Terminbot
Buchen per Telefon oder Chat

Terminvereinbarung ist der häufigste Anruf in jeder kleinen Praxis, Werkstatt oder Kanzlei. Und einer der zeitraubendsten: Der Anrufer möchte Donnerstag 14 Uhr, Sie schauen in den Kalender, der Slot ist weg, Sie nennen Freitag 10 Uhr, der Anrufer kann nicht, so geht es eine Minute lang hin und her. Pro Anruf drei bis fünf Minuten, bei zehn Anrufen am Tag eine halbe Stunde reine Terminvergabe.

Der Terminbot macht exakt diesen Teil — mehr nicht. Wir haben ihn bewusst schlank gehalten, weil Fokus Stabilität bedeutet. Der Bot kennt Ihre Dienstleistungen mit Dauer und Pufferzeiten, kennt Ihre Arbeitszeiten, kennt Ihre Urlaubstage. Er nennt freie Slots, bucht einen Termin und schickt die Bestätigung. Für alles andere — Beratung, Fragen, Preisinformationen — hilft Ihnen FINN (Chat) oder Julia (Telefon).

Der Terminbot läuft über beide Kanäle: als Dialog in Ihrer Julia-Telefonzentrale und als Formular in Ihrem FINN-Chatwidget. Der Anrufer oder Besucher entscheidet selbst, welchen Weg er nimmt. Das Ergebnis ist dasselbe: ein fester Termin, der automatisch in Ihren Kalender eingetragen ist.

Der Kunde sagt oder schreibt: "Ich hätte gerne einen Termin am Montag Nachmittag." Der Bot fragt: "Für welche Leistung?" Der Kunde antwortet: "Zahnreinigung." Der Bot kennt die Dauer (30 Minuten) und die Pufferzeiten (5 Minuten vor und nach), schaut in den Kalender und antwortet: "Am Montag 14 Uhr, 15 Uhr oder 16:30 Uhr wäre frei."

Der Kunde wählt 15 Uhr. Der Bot fragt nach Name und Geburtsdatum (bei Arztpraxen), Name und Telefonnummer (bei Werkstätten), oder nur Name (bei Friseuren). Nach der Bestätigung trägt er den Termin ein, schickt dem Kunden eine SMS-Bestätigung mit allen Details und einem Stornierungs-Link.

24 Stunden vor dem Termin bekommt der Kunde automatisch eine SMS-Reminder. Wer doch nicht kommen kann, klickt den Stornierungs-Link — der Slot ist sofort wieder frei. Ihre No-Show-Quote sinkt in der Regel um 30 bis 50 Prozent.

Der Markt ist voll von Terminbuchungs-Tools: Calendly, Acuity, Doctolib, TerminApp, jameda und viele mehr. Die meisten sind Formulare im Web — der Kunde muss Ihre Website kennen, den Weg dorthin finden und sich mit dem Formular auseinandersetzen. Das funktioniert für digitalaffine Kunden. Für alle anderen ist es eine Hürde.

Unser Terminbot kommt stattdessen zum Kunden: Er ist in Ihr Telefon (als Dialog mit Julia) und in Ihr Chat (als Formular in FINN) eingebaut. Der Kunde muss nichts lernen, er sagt einfach, was er will. Das funktioniert auch für die 70-jährige Stammkundin und den 80-jährigen Nachbarn.

Gegenüber spezialisierten Branchen-Tools (Doctolib, jameda) sind wir günstiger und flexibler. Sie bleiben Besitzer Ihrer Kundendaten, Sie gestalten den Dialog, Sie behalten die Kontrolle. Keine Plattform-Gebühren pro Buchung, keine vorgeschriebenen Listenplätze.

Der Terminbot passt für Arztpraxen (ohne Kassenabrechnung direkt im Termin), Physio- und Ergotherapeuten, Friseure und Barber, KFZ-Werkstätten, Tierärzte, Kosmetik- und Nagelstudios, Handwerker mit Service-Tagen, Anwälte und Steuerberater mit Erstberatungs-Slots. Überall dort, wo ein Termin = eine feste Dienstleistung mit bekannter Dauer ist.

