DSFinV-K-Export prüfen
Lücken finden, solange man sie noch erklären kann
Bei der Kassennachschau wird der Datenexport verlangt und maschinell ausgewertet. Wir werten ihn vorher aus: fehlende Tage, Sprünge in der Nummernfolge, Vorgänge ohne Signatur, Summen, die nicht zusammenpassen.
Vier Lagen, in denen der Export geprüft gehört. Gemeinsam ist ihnen, dass eine Lücke später schwerer zu erklären ist als heute.
Die Kassennachschau ist angekündigt
Es bleibt wenig Zeit, und der Export wurde noch nie jemandem vorgelegt. Ob er vollständig ist, weiß niemand im Haus.
Die Kasse wurde gewechselt
Zwischen altem und neuem System klafft eine Lücke von Tagen oder Wochen, oder der Altbestand liegt nur noch als Sicherung vor.
Die Sicherheitseinrichtung war ausgefallen
Nach einem Ausfall laufen Vorgänge ohne Signatur weiter. Wie viele es waren und an welchen Tagen, steht im Export.
Der Steuerberater fragt nach
Die Kanzlei möchte vor dem Jahresabschluss wissen, ob Kassenbuch, Auswertung und Datenexport zusammenpassen.
Was geprüft wird
Der Export wird maschinell durchgegangen, so wie es die Prüfung auch tut, und das Ergebnis in verständlicher Sprache berichtet.
Vollständigkeit je Tag
Für jeden Tag im Zeitraum wird geprüft, ob ein Abschluss vorliegt. Fehlende Tage sind der häufigste Befund, oft an Feiertagen und nach Systemwechseln.
Nummernfolge und Vorgänge
Sprünge und Doppelungen in der fortlaufenden Nummerierung werden aufgelistet, dazu Stornos, Trainingsbuchungen und offene Vorgänge.
Signaturen
Vorgänge ohne Signatur der Sicherheitseinrichtung werden gezählt und den Tagen zugeordnet, an denen sie entstanden sind.
Summen gegeneinander
Die Summen aus dem Export werden gegen Tagesabschlüsse und Auswertung gestellt. Abweichungen stehen mit Betrag und Tag im Bericht.
Der Befund kommt als lesbarer Bericht mit Anhang: je Auffälligkeit Tag, Belegnummer und Betrag, damit sich jede Zeile im eigenen System wiederfinden lässt.
So läuft es ab
Vom Export zum Befund in vier Schritten, ohne Eingriff in Ihre Kasse.
Export ziehen
Sie erzeugen den Datenexport aus Ihrem Kassensystem für den gewünschten Zeitraum. Wir sagen Ihnen, wo er in Ihrem System liegt.
Auswerten
Wir lesen den Export vollständig ein und gehen die Prüfpunkte durch, ohne Zugriff auf Ihre Kasse zu brauchen.
Befund berichten
Sie erhalten den Bericht mit Zusammenfassung, Einzelbefunden und Einordnung, was davon erklärbar und was zu beheben ist.
Nachlauf
Wurde etwas behoben, prüfen wir den neuen Export gegen. Auf Wunsch wiederholen wir die Prüfung regelmäßig.
Warum der Export mehr verrät als das Kassenbuch
Der Datenexport enthält jeden einzelnen Vorgang mit Zeitstempel, Nummer, Zahlart und Signatur. Er ist maschinenlesbar, und genau so wird er ausgewertet: Wer prüft, sortiert nach Tag und Nummer und sieht jede Lücke innerhalb von Sekunden.
Das Kassenbuch zeigt dagegen nur Summen. Eine Woche ohne Abschluss fällt dort niemandem auf, im Export dagegen sofort. Deshalb lohnt es sich, den Export einmal selbst so anzusehen, wie ihn die Gegenseite ansieht.
