hoerbit© für Behörden: Gesprächsvermerk in Minuten, Übersetzung am Tisch, Akte vollständig
Jobcenter, Ausländerbehörde, Bürgeramt: Die silberne Karte am Handy hört mit, wenn Ihr Gegenüber zustimmt. Die App übersetzt im Gespräch, unsere Server in Deutschland schreiben den Entwurf Ihres Vermerks. Sie prüfen, zeichnen, fertig ist die Akte. Das Gerät ist in Entwicklung, Pilotbehörden können sich jetzt melden.
Gebaut für die Verwaltung: Server in Deutschland, Unterlagen für Datenschutz, Personalrat und Anzeige nach § 80 SGB X, Entscheidung immer bei der Sachbearbeitung.
Kurz beantwortet
hoerbit© für Behörden macht aus Gesprächen mit Bürgerinnen und Bürgern einen Entwurf des Gesprächsvermerks: Die Karte am Handy nimmt das Gespräch nach angekündigter Zustimmung auf, auf Wunsch übersetzt die App am Tisch, und unsere Server in Deutschland füllen Ihre Vermerkvorlage. Die Sachbearbeitung prüft und zeichnet, der Vermerk geht in die E-Akte. Das Gerät ist in Entwicklung, wir suchen Pilotbehörden.
- Für Jobcenter, Ausländerbehörden, Bürger- und Fachämter sowie den Außendienst der Verwaltung
- Vermerk-Entwurf nach Ihrer Vorlage: Anlass, Beteiligte, Inhalt, Vereinbarungen, Fristen, Zeichnung durch die Sachbearbeitung
- Übersetzung im Gespräch als Verständigungshilfe, Akte und Vermerk bleiben deutsch (§ 23 VwVfG, § 19 SGB X)
- Verarbeitung auf unseren Servern in Deutschland, Angaben für die Anzeige nach § 80 SGB X vorbereitet
- Aufnahme nur nach angekündigter Zustimmung, rote LED bei jeder Aufnahme, Ton nach Zeichnung löschbar
- Werkzeug für Protokoll und Verständigung: hoerbit© bewertet keine Anträge und keine Personen
Datenschutz in der Verwaltung: so ist hoerbit© für Behörden gebaut
Behörden tragen besondere Verantwortung: Sozialgeheimnis, Amtsgeheimnis, ein Machtgefälle im Gespräch und eine Aufsicht, die vorher Bescheid wissen will. Diese acht Bausteine sind feste Ziele für die Serie, und Ihre Datenschutzbeauftragten bekommen jeden davon schriftlich.
Zustimmung angekündigt, Freiwilligkeit sichtbar
Die Sachbearbeitung kündigt die Aufnahme an, auf Wunsch in der Sprache des Gegenübers. Wer ablehnt, bekommt das Gespräch wie gewohnt mit Vermerk von Hand. Erst nach der Bestätigung startet die Karte.
Bezug: § 201 Abs. 1 und 3 StGB, Erwägungsgrund 43 DSGVO
Sozialgeheimnis und Anzeige an die Aufsicht
Für Sozialdaten bereiten wir alle Angaben für die Anzeige an Ihre Rechts- oder Fachaufsicht vor: Auftragsverarbeiter, Maßnahmen, Datenarten, Betroffene, Unterauftragnehmer.
Bezug: § 35 SGB I, § 80 Abs. 1 und 2 SGB X
Ihr Datenschutzrecht, Ihr Vertrag
Bundesbehörden arbeiten mit DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz, Landes- und Kommunalbehörden meist mit dem Datenschutzgesetz ihres Landes. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung passen wir daran an.
Bezug: Art. 28 DSGVO, § 1 BDSG, Landesdatenschutzgesetze
Verarbeitung in Deutschland
Abschrift, Übersetzung, Vermerk-Entwurf und Speicherung laufen auf unseren Servern in Deutschland, Sprachdienste stammen aus der EU. Ihre Gespräche dienen nie zum Training von Modellen.
Bezug: § 80 Abs. 2 SGB X, Art. 44 ff. DSGVO
Besondere Daten, Folgenabschätzung fertig
In Beratungen fallen Gesundheitsangaben, Herkunft oder Religion an. Für diese besonderen Kategorien liefern wir eine ausgefüllte Vorlage der Datenschutz-Folgenabschätzung.
