KI-Antragshilfe für Gemeinden
Bürgerformulare gemeinsam mit der KI ausfüllen
Die KI führt Bürger durch jeden Antrag: einfache Sprache, Erklärung pro Feld, fertiges PDF zur Unterschrift. Für kleine Gemeinden ohne eigene IT-Abteilung. Server in Deutschland, kein Plattform-Lock-In, monatlich kündbar.
Was die Antragshilfe leistet
Acht Bausteine, die zusammen ein Antragsgespräch zwischen Bürger und Verwaltung digital abbilden – verständlich, vollständig, nachprüfbar.
Antrags-Suche
Bürger sagt in einem Satz, worum es geht – „Hund anmelden“ oder „Wohngeld“. Die KI findet das passende Formular und startet die Antragstrecke.
Einfache Sprache
„Wann ist Ihr Hund geboren?“ statt „Geburtsdatum des Tieres (TT.MM.JJJJ)“. Übersetzung zwischen Amtsdeutsch und Alltagssprache pro Feld.
Spracheingabe
Bürger antwortet per Tastatur oder Mikrofon. Die KI verschriftlicht und füllt das Formularfeld – hilfreich für ältere Menschen.
Mehrsprachigkeit
Antrag auf Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch, Arabisch, Ukrainisch führen – das fertige PDF entsteht trotzdem auf Deutsch für die Akte.
Plausibilität
Die KI erkennt offensichtliche Fehler: unvollständige Adressen, falsches Datumsformat, fehlende Unterlagen. Frage statt Fehlermeldung.
PDF-Befüllung
Antworten landen in den richtigen Feldern Ihres amtlichen PDFs – mit korrekter Schreibweise, ohne Übertragungsfehler. Druckreif zur Unterschrift.
Direkter Eingang
Auf Wunsch geht das fertige PDF per E-Mail an das zuständige Sachgebiet, mit Eingangsnummer und Vermerk – oder bleibt zum Ausdrucken beim Bürger.
Bestandsanbindung
Optional Übergabe an OZG-Konnektor, Verwaltungsportal oder Fachverfahren – wo es einen offiziellen Online-Weg gibt, leiten wir die Daten weiter.
Warum kleine Gemeinden eine KI-Antragshilfe brauchen
Wohngeld, Hundesteuer, Bewohnerparkausweis, Personalausweis, Bauantrag im Bagatellbereich – jede Gemeinde hält zwischen 30 und 80 Antragsformulare bereit. In größeren Städten gibt es dafür digitale Antragsstrecken mit Login und automatischer Übermittlung. In Gemeinden bis 20.000 Einwohner liegen die meisten Formulare als PDF zum Herunterladen auf der Website.
Das Ergebnis kennen Sie: Bürgerinnen und Bürger laden das Formular herunter, sind unsicher bei der Hälfte der Felder, rufen im Rathaus an, kommen persönlich vorbei und stellen die Frage nochmal. Das Bürgerbüro verbringt Stunden mit Auskunft statt mit Bearbeitung. Anspruchsberechtigte beantragen Leistungen nicht, weil das Formular zu kompliziert wirkt. Ältere oder sprachlich unsichere Bürger geben auf.
Die KI-Antragshilfe schließt diese Lücke. Sie ist kein Plattform-Wechsel, sondern ein Zusatzbaustein, der auf einer Unterseite Ihrer bestehenden Website läuft. Die KI führt Bürger durch das Formular: Frage stellen, Antwort entgegennehmen, Erklärung anbieten, fertiges PDF zur Unterschrift ausgeben. Sie ersetzt keine Sachbearbeitung – sie liefert vollständige, lesbare Anträge, mit denen das Bürgerbüro sofort arbeiten kann. Monatlich kündbar, ohne Plattform-Folgevertrag, ohne Daten-Lock-In.
So läuft eine Antragstrecke ab
Vier Schritte, vom Aufruf der Gemeinde-Website bis zum unterschriftsreifen PDF.
1. Antrag wählen
Bürger ruft auf der Gemeinde-Website die KI-Antragshilfe auf und wählt aus einer Liste oder beschreibt sein Anliegen in einem Satz.
2. Fragen beantworten
KI stellt die nötigen Fragen in Alltagssprache, eine nach der anderen. Erklärung pro Feld auf Knopfdruck. Eingabe per Text oder Sprache.
