Maschinenbau · Technische Dokumentation
Normen- und CE-Dokumentation mit KI
Wir ordnen technische Unterlagen, verknüpfen Anforderungen mit Nachweisen und bauen einen internen KI-Assistenten mit Quellen, Versionen und Fachfreigabe.
Wir bauen einen internen Assistenten, der technische Unterlagen ordnet, Anforderungen mit Nachweisen verknüpft und offene Punkte für Ihre Fachverantwortlichen sichtbar macht. Für Maschinenbauer, Anlagenbauer und technische Redaktionen, die vor einer Auslieferung belastbare Unterlagen zusammenstellen müssen. Aus einem Ordner voller PDFs entsteht eine prüfbare Arbeitsgrundlage mit Dokumentstand, Fundstelle und Zuständigkeit.
Dabei beginnen wir mit Ihrem tatsächlichen Dokumentationsprozess: Welche Maschinenvarianten gibt es? Wer bewertet Risiken? Wo liegen Zeichnungen, Prüfberichte und Lieferantenerklärungen? Welche Unterlagen dürfen für KI-Verarbeitung verwendet werden? Erst danach richten wir Suche, Zuordnung und Freigaben ein. Sie erhalten eine individuell eingerichtete Softwarelösung; die fachliche Konformitätsbewertung bleibt bei den dafür verantwortlichen Stellen.
Anforderungen und Nachweise zusammenbringen
Eine technische Akte kann viele Dateien enthalten und trotzdem unvollständig sein. Der Prüfbericht gehört zur früheren Baugruppe, die Anleitung nennt einen alten Betriebsmodus und die geänderte Schutzeinrichtung taucht im Abnahmeprotokoll noch nicht auf. Eine reine Volltextsuche zeigt solche Zusammenhänge nur eingeschränkt. Wir bauen deshalb eine Anforderungs- und Nachweismatrix, die Produktvariante, Dokumentversion und Prüffrage miteinander verbindet.
Jeder Eintrag erhält einen nachvollziehbaren Status: Nachweis gefunden, Zuordnung prüfen, Unterlage fehlt oder fachliche Bewertung offen. Der Assistent darf diese Zustände vorbereiten, aber eine passende Textstelle ist noch kein Beweis für die Erfüllung einer Anforderung. Ihre Fachkraft sieht den Originalausschnitt und entscheidet, ob der Nachweis tatsächlich passt. So wird die Sammlung bearbeitbar, ohne eine automatische Freigabe vorzutäuschen.
Was wir für Ihren Betrieb umsetzen
Wir übernehmen vorhandene technische Dokumente über vereinbarte Ablagen und Schnittstellen, erfassen Metadaten und verbinden sie mit dem Maschinen- oder Projektverzeichnis. Auch gescannte Unterlagen lassen sich nach einer Prüfung der Texterkennungsqualität einbeziehen. Unleserliche Zeichnungsnotizen oder widersprüchliche Seiten werden markiert. Die Software ergänzt fehlende Messwerte, Normabschnitte oder Unterschriften niemals aus einer plausiblen Vermutung.
Darauf bauen wir eine Suche mit Quellenbezug, eine Aufgabenliste für offene Nachweise und eine Übersicht für die Dokumentationsverantwortlichen. Optional entstehen Entwürfe für Inhaltsverzeichnisse, Begleittexte oder Rückfragen an Zulieferer. Exportformate stimmen wir mit Ihrem bestehenden Dokumentenmanagement ab. Welche Verbindung technisch möglich ist, prüfen wir an der eingesetzten Version und ihren tatsächlichen Zugriffsrechten, bevor wir eine Anbindung zusagen.
