Diktieren statt tippen – warum Spracheingabe mit KI die Arbeit beschleunigt
Ein geübter Zehnfinger-Tipper schafft rund 50 Wörter pro Minute. Ein durchschnittlicher Mensch spricht im normalen Gespräch 130. Das ist fast der dreifache Output – und trotzdem tippen die meisten weiter jede E-Mail, jede Notiz, jeden Blog-Entwurf von Hand. Lange war das auch vernünftig: Spracherkennung funktionierte meistens schlecht. Mit KI-Modellen wie Whisper, ChatGPT Voice und Claude Voice hat sich das grundlegend geändert. Sprache wird jetzt nicht mehr nur erkannt – sie wird verstanden, zu Text formatiert und bei Bedarf gleich umgeschrieben. Dieser Beitrag zeigt, wo der Produktivitätssprung wirklich liegt, welche Ausrüstung Sinn ergibt und wo die Stolpersteine lauern.
Woran Sie merken, dass Tippen Ihr Engpass ist
Nicht jeder braucht Spracheingabe. Aber einige Muster sprechen klar dafür, dass sich der Umstieg lohnt. Wenn Sie sich in einem davon wiederfinden, geht die Rechnung meist schon im ersten Monat auf.
Sie schreiben viele E-Mails am Tag. Wer täglich 30 bis 50 E-Mails beantwortet, verbringt realistisch zwei bis drei Stunden mit reiner Tipparbeit. Diktieren bringt diese Zeit auf etwa die Hälfte herunter – nicht weil Sie schneller denken, sondern weil der „Denk-zu-Finger“-Umweg wegfällt.
Sie machen längere Notizen oder Protokolle. Meeting-Notizen, Kunden-Telefonate, Gedächtnisprotokolle nach Terminen: Wer gleich nach dem Gespräch drei Minuten frei spricht, hat in derselben Zeit etwa 400 Wörter strukturierte Zusammenfassung. Getippt wäre das ein Viertel davon – und oft ist die Erinnerung dann schon verblasst.
Sie schreiben regelmäßig längere Texte. Blog-Artikel, Angebote, Konzepte, LinkedIn-Beiträge. Eine frei gesprochene Rohfassung ist immer länger und natürlicher als eine getippte. Das Umschreiben in die endgültige Form übernimmt dann entweder Sie selbst oder eine KI – und beides geht deutlich schneller als das „blanke Blatt“-Problem beim Tippen.
Sie spüren Ihre Handgelenke. Repetitive Strain Injury (RSI), Maus-Arm, Karpaltunnel-Symptome: Wer bereits Beschwerden hat, für den ist Spracheingabe nicht Luxus, sondern Gesundheitsschutz. Jede Minute weniger Tippen ist eine Minute weniger Belastung.
Sie arbeiten oft mobil. Unterwegs, im Auto zwischen Terminen, beim Spazieren. Getippte Notizen auf dem Smartphone sind mühsam und fehleranfällig. Eine kurze Sprachnotiz, die die KI direkt in eine strukturierte Liste verwandelt, ist einer der unterschtätzten Mobile-Work-Hebel.
Warum „Spracherkennung anschalten“ nicht reicht
Wer das erste Mal die eingebaute Diktierfunktion von Windows (Windows-Taste + H) oder macOS (Fn zweimal drücken) ausprobiert, erlebt meist eine Mischung aus Erstaunen und Enttäuschung. Die Erkennung ist deutlich besser als noch vor fünf Jahren – trotzdem scheitern viele nach ein paar Tagen wieder.
Die Gründe liegen fast nie an der Spracherkennung selbst. Sie liegen an der Umgebung:
Das Mikrofon nimmt zu viel mit. Das eingebaute Laptop-Mikrofon sitzt oft direkt neben dem Lüfter. Es hört den Raumhall, das Tastatur-Klicken, die Kaffeemaschine nebenan. Jedes Hintergrundgeräusch macht die Erkennung schlechter. Die KI wird unsicher, korrigiert sich, produziert Müll.
Das Einrichten bleibt halbgar. Die Spracherkennung ist eingeschaltet, aber das Diktat-Wortübuch ist leer. Spezielle Namen, Firmenbezeichnungen, Fachbegriffe werden falsch geschrieben. Wer dann jedes zweite Wort korrigieren muss, tippt länger als er gesprochen hätte.
