Shop-System wechseln und Daten exportieren: Was Sie mitnehmen können und was vor der Kündigung zu sichern ist
Artikel, Varianten, Kunden und Bestellungen lassen sich aus gemieteten Shop-Systemen in der Regel als CSV exportieren. Bilddateien, Kundenkennwörter, vollständige Gutscheincodes, Bewertungen, App-Funktionen und die alte Adressstruktur gehen dagegen leicht verloren. Sichern und prüfen Sie deshalb alles, bevor Sie kündigen: Bei IONOS etwa endet die Exportmöglichkeit, sobald die Kündigung wirksam ist. Gekündigt wird erst, wenn der neue Shop läuft und die Domain auf ihn umgeschaltet ist.
Stand 09.11.2026. Grundlage: Hilfeseiten von Shopify, Shopware, IONOS und Fremdsystem, § 147 AO, Art. 25 Data Act, Bundesnetzagentur und DENIC; Oberflächen und Vertragsbedingungen können sich ändern.
- Die kurze Antwort
- Warum der Export vor die Kündigung gehört
- Übersicht: welche Daten mitkommen und welche nicht
- Die Reihenfolge: sichern, prüfen, erst dann kündigen
- Bestelldaten und Rechnungen: Aufbewahrung nach dem Wechsel
- Domain umziehen: Auth-Code und Zeitplan
- Was der EU Data Act hilft und was nicht
- Wann es komplizierter wird und wie Sie vorbeugen
Kurz beantwortet
Beim Wechsel des Shop-Systems lassen sich Artikel, Varianten, Kunden und Bestellungen meist als CSV exportieren, Bilddateien, Kundenkennwörter, vollständige Gutscheincodes, Bewertungen und App-Funktionen aber nicht ohne Weiteres. Sichern und prüfen Sie alles vor der Kündigung, denn bei IONOS etwa endet der Export mit der wirksamen Kündigung. Kündigen Sie erst, wenn der neue Shop läuft und die Domain umgeschaltet ist.
- Exportieren Sie zuerst Bestellungen und Rechnungen, danach Kunden, Artikel, Varianten, Kategorien, Gutscheine und Weiterleitungen.
- Bilddateien stecken nicht in der CSV; laden Sie die Originalbilder gesondert herunter.
- Kundenkennwörter lassen sich nicht per CSV übertragen; planen Sie eine Neuvergabe im neuen Shop ein.
- Der Shopify-Standardexport von Geschenkkarten zeigt nur die letzten vier Zeichen des Codes.
- Buchungsbelege müssen nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahrt werden.
- Die AuthInfo für .de-Domains verfällt laut DENIC nach 30 Tagen automatisch.
- Shopify sichert Shop-Daten nach der Deaktivierung zwei Jahre zu, der Verwaltungszugang endet aber.
Die kurze Antwort
Ein Mietsystem gibt Ihnen in der Regel Ihre Daten als Dateien heraus, aber nicht den funktionierenden Shop. Was im System selbst steckt, müssen Sie gesondert sichern oder im neuen Shop neu aufbauen.
Der einfache Fall: kleiner Katalog, Domain bei einem eigenen Anbieter, keine Kundenkonten, keine offenen Gutscheine. Dann genügen die Standardexporte aus dem Verwaltungsbereich und ein Download der Bilder. Aufwendiger wird es mit vielen Varianten, Abos, Gutscheinguthaben oder Sonderfunktionen aus Apps. Was dabei technisch umzuziehen ist, beschreibt die Seite zum Umzug aus dem gemieteten System; Vertragsfragen behandelt der Beitrag Mietwebseite kündigen.
Warum der Export vor die Kündigung gehört
Was nach dem Vertragsende noch geht, unterscheidet sich je Anbieter deutlich. Verlassen sollten Sie sich auf keine dieser Regelungen, ohne sie im eigenen Vertrag nachgelesen zu haben.
