SumUp DATEV Schnittstelle: Integration, Export und typische Fehler

Von Daniel Wesseling, Die Netzhandwerker · Angaben geprüft am 11.09.2026 gegen die SumUp-Hilfe und DATEV-Unterlagen

Wo hakt es bei Ihnen?

Warum SumUp und DATEV nicht von selbst zusammenpassen

DATEV erwartet einen Buchungsstapel: Datum, Betrag, Soll- und Habenkonto, Steuerschlüssel, Belegfeld. SumUp denkt in Transaktionen: Uhrzeit, Zahlungsart, Bruttobetrag, Gerät. Die SumUp-Anbindungen übersetzen zwischen beiden Welten, und wie weit sie das tun, hängt vom Tarif ab.

Hinzu kommt eine Eigenheit, die viele erst beim Abgleich bemerken: Bargeld und Kartenzahlungen laufen getrennt. Barumsätze gehören ins Kassenbuch, Kartenumsätze kommen abzüglich Gebühr und zeitversetzt als Auszahlung auf das Bankkonto. Wer nur eine der beiden Quellen übergibt, übergibt einen unvollständigen Monat.

Welches SumUp haben Sie? Davon hängt der Weg ab

Welchen Tarif Sie nutzen, steht in Ihrem SumUp-Vertrag und auf der SumUp-Rechnung. Das klingt banal, ist aber oft die erste offene Frage: In der DATEV-Community schildern Kanzleien Fälle, in denen selbst der Mandant nicht wusste, welche Variante er gekauft hatte.

Weg 1: DATEV-Integration mit Kassensystem Plus oder Zahlungen Plus

Die DATEV-Integration ist der direkteste Weg. SumUp beschreibt sie als tägliche Synchronisierung: Umsätze und SumUp-Gebühren werden automatisch an DATEV übertragen und dort als Kassenbucheinträge erfasst. Die Daten eines Tages kommen jeweils am Folgetag um 4 Uhr an. Die Funktion steht ausschließlich Nutzern von Kassensystem Plus und Zahlungen Plus zur Verfügung.

So verbinden Sie SumUp mit DATEV

1. Im SumUp-Dashboard „Einstellungen“ öffnen.
2. Unter „Integrationen“ den Punkt „Buchführungssoftware“ wählen.
3. Auf „Verbinden“ klicken. SumUp leitet auf die DATEV-Website weiter.
4. Mit dem DATEV-Zugang anmelden und die Verbindung zwischen SumUp und DATEV autorisieren. Danach geht es zurück ins SumUp-Profil.
5. Festlegen, wie die Einnahmen in DATEV erscheinen: als Zusammenfassung nach Umsatzsteuersatz, nach Artikelkategorie oder nach einzelnen Artikeln.
6. Konten zuordnen: bei „Daten pro Artikel senden“ je Umsatzsteuersatz ein Konto, bei „Daten pro Artikelkategorie senden“ je Kategorie und Steuersatz.
7. Am Folgetag in DATEV prüfen, ob die Einträge des Vortags angekommen sind, und die Summen mit dem SumUp-Tagesbericht vergleichen.

Die Verbindung müssen Sie nicht selbst herstellen. Über die Einstellungen im SumUp-Dashboard laden Sie Ihre Buchhaltung per E-Mail ein, und die Kanzlei übernimmt die Integration.

Was in DATEV ankommt

• Einnahmen: je nach Einstellung als Tagessumme je Umsatzsteuersatz, je Artikelkategorie oder je einzelnem Artikel, jeweils auf den Konten, die Sie festgelegt haben.
• Ausgaben: Am Tag nach jeder Auszahlung legt SumUp einen Ausgabeneintrag an. Er trägt die SumUp-Zahlungs-ID und einen Umsatzsteuersatz von 0 %.

Prüfpunkte aus der Praxis

Erfahrungsberichte von Steuerkanzleien in der DATEV-Community sind nicht einheitlich. Einige schildern, dass im DATEV-Kassenbuch vor allem Barumsätze und Kartengebühren ankommen und Kartenumsätze erst über die Auszahlungen sichtbar werden. Andere berichten von Tagessummen nach Kategorien ohne Trennung nach Zahlungsart oder Kasse. Daraus folgt kein Fehler für jede Installation, wohl aber eine Prüfliste für die ersten Wochen:

• Kommen Bar- und Kartenumsätze getrennt an, und wo landen die Kartenumsätze?
• Sind Gebühren und Auszahlungen den vereinbarten Konten zugeordnet?
• Stimmen die Tagessummen je Zahlungsart mit dem SumUp-Tagesbericht überein?
• Braucht Ihre Kanzlei eine Zuordnung nach Kasse oder Standort?

