WooCommerce- und Shopify-Bestellungen nach DATEV exportieren: Felder, Zahlungsarten, Gutschriften, Steuersätze
Ein normaler Bestellexport aus WooCommerce oder Shopify ist kein DATEV-Buchungsstapel. DATEV erwartet eine Datei mit EXTF-Kopfzeile und fest positionierten Spalten. Je Bestellung und Steuersatz entsteht eine Zeile mit dem Bruttobetrag, Zahlungen und Gebühren laufen getrennt davon über Verrechnungskonten. Bei wenigen Bestellungen reicht oft ein Plugin oder eine App, bei mehreren Zahlungsdiensten oder Sonderfällen ein Konverter.
Stand 09.11.2026. Grundlage: veröffentlichte Beschreibungen des EXTF-Formats (Version 700, Formatversion 13), Shopify- und WooCommerce-Hilfe sowie die Dokumentation der genannten Plugins und Apps.
- Kurze Antwort: Was der Buchungsstapel von Ihrem Shop braucht
- Woran Sie erkennen, dass Ihr Export nicht passt
- Zuordnungstabelle: Shopfeld und Buchungsstapel-Spalte
- So bekommen Sie die Rohdaten aus dem Shop
- Entscheidungshilfe: Plugin, CSV, Zahlungsdienst-Konto oder Konverter
- Zahlungsarten, Gutschriften und Steuersätze sauber trennen
- Checkliste: Die häufigsten Importfehler
- Wann es komplizierter wird
- Vorbeugung: So bleibt der Monatsabschluss ruhig
Kurze Antwort: Was der Buchungsstapel von Ihrem Shop braucht
Die ausgewerteten Hilfeseiten von Shopify und WooCommerce beschreiben CSV-Berichte mit eigenen Spalten, aber kein Buchhaltungsformat. DATEV liest den Buchungsstapel dagegen nach Position, nicht nach Spaltenname. Eine umbenannte Spalte hilft deshalb nicht, die Datei muss neu aufgebaut werden. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Holen Sie von der Kanzlei Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Kontenrahmen (SKR 03 oder 04), Debitorenkonto und Erlöskonten je Steuerfall.
- Bilden Sie je Bestellung und Steuersatz eine Umsatzzeile mit dem Bruttobetrag.
- Führen Sie Zahlungen, Erstattungen und Gebühren je Zahlungsdienst über ein eigenes Verrechnungskonto.
- Schreiben Sie Kopfzeile und Spaltenüberschriften in die Datei und lassen Sie zuerst einen einzelnen Monat zur Probe importieren.
Maßgeblich ist die Feldbeschreibung „Buchungsstapel“ der DATEV-Formatspezifikation im Developer Portal. Die Regeln hier stammen aus öffentlichen Beschreibungen von Programmen, die dieses Format erzeugen. Prüfen Sie jede selbst gebaute Datei mit einem Probeimport.
Woran Sie erkennen, dass Ihr Export nicht passt
Die Symptome verraten meist schon die Ursache:
- Die Kanzlei kann die Datei nicht einlesen. Die Kopfzeile fehlt oder die Feldanzahl stimmt nicht.
- Buchungen landen im falschen Monat. Das Belegdatum hat das falsche Format oder passt nicht zum Stapelzeitraum.
- Umlaute sind zerstört. Der Zeichensatz passt nicht zur Importeinstellung.
- Die Steuer stimmt nicht. Auf einem Automatikkonto steht zusätzlich ein Umsatzsteuerschlüssel.
- Zahlungen gleichen die Rechnungen nicht aus. Belegfeld 1 ist leer, gekürzt oder in Umsatz- und Zahlungszeile unterschiedlich gefüllt.
Die vollständige Prüfliste steht weiter unten.
