Onboarding-Autopilot
Vom Kaufklick bis zum Kick-Off automatisch
Kunde kauft, die Automatik übernimmt: Willkommens-Mail, Onboarding-Formular, Vertrags-Signatur, Rechnungsversand, Kalender-Buchung für Kick-Off, Ressourcen-Bereitstellung. KI-personalisiert nach Kundenprofil. Sie sparen 2 bis 3 Stunden pro Neukunde.
Warum eigenes Onboarding-Autopilot-Produkt statt Agentur oder SaaS-Abo
B2B-Dienstleister verlieren ein knappes Sechstel ihrer Arbeitszeit allein mit Kunden-Aufnahme. Nach dem Vertragsabschluss: Welcome-Mail schreiben, Fragebogen rausschicken, auf Antworten warten, Vertrag unterschreiben lassen, Rechnung stellen, Kick-Off-Termin buchen, Tools freischalten, Ressourcen zusenden. Zwei bis drei Stunden pro Neukunde, und in der Zeit ist der Kunde noch gar nicht produktiv.
Der Onboarding-Autopilot komprimiert das auf fünfzehn Minuten Gesamtaufwand — aufgeteilt auf zwei, drei Mini-Eingriffe, der Rest läuft. Kunde kauft (über Stripe, Buchungsformular, Angebot-Annahme), die Sequenz startet: personalisierte Welcome-Mail in Ihrem Ton, Onboarding-Fragebogen passend zum Paket, DocuSign-Vertrag, PDF-Rechnung, Kick-Off-Termin aus Ihrem Kalender, alle Ressourcen fertig im Portal.
Wie der Autopilot läuft
Schritt 1 — Trigger durch Kauf oder Buchung: Stripe-Kauf, Angebot-Annahme, Kalender-Buchung — jedes dieser Ereignisse startet die Sequenz. Kein manueller Start nötig.
Schritt 2 — Welcome plus Fragebogen: In den ersten 5 Minuten: personalisierte Welcome-Mail mit nächsten Schritten, Fragebogen zur Bedarfsermittlung. In Ihrem Ton, mit Ihrer Signatur.
Schritt 3 — Vertrag und Rechnung: Sobald Fragebogen zurück ist (meist innerhalb 24h): Vertrag wird generiert, DocuSign-Signatur angefragt. Nach Unterschrift: Rechnung raus mit korrekten Steuersatz.
Schritt 4 — Kick-Off-Termin gebucht: Kandidat wählt aus drei Termin-Vorschlägen in Ihrem Kalender. Zoom-Link, Kalender-Eintrag beidseitig, Erinnerung 1 Tag vorher.
Schritt 5 — Ressourcen freigeschaltet: Zugang zu Ihrem Portal, Videos, Arbeitsmaterialien, Slack-Channel oder Teams-Kanal. Alles bereit, wenn der Kick-Off startet.
Für wen sich Onboarding-Autopilot lohnt
B2B-Dienstleister mit standardisierten Produkten oder Paketen: Agenturen (Design, Marketing, SEO), Coaches, Berater (Unternehmens-, Karriere-, Steuer-), Kursanbieter, SaaS-Firmen mit gutem CSM-Workflow. Betriebe, die mindestens 5 Neukunden pro Monat aufnehmen und bei denen das Onboarding sich pro Kunde zwischen einer und vier Stunden zieht. Weniger geeignet für vollständig individuelle Enterprise-Deals mit maßgeschneidertem Kick-Off — die laufen manuell schneller.
Was wir konkret für Sie bauen
Multi-Trigger-Start
Stripe-Checkout, Angebot-Annahme, PayPal, Kalender-Buchung, WooCommerce-Kauf, direkte Zahlung auf Rechnung — alle als Auto-Start.
Personalisierte Welcome-Mail
KI schreibt die Welcome-Mail personalisiert zur Branche und zum Paket des Kunden. Kein Mass-Mailing-Gefühl.
Adaptive Onboarding-Fragen
Fragebogen passt sich dynamisch an: Kunde aus Handwerk bekommt andere Fragen als Kunde aus der Beratung. Kunden-spezifisch, nicht generisch.
Vertragsgenerierung mit eIDAS
Vertrag automatisch aus Template, Unterschrift per DocuSign oder einfacher eIDAS-Signatur. PDF archiviert, rechtsgültig.
Rechnung mit korrekter Steuer
Automatisch: B2B vs. B2C, EU vs. Drittland, Reverse-Charge bei EU-B2B, Kleinunternehmer-Hinweis wenn relevant. Stripe oder manuell an Ihr Rechnungssystem.