3. PDF prüfen
KI überträgt die Antworten in das amtliche PDF Ihrer Gemeinde. Bürger sieht das fertige Formular und kann korrigieren.
4. Einreichen
Bürger unterschreibt digital oder druckt das PDF aus. Auf Wunsch geht das Formular direkt an das zuständige Sachgebiet mit Eingangsnummer.
Drei Wege, über die Bürger die Antragshilfe nutzen
Nicht alle Bürger sind gleich digital ausgestattet. Die Antragshilfe deckt drei Zugangswege ab.
Vom Smartphone aus
Berufstätige Eltern, Pendler, Schüler – Bürger ruft die Antragshilfe auf und führt den Antrag im Bus oder am Küchentisch zu Ende. Antrag wird zwischengespeichert.
Tablet im Bürgerbüro
Für Bürger ohne eigenes Gerät: Die Antragshilfe läuft auf einem Tablet im Wartebereich. Mitarbeiter führt durch das Gespräch, PDF wird sofort gedruckt.
Eingang im Sachgebiet
Im Rathaus landet das fertige PDF im richtigen Postfach – mit Eingangsnummer, Zeitstempel, Prüfhinweis. Sachbearbeiter beginnt sofort mit der Bearbeitung.
Plattform-Lösung oder Modul – was passt zu Ihrer Gemeinde?
Die zwei typischen Wege zur digitalen Antragsstrecke im direkten Vergleich.
Komplettsystem
- Setup typisch 5.000 bis 15.000 Euro einmalig
- Vertragsbindung oft 3 bis 5 Jahre
- Webauftritt muss in die Plattform eingegliedert werden
- Datenexport eingeschränkt – Lock-In bei Plattform-Wechsel
- Selbständerung selten möglich, Anbieter-Schulung erforderlich
Modul auf Ihrer Website
- Einrichtung ab 1.490 Euro einmalig (3 Formulare inklusive)
- Monatlich kündbar – 49 Euro pro Monat für Hosting und Wartung
- Läuft auf einer Unterseite Ihrer bestehenden Website
- Konfiguration jederzeit als JSON exportierbar – kein Lock-In
- Admin-Bereich für eigene Erweiterung – oder begleitet durch uns
Beispiel-Rechnung 5 Jahre Laufzeit: Plattform-Komplettlösung mittlerer Anbieter ca. 25.000 Euro Setup + Pflege · KI-Antragshilfe-Modul: 1.490 Euro Setup + 60 Monate × 49 Euro = 4.430 Euro
Vier Wege zur KI-Antragshilfe
Welcher Weg zu Ihrer Gemeinde passt, klären wir im Beratungsgespräch.
Beratung & Bedarfsanalyse
ab 99 Euro
Wir sichten Ihre Formularlandschaft, ermitteln die drei bis fünf größten Schmerzpunkte und liefern eine Checkliste. Auf Wunsch im Rathaus vor Ort. Förder-Prüfung inklusive.
Modul mit 3 Formularen
ab 1.490 Euro
Wir richten das Modul auf einer Unterseite Ihrer Website ein, mit den drei wichtigsten Anträgen Ihrer Wahl. 49 Euro pro Monat für Hosting und Wartung.
Jeder weitere Antrag
ab 290 Euro
Sobald das Grundmodul läuft, kostet jeder weitere Antrag nur noch die Konfiguration. Schrittweise erweitern oder selbst über den Admin-Bereich anlegen.
Verbund-Lösung
nach Aufwand
Für Verwaltungsverbände und Kreise: ein Modul, mehrere Mitgliedsgemeinden, anteilige Kosten. Eigenes Branding pro Gemeinde, gemeinsame Wartung.
Was Datenhoheit konkret heißt
Bürger-Daten gehören zur kommunalen Selbstverwaltung. Das ist keine Floskel – das ist die technische Architektur dahinter.
Server in Deutschland
Die Antragshilfe läuft auf Servern bei deutschen Anbietern – auf Wunsch in einem konkret benannten Rechenzentrum. Kein Datenabfluss in Drittländer.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitungs-Vertrag direkt zwischen Ihrer Gemeinde und uns – klare Pflichten, kein Sub-Sub-Subunternehmer-Geflecht.
