Verein-Vollversorgung
Mitglieder, Beiträge, Spenden, Events, Gemeinnützigkeit

Ein eingetragener Verein mit 200 Mitgliedern hat einen Ehrenamtlichen, der die Buchhaltung, Beiträge, Spendenquittungen und Mitgliederverwaltung nebenbei macht. Wenn der ausfällt, bricht ein Teil der Vereinsarbeit zusammen. Abo-Lösungen wie easyVerein oder SPGVerein kosten zwischen 10 und 40 Euro pro Monat — leistbar, aber dauerhafter Kostenpunkt im Budget.

Die Verein-Vollversorgung bietet das Gleiche als Einmalkauf. Mitgliederverwaltung mit Eintritts-Datum, Beitragsklasse, Ehrenamt-Funktion. SEPA-Basis-Lastschrift für Beitragseinzug mit XML-Export für die Bank. Spendenquittungen nach ZUWART (Zuwendungsbestätigungen-Verordnung) mit Gemeinnützigkeits-Nachweis. Event-Kommunikation an Mitglieder-Untergruppen mit DSGVO-konformer Einwilligung. Jahreshauptversammlungs-Protokoll mit Stimm-Auswertung.

Das läuft auf einem einfachen Rechner im Verein (meist beim Schatzmeister oder Schriftführer) oder als Webversion auf einem kleinen Server. Ausreichend für Vereine bis 1.000 Mitglieder. Keine Monatskosten, keine Modul-Preisliste, keine Überraschungen beim Nachfolger im Amt.

Schritt 1 — Mitglieder-Eintritte: Neue Mitglieder werden über ein Online-Formular aufgenommen. SEPA-Mandat wird digital unterzeichnet. Datenschutz-Einwilligungen werden eingeholt.

Schritt 2 — SEPA-Beitragseinzug jährlich: Einmal pro Jahr wird der SEPA-Einzug gestartet. XML-Datei geht an die Bank, Lastschriften werden ausgeführt, Rückläufer werden markiert.

Schritt 3 — Spendenquittung nach Spende: Spender wird erfasst, Spendenbetrag, Zahlungs-Datum. ZUWART-konforme Zuwendungsbestätigung wird automatisch erzeugt mit Freistellungs-Bescheid-Zitat des Vereins.

Schritt 4 — Event-Einladung an Untergruppe: Veranstaltung (z.B. Jugend-Treff) wird angelegt, nur die Jugend-Mitglieder werden eingeladen — mit DSGVO-konformer Opt-In-Liste.

Schritt 5 — Jahreshauptversammlung: Einladung mit ordnungsgemäßer Ladungsfrist, Tagesordnung. Protokoll wird digital geführt, Abstimmungen mit Stimm-Auswertung. Protokoll geht an Vorstand und Register-Gericht.

Eingetragene Vereine (e.V.) mit 30 bis 1.000 Mitgliedern. Sportvereine, Kulturvereine, Fördervereine, Berufsverbände, Umweltvereine, Heimatvereine, Schützenvereine. Auch kirchliche Kindergarten-Fördervereine oder Fröbelgruppen-Vereinigungen. Weniger geeignet: sehr kleine Vereine unter 20 Mitgliedern (Excel reicht), Vereine mit kommerziellen Betrieb (Gastronomie, Shop — da braucht es Warenwirtschaft) oder Groß-Verbände mit Landes- und Orts-Strukturen (da hilft ein Verbands-Software-System).

Was zahlen Vereine heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Sind die Spendenquittungen ZUWART-konform?

Ja. Die Zuwendungsbestätigungs-Verordnung gibt das offizielle Muster vor. Unser System füllt dieses Muster 1:1 aus, inklusive Vereins-Daten, Freistellungsbescheid-Aktenzeichen und Datum des letzten Bescheids. PDFs sind direkt vom Spender zum Finanzamt einreichbar.

Wie geht SEPA-Lastschrift für Vereine?

Sie brauchen eine Gläubiger-Identifikationsnummer (beantragen bei der Bundesbank, kostet nichts). Danach: bei Mitglieds-Eintritt wird ein SEPA-Mandat eingeholt (digital mit Signatur oder auf Papier eingescannt). Einmal jährlich erzeugen Sie die XML-Datei für die Einzüge, gehen damit zur Bank oder uploaden in Online-Banking.

Wie wird das Einladungswesen DSGVO-konform?

Bei der Aufnahme wird die Einwilligung für Vereins-Kommunikation erhoben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragsanbahnung plus Erfüllung). Für zusätzliche Dinge (Newsletter, Bilder auf Website, Adress-Weitergabe) gibt es separate Opt-Ins. Widerruf jederzeit, wird dokumentiert.

Wie funktioniert die Jahreshauptversammlung?

Einladung per Mail oder Post mit ordnungsgemäßer Ladungsfrist (meist vier Wochen, laut Ihrer Satzung). Tagesordnung wird automatisch erzeugt (Jahresbericht, Kassenbericht, Entlastung, Wahlen, Anträge). Im Protokoll können Abstimmungen mit Stimmzahl erfasst werden.

Kann man auch Online-Jahreshauptversammlung machen?

Ja, sofern Ihre Satzung das erlaubt (viele wurden nach Corona entsprechend angepasst). Wir integrieren eine Zoom- oder BigBlueButton-Verbindung mit Abstimmungs-Tool. Rechtssicher bezüglich der Stimmberechtigung und Protokollführung.

Wie ist es mit der Gemeinnützigkeits-Prüfung alle drei Jahre?

Das Finanzamt verlangt alle drei Jahre einen Tätigkeitsbericht mit Angabe der verfolgten satzungsmäßigen Zwecke. Das System führt Buch über Ihre Veranstaltungen und Zwecke und erzeugt einen Entwurf für den Bericht. Sie prüfen, unterzeichnen, geben ab.

Kann ich externe Buchhaltungs-Software anbinden?

Ja. Export im DATEV-Format für Ihren Steuerberater. Auch Lexoffice, SevDesk, Sage oder MonKey Office-Formate. Die Beitrags-Eingänge und Spenden-Eingänge werden automatisch den richtigen Konten zugeordnet.

Wie wird mit Ehrenamt-Stunden-Erfassung umgegangen?

Falls Sie Aufwandsentschädigungen nach Paragraph 3 Nr. 26a EStG zahlen: das System erfasst geleistete Ehrenamt-Stunden, zahlt am Jahresende die entsprechende Pauschale (bis 840 Euro steuerfrei) mit korrekter Beleg-Erstellung und Sozialversicherungs-Prüfung.

Was passiert bei Vorstandwechsel?

Der neue Vorstand übernimmt die Software, den Server, die Passwörter. Keine Lizenz-Übertragungs-Gebühr, keine Nachweise gegenüber einem Hersteller. Wir unterstützen bei der Einarbeitung des Nachfolgers im Wartungsvertrag (eine Stunde Schulung enthalten pro Jahr).

Wie lange dauert die Einrichtung?

Drei Tage. Tag 1: Installation, Mitglieder-Import aus bisherigen Listen (oft Excel). Tag 2: SEPA-Mandate digitalisieren, erste Beitragsrunde vorbereiten. Tag 3: Spendenquittungs-Vorlage, Jahreshauptversammlung-Einladung, Schulung für Vorstand und Schatzmeister.