Salon-Manager
Terminbuchung, Kasse, Warenwirtschaft für Friseur und Kosmetik

Viele Salons zahlen heute für jede Aufgabe ein eigenes Monats-Abo: eines für die Terminplanung, eines für die Buchungsplattform, eines für die Kasse, eines für das Buchungsfeld auf der Website und eines für die Kundenkarten. Jedes einzeln wirkt klein, zusammen kommt über das Jahr ein spürbarer Betrag zusammen – ohne dass der Salon dadurch besser läuft als mit einem gut gepflegten Terminbuch.

Der Salon-Manager ersetzt diese fünf Abos durch ein Produkt. Online-Buchung über Ihre eigene Website (Google-Profil-Buchungen werden unterstützt). Kundenkartei mit Behandlungshistorie, Farbe-Rezeptur, Allergien, Geburtstagen. TSE-konforme Kasse nach Kassensicherungsverordnung. Warenbestand mit Verbrauch pro Behandlung. Statistiken pro Mitarbeiter und pro Stuhl.

Und es läuft entweder auf einem kleinen Rechner im Salon oder auf unserem Server in Deutschland — Sie entscheiden. Kein Cloud-Zwang, keine Ausfall-Abhängigkeit, kein Preis-Sprung beim nächsten Software-Update.

Schritt 1 — Kunde bucht online: Ihr eigenes Buchungs-Widget auf der Salonseite oder der Google-Profil-Button führt zur Terminbuchung. Kunde wählt Leistung, Mitarbeiter, Zeit. Bestätigung per Mail und SMS.

Schritt 2 — Kunde kommt in den Salon: Die Kundenkartei öffnet sich beim Namen oder beim Scan der Kunden-Chipkarte. Behandlungshistorie, Farben, Allergien, Sonderwünsche — alles auf einen Blick.

Schritt 3 — Behandlung mit Warenverbrauch: Mitarbeiter erfasst beim Abschluss, welche Farben, Pflegeprodukte, Einmalhandschuhe verbraucht wurden. Wird automatisch vom Warenbestand abgezogen.

Schritt 4 — TSE-Kasse und Zahlung: Beim Check-out werden Leistungen und verkaufte Produkte in der Kasse gebucht. TSE-Signatur wird automatisch erstellt. Zahlung per Karte (SumUp oder Stripe-Terminal) oder bar. Kassenbon digital oder gedruckt.

Schritt 5 — Umsatz- und Produktivitäts-Überblick: Am Monatsende sehen Sie pro Mitarbeiter Umsatz, durchschnittlicher Bon-Wert, Produkt-Verkäufe, Auslastung. Pro Stuhl dasselbe. Pro Produkt wissen Sie, was sich lohnt und was nicht.

Friseursalons mit zwei bis zwölf Stühlen, Kosmetik-Studios mit einem bis fünf Mitarbeitern, Nagel-Studios, Barbershops, Wimpern- und Permanent-Make-Up-Studios. Besonders passend für Inhaberinnen und Inhaber, die ihre Zeit lieber mit Kunden verbringen als mit Software-Pflege. Auch für Kombibetriebe (Friseur und Kosmetik zusammen). Weniger geeignet: Ketten mit 10 und mehr Filialen (da lohnt sich eine Multi-Filial-Suite) oder mobile Dienstleister ohne festen Laden (da ist eine rein mobile Lösung besser).

Was zahlen Friseure, Kosmetik- und Nagelstudios heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen datenschutzgerecht. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

Die künstliche Intelligenz läuft über Ihr eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir übernehmen den Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Die meisten Salons fangen nicht bei null an. Es gibt ein Terminbuch oder eine Buchungsplattform, eine Kasse mit TSE und irgendwo eine Kundenkartei. Der Umstieg auf den Salon-Manager ist deshalb vor allem eine Frage der Reihenfolge: erst die Daten, dann die Kasse, dann der Alltag.