Pseudonymisierung
Namen, Adressen, Aktenzeichen werden vor der Übergabe an die KI durch Platzhalter ersetzt. Die KI sieht keine Klardaten – das fertige PDF enthält sie.
Modell-Wahl scoped
Für sensible Anträge nutzen wir europäische oder lokal gehostete Modelle. Für allgemeine Hilfetexte ein internationales Modell mit DSGVO-Vertrag.
Kein Trainings-Beitrag
Eingaben werden nicht zur Modell-Verbesserung verwendet – vertraglich ausgeschlossen, technisch über API-Parameter abgesichert.
Verzeichnis-Eintrag
Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt einen vorbereiteten Eintrag für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – muss nur noch gegengezeichnet werden.
Datenexport jederzeit
Konfiguration (Antragstrecken, Formulare, Hilfetexte) ist jederzeit als JSON exportierbar. Sie sind frei zu wechseln.
Förder-Prüfung
NRW Digitale Modellkommunen, OZG-Beschleunigung, Bezirksregierungs-Programme – wir prüfen vor dem Angebot, was für Sie infrage kommt.
Typische Anträge, die wir abbilden
Wir starten mit den drei bis fünf häufigsten Formularen Ihrer Gemeinde und erweitern schrittweise.
Wohnsitz-An- und Abmeldung
Hauptwohnsitz, Nebenwohnsitz, Ummeldung innerhalb der Gemeinde – mit Prüfung der Nachweisunterlagen.
Personalausweis & Reisepass
Antrag, Verlängerung, Ersatz bei Verlust. Lichtbild- und Gebühren-Erklärung pro Konstellation.
Hundesteuer
An-, Um-, Abmeldung; Befreiung bei Diensthund oder Listenhund; Ratenzahlungs-Antrag.
Bewohnerparkausweis
Erst-Antrag, Verlängerung, Zweit-Fahrzeug, Ersatz. Mit automatischer Zonen-Prüfung an der Adresse.
Wohngeld
Mietzuschuss, Lastenzuschuss, Erhöhung, Wiederholungsantrag. Mit Hilfe bei Einkommens-Nachweisen.
Gewerbe-An-/Um-/Abmeldung
Für Einzelunternehmer, GbR, freie Berufe. Mit Erklärung zu IHK, HwK und Finanzamt-Folgepflichten.
Führungszeugnis
Privater oder erweiterter Auszug für ehrenamtliche Tätigkeiten, Gebührenbefreiung wo möglich.
Bauantrag im Bagatellbereich
Carport, Gartenhaus, Wintergarten, Solar-Anlage. Mit Prüfung der Verfahrensfreiheit.
Für wen ist die KI-Antragshilfe gedacht?
Vier typische Lagen, in denen die Antragshilfe ihren größten Nutzen entfaltet.
Kleine Gemeinden
Bis 20.000 Einwohner, ohne eigene IT-Abteilung. Wollen Bürgerservice digitalisieren, ohne sich an eine Plattform zu binden.
Mittelgroße Städte
20.000 bis 80.000 Einwohner mit bestehender Online-Verwaltung. Wollen das Bestehende um KI-Hilfe ergänzen.
Verwaltungsverbände
Kreise und Verbandsgemeinden, die eine gemeinsame Lösung für mehrere Mitgliedsgemeinden suchen. Anteilige Kosten.
Soziale Beratung
Tafeln, Migrationsberatung, Sozialdienste, Schuldnerberatung – Antragshilfe als interne Hilfe für die Berater.
So läuft die Einrichtung – vier Phasen, vier bis sechs Wochen
Keine Überraschungen, kein Lastenheft über 50 Seiten. Klar gegliedert und mit festem Übergabe-Termin.
Woche 1 – Sichtung
Wir sichten Ihre Formularlandschaft, sprechen mit Bürgerbüro und Sachgebieten, ermitteln die drei wichtigsten Antragstrecken.
Woche 2 – Aufbau
Modul auf Ihrer Domain einrichten, Antragstrecken konfigurieren, Hilfetexte pro Feld schreiben, Plausibilitäts-Prüfungen einbauen.
Woche 3-4 – Testlauf
Mitarbeiter aus Bürgerbüro und Sachgebieten testen, melden Reibungspunkte, wir bessern nach. Schulung und Doku-Übergabe.
