Pflegedienst-Copilot
Digitale Dokumentation und Tourenplanung für ambulante Pflege

Ein ambulanter Pflegedienst mit 30 Mitarbeitern und 120 Klienten verbringt jeden Tag Stunden mit Bürokratie, die mit Pflege nichts zu tun hat. Tourenplanung für den nächsten Tag. Pflegedokumentation nachtragen. Abrechnung mit fünf verschiedenen Pflegekassen, jede mit eigener Schnittstelle. MDK-Prüfungen vorbereiten. Die Pflegedienst-Leitung müsste eigentlich pflegen, sitzt aber am Schreibtisch.

Der Pflegedienst-Copilot baut die Brücke von der Pflegehandlung zum System. Die Pflegefachkraft dokumentiert per Tablet oder Smartphone direkt beim Klienten — Sprachnotiz, Foto, Checkliste. Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) wird aus den Einträgen gebaut. Die Tourenplanung für den nächsten Tag wird automatisch aus Pflegegrad, Entfernung, Fahrzeit und Mitarbeiter-Qualifikation zusammengesetzt. Die Abrechnung geht als DTA-Schnittstelle an die Kasse.

Das ganze System läuft auf Ihrem Server in Ihrer Pflegezentrale — nicht in einer Cloud. Pflegedaten sind Sozialdaten nach SGB X, dafür gelten verschaerfte DSGVO-Regeln. Wir richten Sie so ein, dass das MDK-Audit kein Schrecken mehr ist, sondern ein Termin wie jeder andere.

Schritt 1 — Tourenplan am Morgen: Die Pflegefachkräfte kriegen ihre Tour auf dem Tablet — Reihenfolge, Klienten-Daten, Leistungskomplexe, besondere Hinweise, Medikamente. Alles offline abrufbar.

Schritt 2 — Doku direkt beim Klienten: Pflegehandlung, Beobachtungen, Vitalwerte per Sprach-Notiz oder Checkliste. Die KI baut daraus den Eintrag in die Pflegedokumentation, SIS-konform.

Schritt 3 — Medikamentenplan-Check: Beim Medikamentengeben werden Wechselwirkungen, Allergien, neue Verordnungen geprüft. Auffälligkeiten werden sofort an den Arzt gemeldet.

Schritt 4 — Leistungserfassung und Abrechnung: Jede Leistung ist mit einem Leistungskomplex (SGB V oder XI) verknüpft. Am Monatsende wird die DTA-Datei für jede Pflegekasse automatisch erzeugt und per gesichertem Kanal verschickt.

Schritt 5 — MDK-Prüfung als Routine: Die Dokumentation ist so strukturiert, dass MDK-Qualitätsprüfungen keine Zeit mehr kosten. Ein-Klick-Export der prüfungsrelevanten Unterlagen für jeden Klienten.

Ambulante Pflegedienste mit zehn bis zweihundert Mitarbeitern, die entweder mit euregon snap oder MediFox aus dem Vertrag wollen, oder neu gründen und sich nicht in einen Zwanzig-Jahres-Vertrag binden möchten. Besonders passend für Dienste mit Mehrfach-Trägerschaft (SGB V Behandlungspflege, SGB XI Grundpflege, Hauswirtschaft, Betreuung) und typisch drei bis fünf Pflegekassen-Partnern. Weniger geeignet: reine Tagespflegeeinrichtungen ohne Hausbesuche (da lohnt sich die Tourenplanung nicht) oder statione Äre Pflege (da braucht es ein Heim-Kennzahlen-System).

Was zahlen ambulante Pflegedienste heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Wie geht der Copilot mit der Schweigepflicht und SGB X um?

Strikt on-premise. Die Pflegedaten verlassen Ihren Server nicht ungefragt. KI-Aufgaben (Spracherkennung, Text-Strukturierung) laufen optional lokal mit einem kleinen Sprachmodell oder über Ihren eigenen API-Schlüssel bei Anthropic mit AV-Vertrag. Sie entscheiden pro Funktion.

Was heisst SIS-konforme Dokumentation?

Die Strukturierte Informationssammlung ist das Pflegedokumentations-Modell nach dem Strukturmodell, seit 2015 bundesweit empfohlen. Themenfelder 1-6 plus Risikomatrix plus Maßnahmenplan. Der Copilot führt Sie durch den Aufnahme-Prozess und pflegt das fort mit jedem Pflegebesuch.

Wird das vom MDK anerkannt?

Die Form ist anerkannt, weil sie das MDS-Modell 1:1 abbildet. Eine MDK-Einzel-Zulassung für Software gibt es nicht — der MDK prüft die Dokumentation, nicht die Software. Bei MDK-Prüfungen exportieren Sie die prüfungsrelevanten Unterlagen in der vom MDK gewünschten Papier- oder PDF-Form.

Welche Pflegekassen werden per DTA bedient?

Alle, die DTA nach den Anlagen 7 und 18 der Rahmenverträge nutzen — das sind praktisch alle gesetzlichen und Ersatzkassen in Deutschland. Private Kassen rechnen auf Papier oder per PDF ab, das erzeugt der Copilot ebenfalls.

Wie lange dauert die Einführung?

Drei bis vier Wochen für einen typischen Dienst mit 30 Mitarbeitern. Woche 1: Server-Einrichtung, Stammdaten-Migration aus Vorgängersystem. Woche 2: Pflegedokumentations-Training und Tourenplanung. Woche 3: Probe-Abrechnung gegen die grössten drei Pflegekassen. Woche 4: Vollbetrieb, Feintuning.

Ich habe aktuell MediFox. Können wir migrieren?

Ja. MediFox hat einen vernünftigen CSV-Export für Klientendaten, Leistungen, Pflegekassen-Verträge. Wir importieren das im Setup. Historische Dokumentationen bleiben als PDF-Archiv verfügbar und wandern nicht ins neue System (DSGVO-Daten-Minimierung).

Wie funktioniert die Tourenplanung im Detail?

Am Vortag oder morgens früh schlägt der Copilot eine Tour pro Mitarbeiter vor. Grundlage: Pflegegrad, Leistungskomplexe, Mitarbeiter-Qualifikation (examiniert oder Pflegehelfer), Entfernung und Verkehrsdaten. Die Pflegedienst-Leitung passt an, fertig.

Was passiert bei einem Ausfall des Servers?

Die Tablets haben Offline-Modus — mindestens die aktuelle Tour und die letzten 14 Tage Dokumentation sind lokal. Dokumentations-Einträge werden bei Wiederverbindung automatisch sync't. Der Server selbst läuft auf RAID-1 (zwei gespiegelte Festplatten), sodass ein Festplatten-Ausfall nicht zum Datenverlust führt.

Wie ist das mit dem bundeseinheitlichen Medikationsplan?

BMP-Barcode wird über die Tablet-Kamera eingelesen und automatisch zum Klienten zugeordnet. Bei jeder Medikamentengabe wird der Plan gegen ABDA-Datenbank geprüft. Ergänzungen durch den Arzt werden via Fax oder Secure-Mail eingelesen und eingepflegt.

Was kostet der Wartungsvertrag konkret?

199 Euro pro Monat für bis zu 50 Mitarbeiter und unbegrenzte Klienten. Enthalten: Software-Updates (DTA-Format-Änderungen, Gesetzes-Updates), Monitoring des Servers, Ticket-Support werktags innerhalb 24 Stunden. Nicht enthalten: individuelle Anpassungen oder grössere Prozessberatung — das rechnen wir nach Aufwand ab 99 Euro pro Stunde ab.