DSGVO-konforme Team-Plattform
Daten in Deutschland, Eigentum statt Abo
Chat, Aufgaben, Videocall, Dokumente und Zeiterfassung in einer Plattform – auf einem Server in Deutschland, als Ihre eigene Instanz. Kein Pro-Kopf-Abo, kein Datenabfluss in die USA, kein Lock-In. Wir empfehlen die passende Lösung, richten ein und übergeben.
Eine Plattform statt vier Insel-Lösungen
Was bei Microsoft Teams nur für Konzerne sauber läuft, bekommen Sie hier sofort – auf Ihrem Server, mit Ihren Regeln.
Team-Chat
Kanäle pro Abteilung oder Projekt, Direktnachrichten, Datei-Anhänge, Suche über alle Verläufe. Push-Benachrichtigung auf Smartphone und Desktop.
Videocall integriert
Eins-zu-eins, Gruppenrunde, Bildschirm teilen – aus dem Chat heraus, ohne Tool-Wechsel. Läuft über Ihren Server, kein Zoom-Konto nötig.
Aufgaben & Boards
Kanban-Boards, Listen, Termine, Verantwortliche. Sichtbar für alle, mit Erinnerungen. Ersetzt Trello, Asana und das Whiteboard im Büro.
Zeiterfassung
Kommt-Geht-Stempelung am Smartphone, Pausen, Projektzeiten, monatlicher Export für Lohnbuchhaltung. Erfüllt das EuGH-Urteil zur Arbeitszeit-Erfassung.
Dokumente & Office
Texte, Tabellen, Präsentationen direkt im Browser bearbeiten – gemeinsam, in Echtzeit. Speichert auf Ihrem Server, kein OneDrive-Konto nötig.
Whiteboard
Skizzen, Mind-Maps, Workshop-Boards – gemeinsam zeichnen und schreiben, mit Kollegen am gleichen Bildschirm. Ersetzt Miro und Mural.
Kalender & Termine
Persönlich, Team, Raum-Buchung. Synchronisiert mit Outlook, iPhone und Android – das alte System bleibt nutzbar.
Wiki & Wissen
Anleitungen, Onboarding-Material, Telefonlisten, Prämienliste – alles zentral, durchsuchbar. Reduziert Mehrfach-Fragen spürbar.
Eigene Instanz oder Microsoft Teams – was passt zu Ihrer Lage?
Drei Punkte, die im Beratungsgespräch immer wieder hochkommen.
Microsoft Teams & Slack
- Pro Mitarbeiter und Monat – meist 5 bis 15 Euro
- Bei 30 Mitarbeitern: 1.800 bis 5.400 Euro pro Jahr, dauerhaft
- Daten in der Anbieter-Cloud – CLOUD Act greift auch in EU-Rechenzentren
- Datenexport eingeschränkt – nicht alle Inhalte holbar bei Wechsel
- Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit US-Anbieter – rechtlich umstritten
- Funktionen, die Ihr Team gar nicht nutzt – werden trotzdem mitbezahlt
Eigene Instanz auf Ihrem Server
- Einmalige Einrichtung ab 590 Euro – danach nur Server-Kosten
- Server-Kosten 5 bis 30 Euro pro Monat, unabhängig von der Mitarbeiterzahl
- Daten auf Ihrem Server in Deutschland – kein Drittland-Transfer
- Datenexport jederzeit als Standardformat – kein Lock-In
- Auftragsverarbeitungs-Vertrag direkt mit deutschem Server-Anbieter
- Module zuschaltbar – Sie zahlen nur für das, was läuft
Beispiel-Rechnung 30 Mitarbeiter, 5 Jahre:
Microsoft Teams Business Standard: ca. 19.800 Euro ·
Eigene Instanz: 590 Euro Einrichtung + 60 Monate × 15 Euro Server = 1.490 Euro
Vier Wege zur eigenen Team-Plattform
Welcher Weg zu Ihrem Team passt, klären wir im Beratungsgespräch.
Open-Source auf Ihrem Server
Mattermost, Rocket.Chat oder Nextcloud Talk. Bewährt, viele Funktionen, große Community. Wir richten ein, konfigurieren, übergeben.
Deutsche SaaS-Lösung
Stackfield, Teamspace oder Kibi Connect – Server in Deutschland, Vertrag mit deutschem Anbieter. Wir richten Ihren Mandanten ein und schulen.
Eigene Mitarbeiter-App
Wir bauen aus 24 Modulen genau das zusammen, was Ihr Team braucht. Inklusive Wiki, Dienstplan, Urlaub und 21 weiteren Optionen.