- IONOS schreibt, dass ein Export nicht mehr möglich ist, wenn die Kündigung des Produkts wirksam geworden ist, und dass die Daten danach nicht mehr bereitstehen (IONOS, Data Act).
- Shopify sichert die Shop-Daten nach der Deaktivierung zwei Jahre zu. Der Zugang zum Verwaltungsbereich entfällt aber; bleiben der Wiedereröffnungsweg und die Einsicht in alte Abrechnungen. Die Deaktivierung greift zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, und Shopify rät, vorher die CSV-Dateien zu exportieren (Shopify, Deaktivierung).
- Fremdsystem empfiehlt in seinem Umzugsratgeber, die alte Webseite erst zu kündigen, wenn die neue steht, und Texte, Bilder und E-Mails vorher selbst zu sichern (Fremdsystem-Magazin).
Ein weiterer Grund für frühes Handeln: Größere Exporte kommen nicht sofort. Shopify verschickt sie per E-Mail an Sie und an den Inhaber des Shops; bei einer Bestellmenge von rund 400.000 Einträgen nennt Shopify etwa vier Stunden Laufzeit (Shopify, Bestellexport). Das setzt voraus, dass das Postfach des Inhabers erreichbar ist.
Übersicht: welche Daten mitkommen und welche nicht
Die Tabelle bündelt, was die Hersteller selbst dokumentieren. Wo ein System nicht genannt ist, ließ sich dazu keine Herstellerangabe prüfen; das heißt nicht, dass die Funktion fehlt. Menünamen stehen so in der jeweiligen Herstellerdokumentation.
| Datenart | Export laut Herstellerangabe | Was typischerweise fehlt | Vor der Kündigung tun |
|---|---|---|---|
| Artikel | Shopify: CSV in UTF-8 über Products > Export (Quelle). Shopware 6: Standardprofil „Default product“ als CSV (Quelle). Fremdsystem Creator: Shop > Produktliste > „Exportieren (CSV)“ (Quelle); für den Fremdsystem Website Builder gilt dieser Pfad nicht. IONOS: eigene Anleitungen zum Export für Shop for MyWebsite und zum Katalogexport für Shop for MyWebsite Now und MyWebsite Creator, getrennt nach der Zeit vor und ab Mai 2023 (Quelle). | Bei Shopify bleiben SEO-Titel und -Beschreibung leer, wenn sie nie von Hand gepflegt wurden. Bestände bei externen Versanddienstleistern brauchen einen eigenen Inventar-Export. | Vollständigen Export ziehen, Artikelzahl mit dem Verwaltungsbereich vergleichen, Datei unverändert archivieren. |
| Varianten | Shopify: in der Artikel-CSV über die Options-Spalten, bis zu drei Optionen je Artikel (Quelle). Shopware 6: Variantendatensätze über das Produktprofil „Default product“; die Variantenkonfiguration zusätzlich über „Default variant configuration settings“ sichern (Quelle). | Variantenbezogene Metafelder unterstützt Shopify in der Produkt-CSV nicht. Bei Tausenden Varianten kann der Export abbrechen. | In Teilmengen exportieren, falls ein Fehler auftritt; Artikelnummern je Variante prüfen. |
| Bilder | Shopify: Spalte mit der Bildadresse, die Bilddateien sind nicht in der CSV. Shopware 6: Verweise und Adressen, Metadaten über „Default media“. | Die Dateien selbst. Hängen die Adressen am alten Shop, sind sie mit dessen Ende wertlos. Shopify rät, Shop und Artikel online zu lassen, bis der Import abgeschlossen ist. | Originalbilder lokal ablegen oder über die Adressen aus der CSV herunterladen; Dateiname und Artikelnummer zuordnen. |
| Kategorien | Shopware 6: Standardprofil „Default category“. IONOS (Shop for MyWebsite): Kategorien und Zuordnungen zu Artikeln. | Bei Shopify enthält der Produktexport die Spalte „Collection“ nicht (Quelle). | Kategoriebaum und Zuordnungen dokumentieren, bei Shopify gesondert erfassen. |