Die Workflow-Integration fehlt. Diktieren ins Word-Dokument ist einfach. Diktieren in Outlook, Teams-Chat, CRM, Projektmanagement-Tool oder Browser-Formular schon schwieriger. Manche Tools haben eigene Diktier-Funktionen, manche nicht, einige schalten die System-Spracherkennung ab. Ohne durchgängige Einrichtung bricht der Flow ständig.
Der Sprecher überlegt zu viel. Das größte Missverständnis: Viele versuchen, Texte im Kopf fertig zu formulieren und dann fehlerfrei zu diktieren. Das geht nicht. Spracheingabe funktioniert am besten im „Rohentwurf“-Modus: Einfach sprechen, Pausen zulassen, auch mal unvollständige Sätze einwerfen. Die KI sortiert das anschließend.
Der eigentliche Produktivitätssprung entsteht erst, wenn alle vier Punkte zusammenkommen: gutes Mikrofon, sauber eingerichtete Erkennung, durchgängige Integration und der Kopf-Umbau vom „perfekt formulieren“ zum „frei sprechen lassen“.
Das richtige Mikrofon – nicht jedes tut es
Die Mikrofon-Frage entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der ganzen Umstellung. Im Gegensatz zum Podcast, wo Klang und Emotion zählen, geht es beim Diktieren um etwas Anderes: maximale Präzision bei der Wortaussprache, minimale Störgeräusche. Drei Mikrofon-Typen kommen in Frage.
USB-Kondensator-Mikrofone sind die beliebteste Einstiegslösung. Sie liefern sehr klaren Klang und hängen direkt am USB-Anschluss – keine zusätzliche Hardware nötig. Nachteil: Sie nehmen auch Raumgeräusche mit. Für ein ruhiges Büro ideal, im Großraum oder neben dem Drucker weniger.
Dynamische Mikrofone wie das Rode PodMic USB blenden Hintergrundgeräusche erstaunlich gut aus. Sie klingen etwas weniger „luftig“, sind aber für Spracheingabe oft die bessere Wahl, weil die Erkennung sauberer wird. Der Abstand zum Mund sollte bei 5 bis 10 Zentimetern liegen.
Headsets und Ansteckmikrofone sind die pragmatische Lösung für viel Bewegung. Ein gutes Business-Headset (Jabra Evolve2, EPOS Adapt) liefert auch in lauter Umgebung brauchbare Ergebnisse – vor allem, weil das Mikrofon immer gleich nah am Mund sitzt. Für reines Diktieren oft der praktischste Kompromiss.
Was definitiv nicht reicht: Das eingebaute Laptop-Mikrofon, die billige Webcam aus dem Home-Office-Starter-Paket, das Smartphone-Headset mit 3,5-mm-Klinke. Alle drei sind für kurze Sprachmemos okay, für mehrstündiges Diktieren ungeeignet.
Wichtig: Ein gutes Mikrofon ist die Investition, die sich am schnellsten amortisiert. Wer eine Stunde am Tag beim E-Mail-Schreiben spart, hat die 120 Euro für ein ordentliches USB-Mikro nach zwei Wochen raus – und zwar in Zeit, nicht in Euro.
Empfohlene Mikrofone für Spracheingabe
Die vollständige Einrichtung
Mikrofon angesteckt reicht nicht. Damit die Spracheingabe zuverlässig funktioniert, müssen mehrere Schichten aufeinander abgestimmt werden.
1. Raumakustik. Ein Raum mit hartem Boden, kahlen Wänden und viel Glas erzeugt Hall, den jedes Mikrofon mitaufnimmt. Teppich, Vorhänge, Regal mit Büchern, eine Pinnwand: Alles, was Schall schluckt, verbessert die Erkennung. Im Zweifel hilft ein Test: Diktieren Sie zwei identische Sätze, einmal im wohnlichen Raum, einmal im leeren. Der Unterschied ist messbar.