Bezug: Art. 9 und Art. 35 DSGVO
Amtsgeheimnis, Mitwirkende verpflichtet
Unsere Mitarbeitenden, die an Betrieb und Wartung mitwirken, verpflichten wir schriftlich zur Verschwiegenheit. Die Verpflichtung legen wir Ihnen vor.
Bezug: § 203 Abs. 2 bis 4 StGB
Löschung nach Ihrem Aktenplan
Ton, Abschrift und Vermerk haben eigene Löschregeln. Unsere Empfehlung: Ton direkt nach der Zeichnung löschen, Vermerk nach Aktenplan aufbewahren. Jede Löschung steht im Protokoll.
Bezug: Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO
Personalrat und Mensch am Steuer
Für den Personalrat gibt es eine Muster-Dienstvereinbarung ohne Leistungsauswertung. Entwürfe sind als KI-erstellt gekennzeichnet, die Entscheidung im Verfahren trifft immer die Sachbearbeitung.
Bezug: § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, KI-VO Anhang III und Art. 50
Mit diesen Bausteinen haben Sie die Unterlagen, die Datenschutzbeauftragte, Personalrat und Aufsicht vor einem Pilot sehen wollen. Welche Gespräche Sie aufnehmen, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange Sie den Vermerk aufbewahren, entscheidet Ihre Behörde. Wir liefern Gerät, Server und Papiere dafür.
Das Gerät ist in Entwicklung, die Bausteine sind verbindliche Ziele für die Serie. Wie hoerbit© grundsätzlich nach DSGVO gebaut ist, lesen Sie auf der Hauptseite von hoerbit©.
Ankündigen, sprechen, Vermerk zeichnen
Die Karte liegt am Handy auf dem Schreibtisch. Die Sachbearbeitung kündigt die Aufnahme an, das Gespräch läuft wie gewohnt, auf Wunsch mit Übersetzung. Danach liegt der Entwurf des Gesprächsvermerks bereit, geprüft und gezeichnet wird er von Ihnen.
Die Aufnahme ist angekündigt und freiwillig.
Zu Beginn erklärt die Sachbearbeitung in einem Satz, wofür die Aufnahme dient und dass das Gespräch genauso gut ohne sie stattfindet. Die App zeigt diesen Hinweis auf Wunsch in der Sprache der Bürgerin. Erst nach der Bestätigung startet die Karte, die rote LED leuchtet für alle sichtbar.
Zum Beispiel: Frau Petrović hat einen Termin wegen ihrer Weiterbewilligung. Die Sachbearbeiterin zeigt ihr den Hinweis auf Kroatisch, Frau Petrović nickt, die App speichert 09:12 Uhr als Zeitpunkt der Zustimmung.
Sie sprechen, die App übersetzt mit.
Die Karte nimmt beide Seiten am Tisch auf. Im Übersetzungsmodus erscheint jeder Satz der Bürgerin auf Deutsch auf dem Bildschirm, die Antwort der Sachbearbeitung liest die App in der Sprache der Bürgerin vor. Fachwörter Ihrer Behörde stehen in einem eigenen Wörterbuch, damit „Weiterbewilligungsantrag“ auch so ankommt.
Zum Beispiel: Frau Petrović erklärt, dass ihr Minijob im Januar endet und sie einen Sprachkurs beginnen möchte. Die Sachbearbeiterin liest die deutsche Fassung mit und fragt direkt nach dem Kursbeginn.
Der Vermerk-Entwurf steht, Sie zeichnen.
Unsere Server in Deutschland machen aus der Aufnahme einen Entwurf nach Ihrer Vorlage: Anlass, Beteiligte, Inhalt, Vereinbarungen, Fristen, nächste Schritte. Die Sachbearbeitung prüft, ändert und zeichnet. Der gezeichnete Vermerk geht in Ihre E-Akte, der Ton wird nach Ihrer Löschregel entfernt.
Zum Beispiel: Vier Minuten nach dem Gespräch zeichnet die Sachbearbeiterin den Vermerk: Minijob endet 31.01., Sprachkurs ab 02.02., Nachweis bis 15.01. Der Ton ist danach gelöscht.
Schematischer Ablauf mit erfundenen Namen und Werten. Das Gerät ist in Entwicklung.