Nur Beratung
Sie kennen den Markt nicht und wollen erstmal eine ehrliche Empfehlung. 60 Minuten Gespräch, schriftliche Zusammenfassung mit Vorschlag.
Was Datenhoheit konkret heißt
Vier Punkte, die wir bei jedem Projekt sicherstellen.
Server in Deutschland
Hetzner, IONOS, All-Inkl oder Ihr Wunsch-Anbieter. Vertrag direkt zwischen Ihnen und dem Rechenzentrum – nicht über uns.
Verschlüsselte Verbindung
Zwischen jedem Endgerät und Server, mit aktuellen Verschlüsselungs-Standards. Externe Sicherheitstests besteht jede Installation auf höchstem Niveau.
DSGVO-Vorlagen inklusive
Auftragsverarbeitungs-Vertrag, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Mitarbeiter-Information – alles vorbereitet zum Anpassen.
Datenexport jederzeit
Per Klick im Admin-Bereich: Chat-Verläufe, Dateien, Mitgliederlisten, Kalender. Alles als Standardformat. Kein Lock-In, kein Verhandeln bei Wechsel.
Typische Lagen, in denen Datenhoheit wichtig wird
Acht Branchen, in denen wir Team-Plattformen mit DSGVO-Anspruch eingerichtet haben.
Arzt- und Zahnarztpraxen
Patientenbezogene Kommunikation darf nicht in der US-Cloud landen. Eigene Instanz ist hier die einzige saubere Lösung.
Steuer- und Rechtskanzleien
Mandanten-Daten unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. Ein US-Anbieter mit CLOUD-Act-Risiko geht nicht.
Öffentliche Verwaltung
Kommunen, Stadtwerke, Wasser-Zweckverbände – Ausschreibungen verlangen Server-Standort EU. Eigene Instanz erfüllt das automatisch.
Soziale Einrichtungen
Träger der freien Wohlfahrtspflege, Pflegedienste, ambulante Hilfen – Sozialdaten unterliegen besonderen Schutzregeln.
Kirchengemeinden & Vereine
Mitgliederdaten, ehrenamtliche Strukturen, viele Beteiligte – eine eigene Plattform ist hier oft auch eine Frage des Selbstverständnisses.
Forschung & Bildung
Forschungsdaten, Prüfungsleistungen, Zwischenergebnisse – gehören auf Ihren Server, nicht in fremde Hände.
Inhaberbetriebe & Mittelstand
Konstruktions-Zeichnungen, Rezepturen, Kundenlisten – Betriebsgeheimnisse, die niemand außer Ihnen sehen sollte.
Beratung & Agenturen
Strategien, Konzepte, Pitches für Kunden – auf einem Server, der Ihnen gehört, sind sie sicher vor neugierigen Wettbewerbern.
So läuft die Beratung – in vier Schritten
Vom ersten Gespräch bis zum Go-Live, ohne Überraschung.
Beratungsgespräch
60 Minuten per Telefon oder Video. Wir klären: Wie viele Mitarbeiter? Welche Daten? Welche Branche? Welche bestehenden Tools? Pauschal 99 Euro – werden bei Beauftragung verrechnet.
Schriftliche Empfehlung
Innerhalb von 5 Werktagen erhalten Sie eine Empfehlung mit drei möglichen Wegen, Kosten, Zeitrahmen und einer klaren Priorität. Schriftlich, zum Mit-Lesen für Ihre Geschäftsführung.
Einrichtung & Schulung
Je nach Weg: 3 Werktage (Open-Source), 1 Woche (SaaS-Mandant) oder 4 bis 12 Wochen (eigene App). Inklusive Server, Domain, SSL, Backup und Erst-Schulung Ihrer Admin-Personen.
Übergabe und Begleitung
Sie sind Eigentümer und Administrator. Wir bleiben in den ersten 30 Tagen erreichbar für Rückfragen. Wartung optional, monatlich kündbar.
Welcher Weg zu Ihrem Team passt? Sprechen wir drüber.
60 Minuten Beratungsgespräch für 99 Euro – mit schriftlicher Empfehlung im Anschluss. Bei Beauftragung wird der Beratungspreis verrechnet.
Beratung anfragenHäufig gestellte Fragen
Was bedeutet "DSGVO-konform" konkret bei einer Team-Plattform?
