Vermietung ohne Excel mit mietwerk^©: sieben Fragen, die eine Vermieter-Software in Sekunden beantworten muss

Wer hat diesen Monat überwiesen? Wann läuft welcher Vertrag aus? Was bleibt nach der Rate für die Bank übrig? Bei den meisten privaten Vermietern stehen die Antworten verteilt in einer Excel-Tabelle, einem Ordner im Regal und dem Mail-Postfach. Jede Frage kostet Suchzeit, und einmal im Jahr kostet die Nebenkostenabrechnung ein ganzes Wochenende. Dieser Beitrag zeigt die sieben Fragen, an denen die Tabelle scheitert, die Regeln, die dahinter stehen, und wie eine Vermieter-Software jede davon beantwortet.

• Woran die Tabelle scheitert
• Die sieben Fragen
• Excel, Ordner, Software im Vergleich
• Checkliste für die Auswahl

Woran die Excel-Tabelle scheitert

Excel ist ein gutes Rechenblatt und eine schlechte Verwaltung. Solange eine Wohnung an denselben Mieter vermietet ist, reicht eine Zeile pro Monat. Mit dem ersten Mieterwechsel, der ersten Staffelmiete, einem Leerstand und einer zweiten Immobilie beginnt die Tabelle zu wuchern: neue Blätter, kopierte Formeln, Farben als Statusanzeige. Die Fehler sind immer dieselben:

• Zahlungen werden abgetippt. Wer die Kontoumsätze von Hand überträgt, übersieht Teilzahlungen und doppelt gebuchte Monate.
• Fristen stehen nirgends. Vertragsende, Staffelstufe, Abrechnungsfrist und Rauchmelderprüfung leben im Kopf oder im Kalender, aber nicht neben dem Mieter.
• Die Nebenkostenabrechnung beginnt jedes Jahr neu. Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Leerstandstage werden für jeden Mieter wieder zusammengesucht.
• Belege und Zahlen sind getrennt. Die Rechnung des Dachdeckers liegt im Ordner, der Betrag in Zeile 214, und im Januar fragt das Steuerbüro nach beidem.
• Niemand sonst kann mitarbeiten. Partner, Miterben oder Hausmeister bekommen die Datei per Mail und arbeiten an einer alten Fassung weiter.

Die sieben Fragen, die eine Vermieter-Software beantworten muss

Die folgenden Ansichten sind von uns gestaltete Beispiele aus mietwerk^© mit erfundenen Daten. Sie zeigen, wie die Antwort aussehen sollte, egal welche Software Sie am Ende einsetzen.

Wer hat diesen Monat gezahlt?

Die wichtigste Monatsfrage. Die Antwort entsteht nicht durch Abtippen, sondern durch Abgleich: Die Umsatzdatei aus dem Online-Banking (CSV oder CAMT) wird eingelesen, jede Buchung über Name, Betrag und Verwendungszweck einem Mieter und einem Monat zugeordnet. Was nicht eindeutig ist, landet zur Prüfung bei Ihnen. Teilzahlungen bleiben als offener Rest stehen, bis der Rest eingeht.

Beispielansicht: Abgleich der Kontoumsätze mit den Soll-Mieten. Offene Posten führen direkt zur Zahlungserinnerung.

Wann läuft was aus?

Vermietung ist eine Kette von Terminen: Vertragsende nach Kündigung, nächste Staffelstufe, Indexanpassung, Abrechnungsfrist, jährliche Rauchmelderprüfung (Pflicht und Zuständigkeit regelt die Landesbauordnung Ihres Bundeslandes), Heizungs- und Aufzugswartung. Eine Software, die Fristen aus den Vertragsdaten selbst ableitet und rechtzeitig erinnert, ersetzt den Merkzettel am Kühlschrank.

Beispielansicht: Fristen aus Verträgen, Abrechnungen und Wartungsplänen in einer Liste, Erinnerung per E-Mail.

Was bleibt nach der Rate für die Bank übrig?

Die Kaltmiete sagt wenig. Entscheidend ist der Cashflow nach Kapitaldienst: Mieteinnahmen minus nicht umlagefähige Kosten, Instandhaltung, Rücklage, Zins und Tilgung. Erst diese Zahl zeigt, ob ein Objekt sich selbst trägt oder jeden Monat zugeschossen werden muss. Wichtig dabei: Die Tilgung kostet Liquidität, ist aber keine Werbungskost; für die Steuer zählen nur die Zinsen.

Beispielansicht: Monatsrechnung je Objekt. Dieselbe Rechnung läuft über alle Objekte und das ganze Jahr.

Ist die Nebenkostenabrechnung fertig, und stimmt sie?

Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB), sonst ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. Umlegen dürfen Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist und in der Betriebskostenverordnung steht. Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt. Leerstand trägt der Vermieter, Mieterwechsel im Jahr werden taggenau aufgeteilt.

Genau diese Regeln macht eine Software wiederholbar: Kostenarten werden einmal mit Umlageschlüssel angelegt, Vorauszahlungen kommen aus den gebuchten Mieteingängen, und im nächsten Jahr ändern sich nur die Beträge.

Beispielansicht: Abrechnung je Mieter mit Umlageschlüssel, Vorauszahlungsabgleich und Fristhinweis.

