Sprach-zu-Angebot
Vom Diktat zum PDF

Die meisten Handwerker lieben ihre Arbeit auf der Baustelle — nicht die Büroarbeit am Abend. Und genau da sitzt eine der größten Zeitfallen: Angebote schreiben. Aufmaß nehmen dauert 20 Minuten, der Kunde erwartet das Angebot übermorgen, aber es dauert regelmäßig zwei Wochen bis zur Versendung. Der Grund ist nicht mangelnde Arbeitsmoral — es ist die Barriere, sich abends noch eine Stunde hinzusetzen, die Excel-Tabelle zu öffnen, zu rechnen, zu formulieren, das PDF zu bauen.

Sprach-zu-Angebot ist der Workflow, der diese Barriere kippt. Von der Baustelle aus diktieren Sie auf Ihrem Handy (WhatsApp, Sprachnotizen-App oder unsere Web-App) das Aufmaß: "Dach-Sanierung, Einfamilienhaus, circa 80 Quadratmeter, Ziegel abnehmen und neu decken, Gerüst für zwei Wochen, Schornsteinanbindung prüfen." Die KI erkennt die Leistungsposten, rechnet mit Ihren hinterlegten Stundensätzen und Materialpreisen, und erstellt ein Angebot als PDF — auf Ihrem Briefpapier, mit Ihrem Logo, §19-konform oder mit Ausweis der Umsatzsteuer.

Das PDF kommt binnen Minuten in Ihr E-Mail-Postfach. Sie schauen einmal drüber, feinjustieren einen Preis, leiten an den Kunden weiter. Fertig. Aus zwei Wochen Verzögerung werden zwei Stunden — die Wandlungsquote Ihrer Anfragen in tatsächliche Aufträge steigt deutlich.

Schritt 1 — Sprachnachricht: Sie diktieren auf dem Handy. Freies Sprechen, ohne Struktur, ohne Satzzeichen. Die KI versteht Dialekt und Fachbegriffe.

Schritt 2 — Transkription: Das Gesprochene wird in Text umgewandelt. Unklare Stellen werden markiert, nicht erfunden. Sie sehen das Transkript in der Vorschau.

Schritt 3 — Strukturierung: Die KI erkennt Leistungsposten (Material, Arbeitsstunden, Gerüstmiete, Spezialposten) und gruppiert sie. Wenn etwas fehlt, stellt sie gezielte Rückfragen per E-Mail.

Schritt 4 — Preisbildung: Ihre hinterlegten Stundensätze und Materialpreise werden angewendet. Mengenrabatte, Anfahrtskosten, Entsorgungspauschalen — alles konfigurierbar.

Schritt 5 — PDF-Erstellung: Auf Ihrem Briefpapier mit Logo, Empfänger-Adresse, Anrede, Leistungsbeschreibung, Preisen, Zahlungsbedingungen, AGB-Verweis. §19-Kleinunternehmer-Regel berücksichtigt oder mit USt-Ausweis, je nach Ihrer Einstellung.

Schritt 6 — Versand: Sie bekommen das PDF zur Freigabe. Ein Klick und wir versenden es mit Ihrer Absender-Adresse an den Kunden, archivieren eine Kopie in Ihrem Ablagesystem und legen eine Wiedervorlage für den Nachfass an.

Gegenüber einer Excel-Vorlage: Excel ist toll, wenn Sie die Zeit haben, sich hinzusetzen. Die meisten Handwerker haben genau diese Zeit nicht. Sprach-zu-Angebot reduziert den Aufwand auf das Diktat — der Rest passiert im Hintergrund.

Gegenüber klassischer Handwerks-Software (Sage, SHKConnect, blue:solution): Diese Systeme können alles und kosten entsprechend — monatlich zwischen 80 und 200 Euro, Einarbeitung braucht Wochen. Unser Angebot ist schlanker, fokussiert auf den Angebots-Schritt, und in einer Stunde Setup einsatzbereit.

Die meisten Handwerker nutzen Sprach-zu-Angebot parallel zu ihrer bestehenden Rechnungs- oder Auftragssoftware. Der Nutzen ist der Geschwindigkeitsvorteil beim Angebot, nicht eine Komplettlösung.

Rechnet sich für Solo-Handwerker und kleine Betriebe, die wöchentlich zwischen 3 und 15 Angebote schreiben. Rechnet sich besonders bei Gewerken mit relativ standardisierbaren Leistungsposten: Dach, Fenster, Maler, Zimmerer, Fliesenleger, Sanitär. Rechnet sich weniger bei hochindividuellen Gewerken wie Restauration, Denkmalpflege oder Spezial-Schreinerei, wo jede Position einzeln kalkuliert wird.