Vier Schreibtische, an denen jedes Gespräch zählt
Was im Gespräch vereinbart wurde, muss später in der Akte stehen, vollständig und nachvollziehbar. An diesen vier Arbeitsplätzen der Verwaltung planen wir hoerbit© zuerst.
Was gesagt wurde, gehört in die Akte
Verwaltung arbeitet nach dem Grundsatz der Aktenmäßigkeit: Alle wesentlichen Schritte eines Verfahrens müssen vollständig und nachvollziehbar in der Akte stehen. Der Wissenschaftliche Dienst des Bundestages leitet diese Pflicht direkt aus dem Rechtsstaatsprinzip nach Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz ab und verweist auf den Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 6. Juni 1983. Mündliche Absprachen sind davon nicht ausgenommen, auch sie sind zu verschriftlichen.
Im Alltag heißt das: 15 Termine am Tag, dazwischen Rückfragen, und am Ende des Tages ein Stapel Vermerke aus Notizzetteln und Gedächtnis. Spricht das Gegenüber wenig Deutsch, kommt die Verständigung dazu, mit Händen, Übersetzungsapps auf privaten Handys oder einem Dolmetschtermin, der erst Wochen später frei ist.
Für genau diese Lage entwickeln wir hoerbit© für Behörden: Aufnahme mit angekündigter Zustimmung, Übersetzung am Tisch, Vermerk-Entwurf nach Ihrer Vorlage, gezeichnet von der Sachbearbeitung, verarbeitet auf unseren Servern in Deutschland.
Zum Beispiel: Eine Sachbearbeiterin der Wohngeldstelle führt am Dienstag 14 Gespräche. Mit hoerbit© liegt nach jedem Termin ein Entwurf bereit. Sie liest, ergänzt eine Frist und zeichnet, bevor die nächste Nummer aufgerufen wird.
Ihr Vermerk, nach Ihrer Vorlage
Jede Behörde hat ihre eigene Form für Vermerke. Wir übernehmen Ihre Vorlage: Kopf mit Aktenzeichen und Datum, Beteiligte, Anlass, Inhalt in Stichpunkten, Vereinbarungen, Fristen, Unterschriftsfeld. hoerbit© füllt die Felder aus dem Gespräch, Sie prüfen und zeichnen.
Der Entwurf bleibt als KI-erstellt gekennzeichnet, bis Sie ihn gezeichnet haben. Erst der gezeichnete Vermerk ist Teil der Akte.
- Kopf mit Aktenzeichen, Datum, Uhrzeit und Ort
- Beteiligte als Rolle, Namen tragen Sie selbst ein
- Inhalt, Vereinbarungen und Fristen getrennt aufgeführt
- Hinweis auf Übersetzung und Sprache im Vermerk vermerkt
- Zeichnung durch die Sachbearbeitung mit Datum
- AnlassWeiterbewilligung, persönliche VorspracheInfo
- SpracheKroatisch, Übersetzung per AppInfo
- VereinbarungNachweis Sprachkurs bis 15.01.OK
- FristKündigungsnachweis Minijob bis 15.01.Hinweis
- ZeichnungOffen, Entwurf zur PrüfungHinweis
Aufnahme nach Zustimmung, 09:12 Uhr. Ton nach Zeichnung gelöscht.
Beispiel mit erfundenen Namen, Daten und Fristen.
Acht Aufgaben, die hoerbit© in der Verwaltung übernimmt
Aus einer Aufnahme entsteht, was Ihre Akte braucht. Diese acht Anwendungen stehen im Entwurf für Behörden im Mittelpunkt:
Gesprächsvermerk
Entwurf nach Ihrer Vorlage mit Anlass, Beteiligten, Inhalt, Vereinbarungen und Fristen. Die Sachbearbeitung prüft und zeichnet.
Zum Beispiel: Vorsprache in der Wohngeldstelle, 12 Minuten: Der Entwurf nennt drei fehlende Nachweise und die Frist bis zum 30. des Monats.
Übersetzung am Tisch
Jeder Satz erscheint auf Deutsch auf dem Bildschirm, die Antwort liest die App in der Sprache des Gegenübers vor. Die Akte bleibt deutsch.
Zum Beispiel: Ein Antragsteller spricht Arabisch. Die Sachbearbeitung liest mit, fragt nach dem Mietvertrag, die App spricht die Frage auf Arabisch.
