Fitnessstudio-Verwaltung
Mitgliedschaften, Kurse, Zutritt, Trainer-Abrechnung

Ein Fitnessstudio mit 600 Mitgliedern zahlt bei Magicline zwischen 300 und 800 Euro pro Monat, plus Setup-Kosten, plus Transaktionsgebühren. Pro Jahr 5.000 bis 10.000 Euro dauerhafte Software-Kosten. Und die Software ist oft der Grund, warum ein Studio-Verkauf schwierig wird: Der Nachfolger übernimmt Software-Verträge, die er nicht ausgesucht hat.

Die Fitnessstudio-Verwaltung ist die Alternative. Einmal 2.900 Euro. Mitgliederverwaltung mit Vertragslaufzeit, Zahlungs-Rhythmus, Kündigungsfristen. SEPA-Einzug monatlich. Kursplanung mit Trainer-Zuordnung und automatischer Warteliste. Integration mit Tür-Zugangsanlagen (SALTO, dormakaba, später App-basiert). Personaltrainer-Abrechnung nach Stunden oder Flat-Rate. Statistiken zur Mitglieder-Treue und Auslastung.

Läuft auf einem Rechner an der Theke oder als Cloud-Version auf Ihrem Server. Mitglieder-App (optional) für Kurs-Buchung und Check-in per Smartphone. Keine Transaktionsgebühren an uns, keine Modul-Preisliste, kein Jahres-Vertrag.

Schritt 1 — Check-in an der Tür: Mitglied hält Chipkarte an den Leser oder scannt App-QR-Code. Zutritt wird freigeschaltet, Check-in wird protokolliert.

Schritt 2 — Kurs-Buchung im Voraus: Mitglied bucht über App oder Studio-Tablet. Wenn Kurs voll: automatische Warteliste mit Benachrichtigung, sobald Platz frei wird.

Schritt 3 — Trainer-Stunde: Personaltrainer checkt beim Training die Stunden-Erfassung. Mitglied bestätigt (um Missbrauch zu verhindern), Stunden werden auf das Mitglied gebucht.

Schritt 4 — Monats-SEPA-Einzug: Am 1. jeden Monats werden die Beiträge per SEPA-Lastschrift eingezogen. Rückläufer werden mit der automatischen Mahnkette bearbeitet.

Schritt 5 — Report am Monatsende: Umsatz, Trainer-Stunden, Kurs-Auslastung, Mitglieder-Fluktuation — alles in einem Dashboard. Basis für Management-Entscheidungen.

Inhabergeführte Fitnessstudios mit 100 bis 2.000 Mitgliedern. Klassische Kraft- und Cardio-Studios, Yoga-Studios, CrossFit-Boxen, Reha-Sport-Einrichtungen, Kleingruppen-Studios (Bootcamp-Style). Auch Mehr-Standort-Ketten bis zu fünf Filialen. Weniger geeignet: reine Online-Fitness-Angebote (da braucht es eine Streaming-Lösung), riesige 24/7-Discount-Ketten mit über 5.000 Mitgliedern pro Studio (da empfehlen wir Magicline oder Myzone-Integration), oder physiotherapeutische Praxen (die haben regulatorische Sonderanforderungen).

Was zahlen Fitnessstudios heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?

Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.

Wir bauen DSGVO-konform. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.

KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.

Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.

Welche Türanlagen werden unterstützt?

SALTO KS (Cloud-basiert), SALTO XS4 (lokal), dormakaba Exivo, Gantner Net.Lock, Assa Abloy IP-Aperio. Auch reine RFID-Leser von Mifare oder HID ohne teures Türsystem (dann steuert unsere Software das Relais direkt). Zertifiziert für 24/7-Self-Service-Studios.

Wie funktioniert der Kündigungs-Prozess rechtssicher?

Kündigungen werden per Mail, Post oder Kunden-Portal erfasst. System prüft auf Einhaltung der Vertragsbedingungen (Kündigungsfrist, form-Anforderungen). Bei Streitfällen: vollständige Dokumentation der Eingangs- und Ausgangs-Kommunikation. Automatische Bestätigung der Kündigung mit Enddatum.

Was ist mit dem Fitness-Studio-Gesetz (Widerruf nach BGB)?

Neu-Abschlüsse über 24 Monate sind seit 2022 weitgehend ausgeschlossen. Das System erlaubt Ihnen nur Vertragslaufzeiten, die BGB-konform sind (meist 12 Monate, dann monatlich kündbar). Widerrufsbelehrung bei Fernabschluss wird automatisch beigefügt.

Wie läuft die App-Integration für die Mitglieder?

iOS und Android App (unter Ihrer Marke im App Store und Google Play). Features: Check-in per QR oder NFC, Kurs-Buchung, Trainings-Historie, Rechnungs-Übersicht, Kündigungs-Antrag. Im Einmalpreis enthalten, wir übernehmen die Store-Listing und laufen als Zweit-Entwickler-Account in Ihrem Namen.

Was ist mit der EC-Karten- und Kreditkarten-Zahlung?

Für Einmal-Leistungen (Schnuppertraining, Produkt-Verkauf, Sauna-Eintritt): SumUp-Terminal oder Stripe Terminal. SEPA-Lastschrift bleibt der Hauptweg für Monats-Beiträge (niedrigste Gebühren, 0,35 Cent pro Transaktion). Kreditkarten-Zahlung für Auslaender-Mitglieder möglich per Stripe (1,4 Prozent Gebühr).

Können mehrere Studio-Standorte zentral verwaltet werden?

Ja, bis zu fünf Filialen mit zentraler Datenbank. Mitglieder können alle Filialen nutzen, Rechnungen werden zentralisiert, Statistiken pro Filiale und Gesamt-Kette. Ab sechs Filialen empfehlen wir ein individuelles Setup (plus Kosten für Enterprise-Datenbank).

Wie funktioniert die Trainer-Abrechnung?

Trainer haben Zugänge mit eingeschränkten Rechten (sehen nur ihre eigenen Kunden). Jede Stunde wird mit Mitglied, Thema, Dauer erfasst. Mitglied bestätigt mit Signatur am Tablet. Trainer bekommt monatlich eine Abrechnung über geleistete Stunden × vereinbarter Stundensatz.

Gibt es eine Integration mit Fitness-Trackern?

Ja, für Fitbit, Apple Health, Garmin, Polar, Samsung Health. Mitglieder verknüpfen ihre Tracker freiwillig. Daten werden für Trainings-Fortschritts-Analyse genutzt. DSGVO-relevant: explizite Einwilligung, Daten bleiben lokal (werden nicht an externe gesendet).

Wie ist die Integration mit Kursanbietern wie LES MILLS?

LES MILLS-lizensierte Kurse (BodyPump, BodyCombat, Sh'Bam) werden als definierte Kurs-Typen angeboten. Trainer-Qualifikations-Nachweis wird hinterlegt (Pflicht für die Lizenz). Musik-Lizenz-Verwaltung (GEMA oder direkt mit LES MILLS) wird unterstützt.

Was kostet die Einrichtung konkret?

2.900 Euro umfassen: Installation, Import Mitglieder aus Vorgängersystem (typisch Excel oder Magicline-Export), Tür-Anbindung (bis zu zwei Haupteingänge, weitere 299 Euro pro Tür), App-Setup mit Ihrer Marke im Apple und Google Store, Schulung Ihres Empfangs-Teams, zwei Wochen Probebetrieb. Nicht enthalten: Hardware (Chip-Leser, Tablets) und SMS-Gateway-Guthaben.