Kassendaten in DATEV:
SumUp, Zettle und Co. als Buchungsstapel
Ihre Kanzlei bekommt die Kassendaten nicht in DATEV? Wir bauen einen Konverter, der den Export Ihres Kassensystems in einen DATEV-Buchungsstapel übersetzt. Bargeld, Kartenzahlung, Trinkgeld, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen stehen darin getrennt und nachvollziehbar.
Vier Situationen, mit denen Betriebe und Kanzleien bei uns landen. Meist steckt dahinter dasselbe Problem: Das Kassensystem denkt in Zahlungen, DATEV denkt in Buchungen.
Die Kanzlei bekommt die Kassendaten nicht in DATEV
Das Kassensystem liefert eine Tabelle, die Kanzlei braucht einen Buchungsstapel. Dazwischen wird bisher abgetippt, sortiert oder mit Sammelbuchungen gearbeitet, die niemand mehr nachvollziehen kann.
Fehlermeldung beim Import in DATEV
Spalten fehlen, Datumsangaben stehen im falschen Format, Beträge tragen das falsche Vorzeichen oder Dezimaltrennzeichen. Der Import bricht ab, und keiner weiß, an welcher Zeile es liegt.
Der Export passt nicht zum DATEV-Format
Kassensysteme exportieren nach eigener Logik: eine Zeile je Zahlung, je Artikel oder je Tag. Der Buchungsstapel erwartet einen festen Aufbau. Genau diese Übersetzung übernimmt der Konverter.
Gebühren und Auszahlungen sind vermischt
Auf dem Bankkonto kommt die Auszahlung abzüglich Gebühren an, in der Kasse steht der volle Umsatz. Ohne saubere Trennung geht am Monatsende nichts auf.
Was der Konverter macht
Aus dem Kassenexport wird ein Buchungsstapel, den Ihre Kanzlei direkt einlesen kann. Jede Zahlungsart und jeder Abzug bekommt eine eigene, nachvollziehbare Zeile.
Bar und Karte getrennt
Barumsätze und Kartenzahlungen werden getrennt ausgewiesen. So kann die Kanzlei beide Wege sauber auseinanderhalten.
Trinkgeld eigens geführt
Trinkgelder stehen in eigenen Zeilen. Wie sie gebucht werden, entscheidet Ihre Kanzlei. Der Konverter sorgt dafür, dass sie nicht im Umsatz verschwinden.
Gebühren und Erstattungen
Transaktionsgebühren und Erstattungen an Kunden werden aus dem Umsatz herausgelöst und als eigene Buchungszeilen geführt.
Auszahlungen zuordenbar
Soweit Ihr Export die Auszahlungen enthält, ordnet der Konverter sie den zugrunde liegenden Zahlungen zu. Kasse, Kontoauszug und Stapel passen dann zusammen.
Für SumUp haben wir einen solchen Konverter bereits gebaut und eingesetzt. Für Zettle, ready2order, orderbird und weitere Kassensysteme bauen wir ihn für Ihr System, auf Grundlage Ihrer echten Exportdatei.
So läuft es ab
Vom ersten Export bis zum laufenden Einsatz in vier Schritten. Ihre Kanzlei ist beim Probelauf dabei.
Export senden
Sie laden einen Monatsexport aus Ihrem Kassensystem herunter und senden ihn uns. Echte Daten, keine Musterdatei.
Sichtung und Festpreis
Wir prüfen Aufbau, Zahlungsarten und Sonderfälle der Datei und nennen Ihnen danach einen Festpreis.
Bau und Probelauf
Wir bauen den Konverter und erzeugen aus Ihrem Monat einen Buchungsstapel, den Ihre Kanzlei probeweise einliest.
Übergabe
Nach der Abnahme durch Sie und Ihre Kanzlei setzen Sie den Konverter jeden Monat ein, immer mit derselben Logik.
Was Sie uns liefern
Je vollständiger der Beispielmonat, desto weniger Überraschungen im laufenden Betrieb.
Für den Start
- Einen vollständigen Monatsexport aus Ihrem Kassensystem, am besten mit Barzahlung, Kartenzahlung und mindestens einer Erstattung.
- Die Kontenzuordnung Ihrer Kanzlei: welche Erlöse, Gebühren und Trinkgelder auf welche Konten laufen.
- Die Angaben, die Ihre Kanzlei für den Buchungsstapel vorgibt.
- Den Kontoauszug zum selben Monat, falls Auszahlungen abgeglichen werden sollen.
Die Kontierung bleibt bei der Kanzlei
Wir liefern die Technik, die den Export in das richtige Format bringt. Welche Konten angesprochen werden, legt Ihre Kanzlei fest. Wir bauen ihre Vorgabe ein und verändern sie nicht.
Was wir machen und was nicht
Eine klare Aufgabe: Daten aus der Kasse im passenden Aufbau zur Kanzlei bringen.
Das machen wir
- Konverter vom Kassenexport zum DATEV-Buchungsstapel
- Trennung von Bar, Karte, Trinkgeld, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen
- Prüfliste zu jedem Lauf: übernommene und abgewiesene Zeilen mit Grund
- Anpassung, wenn Ihr Kassensystem sein Exportformat ändert
Das machen wir nicht
- Keine Steuerberatung und keine Kontierung
- Keine Einrichtung der Kasse oder der TSE, dafür gibt es Kassensystem und TSE
- Kein Ersatz für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch
- Kein Produkt von DATEV, sondern eine eigene Entwicklung
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Warum bekommt meine Kanzlei die SumUp-Daten nicht in DATEV?
Meist passt der Export nicht zu dem Aufbau, den der Buchungsstapel erwartet: andere Spalten, andere Datumsformate, Umsatz und Gebühren in einer Zeile. Der Konverter übersetzt die Datei so, dass sie im erwarteten Aufbau vorliegt.
Was tun bei einer Fehlermeldung beim Import in DATEV?
Wir sehen uns Exportdatei und Fehlermeldung an, finden die Zeilen, an denen der Import scheitert, und bauen den Konverter so, dass diese Fälle künftig richtig übersetzt werden.
Funktioniert das auch mit Zettle, ready2order oder orderbird?
Für SumUp haben wir einen Konverter bereits gebaut und eingesetzt. Für andere Kassensysteme bauen wir ihn für Ihr System, auf Grundlage Ihrer echten Exportdatei.
Wie werden Trinkgelder behandelt?
Der Konverter weist Trinkgelder in eigenen Zeilen aus. Auf welches Konto sie gebucht werden, legt Ihre Kanzlei fest.
Wer legt die Konten fest?
Ihre Kanzlei. Wir übernehmen die Kontenzuordnung, die sie vorgibt, und bauen sie in den Konverter ein. Eine Kontierung durch uns gibt es nicht.
Was kostet der Konverter?
Wir nennen einen Festpreis, nachdem wir eine echte Exportdatei gesichtet haben. Der Aufwand hängt vom Kassensystem und von den Sonderfällen in Ihren Daten ab.
Muss ich mein Kassensystem wechseln?
Nein. Sie arbeiten weiter wie bisher. Der Konverter setzt bei dem Export an, den Ihr Kassensystem ohnehin liefert.
Wie kommen die Daten zu Ihnen?
Sie senden uns die Exportdatei. Enthält sie personenbezogene Daten, schließen wir vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.