KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: was erlaubt ist, was die Anbieter können und wie die Anbindung ans PVS gelingt

In vielen Praxen klingelt das Telefon, während am Empfang Patienten stehen. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, bucht Termine, nimmt Rezeptwünsche auf und schreibt dem Team eine Zusammenfassung. Das ist erlaubt, wenn einige Regeln stimmen: Hinweis auf die KI am Gesprächsanfang, Vertrag mit dem Anbieter, Schweigepflicht, keine medizinische Einschätzung durch die Maschine. Dieser Beitrag zeigt, was gilt, was die Systeme können und wie sie an das Praxisverwaltungssystem angebunden werden.

Stand 7. November 2026. Gesetze, Aufsichtsbehörden, KBV, Bundesärztekammer und Herstellerangaben, Quellen unten. Keine Rechtsberatung.

• 1Was ein KI-Telefonassistent übernimmt
• 2Was er nicht darf
• 3Hinweis auf die KI und Aufzeichnung
• 4Schweigepflicht und Datenschutz
• 5Anbieter im Überblick
• 6Anbindung an das PVS, auch T2med
• 7Checkliste vor dem Start
• 8Umsetzung

Was ein KI-Telefonassistent in der Praxis übernimmt

Ein KI-Telefonassistent führt das Gespräch, erkennt das Anliegen und erledigt Standardfälle selbst oder gibt sie strukturiert an das Team weiter. Typisch sind:

• Termine: buchen, verschieben, absagen, direkt im Kalender der Praxis.
• Rezeptwünsche: Folgerezept aufnehmen, das Team prüft und stellt aus.
• Überweisungen und Befunde: Anfrage aufnehmen und als Aufgabe anlegen.
• Rückrufbitten: mit Zusammenfassung und Transkript, damit niemand zurückrufen muss, um zu fragen, worum es ging.
• Weiterleitung: an den Empfang, wenn ein Mensch übernehmen soll.
• Sprachen: viele Systeme verstehen deutlich mehr Sprachen, als die Praxis selbst abdeckt.

Der Bedarf ist da: In einer Befragung des GKV-Spitzenverbands von 2024 waren 44 Prozent der Versicherten mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Praxen unzufrieden, 42 Prozent sahen eine Verschlechterung in den letzten fünf Jahren.

Was der Assistent nicht darf

• Keine medizinische Einschätzung. Die KBV stellt klar, dass KI ärztliche Leistung nicht ersetzt. Software, die diagnostische oder therapeutische Entscheidungen unterstützt, ist ein Medizinprodukt. Eine Notfall-Triage von Patienten zählt nach der KI-Verordnung sogar zu den Hochrisiko-Systemen.
• Rezept- und Diagnoseanliegen an Menschen. Die Hamburger Datenschutzaufsicht verlangt, dass solche Anliegen an das Praxisteam durchgestellt werden.
• Krankmeldung nur aufnehmen. Eine Arbeitsunfähigkeit stellt der Arzt fest, telefonisch nur nach ärztlicher Anamnese, nur bei Erkrankungen ohne schwere Symptome und für höchstens fünf Tage. Die KI kann nur die Anfrage weitergeben.
• Notfälle: Erkennt der Assistent Schlüsselwörter, gehört ein klarer Hinweis auf die 112 dazu, außerhalb der Sprechzeiten auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117. Eine gesetzliche Pflicht speziell für KI haben wir nicht gefunden, die Kassenärztlichen Vereinigungen machen aber für Anrufbeantworter Vorgaben, die je KV unterschiedlich sind.

Hinweis auf die KI und Aufzeichnung

Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 der KI-Verordnung: Wer mit einer KI spricht, muss das spätestens bei der ersten Interaktion erfahren, es sei denn, es ist offensichtlich. Die Leitlinien der EU-Kommission vom 5. November 2026 nennen KI-Sprachassistenten im Gesundheitswesen ausdrücklich und verlangen am Telefon eine mündliche Aussage zu Beginn. Eine menschlich klingende Stimme spricht gegen „offensichtlich“. Die KBV schlägt als Ansage vor: „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis …“.

Anders ist es beim Mitschnitt: Wer das gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Die Datenschutzkonferenz verlangt für Gesprächsaufzeichnungen in der Regel eine vorab eingeholte, aktiv bestätigte Einwilligung. Ein bloßer Hinweis mit Widerspruchsmöglichkeit reicht nicht. Ob eine reine Echtzeit-Abschrift ohne gespeichertes Audio als Aufnahme gilt, ist nicht abschließend geklärt. Klären Sie mit dem Anbieter, ob Audio gespeichert wird und wie lange.

Schweigepflicht und Datenschutz

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Die Praxis darf Patientengeheimnisse an externe Dienstleister weitergeben, soweit es für deren Arbeit nötig ist. Diese gelten als „mitwirkende Personen“ und machen sich bei einem Bruch selbst strafbar. Der Arzt bleibt aber in der Pflicht: Er muss den Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichten. Bundesärztekammer und KBV zählen Telekommunikations- und Praxissoftware-Dienstleister ausdrücklich dazu und betonen, dass Schweigepflicht und Datenschutz bei KI uneingeschränkt gelten.