Weg 2: DATEV-Export im Kassensystem Pro

Im SumUp Kassensystem Pro gibt es keine laufende Synchronisierung, sondern einen DATEV-Export als CSV-Datei. Diese Datei ist für den Import gedacht: Sie erzeugen sie im Back-Office und geben sie an Ihre Kanzlei weiter.

Einrichten

1. Im Back-Office „Einstellungen“, dann „Module“, „Datenanalyse“, „DATEV Export“ und „Konfigurieren“ öffnen.
2. Steuerberater-ID, Kunden-ID und den Beginn des Steuerjahres eintragen. Diese Angaben sind laut SumUp für einen korrekten Export zwingend; Sie erhalten sie von Ihrer Kanzlei.
3. Die voreingestellten Konten mit Ihrem Steuerberater durchgehen, bevor der erste Export übergeben wird.

Exportieren

1. Im Back-Office „Berichte“ und dann „Buchführung“ öffnen.
2. Den Zeitraum einstellen.
3. Oben rechts auf „Export“ klicken und „DATEV CSV“ wählen. Die Datei wird heruntergeladen.

Worauf Sie achten: voreingestellte Konten

Der Export arbeitet mit Standardeinstellungen auf Basis des SKR03. Umsatzsteuersätze, Zahlungsarten und das Kassenbuch sind vorab festen Konten zugeordnet. Passen diese Konten nicht, sieht SumUp zwei Wege vor: die Umschlüsselung beim Import in der Buchhaltungssoftware oder Suchen und Ersetzen in einem Texteditor oder in Excel. Wer mit SKR04 bucht, kommt um diese Umschlüsselung nicht herum.

In der DATEV-Community berichteten Kanzleien 2023 von Stornobuchungen, die nicht übergeben wurden, und von teils vertauschtem Soll und Haben. Ob das auf Ihre Konfiguration zutrifft, zeigt ein Probeimport. Prüfen Sie dabei gezielt, ob Stornos enthalten sind, ob Erlöse im Haben stehen und ob jedes Konto zu Ihrem Kontenrahmen passt.

Weg 3: CSV-Export und Konverter, für jedes SumUp-Konto

Ohne Plus- oder Pro-Tarif bietet SumUp keinen DATEV-Weg. Im Web-Dashboard laden Sie aber die Umsatzübersicht als CSV- oder Excel-Datei herunter, mit dem Auszahlungsdatum je Transaktion. Dazu kommen die Auszahlungsberichte, die SumUp bei jeder Überweisung auf Ihr Bankkonto erstellt. Aus diesen Dateien lässt sich ein sauberer DATEV-Buchungsstapel bauen, nur eben nicht auf Knopfdruck.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Ein Buchhaltungsprogramm mit SumUp-Anbindung, etwa sevdesk, übernimmt Umsätze und Gebühren und gibt die Buchungen an die Kanzlei weiter. Das ist schnell eingerichtet; Sonderfälle wie Trinkgelder, Stornos und Teilzahlungen bleiben aber oft Handarbeit, und die Lizenz läuft dauerhaft mit. Oder ein eigener Konverter übersetzt den SumUp-Export nach festen Regeln in genau die Datei, die Ihre Kanzlei erwartet.

Was ein Konverter übernimmt

• Bar- und Kartenzahlungen zu einem vollständigen Monat zusammenführen.
• Trinkgelder getrennt ausweisen und Stornos mit dem richtigen Vorzeichen buchen.
• Konten nach Ihrem Kontenrahmen zuordnen, SKR03 oder SKR04.
• Mehrere Standorte oder Geräte in einem Lauf verarbeiten, mit eindeutiger Standortspalte.
• Die Ausgabe erzeugen, die Ihre Buchhaltung erwartet: einen DATEV-Buchungsstapel oder eine Importdatei für Lexware.