| Kundenkonten | Shopify: CSV, Dateigröße bis 15 MB, optional Tags und unterstützte Metafelder (Quelle). Shopware 6: Standardprofil „Default customer“. | Kennwörter: Shopify nennt sie als nicht per CSV übertragbar, weil sie verschlüsselt sind. Interaktionsdaten wie Öffnungen fehlen. Shopware 6 führt ein Feld für den verschlüsselten Hash und Felder für Kennwörter aus Fremdsystemen; ob das im Zielsystem funktioniert, zeigt erst ein Testimport. | Export samt Spalte zur E-Mail-Einwilligung sichern, Datei wegen der Personendaten geschützt ablegen, Kennwort-Neuvergabe im neuen Shop einplanen. |
| Bestellhistorie | Shopify: CSV, dazu getrennter Export der Transaktionen (Quelle). Shopware 6 ab 6.4.7.0: eigenes Profil unter Settings > Import/Export > Profiles anzulegen, Pflichtfelder id, salesChannelId, orderDateTime, stateId (Quelle). Fremdsystem Website Builder: CSV über Onlineshop > Bestellungen (Quelle). IONOS MyWebsite und MyShop: Bestellexport als XML- oder Textdatei (Quelle). | Shopify: Bestellungen sind nur exportierbar, nicht per CSV importierbar (Quelle). Transaktionen enthalten nur eingezogene Zahlungen, automatische Rabatte stehen nicht in der Rabattspalte. | Vollexport über den gesamten Zeitraum, dazu Rechnungen als Datei; Ablage siehe Abschnitt zur Aufbewahrung. |
| Gutscheine | Shopify: Geschenkkarten als CSV mit Anfangs- und Restguthaben (Quelle), Rabattcodes als CSV (Quelle). Shopware 6: Objekttyp „Promotion codes“. | Der Shopify-Standardexport zeigt nur die letzten vier Zeichen des Codes; die Datei taugt nicht zum Import. Auch Rabattcodes lassen sich dort nicht per CSV einspielen. | Liste offener Guthaben sichern, neue Codes im Zielshop planen, Kunden informieren. Shopify weist darauf hin, dass Verpflichtungen aus verkauften Karten bestehen bleiben können. |
| Bewertungen | Shopware 6 beschreibt die Verwaltung unter Catalogues > Reviews, einen Export erwähnt die Seite nicht (Quelle). | Liegen sie in einer Shopify-App, ist Eile geboten: Apps werden bei der Kündigung deinstalliert (Quelle). | Exportfunktion der App oder Schnittstelle prüfen, sonst Bewertungen mit Datum und Artikel dokumentieren. Vor der Veröffentlichung im neuen Shop die Übernahme rechtlich klären. |
| Seitenadressen | Shopify: Spalte „URL handle“ in der Artikel-CSV; Weiterleitungen als CSV unter Content > Menus > URL redirects (Quelle). | Die Adressstruktur wechselt mit dem System. In der Shopware-6-Beschreibung des Produktprofils ist kein Feld für SEO-Adressen genannt. | Liste aller alten Adressen anlegen und jeder Adresse das neue Ziel zuordnen, solange die Seiten noch erreichbar sind. |
| Design und Theme | Shopify rät, gekaufte Themes als Sicherung herunterzuladen (Quelle). Fremdsystem-Ratgeber: Widgets auflisten. | Die Lizenz gilt für den ursprünglichen Shop; der Support kann sie auf einen anderen eigenen Shop übertragen. Funktionen aus Apps verschwinden mit den Apps. | Sonderfunktionen, Apps und Regeln auflisten: Das ist die Anforderungsliste für den neuen Shop. |
| Rechtstexte | In der Shopify-Übersicht der CSV-Datentypen nicht aufgeführt. Fremdsystem-Ratgeber: Texte je Seite kopieren. | Sie passen im neuen Shop nicht automatisch, etwa wenn sich Zahlarten oder Dienstleister ändern. | Aktuellen Stand als Text mit Datum sichern; für den neuen Shop neu prüfen lassen. |
