Mitarbeiter App erstellen lassen
für Handwerk, Dienstleistung und kleine Teams

Eine Mitarbeiter App bündelt interne Abläufe auf dem Smartphone: Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaub, Aufgaben, Nachrichten, Wiki, Dokumente und Personenverzeichnis. Mitarbeiter müssen nicht mehrere Tools öffnen, sondern haben eine zentrale Startseite für den Arbeitsalltag.

Die Kosten hängen an Modulen, Rollenrechten, Datenübernahme, Schnittstellen und Betrieb. Ein sinnvoller Start umfasst meist Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaub, Aufgaben und Nachrichten. Danach fallen in der Regel Server, Backups und Pflege an. Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern welche Funktionen wirklich gebraucht werden – ein konkretes Angebot erstellen wir nach dem Kick-off.

Alle Daten liegen auf Ihrem Server (in Deutschland, wenn Sie möchten). Wir haben keinen dauerhaften Zugriff – nach Fertigstellung und Übergabe sind Sie Administrator. Datenschutz-Hinweise für Ihre Mitarbeiter und einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag stellen wir bei Bedarf bereit.

Chef legt neuen Mitarbeiter an, dieser bekommt eine Einladungs-E-Mail, setzt sein Passwort und ist drin. Die App ist so schlank aufgebaut, dass keine Schulung nötig ist – wer schon mal eine App benutzt hat, findet sich sofort zurecht.

Beides. Die App läuft im Browser und lässt sich mit zwei Fingertipps aufs Smartphone legen – wie eine normale App, nur ohne den Umweg über App-Store oder Google Play. iPhone und Android gleichzeitig, ohne Wartezeit auf Freigaben. Wenn Sie später eine echte App haben wollen, können wir das ergänzen.

Im laufenden Betrieb fallen nur die Server-Gebühren Ihres deutschen Anbieters an, je nach Teamgröße entsprechend dimensioniert. Darin enthalten: App, Datenbank, Backups, Updates. Keine Gebühr pro Nutzer, keine Lizenz pro Person. Gegenüber Enterprise-Plattformen mit Pro-Kopf-Abrechnung wird die Differenz mit jedem Mitarbeiter und jedem Jahr deutlicher.

Ja. Typische Anbindungen sind: Kalender (damit Urlaube im Team-Kalender erscheinen), Lohnprogramm (damit Abwesenheiten automatisch einfließen) und Datei-Ablage (damit Dokumente nicht doppelt verwaltet werden müssen). Wir klären im Kick-off, welche Anbindung sinnvoll ist.

Wir haben rund 24 Module im Baukasten – von Ankündigungen, Wiki, Dienstplan über Videocall, Akademie und Fahrzeug-Verwaltung bis zu Spesen, Krankmeldung, Notfall-Alarm und Material-Bestellung. Sie wählen aus, was Sie wirklich brauchen. Alles andere bleibt aus, kann aber jederzeit später nachgezogen werden. Eingeschaltete Module lassen sich auch wieder deaktivieren.

Ja. Die Architektur skaliert von 3 Personen bis weit über 3.000 Mitarbeiter. Bei kleinen Teams legen wir nur die Module an, die wirklich gebraucht werden – das hält die App schlank und intuitiv. Bei größeren Teams kommen Rollen-Konzepte, Standort-Trennung und stärkere Server dazu. Die Software ist dieselbe, sie wächst mit. Migration zwischen den Stufen ist nicht nötig, weil die App von Anfang an Ihre eigene ist.

Die Verbindung ist verschlüsselt, Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, die Zwei-Faktor-Anmeldung ist optional zuschaltbar. Zugriff hat nur, wer eingeladen wurde. Wir bauen nichts selbst zusammen, sondern nutzen bewährte Sicherheits-Werkzeuge. Auf Wunsch lassen wir die App vor dem Start unabhängig prüfen.

Ja, das ist ein hübscher Nebeneffekt: Sie können ein eigenes Dashboard nur für Anzeige-Bildschirme einrichten – das rotiert dann automatisch durch Neuigkeiten, Geburtstage, Schichtplan und Kennzahlen. Läuft auf jedem alten Tablet oder per Mini-PC am Fernseher.

Ja. Bestehende Tools wie Lexoffice, ein CRM oder eine Branchen-Software lassen sich als Kachel in die App integrieren – per Klick öffnet sich das Tool im neuen Tab oder direkt in der App. Mit Rollenrechten, eigenem Icon und Wunschfarbe. Die App wird so zur Schaltzentrale.

WhatsApp ist privat, ungeordnet und vermischt Berufliches mit Privatem. Eine Mitarbeiter-App trennt das sauber: Dienstliches in der App, Privates auf dem privaten Account. Außerdem haben Sie alles strukturiert (News, Wiki, Termine), eine durchsuchbare Historie und keine DSGVO-Probleme mit privaten Telefonnummern.

Ja, im Rahmen dessen, was eine PWA leisten kann. Lesen geht offline weiter: News, Wiki, Dokumente, Personenverzeichnis, Kalender und eigene Aufgaben werden auf dem Gerät zwischengespeichert und sind auch ohne Empfang verfügbar. Eingaben wie Krankmeldung, Spesen-Beleg, Aufgaben-Status oder Zeiterfassungs-Stempel landen in einer Warteschlange und werden synchronisiert, sobald die Verbindung wieder steht. Live-Chat und Videocall brauchen aktives Netz – Nachrichten, die in Funklöchern verfasst werden, gehen nach Wiederverbindung raus.