So übersetzt ein Konverter: Vorher und nachher

Ein vereinfachtes Beispiel mit erfundenen Beträgen. Oben steht, was der SumUp-Export liefert, darunter, was daraus als Buchungsstapel wird.

Die tatsächlichen Konten, Buchungsschlüssel und Buchungstexte legt Ihre Kanzlei fest; mit SKR04 lauten die Kontonummern anders. Das Geldtransitkonto geht nach Umsatz, Gebühr und Auszahlung auf null, daran erkennen Sie eine vollständige Zuordnung.

Fehlerhilfe: sichtbares Problem, Ursache, nächster Schritt

Die Verbindung zu DATEV scheitert

Ein aktueller Fall aus unserer Manufaktur: Beim Verbinden von SumUp und DATEV erschien nur eine allgemeine Meldung. Sinngemäß hieß es, die Anfrage könne nicht bearbeitet werden, man solle die Seite neu laden oder den Support kontaktieren. Eine Ursache nennt diese Meldung nicht.

Sichtbar

Fehlermeldung beim Verbinden oder Rücksprung ohne aktive Verbindung.

Mögliche Ursachen

• Tarif ohne DATEV-Integration
• Verbindung nicht im SumUp-Dashboard gestartet
• DATEV-Zugang ohne Rechte für diesen Mandanten oder Datenservice nicht eingerichtet
• Browser unterbricht die Weiterleitung

Nächste Schritte, in dieser Reihenfolge

1. Tarif prüfen. Die DATEV-Integration gibt es nur mit Kassensystem Plus oder Zahlungen Plus. Mit dem Kassensystem Pro ist der Export der vorgesehene Weg.
2. Am richtigen Ende starten. Einstellungen, Integrationen, Buchführungssoftware, Verbinden im SumUp-Dashboard. Die DATEV-Anmeldung folgt über die Weiterleitung.
3. DATEV-Berechtigung klären. Die Kanzlei prüft in ihrer DATEV-Rechteverwaltung, ob der Zugang für diesen Mandanten freigeben darf und der Datenservice eingerichtet ist.
4. Browser ausschließen. Werbeblocker oder strenger Tracking-Schutz können die Weiterleitung stören. Ein Versuch in einem frischen Browserprofil schafft Klarheit.
5. Meldung sichern. Bildschirmfoto mit sichtbarer Seitenadresse und Uhrzeit, für SumUp-Support und DATEV.
6. Parallel weiterbuchen. Den Monat aus dem CSV-Export als Buchungsstapel aufbereiten. Beim späteren Wechsel auf die Integration darauf achten, dass kein Tag doppelt gebucht wird.

Die Datei wird beim Import abgelehnt

Sichtbar

Der Import bricht ab, alle Werte landen in einer Spalte, oder Datum und Betrag werden nicht erkannt.

Mögliche Ursachen

• Es wurde der normale Transaktionsexport geladen statt der DATEV-CSV
• Trennzeichen und Zahlenformat passen nicht zum Importprofil
• Beraternummer, Mandantennummer oder Wirtschaftsjahr in der Datei passen nicht zum Mandanten
• Kontonummern passen nicht zu Kontenrahmen oder Sachkontenlänge

Nächster Schritt

Zuerst klären, welche Datei vorliegt: DATEV-CSV aus dem Pro-Back-Office oder Umsatzübersicht aus dem Dashboard. Bei der DATEV-CSV die Stammdaten im Back-Office mit den Angaben der Kanzlei vergleichen. Beim normalen Export hilft nur ein festes Importprofil oder ein Konverter, siehe die vier Stellen im normalen Export.

Die Beträge stimmen nicht

Sichtbar

Die Summe in DATEV weicht vom SumUp-Umsatz oder vom Bankeingang ab.

Mögliche Ursachen

• Gebühren sind in der Auszahlung bereits abgezogen
• Auszahlungen kommen einige Tage nach dem Verkauf
• Monatsgrenze: Verkäufe vom Monatsende werden erst im Folgemonat ausgezahlt
• Stornos, Erstattungen oder Trinkgelder sind unterschiedlich behandelt

Nächster Schritt

Umsätze mit Umsätzen vergleichen, Auszahlungen mit Bankeingängen, jeweils je Zahlungsart und Tag. Das Zahlenbeispiel zeigt, warum ein Unterschied kein Fehler sein muss.