Weniger passend ist er für Beratungsgeschäft mit individueller Termin-Länge (für zwei Stunden oder für 30 Minuten, je nach Anliegen) — dort greift besser das normale Kontaktformular. Auch für Betriebe mit Schichtsystem oder wechselnden Mitarbeitern mit unterschiedlicher Spezialisierung empfehlen wir ein Vorgespräch, ob die Abbildung sauber möglich ist.

Der Terminbot ist als Baustein zu Julia oder FINN gedacht. Er ersetzt nicht ein komplettes Praxis-Verwaltungssystem — er reduziert den Aufwand in dem einen Fall, der den meisten Aufwand macht.

Wir rechnen in zwei Teilen ab: einmaliges Setup und monatlicher Betrieb. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Zusatzkosten.

Terminbuchungssysteme verarbeiten Kontaktdaten, manchmal auch Gesundheitsdaten (bei Arztpraxen). Wir legen Wert auf saubere Regelung:

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie als Verantwortlicher, wir als Auftragsverarbeiter. Sub-Dienstleister (SMS-Provider, Kalender-Anbieter) namentlich benannt.

Datenminimierung: Wir fragen nur die Daten ab, die für die Buchung nötig sind. Keine E-Mail, wenn der Reminder per SMS läuft. Keine Adresse, wenn der Termin in Ihrer Praxis stattfindet.

Für Arztpraxen gilt besonders: Buchungen mit Leistungsbezeichnung werden als Gesundheitsdaten behandelt. Speicherung nur verschlüsselt, Übertragung nur TLS 1.3. Kein Zugang für uns in laufende Termindaten.

Welche Kalender-Systeme werden unterstützt?

Google Calendar, Outlook / Microsoft 365, Exchange, iCloud Calendar, CalDAV-kompatible Systeme. Für Praxis-Verwaltungssoftware (TomedoX, Medatixx, Doctor Soft) schauen wir individuell — in der Regel gibt es eine Schnittstelle oder einen Workaround.

Wie viele Mitarbeiter können abgebildet werden?

Bis zu fünf Mitarbeiter im Standard-Setup, jeweils mit eigener Kalenderansicht und eigenen Leistungen. Ab sechs Mitarbeitern rechnen wir 19 Euro pro Mitarbeiter monatlich on top — oder wir schauen, ob ein Shared-Kalender praktikabler ist.

Muss jede Leistung vordefiniert sein?

Ja. Der Bot braucht wissen: Dauer, Pufferzeit, Preis (optional). Ohne diese Basis kann er keine Zeitfenster prüfen. Im Kick-off nehmen wir Ihre Leistungen auf, die Liste lässt sich jederzeit erweitern.

Was kosten SMS-Reminder?

Inklusive bis 300 SMS pro Monat. Darüber 8 Cent pro SMS, transparent auf der Monatsrechnung. Bei Physio-Praxen mit mehreren hundert Terminen pro Monat rechnen wir einen Flatrate-Tarif ab 49 Euro monatlich.

Was, wenn der Kunde keine SMS empfangen kann?

Alternative ist E-Mail-Reminder (ohne Aufpreis) oder WhatsApp-Message (5 Cent pro Nachricht). Der Kunde wählt seinen Kanal bei der Buchung.

Lässt sich der Bot ohne Julia und ohne FINN buchen?

Als Web-Formular ja, aber die meiste Wirkung hat der Terminbot in Kombination. Stand-alone-Preis wäre identisch, aber der Nutzen für Ihre Kunden bleibt beschränkt auf den Web-Weg.

Wie läuft DSGVO in der Praxis?

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit uns als Auftragsverarbeiter. Kalender-Daten werden nur für die Buchung verarbeitet, nicht gespeichert. SMS-Inhalte werden nach Versand gelöscht. Volle Transparenz auf Anfrage.

Kann ich den Bot abschalten, wenn ich mal nicht verfügbar bin?

Ja, jederzeit per E-Mail oder im Backend selbst — der Bot antwortet dann auf Terminanfragen mit einer Hinweis-Mail an Ihre E-Mail-Adresse. Automatische Reaktivierung zum gewünschten Datum möglich.

Wie kündige ich?

Zum Monatsende per E-Mail, keine Mindestlaufzeit. Die Einbindung wird abgeschaltet, Ihre Daten werden nach 30 Tagen gelöscht oder auf Wunsch exportiert.