Datenübernahme: Kunden, Termine, Leistungen

Viele Termin- und Kassensysteme bieten einen Export, häufig als Tabelle oder CSV-Datei. Daraus übernehmen wir Kundendaten, Behandlungshistorie und bereits gebuchte Termine in den Salon-Manager. Ihre Leistungen legen wir mit Dauer und Preis neu an, ebenso Mitarbeiter und Arbeitszeiten. Den Warenbestand zählen Sie einmal real durch und tragen ihn ein, damit der Verbrauch ab dem ersten Tag stimmt. Bis zum vereinbarten Umstellungstag läuft Ihr bisheriges System weiter, damit keine Buchung verloren geht. Zum Umstellungstag tauschen wir das Buchungs-Widget auf Ihrer Website aus und stellen die Buchung im Google-Profil auf den Salon-Manager um, damit alte Buchungswege nicht ins Leere führen. Sollen Termine zusätzlich per Telefon oder Chat gebucht werden, lässt sich unser Terminbot anbinden.

Kassenmeldung beim Finanzamt

Mit dem Wechsel der Kasse ändert sich auch, was das Finanzamt über Ihren Betrieb wissen muss. Seit dem 1. Juli 2025 sind die Anschaffung eines elektronischen Kassensystems und die Außerbetriebnahme des alten jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. Gemietete und geleaste Kassen zählen genauso. Gemeldet wird je Betriebsstätte, und in jeder Mitteilung stehen alle dort eingesetzten Kassen, nicht nur das neue Gerät. Gebraucht werden unter anderem Seriennummer, Art der TSE (Cloud oder Hardware) und das Datum der Anschaffung.

Die Mitteilung geben Sie selbst oder Ihre Steuerkanzlei über Mein ELSTER ab. Wir stellen die Angaben zur neuen Kasse zusammen und bereiten auf Wunsch die Meldedatei vor, wie auf unserer Seite zur Meldepflicht für Kassensysteme beschrieben. Steuerliche Fragen, etwa zur Aufbewahrung der Daten aus der alten Kasse, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Wenn diese die Kassendaten in ihrer Buchhaltung weiterverarbeitet, bauen wir die passende Brücke von der Kasse nach DATEV.

Die erste Woche

Bevor die neue Kasse in Betrieb geht, richten wir das Kartenlesegerät Ihres Anbieters ein und gehen mit Ihnen Barzahlung, Kartenzahlung und Kassenbon einmal durch. Am Umstellungstag laufen neue Termine und Zahlungen nur noch über den Salon-Manager. In den ersten Tagen lohnt sich ein kurzer Blick auf den Tagesabschluss: Stimmen Kassenbestand, Kartenzahlungen und gebuchte Leistungen überein? Fehlt eine Leistung oder ist eine Dauer falsch hinterlegt, korrigieren wir das direkt. Fragen aus dem Team sammeln Sie am besten in einer Liste. In den zwei Wochen Begleitung nach der Einrichtung gehen wir diese Punkte mit Ihnen durch und passen Abläufe an, bis der Alltag ohne Umweg läuft.

Ist die TSE wirklich Finanzamt-konform?

Ja. Wir nutzen eine zertifizierte Cloud-TSE (z.B. fiskaly oder Epson TSE-Cloud), die alle BSI-Vorgaben erfüllt. Die Zertifikat-Nummer ist hinterlegt, die Signaturen werden revisionssicher protokolliert. GDPdU-Export für Betriebsprüfung funktioniert per Knopfdruck.

Wie geht die Online-Terminbuchung zur Google-Suche?

Wir hinterlegen Ihre verfügbaren Zeiten als Google-Local-Buchungen. Kunden klicken in der Google-Suche oder Google-Maps auf "Termin buchen" und landen direkt in Ihrem Buchungs-Flow. Kein Umweg über Dritte wie Reserve with Google.

Kann ich SMS-Erinnerungen versenden?