2. Mikrofon-Position. Der Abstand zum Mund sollte konstant bleiben – 10 bis 15 Zentimeter bei Kondensator-Mikrofonen, 5 bis 10 Zentimeter bei dynamischen. Ein Mikrofonarm hält diese Position automatisch. Ohne Arm wandert das Mikro im Laufe des Tages mal nach links, mal nach vorne – und die Erkennungsqualität schwankt damit mit.
3. Eingangspegel. In den Windows-Soundeinstellungen (oder macOS) prüfen: Der Pegel sollte bei normalem Sprechen zwischen 60 und 80 Prozent ausschlagen. Zu leise und die Erkennung rät, zu laut und es übersteuert. Einmal einstellen, dann nicht mehr anfassen.
4. Systemeinstellungen. In Windows unter „Spracherkennung → Spracherkennung einrichten“ einmal die Fünf-Minuten-Trainingssession durchlaufen. Unter „Einstellungen → Zeit & Sprache → Spracheingabe“ zusätzlich das Custom Dictionary aktivieren und Eigennamen, Firmenbezeichnungen, Fachbegriffe hinterlegen.
5. Die passende Software wählen. Windows-Diktat (Windows-H) ist der einfachste Einstieg – läuft systemweit in fast jeder Anwendung. Microsoft 365 Diktat in Word und Outlook ist deutlich präziser, weil es KI-gestützte Modelle nutzt. Für alles mit KI-Umformulierung sind ChatGPT Voice, Claude Voice oder spezialisierte Tools wie Superwhisper und Wispr Flow die leistungsstärkste Ebene. Mehrere Tools parallel laufen zu lassen ergibt selten Sinn – lieber eines richtig.
6. Eigenes Vokabular erweitern. Jede professionelle Diktier-Lösung hat ein benutzerdefiniertes Wörterbuch. Einmal aufgesetzt, lernt die Erkennung Kundennamen, Projektnamen, Branchenvokabular dauerhaft mit. Das ist einer der Hebel, die zwischen „läuft solala“ und „läuft traumhaft“ entscheiden.
Sprache + KI – wo der wahre Produktivitätssprung liegt
Bis hierher ging es nur um „Sprache wird zu Text“. Das ist bereits ein Produktivitätsgewinn. Aber der eigentliche Sprung beginnt erst, wenn die KI den Text nicht nur erfasst, sondern auch sofort weiterverarbeitet.
Rohentwurf zu fertigem Text. Sie sprechen drei Minuten frei über ein Kundenproblem – unstrukturiert, mit Ein- und Abschweifungen. Die KI formatiert daraus eine klare E-Mail mit Anrede, strukturiertem Hauptteil und Schlussformel. Was vorher ein zehnminütiger Schreibvorgang war, ist jetzt drei Minuten Sprechen plus zehn Sekunden Verarbeitung.
Transkription mit Zusammenfassung. Eine 45-Minütige Meeting-Aufzeichnung wird durch Whisper oder vergleichbare Tools in Minuten transkribiert. ChatGPT oder Claude machen daraus ein Stichpunkt-Protokoll mit To-Dos, Entscheidungen und offenen Fragen. Für jeden, der regelmäßig Protokolle schreibt, ist das ein Zeitgewinn von Stunden pro Woche.
Diktieren mit direktem Rewrite. Tools wie Wispr Flow oder Superwhisper bieten einen „Agent Mode“: Sie sprechen „schreib dem Kunden Müller eine Erinnerung an die offene Rechnung, freundlich, mit Vorschlag für Ratenzahlung“ – und bekommen direkt die fertige E-Mail in Outlook. Kein Umweg über Rohtext mehr.
Sprach-Chat statt Tipp-Chat. Mit ChatGPT Voice oder Claude Voice führen Sie ein echtes Gespräch mit der KI: Fragen, Rückfragen, Präzisierungen. Fast alle, die es einmal ausprobiert haben, fragen sich hinterher, warum sie vorher alles getippt haben. Besonders für Brainstorming, Konzept-Entwicklung und Problemlösung ist das eine andere Dimension.
„Sprich es über“ statt Copy-Paste. Kurze Notizen am Smartphone, die in ChatGPT oder Claude gesprochen werden und dort direkt als strukturiertes Ergebnis landen, ersetzen das klassische Notiz-App-Chaos. Die KI sortiert, priorisiert, vervollständigt.
