ZUGFeRD kommt an, Buchhaltung liest nur das PDF

Von Daniel Wesseling, Die Netzhandwerker · Angaben geprüft am 11.09.2026 gegen die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung

Was ein Hybridformat ist

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten als XML. Entwickelt wird das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das zur AWV gehört. Die XRechnung dagegen besteht nur aus XML und hat keine PDF-Ansicht. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung, ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Welcher Teil maßgeblich ist

Bisher galt bei einem hybriden Format: Weichen elektronische Daten und lesbares Bild voneinander ab, geht das Bild vor. Mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das umgekehrt. Die im strukturierten Teil liegenden Rechnungsdaten sind jetzt der führende Teil. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst darzustellen, statt sich auf das mitgelieferte PDF zu verlassen.

Warum die Buchhaltung nur das PDF sieht

• Weiterleitung als Bild: Der Posteingang reicht eine gedruckte oder gescannte Fassung weiter, der XML-Anhang geht dabei verloren.
• Programm liest kein XML: Die Buchhaltungssoftware erkennt die eingebettete Datei nicht und behandelt die Rechnung wie ein PDF.
• Texterkennung statt Daten: Werte werden aus dem Bild ausgelesen, obwohl sie strukturiert in der Datei stehen.
• Falsches Profil: Die Datei ist ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC-WL. Sie enthält XML, gilt aber nicht als E-Rechnung.

Was zu tun ist

1. Datei unverändert ablegen: Das Original mit eingebettetem XML sichern, nicht die weitergeleitete Kopie.
2. XML-Teil ansehen: Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de stellt auch ZUGFeRD lesbar dar.
3. Profil und Regeln prüfen: Ob eine Rechnungsdatei die Formatvorgaben der EN 16931 und die Geschäftsregeln erfüllt, zeigt eine Validierung.
4. Abweichungen melden: Stimmen PDF und XML nicht überein, zählt das XML. Den Aussteller informieren; wie weiter verfahren wird, klärt die Kanzlei.
5. Software umstellen: Das Buchhaltungsprogramm so einrichten, dass es die XML-Daten übernimmt, statt das Bild auszulesen.

Aufbewahrung

Nach § 14b Absatz 1 UStG ist ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Wer nur den Ausdruck archiviert, hat den maßgeblichen Teil nicht aufbewahrt.

Häufige Fragen

Welcher Teil einer ZUGFeRD-Rechnung gilt, PDF oder XML?

Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung der strukturierte Teil, also das XML. Früher ging bei Abweichungen das Bild vor; das hat sich laut BMF umgekehrt.

Ist jede ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Wie sehe ich den XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei?

Mit einem Betrachter, etwa dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de, oder mit einer Buchhaltungssoftware, die das eingebettete XML liest.

Reicht es, das ZUGFeRD-PDF auszudrucken?

Nein. Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Der Ausdruck enthält ihn nicht.

Übernehmen die Netzhandwerker die steuerliche Prüfung?

Nein. Wir beheben den Datenweg zwischen Posteingang, Buchhaltung und Archiv. Die umsatzsteuerliche Beurteilung bleibt bei der Kanzlei.

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