Wer heute bei seinen Angeboten immer 10 Tage und mehr Verzögerung hat, wird den größten Unterschied spüren. Wer schon disziplinär abends seine Angebote schreibt, gewinnt eher an Komfort als an Durchsatz.

Wir schauen im Kick-off, ob Ihre Leistungsstruktur sich abbilden lässt. Wenn nicht, sagen wir es und schlagen einen Alternativweg vor — zum Beispiel den Baustellen-Memo-Workflow, wenn Sie ohnehin regelmäßig Baustellen-Protokolle schreiben.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Zusatzkosten.

Angebotserstellung bedeutet Verarbeitung von Kunden-Kontaktdaten und Geschäftsvolumen-Informationen. Wir regeln das sauber:

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen (Verantwortlicher) und uns (Auftragsverarbeiter). Sub-Dienstleister (Sprach-KI, Hosting) namentlich benannt.

Sprachaufnahmen werden nach erfolgreicher Transkription standardmäßig gelöscht — auf Wunsch Aufbewahrung bis zu 30 Tage für Audit-Zwecke.

Angebote und Kunden-Daten werden in deutschen Rechenzentren gehostet, verschlüsselt im Ruhezustand, nur per TLS 1.3 übertragen.

Keine Auswertung Ihrer Inhalte zu Trainings- oder Marketing-Zwecken. Ihre Angebote sind Ihre Angebote, Punkt.

Wie lange dauert es vom Diktat zum fertigen Angebot?

In der Regel zwischen 5 und 15 Minuten. Bei einfachen Aufmaßen (ein Gewerk, bekannte Leistungen) reicht die Kürze des Diktats plus die Transkription. Bei komplexen Aufmaßen mit Rückfragen dauert es bis zu einer Stunde, weil wir per E-Mail klären.

Was, wenn die KI etwas falsch versteht?

Sie sehen das Transkript in der Vorschau und können korrigieren, bevor die Preisbildung startet. Und Sie sehen das fertige PDF zur Freigabe — kein Auto-Versand. Die Fehlerrate ist in der Praxis niedrig, weil die KI bei Unklarheit rückfragt statt zu raten.

Können Sie auch Nachträge und Zusatzangebote?

Ja. Sie diktieren "Nachtrag zum Angebot 2024-042: zusätzlich 12 Quadratmeter Dachfläche, Gerüstverlängerung um drei Tage" — das System verknüpft den Nachtrag mit dem Ursprungsangebot und legt ihn strukturiert ab.

Wird das PDF revisionssicher archiviert?

Ja. Jedes erstellte Angebot wird chmod read-only gespeichert, mit Zeitstempel und Hashsumme. Sie können die Datei nicht versehentlich überschreiben. Bei Streitfällen haben Sie Nachweise.

Welche Gewerke sind schon gelernt?

Dach, Fenster-Einbau, Maler, Fliesenleger, Zimmerer, Heizung, Elektro, Sanitär, Trockenbau. Unbekannte Leistungen lernt die KI nach zwei bis drei Beispielen. Die Lernkurve geht steil nach oben.

Kann ich die Preisbildung manuell überschreiben?

Jederzeit. Sie können einzelne Positionen vor der PDF-Erstellung anpassen (Rabatt, Aufschlag, komplette Neuberechnung) oder im finalen PDF manuell eingreifen. Die Voreinstellung ist ein Vorschlag, keine Zwangsregelung.

Wie läuft der Datenschutz?

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert, Sprachaufnahmen nach Transkription gelöscht (Standard) oder 30 Tage aufbewahrt. Alles in der EU verarbeitet.

Was kostet mich eine zusätzliche Angebotspipeline über die 50 im Monatspreis hinaus?

Im Monatspreis 29 Euro sind 50 Angebote pro Monat enthalten. Darüber 1,50 Euro pro Angebot, transparent auf der Monatsrechnung. Bei sehr hohem Aufkommen bieten wir eine Flatrate ab 79 Euro monatlich.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Zwei Wochen. Woche 1: Kick-off, Stundensätze und Materialpreise erfassen, Briefpapier gestalten. Woche 2: Testangebote, Freigabe, Go-Live.

Wie kündige ich?

Zum Monatsende per E-Mail, keine Mindestlaufzeit. Archivierte Angebote werden Ihnen als ZIP-Export überlassen.