Anhörung und Erörterung
Mündliche Anhörung oder Erörterungstermin: Die Abschrift trennt die Sprecher, der Entwurf fasst Vorbringen und Antworten getrennt zusammen.
Zum Beispiel: Anhörung vor einer Ordnungsverfügung: Der Entwurf listet die vier Einwände des Betroffenen und die Antwort der Behörde zu jedem Punkt.
Ablage in der E-Akte
Der gezeichnete Vermerk geht als PDF in Ihre E-Akte, mit Aktenzeichen und Metadaten. Die Schnittstelle richten wir mit Ihrer IT ein.
Zum Beispiel: Nach der Zeichnung liegt der Vermerk als PDF im Vorgang 2026-AZ-0815, Dokumenttyp Gesprächsvermerk.
Fallkonferenz und Dienstbesprechung
Besprechungen mehrerer Stellen werden zum Ergebnisprotokoll mit Zuständigkeiten und Terminen, bereit für den Umlauf.
Zum Beispiel: Fallkonferenz zwischen Jobcenter, Schuldnerberatung und Jugendhilfe: Das Protokoll nennt fünf Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin.
Zusammenfassung zum Mitnehmen
Auf Wunsch bekommt die Bürgerin die vereinbarten Punkte als Ausdruck, in einfacher Sprache und zusätzlich in ihrer Sprache.
Zum Beispiel: Frau Petrović nimmt ein Blatt mit: drei Nachweise, eine Frist, der nächste Termin, auf Deutsch und auf Kroatisch.
Löschung nach Aktenplan
Ton, Abschrift und Vermerk haben eigene Löschregeln. Der Ton verschwindet nach der Zeichnung, die Akte folgt Ihren Aufbewahrungsfristen.
Zum Beispiel: Einstellung einer Ausländerbehörde: Ton sofort nach Zeichnung löschen, Abschrift nach 14 Tagen, Vermerk nach Aktenplan.
Paket für Datenschutz und Personalrat
Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Vorlage Datenschutz-Folgenabschätzung, Unterlagen für die Anzeige nach § 80 SGB X und für den Personalrat.
Zum Beispiel: Die Datenschutzbeauftragte eines Jobcenters bekommt vor dem Pilot alle Unterlagen in einem Ordner und ergänzt nur die örtlichen Angaben.
Beschaffung über ein Vergabeverfahren
Öffentliche Aufträge werden im Wettbewerb und in transparenten Verfahren vergeben, so steht es in § 97 GWB. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt das Vergaberecht des GWB, darunter das Haushaltsrecht und die Vergaberegeln Ihres Landes. hoerbit© beschaffen Sie deshalb so, wie Ihre Vergabestelle es vorgibt, und wir liefern die Unterlagen, die dafür nötig sind.
Für die Markterkundung und die Leistungsbeschreibung bekommen Sie eine technische Beschreibung, die Liste der Unterauftragsverarbeiter, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und den Entwurf des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Öffentliche Ausschreibungen beobachten wir selbst mit unserem Ausschreibungs-Wächter vergabewerk©.
| Unterlage | Für | Stand |
|---|---|---|
| Technische Beschreibung Gerät, App, Server | Markterkundung | OK |
| Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Entwurf | Datenschutz, Justiziariat | OK |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Informationssicherheit | OK |
| Vorlage Datenschutz-Folgenabschätzung | Datenschutzbeauftragte | OK |
| Unterlagen für den Personalrat | Personalvertretung | OK |
| Pilotumfang und Zeitplan | Vergabestelle | Info |
Unterlagenpaket nach heutigem Entwicklungsstand.
Amtssprache Deutsch, Verständigung in jeder Sprache
Die Amtssprache ist Deutsch, so steht es in § 23 Verwaltungsverfahrensgesetz und für Sozialleistungsträger in § 19 SGB X. Das betrifft die Akte und die Dokumente. Im Gespräch selbst braucht die Behörde vor allem eines: dass beide Seiten verstehen, worum es geht. Genau dafür ist der Übersetzungsmodus von hoerbit© gedacht.