Normenbestand und Nutzungsrechte zuerst klären
Eine gekaufte Norm darf nicht automatisch in jeder KI-Anwendung verarbeitet werden. Vor der Einrichtung halten wir fest, welche Dokumente Sie besitzen, welche zusätzlichen Nutzungsrechte vorliegen und in welcher Umgebung die Verarbeitung zulässig ist. DIN Media beschreibt dafür eigene KI-Lizenzmodelle und Voraussetzungen. Die konkrete Lizenzlage ist deshalb ein Eingangskriterium unseres Projekts, kein nachträglicher Verwaltungsvermerk.
Fehlen passende Rechte, startet der Assistent mit Ihren eigenen Unterlagen und zulässigen Anforderungskatalogen. Normtexte bleiben außerhalb der Verarbeitung, bis die Berechtigung geklärt ist. Ihre Fachverantwortlichen können eine eigene Prüffrage mit einer Normreferenz hinterlegen, ohne den geschützten Volltext in den Datenbestand zu kopieren. Zugänge zu Normen, eine KI-Lizenz und die fachliche Pflege des Regelwerks werden im Umfang ausdrücklich getrennt festgehalten.
Änderungen an Maschine und Dokumentation verfolgen
Eine neue Steuerungsversion kann mehrere Unterlagen berühren. Wir verknüpfen die betroffene Variante mit der Softwareversion, der Risikobeurteilung, zugehörigen Prüfprotokollen und dem Stand der Anleitung. Bei einem neuen Dokumentstand entstehen Prüfanlässe für die zuständigen Personen. Die Software zeigt, welche Verweise möglicherweise veraltet sind und welche Freigaben erneut betrachtet werden müssen.
Das erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen Konstruktion, Einkauf und technischer Redaktion. Statt einer Nachricht mit dem Betreff „Unterlagen noch aktuell?“ erhält jede Rolle einen konkreten Arbeitsauftrag mit betroffener Akte und Quelle. Ausgeblendete oder ersetzte Dokumente bleiben in der Versionshistorie erkennbar. Ob sie weiterhin aufbewahrt werden müssen und wer sie einsehen darf, bestimmen Ihre dokumentierten Vorgaben.
So läuft ein Pilotprojekt
Wir wählen mit Ihnen eine überschaubare Maschinenfamilie oder ein abgeschlossenes Projekt aus. Zum Start benötigen wir ein Dokumentenverzeichnis, einen fachlichen Ansprechpartner und repräsentative Unterlagen. Daraus erstellen wir einen Probestand mit bekannten vollständigen Fällen, absichtlich offenen Punkten und widersprüchlichen Versionen. Vor dem Test vereinbaren wir, welche Aussagen die Software liefern und welche sie ausdrücklich offenlassen soll.
Anschließend vergleichen Ihre Fachverantwortlichen die Ergebnisse mit ihrer eigenen Prüfung. Wir erfassen falsche Zuordnungen, übersehene Lücken und unbrauchbare Textstellen. Erst wenn Suchqualität, Berechtigungen und Freigaben zu Ihrem Ablauf passen, erweitern wir den Umfang. Der Übergang umfasst Bedienunterlagen, Zuständigkeiten für neue Dokumentstände und einen Rückweg in die bisherige Ablage. Laufzeit und Aufwand hängen vom Zustand Ihrer Akten und den Anbindungen ab.
Beispiel: Eine Baugruppe wurde geändert
In einem beispielhaften Projekt wurde der Antrieb einer Anlage ausgetauscht. Der neue Lieferant hat ein Datenblatt geliefert, im Projektordner liegt aber noch der Prüfbericht der alten Ausführung. Unser Assistent ordnet beide Dateien der Baugruppe zu und kennzeichnet den Versionskonflikt. Die Aussage lautet nicht „Antrieb freigegeben“, sondern „Nachweis für die aktuelle Variante fachlich prüfen“.
Die verantwortliche Person öffnet die Fundstellen und fordert den passenden Nachweis an. Nach dessen Eingang dokumentiert sie ihre Bewertung und den freigegebenen Stand. Bei der späteren Zusammenstellung der Akte lässt sich nachvollziehen, warum das Dokument zur Variante gehört. Dieses Szenario beschreibt einen möglichen Ablauf, keine bereits durchgeführte Kundenprüfung und keine Zusage einer bestimmten Erkennungsquote.