Welche Werte gehören in die Anlage V?

Einkünfte aus Vermietung werden je Objekt in der Anlage V erklärt: Mieteinnahmen einschließlich Umlagen, dagegen Werbungskosten wie Schuldzinsen, Erhaltungsaufwand, Betriebskosten, Verwaltungskosten und die Abschreibung. Die lineare AfA für Wohngebäude beträgt nach § 7 Abs. 4 EStG 2 Prozent bei Fertigstellung zwischen 1925 und 2022, 2,5 Prozent bei Gebäuden vor 1925 und 3 Prozent ab 2023. Abgeschrieben wird nur der Gebäudeanteil, nicht Grund und Boden.

Beispielansicht: Steuerwerte je Objekt mit Belegprüfung. Die steuerliche Beurteilung bleibt beim Eigentümer oder Steuerbüro.

Darf ich die Miete erhöhen, und um wie viel?

Für die Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete gelten drei Grenzen (§ 558 BGB): Die Miete muss bei Wirksamwerden seit 15 Monaten unverändert sein, das Verlangen darf frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung gestellt werden, und innerhalb von drei Jahren sind höchstens 20 Prozent zulässig, in Gebieten mit entsprechender Verordnung 15 Prozent. Staffelmieten (§ 557a BGB) und Indexmieten (§ 557b BGB) folgen eigenen Regeln und schließen die Erhöhung auf die Vergleichsmiete aus.

Beispielansicht: Die niedrigere der beiden Grenzen gilt. Vergleichsmiete und Gebietsstatus tragen Sie selbst ein.

Wo ist das Dokument?

Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Kautionsnachweis, Energieausweis, Abrechnungen, Rechnungen: Jedes Dokument gehört zu einem Objekt, einer Einheit oder einem Mieter. Die Kaution von höchstens drei Nettokaltmieten muss getrennt vom eigenen Vermögen angelegt werden (§ 551 BGB); den Nachweis braucht spätestens der Auszug. Belege zu Werbungskosten sollten so lange aufbewahrt werden, wie das Finanzamt nachfragen kann, und bei Gebäude-AfA und Kaufunterlagen über die gesamte Haltedauer.

Excel, Ordner und Software im Vergleich

Bankanbindung: was realistisch ist

„Automatische Bankanbindung“ steht in fast jeder Produktbeschreibung. Technisch gibt es zwei Wege. Der Kontoabruf über eine Bankschnittstelle holt Umsätze selbstständig, braucht aber je nach Bank einen zugelassenen Kontoinformationsdienst, eine regelmäßige Freigabe mit zweitem Faktor und funktioniert nicht bei jedem Institut gleich gut. Der Import der Umsatzdatei (CSV oder CAMT) aus dem Online-Banking funktioniert dagegen bei jeder Bank, ohne dauerhaften Zugriff Dritter. Für private Vermieter mit ein bis zwei Mietkonten ist der Dateiimport einmal im Monat oft der robustere Weg, der Bankabruf eine Bequemlichkeit obendrauf.

Datenschutz: Mieterdaten sind personenbezogen

Namen, Kontodaten, Zahlungsverhalten und Schriftverkehr von Mietern fallen unter die DSGVO. Für eine Software, die ein Dienstleister betreibt, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Achten Sie auf Serverstandort, verschlüsselte Verbindungen, Zugänge mit zweitem Faktor, tägliche Sicherung und einen vollständigen Export. Bewertungen von Mietern („zuverlässig“, „auffällig“) sind heikel: Speichern Sie Tatsachen wie Zahlungseingänge, keine Einschätzungen über Personen.

Checkliste für die Auswahl

• Werden Mieteingänge aus der Umsatzdatei Ihrer Bank zugeordnet, auch Teilzahlungen?
• Rechnet die Nebenkostenabrechnung Leerstand und Mieterwechsel taggenau und mit Heizkostenverordnung?
• Gibt es Werte für die Anlage V je Objekt, mit Belegen an jeder Zeile?
• Werden Fristen aus Staffel-, Index- und Vertragsdaten abgeleitet?
• Können Partner, Miterben oder das Steuerbüro mit eigenen Rechten mitarbeiten?
• Wo liegen die Daten, und bekommen Sie jederzeit einen vollständigen Export?
• Übernimmt jemand Ihre bisherigen Excel-Listen, und wird die Übernahme geprüft?
• Steht der Preis für Einrichtung und Betrieb vor Beginn fest?

Was wir dafür bauen

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Weiterlesen: Miet-Portal: Schadensmeldung per Foto für Ihre Mieter und Bankumsätze sauber importieren.

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten, Abrechnungsfrist
• § 558 BGB: Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete, Kappungsgrenze
• § 551 BGB: Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten
• § 7 EStG: Absetzung für Abnutzung bei Gebäuden
• § 6 EStG: Bewertung, anschaffungsnahe Herstellungskosten (Abs. 1 Nr. 1a)
• § 7 Heizkostenverordnung: Verteilung der Heizkosten nach Verbrauch
• § 2 Betriebskostenverordnung: Aufstellung der umlagefähigen Betriebskosten

Stand: 30. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Oberflächen in diesem Beitrag sind von uns gestaltete Beispielansichten mit erfundenen Werten.