| Domain | Kein Datenexport, sondern Providerwechsel mit AuthInfo (DENIC). Shopify: eigener Ablauf, .de über den Support (Quelle). | Bei Deaktivierung trennt Shopify die eigene Domain vom Shop. Bis zur tatsächlichen Schließung können noch Verlängerungsgebühren anfallen (Quelle). Ob eine Domain danach weiter verlängert wird, hängt von Endung und Kontostatus ab; für .de und .at gelten bei Shopify Sonderregeln (Quelle). | Inhaberdaten prüfen, Domainlaufzeit und Verlängerung gesondert klären, Transfer rechtzeitig anstoßen, DNS-Einträge notieren. |
| Zahlungsabwicklung | Shopify: Abrechnungshistorie und bei Shopify Payments Auszahlungen und Transaktionsdetails (Quelle). | Ohne Verwaltungszugang lassen sich Rückbuchungen nicht beantworten; dafür müsste der Shop reaktiviert werden. Offene Auszahlungen laufen weiter. | Auszahlungen exportieren, offene Fälle abschließen, im neuen Shop Zahlarten vor der Umschaltung testen. |
Zu einem Produktexport beim Fremdsystem Website Builder ließ sich keine Herstellerangabe prüfen, ebenso wenig zu Besonderheiten der Shopware-Cloud-Variante. Testen Sie diese Punkte im eigenen Konto und fragen Sie im Zweifel schriftlich beim Support nach, bevor Sie kündigen.
Die Reihenfolge: sichern, prüfen, erst dann kündigen
- Vertrag lesen. Kündigungstermin, Form und automatische Verlängerung notieren und den letzten Tag für den Export davor legen.
- Bestand aufnehmen. Apps, Zahlarten, Versandregeln, Domains, Postfächer und offene Vorgänge wie Abos oder Vorbestellungen auflisten.
- Exportieren. Bestellungen und Rechnungen zuerst, danach Kunden, Artikel, Varianten, Kategorien, Gutscheine, Weiterleitungen.
- Bilder und Inhalte sichern. Bilddateien herunterladen, Texte und Rechtstexte kopieren, Adressliste erstellen.
- Prüfen. Datensätze statt bloßer CSV-Zeilen mit dem Verwaltungsbereich vergleichen: In der Shopify-Bestell-CSV belegt eine Bestellung mit mehreren Positionen mehrere Zeilen. Umlaute kontrollieren, Stichproben einzelner Bestellungen öffnen. Shopware bietet für Importe den Probelauf „Start dry run“ und empfiehlt, zuerst mit wenigen Artikeln zu testen.
- Zweite Kopie anlegen. Unveränderte Originaldateien getrennt von Arbeitskopien aufbewahren und vor unbefugtem Zugriff schützen.
- Neuen Shop fertigstellen. Testimport, Weiterleitungen, Zahlarten, Testbestellung. Für den Umbau der Artikeldatei gibt es im Shop das Produkt CSV für das Zielsystem umbauen.
- Domain umziehen und umschalten. E-Mail-Postfächer vorher sichern.
- Nachlauf exportieren. Bestellungen seit dem letzten Export ergänzen. Bei Shopware zeigt die Exportliste die Vorgänge der letzten 30 Tage; laden Sie die Dateien rechtzeitig herunter.
- Erst jetzt kündigen und die Bestätigung mit dem Enddatum ablegen.
Eine Überschneidung beider Verträge ist eingeplanter Teil des Umzugs: Fremdsystem empfiehlt sie ebenfalls, möglichst kurz gehalten.
Bestelldaten und Rechnungen: Aufbewahrung nach dem Wechsel
Der Vertrag mit dem Shop-Anbieter endet, die Aufbewahrungspflicht nicht. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Rechnungen sind laut IHK Konstanz acht Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Wichtig für den Systemwechsel: § 147 Abs. 6 AO gibt dem Finanzamt bei der Außenprüfung Zugriff auf elektronisch erstellte Aufzeichnungen, auch in maschinell auswertbarer Form. Eine Erleichterung gibt es erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel: Dann reicht es, wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Davor müssen Sie den Zugriff anders sicherstellen.