Zuordnungstabelle: Shopfeld und Buchungsstapel-Spalte
Die Tabelle bündelt, wohin die Shopdaten gehören. Die Musterzeile für einen Verkauf: Debitor in Konto, Erlöskonto in Gegenkonto, Kennzeichen S. Das Kennzeichen gilt für das Konto, das Gegenkonto steht automatisch auf der anderen Seite. Manche Programme tragen Konto und Gegenkonto umgekehrt ein und drehen das Kennzeichen mit, etwa Pickware. Buchhalterisch kommt beides auf dasselbe hinaus.
| Shopdaten | DATEV-Spalte | Regel |
|---|---|---|
Rechnungs- oder Bestellnummer (Shopify: Name) | Belegfeld 1 | Höchstens 36 Zeichen. Der Zeichensatz ist begrenzt: Leerzeichen, Umlaute, Punkte, Kommas, Semikolons und Doppelpunkte machen Probleme. Präfixe und Sonderzeichen vorab prüfen. Dient dem Ausgleich offener Posten. |
Bruttobetrag je Steuersatz (Shopify: aus Total und den Steuerangaben der Bestellung zu ermitteln) | Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Positiv, Dezimalkomma, kein Tausenderpunkt. Versand und Rabatte bei der Aufteilung berücksichtigen. Nicht Subtotal verwenden, das enthält weder Versand noch Steuern. |
| Richtung der Buchung | Soll/Haben-Kennzeichen | Verkauf bei Konto = Debitor: S. Rechnungskorrektur oder Storno: H. |
| Kunde | Konto | Sammeldebitor nach Vorgabe der Kanzlei. Personenkonten sind eine Stelle länger als Sachkonten. |
| Warenerlös | Gegenkonto | Erlöskonto je Steuerfall. |
Steuersatz (WooCommerce: Steuerzeile; Shopify-CSV: Tax # Name als Steuerbezeichnung, Tax # Value als Steuerbetrag) | BU-Schlüssel | Die Zuordnung der Shopify-Bezeichnungen zu Steuersätzen prüfen und dokumentieren oder positionsbezogene Steuerdaten mit ausdrücklichem Steuersatz verwenden. Üblich sind 3 für 19 % und 2 für 7 % Umsatzsteuer. Ist das Erlöskonto ein Automatikkonto, ist für die gewöhnliche Steuerberechnung in der Regel kein zusätzlicher Umsatzsteuerschlüssel erforderlich. |
| Rechnungs- oder Bestelldatum | Belegdatum | Format TTMM. Das Jahr ermittelt DATEV aus dem Wirtschaftsjahresbeginn im Header, Feld 13. |
Zahlungsart (Shopify: Payment Method, Gateway) | Konto und Gegenkonto der Zahlungszeile | Verrechnungskonto der Zahlungsart in Konto, Sammeldebitor in Gegenkonto, Kennzeichen S, Datum der Zahlung. |
| Rechnungskorrektur, Storno | Soll/Haben-Kennzeichen | Berichtigt Erlös und Debitor anhand des Korrekturbelegs, aufgeteilt nach den betroffenen Steuersätzen: Konten wie in der Umsatzzeile, Kennzeichen gedreht, kein Minuszeichen. Belegdatum und umsatzsteuerliche Periodenzuordnung sind gesondert zu beurteilen, klären Sie das mit der Kanzlei. |
| Tatsächliche Rückzahlung | Konto und Gegenkonto der Zahlungszeile | Getrennt vom Korrekturbeleg am Zahlungstag buchen: Verrechnungskonto und Sammeldebitor wie bei der Zahlung, Kennzeichen H. |
| Versand | Umsatz und Gegenkonto der Umsatzzeile | Im Betrag der Bestellung enthalten und dem Steuersatz der Ware folgend. Ein eigenes Erlöskonto nur auf Wunsch der Kanzlei. |
Gebühr des Zahlungsdienstes (Shopify Payments: Fee) | Eigene Zeile: Konto, Gegenkonto, Umsatz | Gebührenkonto in Konto, Verrechnungskonto in Gegenkonto, Kennzeichen S. Kommt nicht aus der Bestellung. Konto und Steuerbehandlung legt die Kanzlei fest. |
| Lieferland bei Verkäufen ins EU-Ausland | EU-Land u. UStID (Bestimmung), EU-Steuersatz (Bestimmung) | Bei OSS-Fällen zusätzlich zu befüllen, das Land mit dem von DATEV vorgegebenen Kürzel, für Griechenland also EL statt des ISO-Codes GR. |
Durchgerechnetes Beispiel
Die Beträge sind frei gewählt. Eine Bestellung mit 19 % Umsatzsteuer wird bezahlt, teilweise erstattet und vom Zahlungsdienst mit einer Gebühr belastet. Das Erlöskonto ist hier ein Automatikkonto.
