SumUp Kassendaten exportieren – warum der Export selten so einfach ist wie versprochen

Sie nutzen SumUp als Kassensystem und möchten Ihre Umsatzdaten exportieren – für den Steuerberater, für die Buchhaltung oder einfach zur eigenen Übersicht. Eigentlich sollte das ein Klick sein. In der Praxis scheitert es häufiger, als SumUp es darstellt: fehlende Felder, unvollständige Zeiträume, Kompatibilitätsprobleme mit dem Buchhaltungsprogramm.

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Was SumUp exportiert – und was nicht

SumUp bietet mehrere Möglichkeiten, Daten zu exportieren: über das Web-Dashboard, die App oder über die SumUp-Schnittstelle. Aber jeder Weg hat seine Eigenheiten.

Über das Dashboard können Sie Transaktionsberichte als CSV herunterladen. Das klingt einfach – aber die exportierte Datei enthält oft nicht alle Informationen, die Ihr Steuerberater braucht. Trinkgelder, Stornierungen und Teilzahlungen werden je nach Einstellung anders behandelt. Und Artikeldaten (was genau verkauft wurde) fehlen in manchen Exportformaten komplett.

Hinzu kommt: SumUp unterscheidet zwischen Kartenzahlungen (die über das SumUp-Gerät laufen) und Barzahlungen (die nur in der SumUp-Kassensoftware erfasst werden). Beide Datenquellen müssen zusammengeführt werden – und das passiert nicht automatisch.

Warum der Export oft Probleme macht

CSV-Format passt nicht zum Buchhaltungsprogramm: SumUp exportiert im eigenen CSV-Format mit englischen Spaltennamen und Punkt als Dezimaltrennzeichen. Deutsche Buchhaltungssoftware erwartet oft Komma als Trennzeichen und Semikolon als Feldtrenner. Das Ergebnis: falsche Zahlen, leere Spalten oder ein Import, der komplett fehlschlägt.

TSE-Daten separat: Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen alle Kassensysteme eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Die TSE-Daten (Signaturen, Transaktionsnummern) sind für die Finanzprüfung relevant – aber sie stecken nicht im Standard-CSV-Export. Dafür brauchen Sie den DSFinV-K-Export, und dessen Einrichtung hat bei anderen Kassensystemen wie helloCash ebenfalls Tücken.

Zeiträume stimmen nicht: Wenn Sie einen Monatsbericht exportieren, kann es sein, dass Transaktionen fehlen, die kurz vor Mitternacht gestartet, aber erst danach abgeschlossen wurden. Besonders bei Kartenzahlungen, wo die Abbuchung ein bis zwei Tage verzögert erfolgt, weicht der Exportzeitraum vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt ab.

Mehrere Standorte oder Geräte: Wenn Sie SumUp an mehreren Standorten oder mit verschiedenen Kartenlesern nutzen, müssen Sie Berichte pro Gerät erstellen und manuell zusammenführen. Eine automatische Konsolidierung gibt es im Standardpaket nicht.

DATEV-Anbindung nicht direkt möglich: Viele Steuerberater arbeiten mit DATEV. SumUp hat keine direkte DATEV-Schnittstelle. Sie brauchen einen Zwischenschritt – entweder über ein Buchhaltungsprogramm, das beides kann, oder über manuelle Konvertierung der Exportdateien.

Die vollständige Checkliste für den SumUp-Export

1. Im SumUp Web-Dashboard einloggen (nicht in der App – dort sind die Exportoptionen eingeschränkt).

2. Unter „Berichte“ oder „Transaktionen“ den gewünschten Zeitraum auswählen.

3. CSV herunterladen – und prüfen, ob die Datei Barzahlungen UND Kartenzahlungen enthält.

4. Dezimaltrennzeichen und Datumformat in der CSV prüfen, bevor Sie importieren. Bei Bedarf in Excel oder LibreOffice öffnen und umformatieren.

5. Für die Steuerprüfung: DSFinV-K-Export separat erstellen (unter Einstellungen → Finanzamt).

6. Abweichungen prüfen: Summe im Export gegen SumUp-Dashboard-Gesamtansicht abgleichen.

Wann Sie das selbst schaffen – und wann nicht

Einen einfachen CSV-Export für einen einzelnen Monat an einem Standort: das ist machbar. Auch die Umformatierung einer Datei in Excel erfordert nur etwas Geduld.

Sobald es um regelmäßige automatische Exporte geht, um die Anbindung an DATEV oder ein Buchhaltungsprogramm, oder um den DSFinV-K-Export für die Finanzprüfung – wird es technisch. Falsch konfigurierte Exporte fallen spätestens bei der Betriebsprüfung auf, und dann wird es teuer.

SumUp vs. andere Kassensysteme beim Datenexport

SumUp ist bewusst einfach gehalten – das ist die Stärke des Systems, aber beim Datenexport auch die Schwäche. Im Vergleich:

helloCash bietet einen DATEV-Export und einen DSFinV-K-Export direkt im Dashboard – aber die TSE-Einrichtung hat ihre eigenen Tücken.

ready2order hat eine direkte DATEV-Schnittstelle und automatische Tagesabschlüsse. Dafür ist es teurer und komplexer in der Einrichtung.

Alle Systeme haben gemeinsam: Die Ersteinrichtung und der korrekte Export für den Steuerberater erfordern Verständnis für Datenformate, Steuerregeln und die Anforderungen der KassenSichV.

Häufig gestellte Fragen

Wie exportiere ich meine SumUp-Kassendaten?

Loggen Sie sich im SumUp Web-Dashboard ein, gehen Sie auf „Berichte“ oder „Transaktionen“, wählen Sie den Zeitraum und laden Sie die CSV-Datei herunter. In der App sind die Exportoptionen eingeschränkter – das Dashboard bietet mehr Möglichkeiten.

Kann ich SumUp-Daten direkt an DATEV übergeben?

Nicht direkt. SumUp hat keine native DATEV-Schnittstelle. Sie brauchen entweder ein Buchhaltungsprogramm als Zwischenschritt (z. B. lexoffice oder sevDesk) oder eine manuelle Konvertierung der CSV-Dateien ins DATEV-Format.

Was ist der DSFinV-K-Export und brauche ich den?

Der DSFinV-K-Export ist das standardisierte Datenformat für die Kassenprüfung durch das Finanzamt. Seit der KassenSichV sind alle Kassensysteme mit TSE verpflichtet, diesen Export bereitzustellen. Bei einer Betriebsprüfung wird er angefordert – und dann muss er korrekt sein.

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