Betrieb im eigenen Haus oder in vereinbarter Umgebung
Wir richten die Lösung auf Ihrer geeigneten Infrastruktur oder in einer ausdrücklich vereinbarten Betriebsumgebung ein. Welche Modelle lokal sinnvoll laufen, hängt unter anderem von Dokumentmenge, Antwortzeit und vorhandener Hardware ab. Für die erste Ausbaustufe muss kein umfangreiches Modelltraining stattfinden: Eine Suche über freigegebene Dokumente mit belegten Antworten ist häufig der passendere Einstieg.
Berechtigungen gelten bereits beim Abruf der Quelldokumente. Ein Benutzer darf über eine KI-Antwort keine Unterlagen sehen, die ihm im Dokumentenmanagement verborgen bleiben. Zusätzlich planen wir Protokollierung, Datensicherung, Wiederherstellung und den Umgang mit Modellwechseln. Externe Dienste werden nur Teil der Lösung, wenn ihre Verwendung vereinbart und für die betroffenen Inhalte zulässig ist. Die Betriebsentscheidung dokumentieren wir gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen.
Was Sie am Ende erhalten
Zum vereinbarten Umfang gehören die eingerichtete Dokumentenanbindung, das Daten- und Berechtigungskonzept, die konfigurierten Prüfabläufe sowie die gemeinsam geprüften Beispielszenarien. Sie erhalten eine Übersicht der offenen Fachentscheidungen und eine Anleitung zur Pflege. Auf Wunsch ergänzen wir die Übergabe an Ihr Qualitätsmanagement oder Ihre technische Redaktion. Die technische Lösung wird so dokumentiert, dass neue Mitarbeitende ihre Grenzen und Zuständigkeiten erkennen.
Einrichtung, Lizenz und Service kalkulieren wir nach Sichtung Ihres Bestands. Für die Anfrage reichen zunächst Maschinenfamilie, ungefähre Dokumentmenge und verwendete Ablage. Bitte senden Sie zum Erstkontakt keine vertraulichen Konstruktionen oder vollständigen Normsammlungen. Wir klären zuerst einen geeigneten Übertragungsweg und den Pilotumfang. Grundlagen zur übergreifenden Umsetzung finden Sie bei unserer KI-Automatisierung.
Fachliche Verantwortung klar abbilden
Wir entwickeln die Software und den Arbeitsablauf. Eine Risikobeurteilung, die Auswahl anzuwendender Anforderungen und das jeweilige Konformitätsbewertungsverfahren benötigen die dafür zuständige Fachkompetenz. Die Lösung stellt weder eine Zertifizierung aus noch verspricht sie eine automatische CE-Konformität. Bestehende Prüfstellen, Fachplaner oder externe Spezialisten lassen sich als prüfende Rollen in den Ablauf aufnehmen.
Die EU-Maschinenverordnung ist ein weiterer Anlass, den Dokumentationsprozess geordnet aufzustellen. Welches Regelwerk im konkreten Produktfall anzuwenden ist, gehört in Ihre fachliche Projektprüfung. Unser Beitrag ist die nachvollziehbare Zuordnung von Unterlagen, Aufgaben und Freigaben. Im Ratgeber zu fehlenden CE-Unterlagen zeigen wir, wie Sie den ersten Bestand aufnehmen und einen sinnvollen Testfall definieren.
