Ihr Datenimport läuft
auch nach dem nächsten Update
Ein Konverter funktioniert, bis der Anbieter seinen Export ändert. Dann scheitert der Import in die Buchhaltung, meist kurz vor dem Monatsabschluss und ohne Vorwarnung. Die Formatwache beobachtet die Exportformate Ihrer Kassen, Zahlungsdienste, Shops und Marktplätze, meldet Änderungen schriftlich und liefert den angepassten Konverter, bevor der nächste Import fällig ist.
Anbieter ändern ihre Exporte, ohne Bescheid zu sagen. Diese vier Fälle kennt fast jede Buchhaltung.
Der Import lief monatelang und bricht plötzlich ab
Am Konverter hat niemand etwas geändert. Geändert hat sich die Datei, die hineingeht: eine neue Spalte, ein anderer Spaltenname, ein anderes Trennzeichen.
Die Zahlen stimmen nicht mehr, ohne Fehlermeldung
Der Import läuft durch, aber Gebühren, Trinkgelder oder Steuersätze landen auf dem falschen Konto. Das fällt erst beim Abgleich auf, manchmal Monate später.
Die Kanzlei wartet, der Mandant ahnt nichts
Der Mandant liefert wie immer seinen Export. Die Kanzlei kann ihn nicht einlesen und sucht den Fehler bei sich. Bis die Ursache klar ist, steht der Monatsabschluss.
Niemand fühlt sich zuständig
Der Anbieter verweist auf die Buchhaltungssoftware, deren Hersteller auf den Anbieter. Dazwischen liegt genau die Stelle, die wir betreuen.
Was die Formatwache macht
Sie beobachtet die Quellen, prüft den Import und hält den Konverter lauffähig. Sie müssen nichts davon selbst verfolgen.
Quellen beobachten
Wir lesen Änderungsprotokolle, Entwicklerdokumentation und Statusmeldungen der Anbieter, aus denen Ihre Daten kommen, und das Zielformat Ihrer Buchhaltung.
Probe in festen Abständen
Ein Probeexport läuft in festen Abständen durch den Konverter und wird gegen das erwartete Ergebnis geprüft. Das greift auch bei Änderungen, die niemand angekündigt hat.
Schriftliche Meldung
Bei einer Änderung erhalten Sie eine Meldung mit Anbieter, Datum, betroffenen Feldern und der klaren Aussage, ob Ihr Import betroffen ist.
Konverter anpassen
Ist Ihr Import betroffen, passen wir den Konverter an und liefern ihn mit Prüfprotokoll, bevor der nächste Import ansteht.
Die Formatwache wird für Ihre Datenquellen eingerichtet. Welche Anbieter beobachtet werden und wie oft die Probe läuft, legen wir gemeinsam fest.
So läuft es ab
Vier Schritte von der Anfrage bis zum laufenden Dienst.
Datenquellen nennen
Sie nennen uns die Anbieter, aus denen exportiert wird, das Zielsystem der Buchhaltung und den Konverter, der heute im Einsatz ist.
Sichtung und Festbetrag
Wir sichten Exporte und Konverter und nennen Ihnen einen festen Betrag für die vereinbarte Laufzeit.
Einrichtung und Probe
Wir richten Beobachtung und Probeexport ein. Zum Nachweis verändern wir eine Testdatei gezielt und zeigen, dass die Formatwache anschlägt.
Laufender Dienst
Ab dann erhalten Sie Meldungen und angepasste Fassungen des Konverters. Am Ende der Laufzeit steht ein Protokoll aller Prüfläufe.
Für wen das gedacht ist
Für alle, deren Buchhaltung von Exportdateien fremder Anbieter abhängt.
Betriebe mit Kasse, Shop oder Zahlungsdienst
- Sie exportieren jeden Monat Umsätze und geben sie an die Buchhaltung weiter.
- Sie nutzen einen Konverter, der die Datei in das Format der Kanzlei bringt.
- Sie möchten nicht erst vom Steuerbüro erfahren, dass der Import nicht mehr geht.
Steuerkanzleien
- Mehrere Mandanten liefern Exporte derselben Anbieter.
- Eine erkannte Formatänderung wirkt für alle betroffenen Mandanten zugleich.
- Die Meldung kommt, bevor die Mandantendaten eintreffen, nicht danach.
Was Sie uns liefern
- Die Liste der Anbieter und des Zielsystems.