Das Muster dahinter: Nicht nur die Eingabe wird schneller. Die Ausgabe wird gleichzeitig besser. Sie schreiben nicht mehr den Rohentwurf und die Endfassung – Sie sprechen den Rohentwurf und die KI schreibt die Endfassung. Das ist der eigentliche Hebel.
Die wichtigsten KI-Tools für Spracheingabe
Der Markt ist unübersichtlich. Wer sich zum ersten Mal damit beschäftigt, findet fünfzig Empfehlungen, die sich teilweise widersprechen. Hier die pragmatische Einordnung, sortiert nach Einsatzbereich.
Windows-Diktat (Windows-H). In jedem Windows 10 und 11 bereits enthalten. Funktioniert systemweit, in fast jeder Anwendung, ohne extra Installation. Erkennung: solide, aber nicht herausragend. Kein Custom Dictionary, keine Weiterverarbeitung. Bester Einstiegspunkt, um zu prüfen, ob Diktieren für Sie funktioniert.
Microsoft 365 Diktat. In Word, Outlook, PowerPoint integriert. Nutzt die Azure-Cognitive-Services-Modelle, die deutlich präziser sind als das Standard-Windows-Diktat. Besonders gut in Outlook, weil es direkt E-Mail-Kontext versteht. Läuft vertraglich im EU-Tenant, ist damit für geschäftliche Kommunikation datenschutzrechtlich unkritisch.
ChatGPT Voice und Claude Voice. Beide Anbieter haben eingebaute Voice-Modes, die über die App auf Smartphone und Desktop laufen. Sie eignen sich für Gespräche mit der KI – Fragen stellen, diskutieren, Ideen entwickeln. Weniger geeignet für „Diktat in ein bestimmtes Programm“. Wer viel mit KI arbeitet, wird diese Modi schnell nicht mehr missen wollen.
Whisper (OpenAI). Das Open-Source-Transkriptions-Modell, das in vielen anderen Tools steckt. Für Audiodateien, Meeting-Mitschnitte, längere Aufnahmen unschlagbar präzise. Läuft auch lokal auf dem eigenen Rechner – der ideale Weg, wenn Datenschutz oberste Priorität hat.
Wispr Flow und Superwhisper. Diese spezialisierten Tools schieben sich zwischen Mikrofon und Anwendung: Sie sprechen, das Tool transkribiert mit Whisper, formatiert per KI und fügt den fertigen Text in das aktive Fenster ein. Das Ergebnis fühlt sich an, als würde der Computer Ihnen beim Denken zuhören. Kostenpflichtig, aber für Vielschreiber lohnt es sich schnell.
Dragon Professional. Der Klassiker, noch immer in juristischen und medizinischen Kanzleien im Einsatz. Sehr präzise bei Fachvokabular, läuft lokal. Preislich eine andere Liga (mehrere hundert Euro), dafür mit Funktionen, die andere Tools nicht bieten (Sprachmakros, direkte Steuerung von Windows-Aktionen per Stimme).
Riverside.fm und Otter.ai. Für Meeting-Aufnahmen mit automatischer Transkription und Zusammenfassung. Praktisch, wenn mehrere Teilnehmer transkribiert werden sollen. Jeder Sprecher wird separat erkannt.
Die meisten Anwender kommen mit zwei Tools aus: Windows-Diktat oder Microsoft 365 für die tägliche Schreibarbeit, plus ChatGPT oder Claude für Gespräche und Weiterverarbeitung. Alles darüber hinaus lohnt erst, wenn der Bedarf sichtbar wächst.
Eine Beispielrechnung: Was Diktieren pro Woche einspart
Nehmen wir einen typischen Fall – einen Selbständigen mit Kundenkontakt, der täglich etwa drei Stunden am Schreibtisch mit Kommunikation verbringt: E-Mails, Angebote, Meeting-Notizen, Kundendokumentation.
Beim klassischen Tippen mit durchschnittlichen 40 Wörtern pro Minute entstehen in drei Stunden rund 7.200 Wörter. Das ist eine realistische Tagesausbeute für einen guten Tipper.
