Hotel-Rezeptionsassistent
Buchungen, Check-in, Housekeeping und Restaurant aus einer Hand
Buchungsanfragen aus allen Kanälen (Mail, Booking.com, Expedia, direkte Telefon-Hotel), Check-in und Check-out, Housekeeping-Zimmerstatus, Restaurant-Reservierungen — alles in einer Oberfläche. Keine Protel-Suite, kein Fidelio, kein apaleo-Abo.
Warum eigenes Hotel-Rezeptionsassistent-Produkt statt Agentur oder SaaS-Abo
Ein Hotel mit 24 Zimmern hat dieselben Probleme wie eines mit 240: Buchungen kommen aus Booking, Expedia, HRS, der Telefon-Hotel-Nummer, direkt per Mail, manchmal noch per Fax. Wer das per Outlook-Inbox und Excel-Raster managt, doppelt bucht oder überbucht regelmässig. Wer sich Protel oder Fidelio leistet, zahlt 300 bis 800 Euro pro Monat pro Property — bei 24 Zimmern unverhältnismäßig.
Der Hotel-Rezeptionsassistent ist der Mittelweg. Eigenes Property-Management-System, das auf Ihrem Rechner oder Ihrem Server läuft. Channel-Manager zu Booking.com und Expedia. Check-in- und Check-out-Workflow. Housekeeping-Status pro Zimmer. Restaurant-Reservierungen. Alles verbunden, alles Ihnen gehörend.
Die KI nimmt den Rezeptionsdienst ab, wenn niemand am Empfang ist. Eine Anfrage per Mail wird automatisch beantwortet mit Zimmer-Vorschlägen aus Ihrer Verfügbarkeit und Ihren Preisen. Eine Reservierungs-Anfrage über Booking.com wird automatisch im Kalender eingetragen. Der Housekeeping-Status wird per Tablet gepflegt, Sie sehen im Live-Dashboard, welche Zimmer bezugsbereit sind.
Wie ein Hoteltag mit dem Rezeptionsassistent aussieht
Schritt 1 — Morgendlicher Belegungs-Überblick: Sie sehen auf einen Blick: wer cheft heute ein, wer aus, welche Zimmer müssen bis wann gemacht werden, wo sind Frühstücks-Optionen gebucht, wer hat Restaurant-Reservierung.
Schritt 2 — Automatische Buchungs-Annahme: E-Mail-Anfragen werden per KI beantwortet mit passenden Zimmern, verfügbaren Daten, Preisen. Kunde bestätigt, Buchung geht in den Kalender. Synchron zu Booking.com und Expedia.
Schritt 3 — Check-in in unter einer Minute: Gast legt Ausweis vor, Sie scannen, Daten landen im Meldeschein. Schlüsselkarte (oder Schlüssel) raus, Zimmer-Einweisung. Digitaler Meldeschein per Tablet-Signatur.
Schritt 4 — Housekeeping live sehen: Reinigungspersonal markiert Zimmer per Tablet: dreckig, in Arbeit, gemacht, kontrolliert. Rezeption sieht sofort, welches Zimmer ab wann neu belegt werden kann.
Schritt 5 — Check-out mit Rechnung: Gast verlässt, Rechnung wird automatisch aus Verbrauch (Übernachtung, Frühstück, Restaurant, Minibar) gebaut. Karten-Zahlung über Stripe-Terminal, Rechnung per Mail.
Für wen sich Hotel-Rezeptionsassistent lohnt
Inhabergeführte Hotels und Pensionen mit 8 bis 80 Zimmern, die sich professionell organisieren wollen, ohne sich eine Protel- oder Fidelio-Suite leisten zu müssen. Besonders passend für Familienbetriebe, Landhotels, Stadthotels in Kurorten, Tagungshotels in der zweiten Reihe. Auch für kombinierte Betriebe mit Restaurant oder Café. Weniger geeignet: Hotel-Ketten mit mehreren Properties (da lohnt sich eine Enterprise-Suite), rein digitale Apart-Hotels ohne Rezeption oder Hostels mit Dorm-Betten (andere Prozess-Logik).