Die Übersetzung läuft auf unseren Servern in Deutschland, mit Spracherkennung und Sprachmodell aus der EU. Ein Wörterbuch Ihrer Behörde sorgt dafür, dass Fachbegriffe wie Bedarfsgemeinschaft, Fiktionsbescheinigung oder Mitwirkungspflicht richtig übertragen werden. Welche Sprachen Sie zuerst brauchen, legen wir im Pilot mit Ihnen fest.
Für rechtlich bedeutsame Erklärungen und Dokumente sieht das Gesetz beglaubigte Übersetzungen oder beeidigte Dolmetscher vor, daran ändert hoerbit© nichts. Der Übersetzungsmodus schließt die Lücke im Alltag: die schnelle Rückfrage, die Terminabsprache, die Erklärung, welche Unterlage fehlt. Im Vermerk steht, dass und in welcher Sprache maschinell übersetzt wurde.
- Akte und Vermerk auf Deutsch, Übersetzung als Gesprächshilfe
- Wörterbuch mit den Fachbegriffen Ihrer Behörde
- Hinweis auf Übersetzung und Sprache im Vermerk
- Für Teams auf der Baustelle gibt es unseren Übersetzer-Ohrhörer sprachbit©
Zum Beispiel: Im Vermerk steht unter Gesprächsführung: „Gespräch auf Deutsch und Arabisch, Übersetzung per hoerbit, keine Dolmetscherin anwesend.“
Sozialdaten: Anzeige an die Aufsicht und Verarbeitung im Inland
Jobcenter, Sozialämter und andere Leistungsträger verarbeiten Sozialdaten. Für sie gilt das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und für die Auftragsverarbeitung eine eigene Regel: Nach § 80 SGB X muss der Verantwortliche seiner Rechts- oder Fachaufsicht rechtzeitig vor der Auftragserteilung anzeigen, wer verarbeitet, welche Daten, wofür und mit welchen Unterauftragnehmern. Und die Verarbeitung muss im Inland, in der EU oder in einem gleichgestellten Staat stattfinden.
hoerbit© erfüllt die Ortsfrage mit Servern in Deutschland. Für die Anzeige bekommen Sie alle Angaben vorbereitet: Auftragsverarbeiter, technische und organisatorische Maßnahmen, Art der Daten, Kreis der Betroffenen, Unterauftragsverhältnisse.
Ein Hinweis für gemeinsame Einrichtungen: Jobcenter nutzen nach § 50 Abs. 3 SGB II die zentral verwalteten IT-Verfahren der Bundesagentur für Arbeit. Ein Pilot mit hoerbit© braucht dort deshalb die Abstimmung mit der Trägerversammlung und der Bundesagentur. Bei zugelassenen kommunalen Trägern entscheidet die Kommune selbst.
- Server in Deutschland, Sprachdienste aus der EU
- Angaben für die Anzeige nach § 80 SGB X vorbereitet
- Verpflichtung unserer Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit
- Trennung der Mandanten, Zugriff nur für Berechtigte Ihrer Behörde
Protokoll und Übersetzung, die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz führt in Anhang III Systeme als hochriskant, die Behörden dabei unterstützen, Ansprüche auf öffentliche Unterstützungsleistungen zu beurteilen, oder die bei der Prüfung von Asyl- und Visumanträgen und Aufenthaltstiteln helfen oder die Glaubwürdigkeit von Personen einschätzen.
hoerbit© bauen wir bewusst als Werkzeug für Protokoll und Verständigung. Es bewertet keine Anträge, schätzt keine Glaubwürdigkeit ein und gibt keine Empfehlung zur Entscheidung. Der Entwurf hält fest, was gesagt wurde. Was daraus folgt, entscheidet die Sachbearbeitung.
Entwürfe tragen sichtbar den Hinweis „KI-erstellt“, bis sie gezeichnet sind. Stimmen werden nach Sprechern getrennt, aber nie biometrisch wiedererkannt, und Emotionsanalysen gibt es nicht.
- Wortgetreue Abschrift und Zusammenfassung, keine Bewertung
- Kennzeichnung KI-erstellt bis zur Zeichnung
- Sprechertrennung ohne Stimmprofil
- Freigabe immer durch einen Menschen
Pilotbehörden gesucht: so beginnen wir
hoerbit© ist in Entwicklung. App und Server bauen wir selbst, die Karte entsteht mit Fertigungspartnern unter unserer Marke. Für Behörden suchen wir Pilotstellen, die das Gerät an wenigen Arbeitsplätzen tragen und uns sagen, was im Verwaltungsalltag fehlt.