- Einen Testexport oder einen freigegebenen Monatsexport je Anbieter.
- Den Konverter, sofern er nicht von uns stammt, im Quelltext.
- Die E-Mail-Adresse, an die Meldungen gehen sollen.
Ein Konverter ohne Pflege hat ein Ablaufdatum
Niemand kennt das Datum, aber es kommt. Die Formatwache sorgt dafür, dass es nicht auf den Tag vor dem Monatsabschluss fällt. Das Modell dahinter ist Lizenz + Service: Der Konverter gehört zu Ihrem Betrieb, die Formatwache hält ihn lauffähig.
Was wir machen und was nicht
Die Formatwache hält den Datenweg offen. Gebucht wird weiterhin in der Kanzlei.
Das machen wir
- Beobachtung der Exportformate und Schnittstellen der vereinbarten Anbieter
- Probeexport in festen Abständen mit Soll-Ist-Prüfung
- Schriftliche Meldung bei jeder Änderung, auch wenn Ihr Import nicht betroffen ist
- Anpassung des Konverters mit Prüfprotokoll
Das machen wir nicht
- Keine Buchführung und keine steuerliche Beratung, das bleibt Aufgabe der Kanzlei
- Keine Überwachung laufender Bestellübertragungen, dafür gibt es die Schnittstellen-Wache
- Kein Neubau einer Datenbrücke im Rahmen der Formatwache, siehe Kassen-DATEV-Brücke
- Keine Eingriffe in Kasse, Shop oder Zahlungen
Weiterführend
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Formatwache?
Ein laufender Dienst zu Ihrem Konverter oder Ihrer Datenbrücke. Wir beobachten die Exportformate und Schnittstellen der Anbieter, aus denen Ihre Daten kommen, und passen den Konverter an, bevor der nächste Import scheitert.
Warum scheitert ein Import, der monatelang lief?
Meist hat der Anbieter den Export geändert: eine Spalte umbenannt, ein Datumsformat umgestellt, ein Trennzeichen getauscht oder eine Gebührenzeile anders ausgewiesen. Eine Ankündigung gibt es dafür selten.
Welche Anbieter beobachten Sie?
Die, aus denen Ihre Daten tatsächlich kommen, zum Beispiel Kassensysteme, Zahlungsdienste, Shops und Marktplätze, dazu das Zielformat der Buchhaltung. Die Liste legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.
Woher wissen Sie, dass sich ein Format geändert hat?
Aus zwei Richtungen. Wir lesen Änderungsprotokolle, Entwicklerdokumentation und Statusmeldungen der Anbieter. Und wir prüfen in festen Abständen einen Probeexport gegen den Konverter. Die Probe schlägt auch dann an, wenn der Anbieter nichts angekündigt hat.
Brauche ich dafür einen Konverter von Ihnen?
In der Regel ja, weil wir nur anpassen können, was wir gebaut haben oder im Quelltext vorliegt. Besteht noch keiner, bauen wir ihn zuerst, siehe Kassen-DATEV-Brücke und Kanzlei-Datenbrücke.
Was bekomme ich, wenn sich etwas ändert?
Eine schriftliche Meldung mit Anbieter, Datum, betroffenen Feldern und der Aussage, ob Ihr Import betroffen ist. Ist er betroffen, erhalten Sie den angepassten Konverter mit Prüfprotokoll.
Was kostet die Formatwache?
Wir nennen einen festen Betrag für die vereinbarte Laufzeit, nachdem wir Ihre Datenquellen gesichtet haben. Anpassungen am Konverter, die durch Formatänderungen der beobachteten Anbieter nötig werden, sind darin enthalten.
Eignet sich das für Steuerkanzleien mit mehreren Mandanten?
Ja. Beobachtet wird je Anbieter, eingerichtet wird je Mandant. Nutzen mehrere Mandanten dieselbe Kasse oder denselben Zahlungsdienst, wirkt eine erkannte Änderung für alle zugleich.
Sehen Sie dabei Buchungsdaten?
Für die Probe genügt ein Testexport oder ein freigegebener Monatsexport. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was, wenn die Formatwache selbst ausfällt?
Jeder Prüflauf schreibt ein Lebenszeichen. Bleibt es aus, geht ein Alarm an uns, nicht erst an Sie. Im Jahresprotokoll steht jeder Lauf mit Datum und Ergebnis.