Was wir konkret für Sie bauen
Channel-Manager für Booking und Expedia
Einmal eingepflegt, überall verfügbar. Preise und Verfügbarkeiten werden synchron gehalten. Überbuchungen-Risiko-Schutz eingebaut.
KI-Angebots-Antwort per Mail
E-Mail-Anfragen ("Haben Sie Pfingsten ein Zimmer frei?") werden automatisch mit passenden Zimmern, Daten und Preisen beantwortet. Sie bestätigen per Klick.
Meldeschein-Erfassung digital
Bundesmeldegesetz-konform. Ausweis-Scan, automatische Feld-Füllung, Signatur auf Tablet. PDF wird nach gesetzlicher Frist archiviert, Meldedaten werden gelöscht.
Housekeeping-Status pro Zimmer
Sechs-Stufen-Status (dreckig, in Arbeit, Reinigung fertig, kontrolliert, ready, belegt). Live auf der Rezeption sichtbar.
Restaurant-Reservierung integriert
Gast kann vorab Tisch buchen. Rezeption sieht Tischplan, Gast sieht von seinem Zimmer aus verfügbare Zeiten. Verbindung zum Frühstücks-Service.
Gast-Historie mit Wünschen
Wiederkehrende Gäste mit ihren Präferenzen (Allergien, Zimmer-Wunsch, Sonderwünsche). Ein-Klick-Zuordnung beim Check-in.
Minibar- und Zusatzleistungs-Erfassung
Housekeeping erfasst Verbrauch direkt am Zimmer. Wird automatisch zur Rechnung addiert. Keine Zettel, kein Vergessen.
DSGVO-konformer Datenschutz
Meldedaten, Zahlungsdaten, Pass-Scans — alles mit Lösch-Fristen versehen. Automatische Löschung nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist.
Was der Markt sonst anbietet
Was zahlen inhabergeführte Hotels und Pensionen heute für vergleichbare Lösungen? Und was kostet unser Produkt im direkten Vergleich?
pro Hotel
Enterprise-Suite, überdimensioniert für kleine Hotels Mews
/Zimmer/Monat
Cloud-only, Daten nicht lokal, Transaktionsgebühren apaleo
/Zimmer/Monat
Cloud-only, gute API aber Vendor-Lock-In Hotel-Rezeptionsassistent
3.900€ einmalig
Eigentum, lokal oder eigener Server, mit Channel-Manager und KI, optional 79€/Monat Wartung Eigenentwicklung in-house
20.000–60.000€
6–12 Monate, Entwickler nötig
Preisstand: 22. April 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — vor einer Kaufentscheidung beim jeweiligen Anbieter gegenprüfen.
Komplett-Paket: Bedarfsaufnahme, Konfiguration, Integration in Ihre bestehenden Systeme, Datenbank-Anbindung, Schulung für Ihr Team, erster produktiver Einsatz. Zwölf Monate Updates inklusive. Das Produkt gehört Ihnen.
Optionaler Wartungsvertrag: Monitoring der KI-Pipelines, API-Key-Rotation, Updates neuer Features, Support binnen 24 Stunden werktags. Kündbar zum Monatsende, nicht verpflichtend.
Datenschutz und DSGVO
Wir bauen datenschutzgerecht. Das heißt konkret: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns für die Einrichtungsphase. Wenn das fertige Produkt bei Ihnen läuft, werden Sie selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — und wir zeigen Ihnen im Setup, welche Nachweise, Consent-Flows und Einstellungen dafür nötig sind.
KI-APIs wie Anthropic Claude, Groq oder OpenAI werden über Ihre eigenen API-Keys angesprochen. Das bedeutet: Der direkte Vertrag läuft zwischen Ihnen und dem Anbieter, nicht zwischen uns. AV-Verträge und EU-Standardvertragsklauseln sind bei allen genannten Anbietern verfügbar — wir helfen beim Abschluss und hinterlegen die Dokumente in Ihrem Datenschutz-Ordner.
