Mitarbeiterprozesse mit Software verbinden
Wir bauen dokumentierte Abläufe für Benutzerkonten, Berechtigungen und die Übergabe von Arbeitsinformationen.
Was wir für Sie bauen
Eigener Code für Ihren konkreten Ablauf – mit klar definierten Ein- und Ausgaben.
Abläufe aufnehmen
Eintritt, Rollenwechsel und Austritt werden mit Zuständigkeiten und Freigaben beschrieben.
Systeme verbinden
Freigegebene APIs Ihrer Personal- und Benutzerverwaltung werden zusammengeführt.
Schritte automatisieren
Eigener Code erstellt Aufgaben, prüft Voraussetzungen und protokolliert Ergebnisse.
Übergabe dokumentieren
Sie erhalten Ablaufregeln, Berechtigungskonzept, Tests und Betriebsanleitung.
So funktioniert's
So entsteht Ihre Lösung – in vier klaren Schritten.
Anfrage senden
Sie beschreiben Ihr Vorhaben
Analyse
Wir prüfen Ihre Systeme und Schnittstellen
Umsetzung
Wir bauen die Software und binden sie an
Übergabe
Die Lösung läuft – dokumentiert und nachvollziehbar
Ihre fertige Lösung
Wir stimmen Datenformate, Schnittstellen und Abnahmekriterien schriftlich mit Ihnen ab. Sie erhalten die vereinbarte Software, ihre Dokumentation und nachvollziehbare Prüfergebnisse. Die Bereitstellung erfolgt als dokumentiertes Paket für Ihre Umgebung.
Wenn Sie laufenden Betrieb, Updates oder Anpassungen benötigen, vereinbaren wir Lizenz und Service für unsere eigene Software und ihre Schnittstellen.
Was wir für die Anfrage benötigen
Beschreiben Sie den gewünschten Ablauf, Ihre vorhandenen Systeme und das erwartete Ergebnis. Beispieldaten ohne vertrauliche Inhalte zeigen, welche Eingaben die Lösung verarbeiten soll.
Eintritt, Wechsel, Austritt: drei Momente mit vielen Beteiligten
Wenn jemand neu anfängt, die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt, sind Personalabteilung, Vorgesetzte und IT gleichzeitig gefragt. Konten werden angelegt, Gruppen zugewiesen, Lizenzen vergeben, Geräte ausgegeben. Läuft das über Zuruf und E-Mail, bleibt regelmäßig etwas liegen: das Konto, das Wochen nach dem Austritt noch aktiv ist, oder die Rechte aus der alten Abteilung, die nach einem Wechsel einfach mitwandern.
Wir bauen Abläufe, die diese Schritte aus einer einzigen Meldung heraus anstoßen, ihre Voraussetzungen prüfen und jedes Ergebnis protokollieren. Grundlage sind die freigegebenen Schnittstellen Ihrer Personal- und Benutzerverwaltung.
Entwickelt wird remote, ganz ohne Zugriff auf Ihre Rechner. Eingerichtet wird der Ablauf von Ihrer IT, mit unserer Konfiguration und Anleitung.
Eine Meldung statt vieler Nachrichten
Alles beginnt mit einer strukturierten Meldung, entweder als Formular oder automatisch aus Ihrem Personalsystem. Pflichtfelder sorgen dafür, dass die IT alle Angaben hat, bevor der erste Arbeitstag beginnt.
Aus der Rolle leitet der Ablauf ab, welche Gruppen, Postfächer und Anwendungen nötig sind. Abweichungen von der Standardrolle gehen in eine Freigabe an die zuständige Führungskraft.
Beispielformular mit erfundener Person und erfundenen Angaben.
Woraus die Lösung besteht
Die Bausteine passen sich an Ihre vorhandenen Systeme an. Typisch sind diese vier:
Rollenmodell
Eine gepflegte Zuordnung von Rollen zu Gruppen, Anwendungen und Ausstattung, lesbar für Personalabteilung und IT.
Anbindung der Systeme
Personalverwaltung, Verzeichnisdienst und Anwendungen werden über ihre Schnittstellen verbunden, nicht über Bildschirmklicks.
Freigaben
Abweichungen von der Rolle und sensible Rechte laufen über eine dokumentierte Zustimmung der zuständigen Person.
Nachweis
Jeder Vorgang endet mit einem Protokoll: was geschehen ist, wann, auf wessen Freigabe und mit welchem Ergebnis.