Am Anfang stehen Ihre Vermerkvorlage, die Gesprächsarten, die häufigsten Sprachen und Ihre E-Akte. Datenschutzbeauftragte und Personalrat bekommen das Unterlagenpaket vor dem Start. Abgerechnet wird als Festpreis für die Einrichtung, danach Lizenz und Service, beschafft auf dem Weg, den Ihre Vergabestelle vorgibt.
- Vormerken oder als Pilotbehörde anfragen
- Vermerkvorlage, Gesprächsarten und Sprachen festlegen
- Unterlagen mit Datenschutz und Personalrat abstimmen
- Pilot an wenigen Arbeitsplätzen, Rückmeldung, Anpassung
Wann hoerbit© zu Ihrer Behörde passt
Passt gut, wenn
- Ihre Beschäftigten führen viele Gespräche mit Bürgerinnen und Bürgern und schreiben die Vermerke danach aus dem Gedächtnis.
- Viele Gespräche finden mit Menschen statt, die wenig Deutsch sprechen, und Dolmetschtermine sind knapp.
- Vermerke sollen vollständig, einheitlich und schnell in der E-Akte stehen.
- Sie brauchen Verarbeitung in Deutschland und Unterlagen für Datenschutz, Personalrat und Aufsicht.
Grenzen
- Wer die Aufnahme ablehnt, bekommt das Gespräch wie gewohnt, mit Vermerk von Hand. Freiwilligkeit ist Teil des Konzepts.
- Für Gerichtsverfahren, förmliche Vernehmungen und beglaubigte Übersetzungen ist hoerbit© nicht gedacht.
- Anträge bewerten oder Glaubwürdigkeit einschätzen: Das bleibt bei der Sachbearbeitung, die Software macht es bewusst nicht.
- Das Gerät ist in Entwicklung, die beschriebenen Funktionen sind Entwicklungsziele für die Serie.
Quellen und Stand
Die rechtlichen Angaben auf dieser Seite stützen sich auf diese Texte. Wir haben sie am 15.11.2026 gelesen. Das ist unsere Einschätzung, keine Rechtsberatung, im Einzelfall entscheiden Ihr Justiziariat und Ihre Datenschutzbeauftragten.
- Deutscher Bundestag, Wissenschaftliche Dienste: Grundsätze der Aktenführung in der Bundesverwaltung (WD 3 - 3000 - 108/23)Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung aus dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG), Gebot der Aktenmäßigkeit, Verweis auf BVerfG, Beschluss vom 06.06.1983, 2 BvR 244, 310/83; relevante Informationen sind nach § 2 RegR zu verschriftlichen.geprüft am 15.11.2026
- E-Government-Gesetz, § 6a Elektronische AktenführungBehörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen, Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung bleiben einzuhalten.geprüft am 15.11.2026
- Verwaltungsverfahrensgesetz, § 23 AmtsspracheAbsatz 1: Die Amtssprache ist deutsch. Absatz 2: Übersetzungen, beglaubigte Übersetzungen und Dolmetscher.geprüft am 15.11.2026
- Verwaltungsverfahrensgesetz, § 29 Akteneinsicht durch BeteiligteEinsicht der Beteiligten in die das Verfahren betreffenden Akten.geprüft am 15.11.2026
- SGB X, § 19 AmtsspracheAmtssprache Deutsch im Sozialverwaltungsverfahren, Übersetzungen und Dolmetscher.geprüft am 15.11.2026
- SGB X, § 80 Verarbeitung von Sozialdaten im AuftragAnzeige an die Rechts- oder Fachaufsicht vor Auftragserteilung, Verarbeitung im Inland, in der EU oder gleichgestellten Staaten.geprüft am 15.11.2026
- SGB I, § 35 SozialgeheimnisAnspruch, dass Sozialdaten nicht unbefugt verarbeitet werden, auch innerhalb des Leistungsträgers.geprüft am 15.11.2026
- SGB II, § 50 DatenübermittlungAbsatz 3: Gemeinsame Einrichtungen nutzen zentral verwaltete IT-Verfahren der Bundesagentur.geprüft am 15.11.2026
- Strafgesetzbuch, § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des WortesAbsatz 1: unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes. Absatz 3: höhere Strafe für Amtsträger.geprüft am 15.11.2026
- Strafgesetzbuch, § 203 Verletzung von PrivatgeheimnissenAbsatz 2: Amtsträger. Absatz 3 und 4: Offenbaren gegenüber mitwirkenden Personen und deren Verpflichtung zur Geheimhaltung.geprüft am 15.11.2026