Sensible Daten wie Patienten-, Mandanten- oder Personal-Daten werden nach Möglichkeit lokal verarbeitet. Wo das nicht möglich ist, nutzen wir Anbieter mit EU-Rechenzentren oder EU-Standardvertragsklauseln nach EU-Kommissionsbeschluss 2021/914. Sie entscheiden, welche Daten wohin gehen — nicht wir.
Beschreiben Sie Ihr Anliegen
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir prüfen die Anfrage und melden uns per E-Mail mit dem nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
Wird Booking.com korrekt unterstützt?
Ja, über die offizielle Booking.com Connectivity Partner API. Ihr Hotel muss einmal als Connectivity-Partner anerkannt werden (Booking nimmt dafür keine Gebühr), danach läuft der Austausch automatisch. Gleiches Prinzip für Expedia.
Wie sieht es mit HRS und trivago aus?
HRS wird unterstützt. trivago ist kein Buchungskanal, sondern ein Preisvergleicher, der nur auf Booking oder direkt auf Ihre Hotel-Seite verweist. Wir richten daher eine direkte Buchungsseite ein, die trivago referenzieren kann.
Gilt das Bundesmeldegesetz digital?
Seit 2020 ja — digitale Meldescheine sind gültig, wenn sie alle Pflichtfelder enthalten und manipulationssicher archiviert werden. Unser System erfüllt beide Kriterien. Pass-Scans werden nach gesetzlicher Frist automatisch gelöscht.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
Die Kern-Funktionen (aktuelle Buchungen, Check-in, Housekeeping) laufen offline weiter. Channel-Manager-Sync zu Booking wird angehalten bis Internet zurück ist, dann Abgleich. Wir empfehlen zusätzlich eine LTE-Backup-Verbindung (20 Euro pro Monat).
Wie funktioniert die Zahlung?
Stripe-Terminal (physisches Kartenlesegerät für die Rezeption, 49 Euro einmalig) plus Stripe-Online für Vorabzahlungen bei Buchung. Bank-Überweisung bleibt möglich für Firmenkunden. PayPal optional.
Ich habe schon Protel. Wie kompliziert ist der Wechsel?
Protel hat einen Export für Stammdaten (Gäste, Historie, Preise). Buchungen im Kalender migrieren wir in einer Wartungs-Nacht. Wichtige Verbindungen (Booking, Expedia) werden vorab auf das neue System umgestellt. Typisch vier bis sechs Wochen Projekt, inklusive Probebetrieb.
Gibt es eine App für die Gäste?
Optional. Standardmäßig ist die Gäste-Erfahrung Web-basiert: Buchungs-Bestätigung per Mail mit Link zum Gast-Portal (Zimmer-Details, Frühstücks-Zeiten, Restaurant, Umgebungs-Tipps). Eine iOS- und Android-App bauen wir auf Wunsch als Zusatzmodul für 2.900 Euro einmalig.
Ist das GDPR-sicher?
Ja. Meldedaten, Zahlungsdaten, Buchungsdaten sind sensible Kundendaten und werden verschlüsselt gespeichert. Lösch-Fristen nach DSGVO und Bundesmeldegesetz sind eingebaut (zwei Jahre für Meldeschein-Daten). AV-Vertrag mit uns für den Wartungsvertrag liegt bei.
Wie viele Zimmer kann das System?
Standardmäßig bis 80 Zimmer auf einer Installation. Für grössere Hotels oder Multi-Property-Betriebe bauen wir eine Enterprise-Variante mit zentraler Datenbank — das ist ein eigenes Projekt, nicht mehr im Standard-Paket.
Was kostet die Einrichtung konkret?
Die 3.900 Euro decken: Server-Setup (eigener Server bei Ihnen oder Hetzner-Dedi bei uns), Channel-Manager-Anbindung an Booking und Expedia, Meldeschein-Digitalisierung, Kassenbon-TSE-Anbindung, Schulung Ihres Teams, zwei Wochen Probebetrieb. Nicht enthalten: physische Hardware (Tablets, Stripe-Terminal, Drucker) und externe Services (Stripe-Konto, Booking-Connectivity-Zulassung).