Die häufigsten Befunde
Fehlende Tage nach einem Systemwechsel oder einem Update. Vorgänge ohne Signatur, weil die Sicherheitseinrichtung zeitweise ausgefallen war und niemand es bemerkte. Sprünge in der Nummerierung, die aus einem zweiten Gerät stammen, das nie im Export auftaucht. Trainingsbuchungen, die im Echtbetrieb angelegt wurden.
Keiner dieser Punkte ist für sich genommen ein Vorwurf. Unangenehm wird es erst, wenn der Betrieb die Auffälligkeit im Termin zum ersten Mal sieht und keine Erklärung parat hat.
Was danach zu tun ist
Manches lässt sich noch beheben: Sicherungen einspielen, den Export erneut erzeugen, ein vergessenes Gerät aufnehmen. Anderes lässt sich nur erklären und dokumentieren, etwa ein belegter Ausfall der Sicherheitseinrichtung. Beides ist besser, als es unkommentiert stehen zu lassen.
Die Erklärung gehört anschließend in die Verfahrensdokumentation, denn dort wird bei der Prüfung ohnehin nachgesehen.
Was das mit der Meldepflicht zu tun hat
Bei der Nachschau wird verglichen, welche Geräte tatsächlich im Einsatz sind und welche dem Finanzamt gemeldet wurden. Taucht im Export ein Gerät auf, das nie gemeldet wurde, ist das der nächste Gesprächspunkt. Wie die Meldung läuft, steht unter Kassensystem beim Finanzamt melden.
Was wir machen und was nicht
Wir lesen aus, was im Export steht. Bewertet und vertreten wird von anderen.
Das machen wir
- Vollständige Auswertung des Datenexports über den gewählten Zeitraum
- Prüfung auf fehlende Tage, Nummernsprünge, Doppelungen und fehlende Signaturen
- Abgleich der Summen gegen Tagesabschlüsse und Auswertung
- Bericht mit Einzelbefunden, Tag, Belegnummer und Betrag
- Gegenprüfung nach einer Korrektur
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine rechtliche Bewertung der Befunde
- Keine Änderung an Ihren Kassendaten
- Keine Vertretung gegenüber der Finanzbehörde
- Keine Zusage, dass eine Prüfung ohne Beanstandung verläuft
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der DSFinV-K-Export?
Ein festgelegter Aufbau für Kassendaten, in dem jedes Kassensystem seine Vorgänge herausgeben muss. Bei einer Kassennachschau wird genau dieser Export verlangt und maschinell ausgewertet.
Brauchen Sie Zugriff auf unsere Kasse?
Nein. Wir arbeiten allein mit dem Export, den Sie selbst erzeugen. In die Kasse greifen wir nicht ein.
Welchen Zeitraum sollten wir prüfen lassen?
Sinnvoll ist der Zeitraum, der prüfungsrelevant ist, meistens die letzten abgeschlossenen Jahre. Für einen ersten Eindruck genügen zwölf Monate.
Was passiert, wenn Lücken gefunden werden?
Wir benennen sie mit Tag und Beleg und ordnen ein, was sich noch beheben lässt und was nur erklärt und dokumentiert werden kann. Die Entscheidung darüber trifft Ihr Steuerbüro.
Ist eine Lücke automatisch ein Problem?
Nein. Ein Feiertag ohne Umsatz ist keine Lücke, ein belegter Ausfall der Sicherheitseinrichtung ist erklärbar. Unangenehm wird es, wenn der Befund im Termin überrascht.
Funktioniert das mit jedem Kassensystem?
Mit jedem, das den festgelegten Export erzeugt. Liefert Ihr System einen eigenen Aufbau, sehen wir uns die Datei an und sagen, was sich daraus auswerten lässt.
Wie oft sollte geprüft werden?
Einmal jährlich vor dem Abschluss reicht in der Regel, dazu nach jedem Systemwechsel und nach einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung.
Was kostet es?
Festpreis nach Sichtung. Der Aufwand hängt am Zeitraum und daran, ob mehrere Geräte oder Betriebsstätten zusammengeführt werden müssen.