Abläufe für Büro und Verwaltung
Das Postfach sortiert sich selbst
Belege suchen, Anfragen abtippen, Fristen im Kopf behalten: schaltwerk© übernimmt die wiederkehrenden Handgriffe im Büro und legt jedes Ergebnis nachvollziehbar ab.
Im Überblick
Acht Bausteine dieses Teils von schaltwerk©.
Belegeingang
Rechnungen aus dem Postfach erkennen, benennen und ablegen.
Anfragen
Formular- und Mailanfragen als Vorgang mit Wiedervorlage.
Fristen
Kündigungsfristen, Prüftermine und Verlängerungen rechtzeitig melden.
Kundenanlage
Neue Kunden aus Anfrage oder Auftrag in die Kundenliste.
Berichte
Wöchentliche Zusammenfassung von Umsatz, Anfragen und offenen Posten.
Zahlungsabgleich
Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnen.
Dokumente
Unterlagen aus Vorlagen erzeugen und ablegen.
KI-Vorsortierung
Anfragen nach Thema und Dringlichkeit einordnen.
Im Detail
Was dieser Baustein leistet und was dafür nötig ist.
Was sich ändert
- Belege liegen vollständig an einem Ort
- Anfragen gehen nicht im Postfach unter
- Fristen melden sich von selbst
- Berichte entstehen ohne Zusammensuchen
Was bei Ihnen bleibt
- Entscheidungen über Angebote und Zahlungen
- Freigabe von Mails an Kunden
- Prüfung unklarer Belege
- Pflege der Vorlagen
So läuft ein Projekt ab
Vier Schritte vom ersten Ablauf zum geprüften Betrieb.
Ablauf beschreiben
Sie schildern, was heute von Hand passiert: Auslöser, Prüfschritte, Ergebnis. Wir zeichnen den Ablauf als Regel auf.
Zugänge anbinden
Wir binden Postfach, Shop, Tabelle oder Software über die vorhandenen Schnittstellen an und legen die Zugänge geschützt ab.
Probelauf
Jeder Ablauf läuft zuerst gegen Testdaten. Sie sehen im Protokoll, was passiert wäre, bevor er scharf geschaltet wird.
Betrieb
Der Ablauf läuft auf Ihrem Server. Fehler landen im Protokoll und lösen eine Meldung aus, statt still liegen zu bleiben.
Weitere Bausteine
Jeder Ablauf entsteht aus mehreren Bausteinen.
schaltwerk© im Überblick
Alle Bausteine und Anwendungen auf einen Blick.
Mehr erfahren →Abläufe für Sensoren und Geräte
Messwert über Grenze, Gerät meldet sich nicht: Meldung und Gegenmaßnahme.
Mehr erfahren →Auslöser
Neue Mail, Bestellung, Formular, Zeitplan oder Messwert startet den Ablauf.
Mehr erfahren →Aktionen
Datensatz anlegen, Datei ablegen, Nachricht senden, Software ansteuern.
Mehr erfahren →Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Kann schaltwerk© Belege an die Buchhaltung übergeben?
Ja, über Schnittstelle, Upload-Postfach oder Ablageordner, je nachdem, was Ihre Buchhaltung annimmt.
Werden Mails automatisch beantwortet?
Nur wenn Sie es festlegen. Üblich ist ein Entwurf, den Sie prüfen und freigeben.
Wie erkennt schaltwerk© eine Rechnung?
Über Absender, Betreff, Anhang und auf Wunsch einen KI-Schritt, der den Beleg liest. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste.
Funktioniert das mit mehreren Postfächern?
Ja. Jedes Postfach kann eigene Regeln haben.