Woran wir den Pilot gemeinsam prüfen
Diese Prüffälle machen die Abnahme konkret. Für Ihre Umsetzung werden sie mit geeignetem Beispielmaterial und den erwarteten Ergebnissen ergänzt.
| Testfall | Erwartetes Verhalten | Fehler, der sichtbar werden muss |
|---|---|---|
| Bekannte vollständige Akte | Passende Quelle und Variante werden angezeigt. | Eine künstliche Lücke wird als sicherer Fehler dargestellt. |
| Nachweis bewusst entfernt | Fehlende Grundlage und Zuständigkeit bleiben sichtbar. | Ein Nachweis wird aus ähnlichen Unterlagen abgeleitet. |
| Zwei widersprüchliche Versionen | Beide Stände werden zur Fachprüfung gegenübergestellt. | Eine Version wird ohne Regel zur verbindlichen erklärt. |
| Benutzer ohne Aktenrecht | Gesperrte Inhalte fehlen auch in der Antwort. | Eine Zusammenfassung verrät die gesperrte Quelle. |
Quellen und fachliche Einordnung
Öffentliche Grundlagen, geprüft am 15. November 2026. Die beschriebenen Abläufe sind unser Umsetzungskonzept; die konkrete fachliche und rechtliche Einordnung erfolgt für Ihren Anwendungsfall.
Abläufe und Grafiken zeigen ein mögliches Vorgehen. Texte mit KI vorbereitet und redaktionell geprüft.
Beschreiben Sie Ihren konkreten Ablauf
Nennen Sie die wiederkehrende Aufgabe und Ihre vorhandenen Systeme. Vertrauliche Unterlagen übermitteln Sie bitte erst nach Abstimmung.
Häufig gestellte Fragen
Stellt die Software eine CE-Zertifizierung aus?
Nein. Wir bauen den technischen Dokumentations- und Prüfablauf. Fachliche Bewertung, Risikobeurteilung und das anzuwendende Konformitätsbewertungsverfahren bleiben bei den zuständigen Fachverantwortlichen und gegebenenfalls eingebundenen Stellen. Die Software liefert Quellen und offene Aufgaben, keine automatische Konformitätszusage.
Können unsere vorhandenen Normen eingelesen werden?
Nur nach Prüfung der konkreten Nutzungsrechte. Ein Kauf oder Abonnement allein beantwortet die Berechtigung zur KI-Verarbeitung nicht. Wir klären den zulässigen Bestand und die Betriebsumgebung vor dem Import. Ohne passende Rechte beginnen wir mit Ihren eigenen Unterlagen und zulässigen Prüffragen.
Funktioniert das mit gescannten Unterlagen?
Grundsätzlich lässt sich Texterkennung einbinden. Ob Ihre Scans dafür ausreichend lesbar sind, prüfen wir an repräsentativen Beispielen. Unsichere oder unleserliche Inhalte werden markiert. Handschriftliche Vermerke, Maße und Zeichnungsdetails dürfen nicht ungeprüft als sicher erkannte Daten übernommen werden.
Muss unser Dokumentenmanagement ersetzt werden?
In vielen Fällen lässt sich die vorhandene Ablage einbeziehen. Wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen, Dokumentkennungen und Rechte. Das führende System wird ausdrücklich festgelegt. Eine konkrete Anbindung wird erst nach Prüfung Ihrer eingesetzten Version und Zugriffsmöglichkeiten vereinbart.
Kann die Lösung auf eigener Hardware laufen?
Ein Betrieb auf geeigneter eigener Infrastruktur ist möglich. Die Eignung hängt von Dokumentmenge, Modell, Antwortzeiten und vorhandener Hardware ab. Wir testen den vorgesehenen Ablauf mit Ihrem Material und legen Datenflüsse, Sicherung und Wartung vor der Einrichtung fest.
Was benötigen Sie für eine Anfrage?
Beschreiben Sie Produktart, Ablage, ungefähre Dokumentmenge und die konkrete Lücke im Ablauf. Daraus grenzen wir einen Pilot ab. Vertrauliche Zeichnungen und Normsammlungen werden erst nach Abstimmung über einen geeigneten Weg übertragen. Einrichtung, Lizenz und Service kalkulieren wir anhand dieses Umfangs.
Die Netzhandwerker