Rechnungsabschluss-Automat
Fünf Mal schneller zum Monatsabschluss

Eine Steuerkanzlei mit zehn Mitarbeitern bearbeitet im Schnitt 300 bis 800 Monatsabschlüsse pro Monat. Jeder Abschluss frisst zwei bis acht Stunden, je nach Qualität der Vorarbeit des Mandanten. Bei Fachkräftemangel und stabilen Preisen ist klar, woran es bricht: die Sachbearbeiter-Zeit. Wer mehr Mandate will, braucht entweder mehr Leute oder schnellere Prozesse.

Der Rechnungsabschluss-Automat ist das zweite. Er liest Belege ein (auch aus Mandanten-Clouds wie BelegeBox oder DATEV Unternehmen online), klassifiziert sie nach Konto und Steuerschlüssel, findet Doppel-Belege und falsche Steuersätze, markiert Ausreißer und bereitet einen Abschluss-Entwurf vor. Der Sachbearbeiter korrigiert, was nötig ist — typischerweise zehn Prozent der Buchungen statt hundert — und gibt frei.

Schritt 1 — Beleg-Eingang aus allen Quellen: Mandanten-Cloud, Postfach, gescannter Postkasten, DATEV Unternehmen online, BelegeBox — alles landet im Automaten.

Schritt 2 — Klassifikation und Kontierung: Jeder Beleg wird automatisch dem passenden Konto zugewiesen (SKR 03/04) mit passendem Steuerschlüssel. Unklare Fälle werden markiert.

Schritt 3 — Unstimmigkeits-Check: Doppel-Belege, falsche USt-Ausweise, nicht-abzugsfähige Vorsteuer, Datums-Verschiebungen, Rundungsdifferenzen — die KI sucht aktiv nach Fehlern.

Schritt 4 — Abschluss-Entwurf in DATEV: Fertiger Buchungsstapel wird im DATEV-Format bereitgestellt. Sachbearbeiter übernimmt, korrigiert die markierten Zweifelsfälle, bucht ab.

Schritt 5 — Freigabe und Versand: Mandant bekommt automatisch BWA und Kontoblatt, wenn freigegeben. DATEV-Export für Jahresabschluss-Vorbereitung direkt verfügbar.

Steuerberatungskanzleien mit drei bis zwanzig Mitarbeitern, besonders Einzelkanzleien mit 80 bis 250 Mandanten. Kanzleien, die in Fachkräfte-Engpässe gelaufen sind oder wachsen wollen, ohne weitere Leute einzustellen. Kanzleien mit hohem Anteil KMU-Mandate (buchhalterisch eher einfach, Volumen hoch). Weniger geeignet für reine Großmandats-Kanzleien mit stark individueller Beratung oder für Kanzleien, die bereits mit fremden KI-Tools arbeiten (Überlappung).

Was zahlen Steuerberatungskanzleien heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Ist das GoBD-konform?

Ja — alle Prozesse sind mit vollständiger Prüfspur versehen. Jeder KI-Vorschlag, jede Korrektur, jede Freigabe wird unveränderlich dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD liegt dem Setup-Paket bei und ist von einem IT-Auditor gegengelesen.

Welche DATEV-Umgebungen werden unterstützt?

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (klassisch und comfort), DATEV Unternehmen online, DATEV SmartExperts. Mit Einschränkungen auch DATEV SmartLogin. Nicht unterstützt: andere ERP-Systeme als DATEV (dafür bauen wir auf Anfrage eigene Adapter).

Was kostet die OCR pro Beleg?

Bei Azure Document Intelligence etwa 1,5 Cent pro Beleg, bei hohem Volumen weniger. Sie zahlen das direkt an Microsoft (EU-Rechenzentren möglich, EU-Data-Boundary). Für eine typische Kanzlei mit 500 Mandaten und 50.000 Belegen pro Monat: 750 Euro Microsoft-Kosten.

Welche Sprachmodelle werden verwendet?

Claude Sonnet 4.6 für die Klassifikation und Kontierung (Anthropic EU-Endpunkte). Optional OpenAI GPT-4o als Alternative. Ein lokales Modell ist technisch möglich, aber in der Praxis deutlich schlechter bei Fach-Belegen.

Wie ist die Datensouveränität?

Belege bleiben auf Ihrem Server oder bei Ihrem DATEV-Hoster. An Anthropic oder OpenAI geht nur der extrahierte Text (ohne Belegbilder), und nur für Klassifikation. Kein Training auf Ihren Daten, explizit ausgeschlossen per AV-Vertrag.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Zwei Wochen: Woche 1 Systemanbindung (DATEV, OCR, KI). Woche 2 Training mit 500 Ihrer typischen Belege aus dem Vormonat. Danach geht es in den Probebetrieb für einen Monat, in dem wir parallel laufen lassen und Ergebnisse vergleichen.

Was passiert bei neuen Mandanten?

Der Automat kennt von Tag 1 die üblichen Kontierungsmuster Ihrer Kanzlei. Für einen neuen Mandanten lernt er dessen Spezifika in drei bis fünf Monaten ein — bis dahin markiert er viele Faelle als "bitte prüfen". Das ist konservativ, aber sicher.

Haftet Ihr für Kontierungsfehler?

Wir garantieren die technische Funktion. Für die steuerrechtliche Richtigkeit haftet der Steuerberater — wie vor dem Automaten auch. Der Abschluss-Automat ist Arbeitshilfe, nicht Entscheider. Ohne Sachbearbeiter-Freigabe geht nichts raus. Unsere Berufshaftpflicht deckt Software-Fehler.

Können Mandanten das Tool auch selbst nutzen?

Als White-Label für Ihre Mandanten-Upload-Oberfläche verfügbar: der Mandant lädt Belege hoch, bekommt Vorklassifikation, sieht Kontenblatt. Die Endfreigabe bleibt bei Ihnen. Das ist ein Upgrade-Modul für 1.900 Euro zusätzlich.