Beim Diktieren mit 130 Wörtern pro Minute entsteht dieselbe Menge in etwa 55 Minuten. Rechnet man zwanzig Minuten Nachbearbeitung und Korrekturen hinzu, bleiben 75 Minuten – also 65 Prozent weniger Zeit für dieselbe Textmenge. Umgekehrt betrachtet: Bei gleichbleibender Zeit ließe sich fast dreimal so viel schriftlich erledigen.
Realistisch wird niemand seine Schreibzeit voll ausnutzen – Denken braucht auch Zeit. Aber selbst eine Ersparnis von nur einer Stunde pro Tag sind in einer Arbeitswoche fünf Stunden und im Jahr über 200 Stunden. Das ist ein kompletter Arbeitsmonat, den Sie durch ein 120-Euro-Mikrofon und eine Stunde Einrichtung gewinnen.
Typische Anwendungsfälle im Alltag
E-Mails beantworten. Kurze Antworten: Direkt diktieren, Satzzeichen mitsprechen („Komma“, „Punkt“, „Fragezeichen“). Längere Antworten: Kernaussagen frei sprechen, die KI formuliert aus.
Meeting-Nachbereitung. Direkt nach dem Termin drei Minuten frei sprechen: Was besprochen, was entschieden, was zu tun. Die KI sortiert das in drei Blöcke – bevor die Hälfte vergessen ist.
Kundenanrufe protokollieren. Während oder direkt nach dem Telefonat eine Sprachnotiz aufnehmen. Die KI erstellt ein strukturiertes Protokoll mit Uhrzeit, Thema, Vereinbarung.
Blog- und LinkedIn-Entwürfe. Das leere Blatt ist der größte Zeitfresser beim Schreiben. Wer frei zum Thema spricht, hat in fünf Minuten eine 800-Wörter-Rohfassung, die nur noch umformuliert werden muss.
Lastenhefte und Angebote. Technische Anforderungen sprechen sich leichter, als sie sich tippen. Vor allem, wenn man beim Kunden steht und mit dem Smartphone arbeitet.
Code-Kommentare und Dokumentation. Für Entwickler oft der größte Zeitgewinn – Dokumentation wird endlich geschrieben, weil sie diktiert werden kann, statt getippt werden zu müssen.
WhatsApp und Signal. Kurze berufliche Nachrichten als Sprachmemo zu senden ist die langsame Variante – der Empfänger muss zuhören. Diktieren auf dem Smartphone, senden als Text: Für alle Beteiligten schneller.
Lernen und Mitschreiben. Wer sich Fortbildungen oder Webinare zusammenfassen will, spricht die wichtigsten Punkte während oder direkt nach der Session ein. Die KI strukturiert zum Lernzettel.
Wann Sie es selbst schaffen – und wann nicht
Selbst machbar: Windows-Diktat aktivieren, USB-Mikrofon einstecken, die ersten drei Tage eingewöhnen – das schafft jeder ohne fremde Hilfe. Wer sich an einfache Dinge wie E-Mails und WhatsApp-Nachrichten traut, hat schnell den Nutzen verstanden und bleibt dabei.
Hier wird es schwieriger: Der Sprung vom reinen Diktieren zur KI-gestützten Weiterverarbeitung. Welche Tools nebeneinander laufen, wie das Mikrofon zwischen Teams-Call und Diktat umschaltet, wie das Custom Dictionary gepflegt wird, welcher KI-Dienst zu welchem Datenschutz-Level passt: Das sind Fragen, die ohne Vorwissen leicht eine Woche Einarbeitung kosten.
Und richtig kompliziert wird es: Wenn die Spracheingabe in bestehende Systeme eingebunden werden soll. CRM-Anbindung, E-Mail-Vorlagen, Outlook-Regeln, die automatisch auf diktierte Texte reagieren, automatische Erstellung von Angeboten aus Sprachnotizen. Hier beginnt der Bereich, in dem Werkzeuge wie Power Automate, Zapier oder individuelle Python-Skripte ins Spiel kommen.
Für ein sauberes Starter-Setup – Mikrofon, Windows-Diktat, ein KI-Dienst mit Stimmen-Modus, Wörterbuch für Ihre Fachbegriffe – sollten Sie 60 bis 90 Minuten einplanen. Danach läuft es normalerweise stabil.