Kalender-Integration
Google Calendar, Outlook, Calendly, cal.com. Kunde bucht aus Ihren freien Zeiten, automatischer Zoom-Link, Reminder-Sequenz.
Portal-Zugang freischalten
Thrive Apprentice, Kajabi, MemberSpace, Teachable oder eigenes Portal — Kunde bekommt Zugang inkl. Passwort-Setup.
Slack/Teams-Kanäle
Für Beratungskunden: automatisches Anlegen eines dedizierten Slack-Channels oder Teams-Kanals mit Kunden eingeladen.
Was der Markt sonst anbietet
Was zahlen Agenturen, Coaches, Berater, SaaS heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?
29–99€/Monat
Baukasten, viel Eigenarbeit, begrenzte KI Dubsado
20–40€/Monat
starke Workflows, US-zentriert, DSGVO-Grauzone HoneyBook
US-Produkt, Zahlungen nur USD, kein deutsches Steuerrecht Onboarding-Autopilot
3.400€ einmalig
datenschutzgerecht, deutsche Steuerlogik, 79€/Monat optional Eigenentwicklung in-house
20.000–60.000€
6–12 Monate, Entwickler nötig
Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.
Komplett-Paket: Bedarfsaufnahme, Konfiguration, Integration in Ihre bestehenden Systeme, Datenbank-Anbindung, Schulung für Ihr Team, erster produktiver Einsatz. Zwölf Monate Updates inklusive. Das Produkt gehört Ihnen.
Optionaler Wartungsvertrag: Monitoring der KI-Pipelines, API-Key-Rotation, Updates neuer Features, Support binnen 24 Stunden werktags. Kündbar zum Monatsende, nicht verpflichtend.
Datenschutz und DSGVO
Wir bauen datenschutzgerecht. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.
KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.
Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Zahlungsdienstleister werden unterstützt?
Stripe (bevorzugt), PayPal, Mollie, Adyen, GoCardless für Lastschrift, Invoice2go für reine Rechnungen, WooCommerce. Manuelle Zahlungsbestätigung möglich für Überweisungen — dann wird der Autopilot vom Bank-Parser oder per Mail-Trigger gestartet.
Welche Signatur-Anbieter werden unterstützt?
DocuSign (Enterprise), FP Sign (deutsch), Scrive, signaturit, PandaDoc, Adobe Sign. Für einfache Anwendungsfälle auch eine integrierte eIDAS-Einfach-Signatur auf Ihrer Seite.
Wie passt sich der Autopilot an verschiedene Pakete an?
Sie definieren pro Paket die Sequenz: welche Welcome-Mail, welcher Fragebogen, welcher Vertrag, welche Ressourcen. Die KI personalisiert dann innerhalb dieser Struktur — z.B. die Welcome-Mail wird branchen- und kundenspezifisch angepasst.
Was, wenn der Kunde den Fragebogen nicht ausfüllt?
Nach 2 Tagen: freundliche Erinnerung. Nach 5 Tagen: zweite Erinnerung mit Telefonnummer. Nach 10 Tagen: Eskalation an Sie per Slack oder Mail. Sie entscheiden dann über Folgeschritte.
Wer schreibt die Welcome-Mail wirklich?
Die KI schreibt den ersten Entwurf. Sie legen fest, ob das sofort rausgeht oder ob Sie jede Mail vor Versand freigeben. Für die ersten 20 Kunden empfehlen wir Freigabe, danach meist Vollautomatik.
Wie ist die Rechnungsstellung rechtssicher?
Die generierte Rechnung entspricht allen Pflichtangaben nach §14 UStG und GoBD-konformer Speicherung. Für Kleinunternehmer automatisch der §19-Hinweis, für EU-B2B die Reverse-Charge-Klausel, für Drittland die entsprechenden Vermerke. Ihr Steuerberater bekommt die Daten im DATEV-Format.
Was kostet der laufende Betrieb?
KI-Kosten pro Onboarding: rund 40 Cent für Welcome-Mail, Fragebogen-Auswertung, Vertrags-Personalisierung. Bei 50 Neukunden pro Monat also rund 20 Euro Anthropic-Kosten. Stripe, DocuSign etc. fallen separat an Ihre Accounts.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Fünf Tage: Tag 1 Zahlungs- und Signatur-Anbindung. Tag 2 Vorlagen für Welcome, Fragebogen, Vertrag, Rechnung. Tag 3 Kalender und Portal. Tag 4 Probelauf mit 3 Test-Kunden. Tag 5 Feintuning und Produktiv-Start.