- Bundesdatenschutzgesetz, § 1 AnwendungsbereichÖffentliche Stellen des Bundes; öffentliche Stellen der Länder nur, soweit kein Landesdatenschutzgesetz greift.geprüft am 15.11.2026
- DSGVO, Erwägungsgrund 43 Zwanglose EinwilligungBei klarem Ungleichgewicht, insbesondere gegenüber einer Behörde, ist die Einwilligung oft keine gültige Rechtsgrundlage.geprüft am 15.11.2026
- DSGVO, Artikel 9 und Artikel 35Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Datenschutz-Folgenabschätzung bei neuen Technologien.geprüft am 15.11.2026
- Bundespersonalvertretungsgesetz, § 80 Mitbestimmung in organisatorischen AngelegenheitenAbsatz 1 Nummer 21: Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen.geprüft am 15.11.2026
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III Hochrisiko-KI-SystemeNummer 5 Buchstabe a: Beurteilung von Ansprüchen auf öffentliche Unterstützungsleistungen. Nummer 7: Migration, Asyl und Grenzkontrolle.geprüft am 15.11.2026
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, § 97 Grundsätze der VergabeVergabe öffentlicher Aufträge im Wettbewerb und in transparenten Verfahren.geprüft am 15.11.2026
Passt dazu
hoerbit© im ÜberblickGerät, App, Server und das Datenschutz-Paket für alle Branchen.
vergabewerk© Ausschreibungs-WächterÖffentliche Ausschreibungen nach Suchprofil, mit Fristenliste.
sprachbit© Übersetzer-OhrhörerÜbersetzung im Ohr für Teams, die verschiedene Sprachen sprechen.
KI-Beauftragter als ServicePflichten aus der KI-Verordnung für Ihre Organisation ordnen.Das gezeigte Gerät ist ein Entwurf, Farben, Maße und Details können sich bis zur Serie ändern. Namen, Behörden und Werte in den Beispielen sind erfunden. hoerbit© ist eine Marke der Netzhandwerker.
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Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist hoerbit© für Behörden?
hoerbit© ist der KI-Sprachrekorder der Netzhandwerker, eine silberne Karte im Scheckkartenformat am Handy. Für Behörden macht er aus Beratungs-, Antrags- und Anhörungsgesprächen einen Entwurf des Gesprächsvermerks nach Ihrer Vorlage und übersetzt auf Wunsch im Gespräch. Die Verarbeitung läuft auf unseren Servern in Deutschland, die Sachbearbeitung prüft und zeichnet.
Was unterscheidet hoerbit© von Diktiergerät und Schreibdienst?
Beim Diktat spricht die Sachbearbeitung nach dem Gespräch den Vermerk aus dem Gedächtnis ein, der Schreibdienst tippt ihn ab. hoerbit© nimmt das Gespräch selbst auf, mit Zustimmung, und liefert den Entwurf direkt danach. Damit stehen auch Nebensätze, Fristen und Zusagen im Entwurf, die beim Nachdiktieren verloren gehen. Dazu kommt die Übersetzung im Gespräch, die ein Diktiergerät nicht bietet.
Was sollten wir mitbringen?
Ihre Vermerkvorlage, die Gesprächsarten, die Sie festhalten möchten, die Sprachen, die bei Ihnen am häufigsten vorkommen, den Namen Ihrer E-Akte und die Ansprechpersonen für Datenschutz, Informationssicherheit, Personalrat und Vergabe. Für Jobcenter zusätzlich den Kontakt zur Trägerversammlung.
Dürfen Behörden Gespräche aufnehmen?
Mit Zustimmung aller Beteiligten ja. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar, für Amtsträger sieht Absatz 3 eine höhere Strafe vor. Deshalb startet hoerbit© erst nach dem Zustimmungsschritt in der App, und die rote LED leuchtet bei jeder Aufnahme. Datenschutzrechtlich stützen Behörden die Verarbeitung in der Regel auf ihre gesetzliche Aufgabe, weil eine Einwilligung gegenüber einer Behörde nach Erwägungsgrund 43 DSGVO oft keine tragfähige Grundlage ist. Die Rechtsgrundlage legt Ihr Datenschutz fest.