Elektronische Unterlagen müssen über die gesamte Frist lesbar und verfügbar bleiben. Eine Umwandlung ist laut IHK nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt und der Inhalt unverändert ist; der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist unverändert im Originalformat zu speichern. Mehr zur Technik steht im Beitrag zur E-Rechnung in WooCommerce und Shopware.
Welche Shop-Daten bei Ihnen Buchungsbelege sind und ob CSV-Exporte plus Rechnungsdateien genügen, klären Sie vor der Kündigung mit Ihrer Steuerberatung. Das hängt davon ab, wie Sie bisher buchen, und lässt sich nicht pauschal beantworten.
Domain umziehen: Auth-Code und Zeitplan
Schalten Sie die Domain vor Vertragsende auf den neuen Shop um. Ein Providerwechsel ist erforderlich, wenn ihre Verwaltung ebenfalls umziehen soll oder muss. Das Fremdsystem-Magazin weist darauf hin, dass eine Kündigung die Domain freigibt und eine spätere Neuregistrierung nicht gesichert ist (Quelle).
Bei .de-Domains läuft der Wechsel laut DENIC so: Sie fordern beim bisherigen Anbieter eine AuthInfo an, geben sie dem neuen Anbieter, und dieser stellt den Antrag. Die AuthInfo verfällt nach 30 Tagen automatisch und muss dann neu angefordert werden. Reagiert der alte Anbieter nicht mehr, weil er inaktiv ist, kann der neue Anbieter die AuthInfo bei DENIC anfordern; sie kommt per Einschreiben an die Anschrift in den Domaindaten. Prüfen Sie diese Daten deshalb vorab.
Bei Shopify-Domains gilt: Die meisten Endungen lassen sich unter Settings > Domains übertragen, .de jedoch über den Support. Ein Transfer kann bis zu sieben Tage dauern; wird er nicht binnen 30 Tagen abgeschlossen, sperrt Shopify die Domain wieder. Wer die Domain behalten will, soll sie laut Shopify vor der Deaktivierung übertragen. Danach ist es noch über einen eigenen Weg möglich, verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht.
Prüfen Sie, ob auch E-Mail-Hosting oder DNS-Verwaltung wechseln. Bleibt der Mailanbieter bestehen, erhalten Sie dessen MX-Einträge; bei einem DNS-Wechsel übernehmen Sie die erforderlichen Mail-Einträge.
Was der EU Data Act hilft und was nicht
Für Datenverarbeitungsdienste, zu denen laut Bundesnetzagentur auch Software als Dienst zählt, gelten seit dem 12. September 2025 Regeln zum Anbieterwechsel, und zwar für bestehende wie für neue Verträge. Nach Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 muss der Vertrag unter anderem eine Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten, einen Übergangszeitraum von grundsätzlich höchstens 30 Kalendertagen und danach einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen enthalten. Ist der Übergangszeitraum technisch nicht durchführbar, kann der Anbieter unter den gesetzlichen Voraussetzungen einen alternativen Zeitraum von bis zu sieben Monaten vorsehen; Kunden dürfen den Übergangszeitraum außerdem einmal verlängern. Für individuell zugeschnittene Dienste und befristete Testversionen gibt es Ausnahmen.
Als Ersatz für die eigene Sicherung taugt das nicht. Die Bundesnetzagentur äußert sich auf der geprüften Seite nicht ausdrücklich zu Online-Shops, und ob Ihr Vertrag und Ihr Wechselvorhaben erfasst sind, ist eine Frage des Einzelfalls. Bevor Sie sich darauf berufen, fragen Sie den Anbieter schriftlich nach dem Wechselverfahren und holen Sie bei Streit rechtlichen Rat ein. Die Regeln helfen, wenn etwas schiefgeht; geplant wird so, als gäbe es sie nicht.