DSGVO und Aufsicht

• Auftragsverarbeitung: Mit dem Anbieter ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Unterauftragnehmer nur mit vorheriger Genehmigung.
• Folgenabschätzung: KI, die das Gespräch mit Betroffenen steuert, steht auf der Muss-Liste der Datenschutzkonferenz. Die Hamburger Aufsicht hält eine Datenschutz-Folgenabschätzung in aller Regel für nötig.
• Kein Training: Anruferdaten nicht ohne Weiteres zum Training verwenden lassen.
• Freiwilligkeit: In Brandenburg setzte eine Kinderarztpraxis den Bot auch während der Sprechzeiten ein, ohne Einwilligung blieb nur ein Rückruf. Die Aufsicht empfahl, den Bot nur in Pausen und außerhalb der Sprechzeiten zu nutzen.
• Cloud: Nach § 393 SGB V nur mit Verarbeitung im Inland, in der EU oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss und mit C5-Testat. Die KBV nennt C5 Typ 2.
• Termine: Für das Eintragen von Terminen braucht es nach der Datenschutzkonferenz keine Einwilligung, für Terminerinnerungen schon. Ein Weg zur Terminvereinbarung ohne digitale Hürde soll bleiben.

Anbieter im Überblick

Die Angaben stammen von den Herstellerseiten, gelesen am 7. November 2026. Funktionen ändern sich schnell; lassen Sie sich den Stand schriftlich bestätigen.

Preise veröffentlichen Sinalis, samedi, VITAS und DocMedico auf ihren Seiten, meist je Behandler oder nach Gesprächsvolumen; Doctolib, CGM und medflex nennen sie nur auf Anfrage. Ausdrücklich zu § 203 StGB äußert sich auf den gelesenen Seiten nur samedi, und das für die Plattform allgemein.

Anbindung an das Praxisverwaltungssystem, auch T2med

Damit der Assistent Termine direkt eintragen oder Patienten zuordnen kann, braucht er Zugriff auf Kalender oder PVS. Üblich sind:

• GDT: der verbreitete Standard zur Anbindung von Geräten und Zusatzsoftware an Praxissysteme, gepflegt vom Qualitätsring Medizinische Software.
• Herstellereigene Schnittstellen und FHIR: moderne Systeme bieten eigene Programmierschnittstellen, oft auf Basis von FHIR.
• Kalender-Abgleich: der Assistent bucht in einem Online-Kalender, der wiederum mit dem PVS abgeglichen wird.
• Kopieren statt Schnittstelle: manche Lösungen liefern nur eine Zusammenfassung, die das Team ins PVS übernimmt.

KIM, die sichere E-Mail der Telematikinfrastruktur, ist kein Kanal zum Patienten und spielt für Telefonassistenten keine Rolle. Eine gesetzliche Pflicht, eine Schnittstelle für Telefon- oder Terminanbieter bereitzustellen, gibt es nicht.

T2med: Das Kieler Praxisverwaltungssystem bietet eine eigene Schnittstelle auf FHIR-Basis, die laut Hersteller für Drittanbieter offen ist. Als Partner nennt T2med unter anderem Sinalis für den KI-Telefonassistenten und samedi für Terminvergabe. Doctolib hatte laut eigener FAQ von Dezember 2025 keine direkte Anbindung an T2med.

Checkliste vor dem Start

• Ansage zu Beginn: „Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Praxis …“
• Audio speichern ja oder nein? Wenn ja: vorab aktive Einwilligung, Speicherdauer festlegen.
• AVV nach Art. 28 DSGVO und schriftliche Verpflichtung auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB.
• Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und dokumentieren.
• Training mit Anruferdaten vertraglich ausschließen.
• Hosting in Deutschland oder der EU, C5-Testat nachweisen lassen.
• Notfall-Wörter, Hinweis auf 112 und 116117, Vorgaben Ihrer KV prüfen.
• Rezept-, Diagnose- und AU-Anliegen nur aufnehmen und an das Team geben.
• Weg zum Menschen jederzeit offenhalten; in der Sprechzeit zuerst prüfen, ob der Bot nur in Pausen und außerhalb der Sprechzeiten laufen soll.
• Patienten informieren: Aushang, Website, Hinweis in der Ansage.

Umsetzung

Für viele Praxen passt ein fertiges Produkt aus der Tabelle. Wer mehr Kontrolle will, etwa über Ansage, Datenweg, Speicherdauer und die Anbindung an das eigene System, kann einen eigenen Assistenten betreiben lassen. Entscheidend ist in beiden Fällen dieselbe Liste: Hinweis, Vertrag, Schweigepflicht, Folgenabschätzung und eine saubere Übergabe an das Team.

Weiterlesen: KI-Telefonassistent für Arztpraxen · Praxis-Copilot · KI-Telefonassistent · KI und Datenschutz

Quellen

• § 203 StGB, gesetze-im-internet.de; § 201 StGB, gesetze-im-internet.de
• Bundesärztekammer und KBV: Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Stand 01.10.2025, bundesaerztekammer.de
• KBV PraxisWissen KI, Stand Dezember 2025, kbv.de; KBV zu KI, kbv.de
• Hamburgische Datenschutzaufsicht: Tätigkeitsbericht 2025, datenschutz-hamburg.de; Brandenburg: Tätigkeitsbericht 2024, lda.brandenburg.de
• Datenschutzkonferenz: Muss-Liste DSFA, datenschutzkonferenz-online.de; Beschluss Terminverwaltung 16.06.2025, datenschutzkonferenz-online.de
• KI-Verordnung Art. 50, artificialintelligenceact.eu; Anhang III, artificialintelligenceact.eu; Leitlinien der Kommission zu Art. 50, ec.europa.eu
• § 393 SGB V, gesetze-im-internet.de; § 371 SGB V, gesetze-im-internet.de
• G-BA: Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie, g-ba.de; 116117, 116117.de; KVSH zu Anrufbeantwortern, kvsh.de
• GKV-Spitzenverband: Versichertenbefragung, Pressemitteilung 03.02.2025, gkv-spitzenverband.de
• QMS-Standards (GDT), qms-standards.de; gematik KIM, gematik.de; T2med, t2med.de
• Herstellerseiten: Doctolib, CGM, medflex, Sinalis, samedi, VITAS, DocMedico

Alle Quellen gelesen am 07.11.2026.