Der Austritt als feste Reihenfolge
Beim Austritt zählt die Reihenfolge. Der Ablauf sperrt zuerst den Zugang, sichert dann Daten und Übergaben und gibt erst danach Lizenzen frei. Jeder Schritt meldet sein Ergebnis in das Protokoll, das am Ende als Nachweis bereitliegt.
- Konto sperrenAnmeldung deaktivieren, laufende Sitzungen beenden, Faktoren der Mehrfachanmeldung entfernen.
- Postfach übergebenAbwesenheitsnotiz setzen, Postfach für die Vertretung freigeben.
- Gruppen entziehenMitgliedschaften und Freigaben auf Laufwerke entfernen.
- Geräte zurücknehmenRückgabe der Ausstattung als Aufgabe an die IT.
- Lizenzen freigebenNach der vereinbarten Frist, damit Daten erhalten bleiben.
Beispielablauf. Schritte, Fristen und Zuständigkeiten legen Sie fest.
Rollenwechsel sind der unterschätzte Fall
Eintritt und Austritt sind meist geregelt. Beim Wechsel innerhalb des Unternehmens kommen dagegen oft nur neue Rechte hinzu, alte werden selten entzogen. Über Jahre sammeln sich so Zugriffe, die niemand mehr braucht und niemand bewusst vergeben hat.
Unser Ablauf behandelt einen Wechsel als Austritt aus der alten und Eintritt in die neue Rolle, mit einer Übergangsfrist für die Einarbeitung. Ein regelmäßiger Abgleich vergleicht die tatsächlichen Gruppenmitgliedschaften mit dem Rollenmodell und listet Abweichungen zur Prüfung auf.
Bestehende Systeme statt neuer Plattform
Wir setzen auf das, was bei Ihnen bereits läuft, etwa einen Verzeichnisdienst im Haus, Microsoft 365 oder Google Workspace und Ihr Personalsystem. Der Ablauf verbindet sie und ersetzt keines davon. Arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen, etwa zu Aufbewahrungsfristen von Postfächern, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung; wir setzen die festgelegten Fristen technisch um.
Wann sich ein automatisierter Ablauf lohnt
Passt gut, wenn
- Sie haben regelmäßig Eintritte, Wechsel und Austritte, auch durch Aushilfen oder Saisonkräfte.
- Personalverwaltung und Benutzerverwaltung bieten freigegebene Schnittstellen.
- Prüfer, Versicherer oder Kunden fragen nach dem Nachweis über entzogene Zugänge.
- Mehrere Standorte oder Homeoffice machen die Übergabe von Geräten unübersichtlich.
Grenzen
- Systeme ohne Schnittstelle bleiben manuelle Aufgaben, die der Ablauf nur erinnert und abfragt.
- Die Ausgabe von Geräten und Schlüsseln bleibt bei Ihnen.
- Wir greifen nicht auf Ihre Rechner oder Ihren Verzeichnisdienst zu; eingerichtet wird von Ihrer IT.
Passt dazu
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Systeme können angebunden werden?
Verzeichnisdienste wie Active Directory oder Microsoft Entra ID, Google Workspace, viele Personalverwaltungen und Fachanwendungen mit dokumentierter Schnittstelle. Was bei Ihnen möglich ist, prüfen wir anhand der Dokumentation und Ihrer Zugangsrechte vor dem Start.
Werden Konten beim Austritt sofort gelöscht?
In der Regel nicht. Der Ablauf sperrt das Konto sofort und löscht es erst nach der Frist, die Sie festlegen. So bleiben Postfach und Dateien für die Übergabe erhalten.
Was passiert bei einem Fehler mitten im Ablauf?
Der betroffene Schritt wird als offen markiert, die übrigen laufen nach Vorgabe weiter oder halten an. Die zuständige Person erhält eine Meldung mit dem genauen Fehler, und der Schritt lässt sich gezielt wiederholen.
Brauchen wir dafür eine neue Personalsoftware?
Nein. Der Ablauf kann aus Ihrem bestehenden System gespeist werden oder aus einem einfachen Meldeformular, wenn es keine Schnittstelle gibt.
Wer darf Freigaben erteilen?
Das legen Sie im Rollenmodell fest, etwa die jeweilige Führungskraft und für besonders sensible Rechte zusätzlich die IT-Leitung. Jede Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert.
Die Netzhandwerker