Drei Dinge: Erstens ein Server-Standort innerhalb der EU – idealerweise Deutschland – mit Vertrag direkt zwischen Ihnen und dem Anbieter. Zweitens keine Datenübertragung in Drittländer (insbesondere nicht in die USA). Drittens ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine Information für Ihre Mitarbeiter. Wir kümmern uns um alle drei Punkte und liefern die Vorlagen mit.
Welche fertigen Plattformen empfehlen Sie?
Das hängt von der Teamgröße und den Anforderungen ab. Wir schauen uns Ihre Lage an und schlagen die passende Lösung vor – das kann eine Open-Source-Plattform wie Nextcloud, Mattermost oder Rocket.Chat sein, eine deutsche Lösung wie Stackfield oder Teamspace, oder eine eigene App-Entwicklung. Entscheidend ist, dass Sie Eigentümer der Daten bleiben.
Wie unterscheidet sich das von Microsoft Teams oder Slack?
Bei Microsoft Teams und Slack laufen die Daten über US-Server (auch wenn ein EU-Standort gewählt wird, greift der CLOUD Act der USA). Sie zahlen pro Mitarbeiter und Monat, oft 5 bis 15 Euro – bei 30 Mitarbeitern macht das 150 bis 450 Euro monatlich. Bei einer eigenen Instanz fällt eine einmalige Einrichtung an, danach nur Server-Kosten von 5 bis 30 Euro monatlich, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
Was kostet die Einrichtung?
Persönliche Beratung zur Auswahl der passenden Lösung ab 99 Euro. Einrichtung einer fertigen Open-Source-Plattform auf Ihrem Server ab 590 Euro. Eigene Mitarbeiter-App mit individuellen Modulen ab 1.490 Euro. Der Server selbst kostet 5 bis 30 Euro im Monat bei einem deutschen Anbieter. Wir nennen den Preis nach dem Beratungsgespräch verbindlich.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine fertige Open-Source-Plattform ist in 3 bis 5 Werktagen einsatzbereit, inklusive Domain, SSL-Zertifikat, Backup und Erst-Schulung. Eine individuelle App-Entwicklung dauert je nach Modulauswahl 4 bis 12 Wochen. Wir setzen einen festen Übergabe-Termin und bleiben in den ersten 30 Tagen erreichbar für Rückfragen.
Können Sie auch von Microsoft Teams oder Slack migrieren?
Ja. Wir holen die Inhalte raus, soweit der Anbieter den Export erlaubt: Kanal-Verläufe, Dateien, Mitgliederlisten. Bei Microsoft Teams ist der Export eingeschränkt, bei Slack umfangreicher. Wir prüfen vor der Migration, was möglich ist, und liefern einen Bericht mit Empfehlung.
Wer betreut die Plattform nach dem Go-Live?
Sie wählen: entweder selbst (wir hinterlassen eine vollständige Dokumentation und Sie sind Administrator), oder per Wartungs-Vertrag bei uns (Updates, Sicherheits-Patches, Backup-Überwachung, Erreichbarkeit bei Problemen). Der Wartungs-Vertrag ist optional und monatlich kündbar.
Bekommen wir die Daten wieder raus, wenn wir wechseln wollen?
Ja, jederzeit. Bei Open-Source-Plattformen ist der Datenexport im Standard-Funktionsumfang enthalten – Datenbank, Dateien, Konfiguration. Bei einer eigenen App-Entwicklung gehören die Daten ohnehin Ihnen, weil sie auf Ihrem Server liegen. Kein Lock-In, kein "wir geben die Daten nicht raus".
Brauchen wir interne IT, um das zu betreiben?
Nein. Wir richten alles so ein, dass Sie ohne IT-Kenntnisse damit arbeiten können. Server-Betrieb, Updates und Backups laufen automatisch oder über uns. Wenn Sie eine interne IT haben, übergeben wir die Administration komplett – mit Doku, Zugängen und einer Stunde Übergabe-Schulung.
Was ist der Unterschied zur klassischen Mitarbeiter-App?
Die Mitarbeiter-App ist breiter aufgestellt: Wiki, Dienstplan, Urlaubsanträge, Fahrzeug-Verwaltung, Spesen, Akademie und 18 weitere Module. Die Team-Plattform fokussiert auf Kommunikation und Zusammenarbeit: Chat, Videocall, Aufgaben, Dokumente. Wer beides braucht, kombiniert die zwei – wir klären im Beratungsgespräch, was wirklich passt.
Beschreiben Sie Ihr Problem
Wir melden uns bei Ihnen und finden eine Lösung.