Wann es komplizierter wird und wie Sie vorbeugen
Mehr Aufwand als einen Standardexport brauchen Sie in der Regel bei diesen Punkten:
- Bestellhistorie im neuen Shop: Bei Shopify ist die CSV für Bestellungen nur ein Export. Wer alte Bestellungen im neuen System sehen will, braucht einen Import über Schnittstelle oder Werkzeug des Zielsystems.
- Laufende Verpflichtungen: Abos, Vorbestellungen und Gutscheine klärt Shopify ausdrücklich als offene Punkte vor der Schließung.
- Große Kataloge: Exporte mit Tausenden Varianten können abbrechen; dann in Teilmengen exportieren.
- Sonderdaten: In Shopify exportiert die Kunden-CSV nur bestimmte Metafeldtypen. Daten aus Apps liegen oft außerhalb der Standardexporte und müssen je App geprüft werden.
Vorbeugen lässt sich mit wenig Aufwand: Exportieren Sie Bestellungen und Kundendaten regelmäßig, halten Sie Originalbilder und Rechnungen außerhalb des Shops vor, und führen Sie die Domain bei einem Anbieter, der vom Shop-System unabhängig ist. Dann ist ein späterer Wechsel eine Planungsfrage und keine Notlage.
Wenn Exporte vorliegen und die Anforderungsliste steht, fehlt nur noch der neue Shop, in den die Daten eingespielt werden. Bei der Leistung „Onlineshop erstellen lassen“ wird die Datenübernahme aus dem gemieteten System mitgeplant.
Mehr dazu: Onlineshop erstellen lassen
Quellen
- Shopify Help: Exporting products, help.shopify.com
- Shopify Help: Using CSV files for products, help.shopify.com
- Shopify Help: Importing and exporting customers, help.shopify.com
- Shopify Help: Exporting orders, help.shopify.com
- Shopify Help: CSV files, help.shopify.com
- Shopify Help: Deactivating your store, help.shopify.com
- Shopify Help: Billing considerations when pausing or deactivating, help.shopify.com
- Shopify Hilfe: Von Shopify verwaltete Domains verlängern, help.shopify.com
- Shopify Help: Managing created gift cards, help.shopify.com
- Shopify Help: Exporting discount codes, help.shopify.com
- Shopify Help: URL redirects, help.shopify.com
- Shopify Help: Transferring Shopify domains, help.shopify.com
- Shopware Dokumentation: Import/Export, docs.shopware.com
- Shopware Dokumentation: Export orders, docs.shopware.com
- Shopware Dokumentation: Reviews, docs.shopware.com
- IONOS Hilfe: Umsetzung des EU Data Act, www.ionos.co.uk
- IONOS Hilfe: Daten aus IONOS-Produkten exportieren, www.ionos.co.uk
- IONOS Hilfe: Bestellungen exportieren (MyWebsite und MyShop), www.ionos.de
- Fremdsystem-Magazin: Billbee einrichten (Produktliste als CSV), www.Fremdsystem.com
- Fremdsystem Hilfe: Bestellungen für Versand und Rechnungen exportieren, help.Fremdsystem-dolphin.com
- Fremdsystem-Magazin: Webseiten-Umzug in 7 Schritten, www.Fremdsystem.com
- Fremdsystem-Magazin: Domain kündigen oder umziehen, www.Fremdsystem.com
- DENIC: Providerwechsel bei .de-Domains, www.denic.de
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, www.gesetze-im-internet.de
- IHK Konstanz: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, www.ihk.de
- Art. 25 Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), gesetze.legal
- Bundesnetzagentur: Datenverarbeitungsdienste und Anbieterwechsel, www.bundesnetzagentur.de
Alle Quellen gelesen am 09.11.2026.
Erstellt von der Redaktion Die Netzhandwerker mit KI-Unterstützung. Die Sachangaben wurden vor der Veröffentlichung automatisch gegen die genannten Quellen geprüft.
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