Was passiert, wenn jemand die Aufnahme ablehnt?
Dann findet das Gespräch wie gewohnt statt und die Sachbearbeitung schreibt den Vermerk von Hand. Die Freiwilligkeit ist Teil des Konzepts, der Hinweis zu Beginn sagt das ausdrücklich, auf Wunsch in der Sprache des Gegenübers.
Ersetzt die Übersetzung einen Dolmetscher?
Für die alltägliche Verständigung am Schreibtisch hilft sie sofort. Für rechtlich bedeutsame Erklärungen, Dokumente und förmliche Verfahren sehen § 23 VwVfG und § 19 SGB X beglaubigte Übersetzungen oder beeidigte Dolmetscher vor, dafür bleibt der Dolmetschdienst zuständig. Im Vermerk steht, dass maschinell übersetzt wurde.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Auf unseren Servern in Deutschland, mit Spracherkennung und Sprachmodell von Anbietern aus der EU. Für Sozialdaten erfüllt das die Ortsvorgabe aus § 80 Abs. 2 SGB X. Die Liste aller Unterauftragsverarbeiter mit Ort der Verarbeitung bekommen Sie vor dem Start.
Welches Datenschutzgesetz gilt für uns?
Für Bundesbehörden gilt neben der DSGVO das Bundesdatenschutzgesetz, für Landes- und Kommunalbehörden in der Regel das Datenschutzgesetz Ihres Landes, für Sozialleistungsträger zusätzlich das Sozialdatenschutzrecht im SGB X. Unseren Vertrag zur Auftragsverarbeitung passen wir an das für Sie geltende Recht an.
Muss der Personalrat zustimmen?
In der Regel ja. Nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG bestimmt der Personalrat bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, die Landespersonalvertretungsgesetze kennen vergleichbare Regeln. hoerbit© wertet keine Leistung aus, trotzdem empfehlen wir eine Dienstvereinbarung, die Zweck, Zugriff und Löschung festlegt. Die Vorlage liefern wir mit.
Ist hoerbit© ein Hochrisiko-KI-System?
Wir bauen hoerbit© bewusst als Werkzeug für Protokoll und Verständigung. Anhang III der KI-Verordnung nennt unter anderem Systeme, die Ansprüche auf öffentliche Leistungen beurteilen oder bei der Prüfung von Aufenthaltstiteln helfen. Genau das macht hoerbit© nicht: Es bewertet keine Anträge und keine Personen. Die abschließende Einordnung für Ihren Einsatz treffen Sie mit Ihrem Datenschutz und Ihrer KI-Verantwortlichen.
Kommt der Vermerk in unsere E-Akte?
Ja, als PDF mit Aktenzeichen und Metadaten. Wie die Übergabe technisch läuft, richten wir mit Ihrer IT ein, etwa über eine Schnittstelle Ihres Dokumentenmanagements oder einen Ablageordner. Welche Systeme wir zuerst anbinden, richten wir nach den Pilotbehörden.
Wie wird hoerbit© beschafft?
Über den Weg, den Ihre Vergabestelle vorgibt, vom Direktauftrag für einen kleinen Pilot bis zum Vergabeverfahren. Für Markterkundung und Leistungsbeschreibung liefern wir technische Beschreibung, Unterlagen zum Datenschutz und einen Pilotumfang. Abgerechnet wird als Festpreis für die Einrichtung, danach Lizenz und Service.
Wie lange werden Ton und Abschrift gespeichert?
So lange, wie Sie es festlegen. Unsere Empfehlung für Behörden: Ton sofort nach der Zeichnung löschen, Abschrift nach kurzer Frist, der gezeichnete Vermerk folgt Ihrem Aktenplan. Jede Löschung wird protokolliert.
Ist hoerbit© schon lieferbar?
Das Gerät ist in Entwicklung, Muster sind bei Fertigern angefragt. Sie können sich jetzt vormerken oder als Pilotbehörde anfragen. Wir melden uns, sobald es einen belastbaren Termin für Pilotgeräte gibt.
Die Netzhandwerker