| Vorgang | Umsatz | Kennzeichen | Konto | Gegenkonto |
|---|---|---|---|---|
| Verkauf | 119,00 | S | Sammeldebitor | Erlöskonto 19 % |
| Zahlung | 119,00 | S | Verrechnungskonto | Sammeldebitor |
| Teilerstattung: Korrekturbeleg | 23,80 | H | Sammeldebitor | Erlöskonto 19 % |
| Teilerstattung: Rückzahlung | 23,80 | H | Verrechnungskonto | Sammeldebitor |
| Gebühr | 2,50 | S | Gebührenkonto | Verrechnungskonto |
Der Sammeldebitor ist danach ausgeglichen. Auf dem Verrechnungskonto bleiben 92,70 im Soll, das ist der Betrag, den der Zahlungsdienst auszahlt. Der Erlös sinkt auf 95,20 brutto, also 80,00 netto und 15,20 Umsatzsteuer. Die Gebühr ist vereinfacht ohne Steueraufteilung gezeigt.
In die Kopfzeile gehören das Kennzeichen EXTF, Version 700, Formatkategorie 21, Formatversion 13, Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge, Stapelzeitraum und Festschreibung 0, damit die Kanzlei noch korrigieren kann.
So bekommen Sie die Rohdaten aus dem Shop
WooCommerce
Unter WooCommerce > Analytics > Orders gibt es einen CSV-Download. Die älteren Berichte gelten seit WooCommerce 4.0 als veraltet. Diesem Download fehlt die Zerlegung nach Steuersatz in Buchungszeilen. Für einen automatisierten Buchungsstapel können Sie ein geeignetes Plugin oder einen Konverter verwenden (siehe unten).
Shopify
Im Admin unter Orders über Export erhalten Sie zwei Dateien: die Bestellungen mit Export orders und die Zahlungsbewegungen mit Export transaction histories. Laut Shopify-Hilfe stehen weitere Artikel einer Bestellung in eigenen Zeilen mit vielen leeren Feldern. Summieren Sie deshalb nicht einfach Spalten auf.
Die Bestelldatei nennt bei Erstattungen in Refunded Amount einen Betrag, aber kein eigenes Datum. Das Erstattungsdatum steht in der Transaktionsdatei (Kind mit dem Wert refund, dazu Created At). Diese Zeit enthält den UTC-Versatz, was an Monatsgrenzen ins Gewicht fällt.
Die Auszahlungen von Shopify Payments holen Sie unter Finance > Payouts: Die Datei je Auszahlung enthält Type, Order, Amount, Fee und Net und wird per E-Mail zugestellt.
Entscheidungshilfe: Plugin, CSV, Zahlungsdienst-Konto oder Konverter
| Ihre Lage | Passender Weg | Darauf achten |
|---|---|---|
| Sehr wenige Bestellungen, ein Steuersatz, eine Zahlungsart | Bestell-CSV plus Belege an die Kanzlei | Vorher fragen, ob die Kanzlei das so übernimmt. Bei jedem Monat fällt Handarbeit an. |
| Regelmäßige Bestellungen in WooCommerce, Standardsteuersätze | Plugin | CatCode Accounting Export erzeugt EXTF direkt im Shop und bucht je Steuersatz. Das Plugin hat laut Verzeichnis weniger als zehn aktive Installationen. Buchungsstapel Order Export reicht die Bestelldaten samt Namen an einen externen Dienst weiter. Dafür muss die Datenweitergabe datenschutzgerecht geregelt sein. |
| Regelmäßige Bestellungen in Shopify | App | Export für DATEV beschreibt Stapel je Steuerfall einschließlich OSS. Unabhängige Tests der Apps wurden bei der Recherche nicht gefunden. |
| Viele Zahlungen über Shopify Payments, PayPal oder Karte, hohe Gebühren | Zahlungsdienst-Konto zusätzlich zu den Umsätzen | Klarbuchung und FibuPort zerlegen Auszahlungen in Zahlungen, Erstattungen und Gebühren. FibuPort liefert laut Anbieter keine Erlösbuchungen. Klarbuchung bietet laut App-Eintrag ab dem Tarif Pro einen Modus „Vollständig“ mit Erlösbuchungen. Ist er aktiv, darf ein zusätzlich erzeugter Umsatzstapel nicht ungeprüft daneben importiert werden. |
| Mehrere Shops, Fremdwährungen, eigene Rechnungsnummern, Mischzahlungen oder Sonderkonten der Kanzlei | Konverter nach Maß | Regeln einmal schriftlich mit der Kanzlei festlegen, danach läuft jeder Monat gleich. |
Unabhängig vom Weg gilt: Fertige Plugins nehmen Ihnen die Kontierung nicht ab. CatCode schlägt für SKR 03 die Konten 8400 und 8300, für SKR 04 die Konten 4400 und 4300 sowie Debitor 10000 vor, ausdrücklich zur Bestätigung durch die Kanzlei.