Wir empfehlen einen deutschen Server-Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland, guter Verfügbarkeit und klaren Verträgen. Wenn Sie bereits einen Server-Vertrag haben, nutzen wir den und richten die App dort ein. Kein Daten-Transfer in die USA in keiner Variante.

Vorteile: alle Informationen an einem Ort, jeder Mitarbeiter erreichbar (auch ohne festen Arbeitsplatz), Schluss mit WhatsApp-Gruppen und Excel-Listen, weniger Telefonate, klare Abläufe für Krankmeldung, Urlaub und Zeiterfassung. Eine eigene App heißt zusätzlich: keine Lizenzkosten pro Person, Daten bleiben in Ihrer Hand. Nachteile, ehrlich genannt: Einführung kostet Aufmerksamkeit, einzelne Mitarbeiter zögern anfangs (privates Handy für Dienstliches), und es braucht eine klare Hausregel, was über die App läuft und was nicht. Wir besprechen das vor dem Start mit Ihnen.

Fertige Plattformen rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab und bringen einen festen Funktionsumfang mit. Das ist für sehr große Teams oft sinnvoll. Bei einer eigenen Mitarbeiter App zahlen Sie einmal die Einrichtung plus Server, dafür sind die Funktionen genau auf Ihre Abläufe zugeschnitten. Sie können Module abschalten, eigene Felder ergänzen oder eine Branchen-Eigenheit nachziehen lassen – das geht bei einer SaaS-Plattform nicht. Im Vergleich wichtig: Daten liegen bei Ihnen, keine Preiserhöhung pro Person, keine Migration, wenn der Anbieter den Tarif ändert.

Genau dafür ist sie gebaut. Monteure auf der Baustelle, Service-Techniker beim Kunden, Außendienst, Pflegekräfte in mehreren Häusern, Reinigungskräfte mit wechselnden Objekten, Bauhof-Teams im Außeneinsatz – alle haben dieselbe Startseite auf dem Smartphone. Push-Nachricht bei wichtigen Infos, Offline-Zugriff auf Wiki und Dienstplan, Zeiterfassung per Handy ohne Stempeluhr-Theater. Die Architektur ist auf mobiles Arbeiten ausgelegt, nicht auf Bildschirm-Arbeit.

Ja. Verwaltung, Bauhof und Außendienst auf einer Plattform – das ist eines der häufigsten Einsatzszenarien. Wir achten dabei besonders auf DSGVO-konforme Hosting-Verträge, Personalrat-Zustimmung (Mitbestimmung bei Zeiterfassung und Standort-Funktionen), Schnittstellen zu vorhandenen Fachverfahren und revisionssichere Dokumentation von Pflicht-Unterweisungen. Server in Deutschland, kein Daten-Transfer in die USA, klare Rollenkonzepte.

In der Praxis sind das meist sieben bis neun Module: Dienstplan und Schichten, Zeiterfassung mobil, Aufgaben und Boards, Material- und Bestelllisten, Foto-Berichte vom Einsatz, Wiki für Anleitungen und Sicherheits-Unterweisungen, Team-Chat und Krankmeldung. Optional dazu: Fahrzeug- und Fuhrpark-Verwaltung mit UVV-Erinnerungen, Akademie für Schulungsnachweise. Wir legen nur an, was Sie wirklich brauchen – Erweiterungen sind jederzeit möglich.

Bei einer schlanken Einrichtung mit den Standard-Modulen (Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaub, Aufgaben, Chat) sind meist drei bis sechs Wochen realistisch – vom Kick-off bis zur Übergabe. Bei mehr Modulen, eigenen Feldern oder Anbindungen an bestehende Systeme entsprechend länger. In der Regel arbeitet das Team schon während der Einrichtung mit ersten Modulen, statt am Stichtag komplett umzuschalten.

Die App läuft weiter, weil sie auf Ihrem Server liegt – nicht bei uns. Wir übergeben bei Abschluss den vollständigen Quellcode, eine Betriebs-Dokumentation und Admin-Schulung. Jeder andere Web-Entwickler kann übernehmen. Sie haben keinen Anbieter-Lock-In wie bei einer SaaS-Plattform, bei der die App bei Anbieter-Wechsel komplett verschwindet.

Ja. Für Teams mit mehreren Rollen bauen wir zuerst einen schlanken Prototyp mit echten Beispielabläufen: Ankündigung, Dienstplan, Zeiterfassung, Aufgabe, Krankmeldung und Wiki. Damit testen Geschäftsführung, Büro und ausgewählte Mitarbeiter, ob die Oberfläche im Alltag funktioniert, bevor weitere Module hinzukommen.

Ja, wenn es einen klaren Nutzen gibt. Sinnvolle KI-Funktionen sind zum Beispiel Zusammenfassungen von Schichtnotizen, Suchhilfe im Wiki, automatische Sortierung von Arbeitsberichten, Vorlagen für Ankündigungen oder eine interne Frage-Antwort-Suche über Betriebswissen. Sensible Personaldaten bleiben dabei getrennt und rollenbasiert geschützt.

Ja, wenn Sie diese Module einschalten. Die App kann Stammdaten, Rollen, Standorte, Teams, Qualifikationen, Schulungsnachweise, Abwesenheiten und Gerätezuteilungen verwalten. Für Lohnabrechnung oder Personalakte bleibt meist das vorhandene Fachsystem führend; die Mitarbeiter App bildet den mobilen Arbeitsalltag ab.