XRechnung lässt sich nicht öffnen

Von Daniel Wesseling, Die Netzhandwerker · Angaben geprüft am 11.09.2026 gegen die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung

Warum sich die Datei nicht öffnet

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gehört nicht mehr dazu. XRechnung ist ein solches strukturiertes Format. Es enthält die Rechnungsdaten als XML, aber keine zusätzliche Darstellung als PDF.

Öffnet man die Datei mit einem PDF-Programm, passiert nichts. Öffnet man sie im Browser oder Texteditor, erscheint Programmcode. Beides ist kein Fehler der Rechnung. Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass Unternehmen für XRechnungen eine zusätzliche Software zur Darstellung brauchen, einen sogenannten Viewer.

So wird die Rechnung lesbar

1. Datei sichern: Den Anhang mit der Endung .xml unverändert speichern, bevor irgendetwas anderes damit passiert.
2. Betrachter nutzen: Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de stellt XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar. Daneben gibt es laut BMF zahlreiche frei verfügbare Angebote am Markt; viele Buchhaltungsprogramme bringen einen eigenen Betrachter mit.
3. Bei Zweifeln prüfen: Ob eine Datei die Formatvorgaben der Norm EN 16931 und die Geschäftsregeln erfüllt, lässt sich durch eine Validierung prüfen. Die KoSIT stellt dafür unter anderem einen Validator als Open-Source-Komponente bereit.

Was aufbewahrt werden muss

Nach § 14b Absatz 1 UStG ist ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht aus dem Betrachter ersetzt die XML-Datei also nicht. Sie ist die Rechnung.

Wer E-Rechnungen empfangen muss (Stand: September 2026)

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dafür reicht bereits ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen für den Empfang sieht das BMF nicht vor.
• Für das Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Aussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen; Papier geht immer, ein anderes elektronisches Format wie eine PDF-Datei per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers von nicht mehr als 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027. EDI-Verfahren, die nicht ohnehin eine E-Rechnung sind, dürfen ebenfalls bis Ablauf 2027 genutzt werden.

Welche Frist für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Warum kann ich eine XRechnung nicht öffnen?

Weil sie eine XML-Datei ist und keine PDF-Ansicht enthält. Ein PDF-Programm kann sie nicht anzeigen, der Browser zeigt Programmcode. Lesbar wird sie mit einem Betrachter.

Gibt es einen XRechnung-Viewer der Finanzverwaltung?

Ja. Laut BMF-FAQ ist der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar. Er stellt XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar.

Reicht es, die XRechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?

Nein. Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Der Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht.

Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren?

Umsatzsteuerlich nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre. Andere Aufbewahrungspflichten können daneben gelten; das klärt Ihre Kanzlei.

Muss ich XRechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

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