Ja, über einen SMS-Gateway (seven.io oder Twilio). Die Erinnerung geht vor dem Termin automatisch raus, die SMS-Gebühren rechnet der Versanddienst direkt nach Verbrauch ab. WhatsApp-Nachrichten im Basistarif enthalten (1.000 pro Monat über WhatsApp Business API).

Wie ist die Kundenkartei DSGVO-sauber?

Kundendaten (Name, Kontakt, Behandlungshistorie) werden nach zwei Jahren Inaktivität automatisch anonymisiert. Allergien und Unverträglichkeiten bleiben aus Sicherheitsgründen länger (fünf Jahre). Löschanfragen werden nach Art. 17 DSGVO binnen 30 Tagen bearbeitet.

Welche Kartenlesegeräte werden unterstützt?

SumUp Air oder Solo, Stripe Terminal oder Zettle von PayPal. Alle drei haben vernünftige Transaktionsgebühren unter 1 Prozent und keine Monatsgebühr. Wir richten den Anbieter Ihrer Wahl ein.

Wie lange dauert die Umstellung von Shore?

Zwei bis drei Tage. Shore exportiert Kundendaten und Terminhistorie per CSV. Wir übernehmen diese in den Salon-Manager. Warenbestand zählen Sie einmal real, tragen ein. Ab Tag drei sind Sie produktiv.

Kann ich mehrere Salons (Franchise) verwalten?

Bis zu drei Standorte mit getrennter Verwaltung sind im Standard-Paket inklusive. Ab vier Standorten können wir eine zentrale Franchise-Variante aufbauen (zusätzliches Projekt, Preis auf Anfrage).

Was ist mit der Kundenkarte?

Optional: physische Chipkarte mit RFID, die beim Check-in nur gescannt wird. Oder digitaler Kunden-Token per QR-Code, den der Kunde auf dem Handy hat. Beide verwalten Punkte-System und Treue-Rabatte.

Wie geht das mit der Mehrwertsteuer?

Leistungen (Haarschnitt, Färben) haben 19 Prozent, Produkte (Shampoo-Verkauf) haben 19 Prozent, aber Lebensmittel (Kaffee für Kunden) 7 Prozent. Die Kasse trennt automatisch und weist in der Z-Bon-Summe getrennt aus. Kleinunternehmer (Paragraph 19 UStG) sind auch konfigurierbar.

Was kostet die Einrichtung im Detail?

Die Einrichtung beinhaltet: Installation, Import Kundendaten und Terminkalender aus Vorgängersystem, Einrichtung TSE mit Zertifikat, Konfiguration Buchungs-Widget für Ihre Website, Google-Profil-Anbindung, Schulung 4 Stunden, zwei Wochen Begleitung. Nicht enthalten: Karten-Lesegeräte-Hardware und SMS-Gateway-Guthaben.

Muss ich die neue Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Seit dem 1. Juli 2025 sind die Anschaffung einer neuen Kasse und die Außerbetriebnahme der alten jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. In jeder Mitteilung stehen alle Kassen der Betriebsstätte, nicht nur das neue Gerät. Die Abgabe über Mein ELSTER übernehmen Sie oder Ihre Steuerkanzlei, auf Wunsch bereiten wir die Meldedatei vor.

Was passiert mit Terminen, die schon im alten System gebucht sind?

Wir übernehmen sie zusammen mit Kundendaten und Behandlungshistorie aus dem Export Ihres bisherigen Systems. Bis zum vereinbarten Umstellungstag läuft das alte System weiter, danach werden neue Termine nur noch im Salon-Manager gebucht.

Was sollte ich vor dem Umstieg vorbereiten?

Einen Export Ihrer Kundendaten und Termine aus dem bisherigen System, eine Liste Ihrer Leistungen mit Dauer und Preis, Ihre Mitarbeiter mit Arbeitszeiten sowie Seriennummer und Unterlagen der bisherigen Kasse und TSE.