Woche 5-6 – Live
Antragshilfe geht live auf Ihrer Website. Wir sind in den ersten zwei Wochen täglich erreichbar, beobachten die ersten Anträge mit.
Häufig gestellte Fragen
Was macht die KI-Antragshilfe genau?
Die KI führt Bürger durch das Antragsformular wie eine geduldige Sachbearbeiterin: Sie stellt Fragen in Alltagssprache, erklärt Begriffe, prüft Plausibilität und füllt am Ende das amtliche PDF Ihrer Gemeinde aus. Bürger sieht das fertige Formular, korrigiert wenn nötig, unterschreibt. Auf Wunsch geht das PDF direkt an das zuständige Sachgebiet im Rathaus.
Welche Probleme löst das für eine kleine Gemeinde?
Drei: Erstens entlasten Sie das Bürgerbüro von Rückfragen, weil Anträge vollständig und richtig ankommen. Zweitens machen Sie das Rathaus rund um die Uhr erreichbar, ohne neue Stellen zu schaffen. Drittens senken Sie die Hemmschwelle für ältere oder sprachlich unsichere Bürger – die KI erklärt jedes Feld und übersetzt zwischen Amtsdeutsch und Alltagssprache.
Wo werden die Bürger-Daten verarbeitet?
Eingaben laufen über unsere Server in Deutschland. Die KI-Modelle wählen wir nach Datenschutz-Anforderung aus: für sensible Anträge nutzen wir europäische oder lokal gehostete Modelle, für allgemeine Hilfetexte ein internationales Modell mit DSGVO-konformem Vertrag. Personenbezogene Daten werden vor der Übergabe an die KI pseudonymisiert. Das fertige Formular liegt nur auf Ihrem Server.
Welche Anträge können wir damit anbieten?
Praktisch alle, die Ihre Gemeinde heute als PDF bereithält: Wohngeld, Bewohnerparkausweis, Hundesteuer-An- und Abmeldung, Gewerbeanmeldung, Führungszeugnis, Bauanträge im Bagatellbereich, Anmeldung zur Eheschließung, Geburts- und Sterbeurkunden, Anträge nach SGB II und XII, Wohnsitz-An- und Abmeldung, Personalausweis und Reisepass. Wir starten mit den drei bis fünf häufigsten Formularen und erweitern schrittweise.
Was kostet das?
Persönliche Beratung mit Bedarfsanalyse ab 99 Euro – auf Wunsch bei Ihnen vor Ort im Rathaus. Einrichtung des Moduls mit drei Formularen ab 1.490 Euro einmalig, dann 49 Euro im Monat für Hosting, Updates und Wartung. Jedes weitere Formular ab 290 Euro einmalig. Wir nennen den verbindlichen Preis nach dem Beratungsgespräch.
Was ist mit Bürgern, die keinen Computer haben?
Die KI-Antragshilfe läuft auch auf einem Tablet im Bürgerbüro – eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter führt durch das Gespräch, der Bürger antwortet einfach. Auf Wunsch richten wir auch eine Telefon-Variante ein: Bürger ruft eine Nummer an, spricht mit der KI, fertiges Formular wird zugesandt oder im Bürgerbüro hinterlegt.
Gibt es Förderung für so etwas?
Ja, je nach Bundesland unterschiedlich. NRW hat das Programm „Digitale Modellkommunen“ und fördert über die Bezirksregierungen. Bund-Förderung läuft über das OZG-Beschleunigungsgesetz und über das BMI. Wir prüfen vor dem Angebot, welche Förderprogramme für Ihre Gemeinde infrage kommen, und unterstützen beim Antrag.
Wer haftet, wenn die KI etwas falsch ausfüllt?
Die KI füllt nur aus, was der Bürger ihr sagt – und der Bürger sieht das fertige Formular vor der Übermittlung und unterschreibt persönlich. Damit liegt die Verantwortung wie beim klassischen Formular beim Antragsteller. Wir verpflichten uns vertraglich auf eine Trefferquote und haften für Ausfälle und Datenpannen im Rahmen unseres AVV-Vertrags.
Beschreiben Sie Ihr Problem
Wir melden uns bei Ihnen und finden eine Lösung.