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Dialekt und Akzent. Wer stark regional spricht, hatte früher Probleme. Moderne KI-Modelle (Whisper v3, GPT-4o, Claude) erkennen Hochdeutsch, Süddeutsch, Schwizerdütsch, norddeutsche Färbung erstaunlich gut. Dialekt-Ausdrücke werden teils übersetzt, teils wörtlich übernommen. In der Praxis kein Hindernis mehr, aber eine Eingewöhnung für Sprecher und System.
Fachbegriffe. Jede Branche hat eigenes Vokabular. Maschinenbauer, Ärzte, Juristen, IT-Dienstleister – für alle ist das Custom Dictionary entscheidend. Einmal die 50 wichtigsten Fachbegriffe, Kundennamen und Produktbezeichnungen hinterlegen, und die Erkennungsquote steigt messbar.
Datenschutz. Cloud-basierte Diktate (OpenAI, Anthropic, Google) schicken Ihre Sprache auf die Server des Anbieters. Für geschaftliche Kommunikation mit Kunden, Patienten oder Mandanten ist das eine echte Frage. Drei Lösungen kommen in Frage: Microsoft 365 Diktat im EU-Tenant (vertraglich abgedeckt), Auftragsverarbeitung mit OpenAI oder Anthropic (für Freiberufler meist ausreichend) oder lokale Lösungen wie Whisper auf dem eigenen Rechner – die Daten verlassen das Gerät nicht.
Die soziale Komponente. Im Großraumbüro hinsetzen und laut zu sprechen beginnen ist für die meisten erstmal ungewohnt. Lösungen: Headset, separates Büro, Home-Office-Tage reservieren. Ein Viertel des Produktivitätsgewinns geht verloren, wenn Diktieren sich wie eine öffentliche Performance anfühlt.
Der Medienbruch. Wer zwischen Tippen und Diktieren ständig wechselt, verliert Zeit durch den Kontextwechsel. Besser: Klare Zonen schaffen – morgens zwei Stunden Diktat-Block für alle längeren Texte, Tippen für kurze Antworten und Zahlen-Arbeit.
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Passende Artikel: ChatGPT, Claude oder Gemini – welche KI passt zu welcher Aufgabe, Homeoffice einrichten – Arbeitsplatz und Technik sinnvoll aufsetzen
Häufig gestellte Fragen
Ist Diktieren wirklich schneller als Tippen?
Ja, messbar. Geübte Zehnfinger-Tipper schaffen etwa 40 bis 60 Wörter pro Minute, durchschnittliche Nutzer etwa 30 bis 40. Beim normalen Sprechen liegen wir bei 120 bis 150 Wörtern pro Minute. Für längere Texte wie E-Mails, Notizen oder Blog-Entwürfe bedeutet das: Die Rohfassung entsteht in einem Drittel der Zeit.
Reicht das eingebaute Mikrofon vom Laptop?
Für kurze WhatsApp-Nachrichten ja. Für alles andere nein. Laptop-Mikrofone nehmen Lüfter, Tastatur und Raumhall mit auf. Die KI-Transkription macht dadurch deutlich mehr Fehler, was den Zeitvorteil schnell auffrisst. Ein einfaches USB-Mikrofon für etwa 100 Euro ist der größte Qualitätssprung, den Sie für kleines Geld bekommen.
Funktioniert Spracherkennung auf Deutsch zuverlässig?
Mit modernen KI-Modellen (Whisper, ChatGPT Voice, Claude Voice, Microsoft 365 Diktat) ja. Diese Systeme erkennen auch Dialekte, Fachbegriffe und abgebrochene Sätze deutlich besser als die klassische Windows-Spracherkennung. Eigennamen und sehr spezielle Fachvokabeln bleiben die Schwachstelle – dafür lohnt sich ein eigenes Wörterbuch.
Ist Spracheingabe mit KI-Diensten DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab. Microsoft 365 Diktat läuft im EU-Tenant, OpenAI und Anthropic bieten Auftragsverarbeitungsverträge an, lokale Lösungen wie Whisper auf dem eigenen Rechner verlassen das Gerät gar nicht erst. Für geschäftliche Nutzung ist die Wahl der Lösung eine Datenschutzfrage – keine rein technische.
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