Zahlungsarten, Gutschriften und Steuersätze sauber trennen
Zahlungsarten: Führen Sie je Zahlungsdienst ein eigenes Verrechnungskonto. Die Auszahlung auf die Bank wird dann als Umbuchung erfasst, die Bankseite beschreibt der Beitrag Bankumsätze in DATEV importieren. Bei Shopify können in Payment Method mehrere Einträge mit Pluszeichen verbunden stehen. Solche Bestellungen ordnen Sie über die Transaktionsdatei und deren Spalte Gateway zu.
Gutschriften: Der Betrag des Korrekturbelegs bleibt positiv, in der Umsatzzeile dreht sich das Kennzeichen. Die Rückzahlung buchen Sie getrennt am Zahlungstag zwischen Debitor und Verrechnungskonto. Eine Erstattung ohne Artikelbezug verteilt CatCode anteilig auf die Steuersätze der Bestellung. Wer eigene Rechnungsnummern nutzt, sollte getrennte Nummernbereiche für Rechnungen und Stornos verwenden, damit Belegfeld 1 eindeutig bleibt. Das hilft auch bei der E-Rechnung aus dem Shop.
Steuersätze: Prüfen Sie vor dem Export, ob das Erlöskonto ein Automatikkonto ist. Vom Umsatzsteuerschlüssel für die gewöhnliche Steuerberechnung (siehe Zuordnungstabelle) sind zulässige Berichtigungsschlüssel zu unterscheiden, etwa die Aufhebung der automatischen Steuerbuchung, und besondere Kontenfunktionen.
Checkliste: Die häufigsten Importfehler
- Kopfzeile fehlt oder ist falsch: Zeile 1 beginnt mit
EXTF, enthält Version, Kategorie und Zeitraum. Beide Kopfzeilen müssen vorhanden sein, auch die zweite mit den 125 Spaltenüberschriften. - Dezimalzeichen: Komma, kein Tausenderpunkt. Shopwerte mit Punkt umwandeln.
- Vorzeichen: kein Minuszeichen im Umsatz.
- Datumsformat: Belegdatum TTMM, also
1503für den 15. März. Die Kopfzeile führt Daten als JJJJMMTT. - Stapelzeitraum: Im hier beschriebenen Monatsworkflow sollten die Belegdaten zum gewählten Monat passen. Der Stapel darf das Wirtschaftsjahr nicht überschreiten. Nachbuchungen und ihre Periodenzuordnung stimmen Sie gesondert mit der Kanzlei ab. Für Nachbuchungen aus dem Vorjahr einen eigenen Stapel bilden.
- Feldanzahl: Semikolon oder Anführungszeichen im Buchungstext ungeschützt. Textfelder in doppelte Anführungszeichen setzen und darin enthaltene doppelte Anführungszeichen verdoppeln, zum Beispiel
"Artikel ""rot""". - Buchungstext: höchstens 60 Zeichen.
- Zeilenende: CRLF.
- Zeichensatz: Standard ist laut DATEV ISO-8859-1 beziehungsweise CP1252. Unicode mit BOM funktioniert beim manuellen Import und über
accounting:extf-files, jedoch nicht über KrStaPv. Prüfen Sie die Umlaute im Probeimport. - Stammdaten: Berater- und Mandantennummer, Sachkontenlänge, Beginn des Wirtschaftsjahres und alle Konten müssen zum Mandanten passen.
- BU-Schlüssel: passend zu Erlöskonto und Besteuerungsart des Mandanten, Berichtigungsschlüssel gesondert prüfen.
- Festschreibung: in Kopfzeile und Buchungszeilen
0.
Sehen Sie sich die Datei zur Kontrolle im Texteditor an. Dort erkennen Sie Trennzeichen, Anführungszeichen und Datumsfelder so, wie sie tatsächlich in der Datei stehen.
