst. Resultat: Stellen bleiben länger offen, gute Kandidaten springen zum schnelleren Mitbewerber.

Der Recruiting-Assistent nimmt die Standard-Arbeit komplett. Sie geben die Stelle als Stichworte ein, die KI schreibt eine Anzeige, postet auf StepStone, Indeed, Jobware und Ihre Karriereseite, triagiert eingehende Bewerbungen (objektiv, mit nachvollziehbaren Kriterien), chattet mit passenden Kandidaten per WhatsApp mit Ihren Qualifizierungsfragen und schlägt Termine für das Erstgespräch vor. Sie kommen erst ins Spiel, wenn es konkret wird.

Schritt 1 — Stellenbeschreibung in 10 Minuten: Sie geben Stichworte: Position, Aufgaben, Anforderungen, Benefits, Standort, Kontakt. KI schreibt eine Anzeige in Ihrem Ton, in drei Längen (kurz, mittel, lang).

Schritt 2 — Multi-Channel-Posting: Mit einem Klick geht die Anzeige auf StepStone, Indeed, Jobware, Arbeit.de, LinkedIn, Xing, Ihre Karriereseite und Ihr Google-Unternehmensprofil.

Schritt 3 — Bewerbungs-Triage als Entscheidungsvorbereitung: Eingehende Bewerbungen werden auf Basis transparenter Kriterien (Erfahrung, Qualifikation, Standort, Gehaltsvorstellung) sortiert und in einer Reihenfolge vorgeschlagen. Die endgültige Entscheidung über Einladung, Ablehnung oder Rückfragen trifft immer Ihre HR-Person oder Geschäftsleitung – nicht die KI. Es handelt sich um eine Entscheidungs-Vorbereitung, nicht um eine automatisierte Einzelfallentscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Schritt 4 — Kandidaten-Chat per WhatsApp: Ihre Top-Kandidaten bekommen einen freundlichen WhatsApp-Chat mit 3 bis 5 Qualifizierungsfragen. Der Kandidat antwortet im eigenen Tempo, die KI wertet aus und bereitet die Antworten für Sie auf.

Schritt 5 — Termin-Vorschlag aus Ihrem Kalender: Nach Ihrer Freigabe bekommen ausgewählte Kandidaten drei Termin-Vorschläge aus Ihrem Kalender. Kandidat bestätigt, Termin ist gebucht, Sie haben nur noch das Gespräch.

Rechtlicher Rahmen (Art. 22 DSGVO, EU AI Act): Recruiting-Assistent ist ein Werkzeug zur Entscheidungs-Vorbereitung. Es findet keine automatisierte Ablehnung statt – jede Absage und jede Einladung wird vor Versand von einem Menschen freigegeben. Bewerber haben das Recht, die Bewertung überprüfen zu lassen und Einwände vorzubringen; Ihr Unternehmen als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) trägt die Verantwortung für die Auswahl. Für den Einsatz nach dem EU AI Act (Anhang III Nr. 4 „Beschäftigung") empfehlen wir eine produktbezogene Risikoklassifizierung; wir unterstützen Sie bei DSFA, AVV und Transparenzpflichten.

Kleine und mittlere Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ohne eigene Personalabteilung oder mit einer einzigen HR-Person. Branchen, die laufend einstellen müssen: Handwerk, Logistik, Pflege, Gastronomie, Einzelhandel, produzierendes Gewerbe. Besonders für Positionen unterhalb Managementebene (Fachkraft, Mitarbeiter, Auszubildende). Weniger geeignet für Executive Search oder Spezial-Nachfolgen, wo Persönlichkeit und Netzwerk wichtiger sind als Qualifikations-Matching.

Was zahlen KMU mit 10-100 Mitarbeitern heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen datenschutzgerecht. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Welche Job-Portale werden direkt bedient?

StepStone, Indeed, Jobware, Monster, Arbeit.de, LinkedIn (mit Premium Career Pages), Xing, Google-Profil-Karriere, Ihre eigene Karriereseite. Per Nachfrage: Bavaria-Jobs, yourfirm, kimeta, Regional-Portale.

Was kosten die Anzeigen bei den Portalen extra?

StepStone: 899 bis 1.299 Euro pro Anzeige für 30 Tage. Indeed: ohne Grundgebühr (organisch) oderpro Tag (Sponsored). Jobware: 359 Euro pro Anzeige. Arbeit.de: ohne Grundgebühr. Unser Tool postet, Sie zahlen direkt an die Portale.

Wie verhindert die KI Diskriminierung in der Anzeige?

Die KI wurde auf AGG-Konformität trainiert: keine Altersbegrenzungen, keine Geschlechtsbezeichnungen ohne m/w/d, keine versteckten Herkunftskriterien, keine Religionsbezüge. Jede Anzeige wird gegen eine Liste von 40 problematischen Formulierungen geprüft, bevor sie rausgeht.

Wer darf WhatsApp-Nachrichten an Kandidaten senden?

Nur Kandidaten, die Ihre Jobanzeige über einen Kanal beantwortet haben (Erstbeteiligung durch den Kandidaten). Plus expliziter Opt-In am Anfang des Chats. Die KI sendet keine Cold-Messages. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Was, wenn ein Kandidat nicht per WhatsApp chatten will?

Er bekommt die gleiche Qualifizierung per E-Mail mit Formular oder per Telefon (dann ruft die KI-Telefonassistentin Julia an). Kandidat wählt präferierten Kanal in der Bewerbung.

Wie ist der Datenschutz bei Bewerberdaten?

datenschutzgerecht: Daten werden nur für das aktive Bewerbungsverfahren verarbeitet, nach Abschluss 6 Monate aufbewahrt (AGG-Frist) und dann gelöscht. Auf Wunsch sofortige Löschung. AV-Vertrag liegt bei, DSB-Schreiben vorbereitet.

Kann ich bestehende Bewerber aus meinem Pool einspeisen?

Ja, als CSV-Import oder über eine Mail-Inbox. Alte Bewerbungen werden mit neuen Stellen gematcht und der Kandidat gefragt, ob Interesse besteht — saubere DSGVO-Erneuerung der Einwilligung.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Drei Tage: Tag 1 Job-Portale anbinden und Ihre Ton/Vorlagen einpflegen. Tag 2 Karriere-Seite gestalten, Kalender anbinden, WhatsApp aktivieren. Tag 3 Testlauf mit einer fiktiven Stelle, Feintuning. Produktiv ab Tag 4.