Zahlenbeispiel: ein Kartenverkauf, drei Beträge (Beispielwerte, Ihre Gebühr steht im SumUp-Vertrag)

Vorgang	Datum	Betrag (Euro)
Kartenverkauf, brutto	31.08.	100,00
SumUp-Gebühr, Beispielwert	31.08.	−1,39
Auszahlung auf das Bankkonto	02.09.	98,61

Der Umsatz gehört mit 100,00 in den August, die Gebühr ist Aufwand, die Auszahlung erscheint mit 98,61 erst im September auf dem Konto. Wer Bankeingang und Umsatz direkt vergleicht, sieht eine Differenz, die kein Exportfehler ist.

Unklar, welcher Tarif und welcher Weg

Sichtbar

Die Anleitungen passen nicht zu dem, was Sie im SumUp-Konto sehen.

Mögliche Ursache

SumUp bietet je nach Tarif unterschiedliche Funktionen, und Tarifnamen ändern sich gelegentlich.

Nächster Schritt

Tarif im SumUp-Vertrag oder auf der SumUp-Rechnung nachsehen und in der Übersicht den passenden Weg wählen. Wenn das nicht eindeutig ist, schreiben Sie uns; „weiß ich nicht“ ist im Formular eine gültige Antwort.

Vier Stellen, an denen der normale SumUp-Export scheitert

Gemeint ist hier der normale Transaktionsexport aus dem Dashboard, nicht die DATEV-CSV aus dem Kassensystem Pro. Ob eine Datei eingelesen wird, hängt immer vom konkreten Export und vom Importprofil ab.

1. Das Format passt nicht zum Importprofil. Je nach Bericht und Spracheinstellung kommen Spaltennamen auf Englisch und Beträge mit Punkt als Dezimaltrennzeichen. Deutsche Buchhaltungssoftware erwartet häufig Komma als Dezimaltrennzeichen und Semikolon als Feldtrenner. Ein typisches Formatproblem sieht so aus: 2026-08-31,1234.56,card steht in der Quelldatei, das Importprofil erwartet aber 31.08.2026;1234,56;Karte. Ohne festes Importprofil landen alle Werte in einer Spalte, das Datum wird nicht erkannt oder der Betrag falsch gelesen.

2. Zeiträume verschieben sich. Bei einem Monatsbericht fehlen mitunter Transaktionen, die kurz vor Mitternacht gestartet und erst danach abgeschlossen wurden. Beispiel: Der Verkauf beginnt am 31. August um 23:59 Uhr, der Abschluss wird am 1. September um 00:01 Uhr gespeichert. Ein Filter nur bis zum 31. August kann den Vorgang auslassen. Bei Kartenzahlungen weicht zudem der Auszahlungszeitpunkt vom Verkaufszeitpunkt ab; Umsatzbericht und Auszahlungsbericht werden deshalb getrennt abgeglichen.

3. Mehrere Standorte oder Geräte. Bei mehreren Standorten oder Kartenlesern entstehen oft getrennte Berichte, die von Hand zusammengeführt werden. Liegen für August eine Datei aus Standort A und eine aus Standort B vor, muss vor dem Zusammenführen eine eindeutige Standortspalte ergänzt werden. Sonst lässt sich später nicht mehr sicher erkennen, zu welcher Kasse eine Buchungszeile gehört.

4. Keine Kontenzuordnung. Der normale SumUp-Export kennt keine Sachkonten. Eine Zeile kann Betrag und Steuersatz enthalten, ohne das Zielkonto im verwendeten Kontenrahmen zu nennen. Erst eine Zuordnungstabelle legt fest, welches Erlöskonto, welches Gegenkonto und welcher Steuerschlüssel verwendet werden. Auch die Behandlung von Trinkgeld und Stornos entsteht in diesem Schritt und wird mit der Buchhaltung abgestimmt.

Monatscheckliste und Kontrollsummen

Ein technisch erfolgreicher Import ist noch kein Beleg dafür, dass die Buchungen vollständig sind. Der wichtigste Kontrollschritt ist ein Summenabgleich je Tag und Zahlungsart. Die Zahl der Buchungszeilen darf dabei abweichen: Werden Verkäufe zu Tages- oder Steuersatzsummen zusammengefasst, entstehen bewusst weniger Zeilen als Einzelverkäufe. Entscheidend ist, dass jede Summe einer Quelle zugeordnet werden kann. Die Anzahl der Vorgänge vergleichen Sie nur dort, wo Einzelbuchungen übertragen werden.