Wann es komplizierter wird
- OSS: Für Lieferungen an Privatkunden im EU-Ausland brauchen Sie Bestimmungsland, Steuersatz des Landes und passende Erlöskonten. Lexware nennt als DATEV-Vorschlag die Konten 8320 bis 8329 im SKR 03 und 4320 bis 4329 im SKR 04 sowie den Schlüssel 240 für OSS-Fernverkauf. Welche Konten und Schlüssel in Ihrem Mandanten gelten, entscheidet die Kanzlei.
- Fremdwährung: CatCode schließt Bestellungen in anderen Währungen aus und listet sie in der Vorschau auf. Solche Fälle brauchen eine eigene Regel.
- Gebühren mit Auslandsbezug: FibuPort beschreibt für Shopify-Payments-Gebühren eine Buchung nach § 13b UStG. Ob das auf Ihren Fall zutrifft, klärt die Kanzlei.
Vorbeugung: So bleibt der Monatsabschluss ruhig
- Legen Sie die Kontenzuordnung einmal schriftlich mit der Kanzlei fest und ändern Sie sie nur nach Absprache.
- Exportieren Sie monatsweise und markieren Sie, was schon übergeben wurde. CatCode kennzeichnet heruntergeladene Bestellungen und Erstattungen, damit sie nicht doppelt im nächsten Stapel landen.
- Vergleichen Sie die Stapelsumme je Konto mit dem Monatsbericht des Shops, bevor die Datei die Kanzlei erreicht.
- Halten Sie eine Datei bereit, die nachweislich importiert wurde, und vergleichen Sie neue Exporte damit, wenn Sie etwas am Aufbau ändern.
Wenn mehrere Zahlungsdienste, Fremdwährungen oder Sonderkonten nicht in ein fertiges Plugin passen, kann ein Konverter Ihre Shop- und Zahlungsexporte nach den Vorgaben Ihrer Kanzlei in einen Buchungsstapel überführen.
Mehr dazu: Zahlungsdaten in DATEV: Konverter nach Maß
Quellen
- DATEV Developer Portal: Feldbeschreibung Buchungsstapel, developer.datev.de
- DATEV Developer Portal: DATEV-Format, technischer Aufbau, developer.datev.de
- DATEV Developer Portal: Zeichensatz, developer.datev.de
- Prekonto: DATEV-Buchungsstapel (EXTF) selbst erzeugen, prekonto.de
- CatCode Accounting Export with DATEV for WooCommerce (Plugin-Verzeichnis), wordpress.org
- Buchungsstapel Order Export for WooCommerce (Plugin-Verzeichnis), wordpress.org
- Pickware: Informationen zum DATEV-Belegexport, help.pickware.com
- Pickware: Informationen zum DATEV-Zahlungsexport, help.pickware.com
- Pickware: Weiterführende Informationen zum DATEV-Dokumentenexport, help.pickware.com
- Pickware: Weiterführende Informationen zum DATEV-Zahlungsexport, help.pickware.com
- Shopify-Hilfe: Bestellungen exportieren, help.shopify.com
- Shopify Help: Exporting orders (CSV-Feldbeschreibungen), help.shopify.com
- Shopify Dev: TaxLine (Admin GraphQL API), shopify.dev
- Shopify-Hilfe: Auszahlungsdetails ansehen und exportieren, help.shopify.com
- WooCommerce: Reports-Dokumentation, woocommerce.com
- WooCommerce 8.9 Release Notes, developer.woocommerce.com
- Shopify App Store: Export für DATEV, apps.shopify.com
- Shopify App Store: Klarbuchung, apps.shopify.com
- Shopify App Store: FibuPort Buchungsexport, apps.shopify.com
- FibuPort: Website mit FAQ zu Erlösbuchungen, fibuport.de
- ConAktiv-Handbuch: DATEV-Satzbeschreibung (KNE), handbuch.conaktiv.de
- Candis: Steuerschlüssel, www.candis.io
- Lexware: OSS-Verfahren in Lexware buchhaltung pro/premium, www.lexware.de
- Autaxo: DATEV-Export und Soll/Haben-Logik, autaxo.de
- Billdock: DATEV-Buchungsstapel verstehen, billdock.io
Alle Quellen gelesen am 09.11.2026.
Erstellt von der Redaktion Die Netzhandwerker mit KI-Unterstützung. Die Sachangaben wurden vor der Veröffentlichung automatisch gegen die genannten Quellen geprüft.
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