Bewahren Sie die unveränderte Quelldatei getrennt von der Arbeitskopie auf, benennen Sie beide mit Zeitraum und Standort und dokumentieren Sie die verwendete Zuordnungstabelle. So bleibt jeder Monatslauf nachvollziehbar.

Für Steuerkanzleien: SumUp-Mandanten sauber übernehmen

Betreut eine Kanzlei mehrere Mandanten mit SumUp, liegt oft jeder in einem anderen Tarif: einer mit Integration, einer mit Pro-Export, einer nur mit CSV. Wir richten die Übergabe je Mandant einmal ein, damit die Aufbereitung danach nach festen Regeln läuft. Die fachliche Kontrolle bleibt bei der Kanzlei. Für einen DATEV-Buchungsstapel brauchen wir aus der Kanzlei:

• Beraternummer und Mandantennummer
• Kontenrahmen, SKR03 oder SKR04, und die Sachkontenlänge
• Beginn des Wirtschaftsjahres
• die Konten für Erlöse 19 % und 7 %, Kasse, Geldtransit und SumUp-Gebühren
• Vorgaben zu Trinkgeld, Stornos und Belegfeld

Heraus kommt eine Datei im DATEV-Format mit EXTF-Kopf, die sich in Kanzlei-Rechnungswesen als Buchungsstapel einlesen lässt. Die Zuordnungstabelle dokumentieren wir mit, damit jeder Monat nach denselben Regeln entsteht. Weil dabei Umsatzdaten verarbeitet werden, erhält der Betrieb vor Beginn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Welche Buchungsprobleme Kanzleien 2026 mit SumUp-Mandanten melden, von der Karte im Kassenbuch bis zum fehlenden Geldtransit, und wie sie sich im Datenweg lösen lassen, steht im Beitrag SumUp-Mandanten in DATEV buchen.

DATEV-Daten, DSFinV-K und TSE: drei verschiedene Dinge

Die DATEV-Anbindung liefert Buchungsdaten für die Buchhaltung. Der DSFinV-K-Export ist etwas anderes: Das Bundeszentralamt für Steuern beschreibt die DSFinV-K als Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen, etwa für die Datenträgerüberlassung bei Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen. Dieser Prüfexport wird unverändert aufbewahrt und nicht in die Buchhaltung importiert.

Daneben steht die technische Sicherheitseinrichtung. Ihre signierten Protokolldaten stecken weder im Buchungsstapel noch im normalen CSV-Export. Bei einer Prüfung können sie zusätzlich zum DSFinV-K-Export im Exportformat der TSE verlangt werden. Klären Sie deshalb einmal, wie Sie bei Ihrem SumUp-System an beide Exporte kommen.

Manche Kassensysteme übertragen ihre Einzelaufzeichnungen außerdem in das DATEV Kassenarchiv online, das die Kassendaten in der DATEV-Cloud archiviert und an DATEV Kassenbuch online weitergeben kann; helloCash etwa ist so angebunden, mehr dazu in unserem Beitrag zur helloCash-TSE. Eine solche Anbindung für SumUp haben wir in den SumUp-Unterlagen nicht gefunden (Stand 11.09.2026). Den DSFinV-K-Export sollten Sie deshalb regelmäßig selbst aus dem Kassensystem ziehen und sicher ablegen.

Wann Sie das selbst schaffen und wann nicht

Die DATEV-Integration mit Plus-Tarif richten Sie selbst ein, ebenso einen einzelnen Pro-Export. Auch ein Export für einen Monat an einem Standort ist machbar.

Sobald die Verbindung ohne erkennbaren Grund scheitert, der Kontenrahmen nicht passt oder mehrere Standorte jeden Monat zusammengeführt werden müssen, wird es technisch. Der entscheidende Punkt ist nicht der einzelne Export, sondern die Wiederholung: Was Sie jeden Monat von Hand nachbessern, machen Sie zwölfmal im Jahr.

Muss der Export Monat für Monat von Hand nachgearbeitet werden, bauen wir einen festen Konverter: Kassendaten als DATEV-Buchungsstapel, mit Bar, Karte, Trinkgeld und Gebühren in getrennten Zeilen.