Eigenes CRM
für Handwerk & KMU — auf Ihrem Server

Die großen CRM-Anbieter rechnen pro Nutzer und pro Monat – auf mehrere Jahre summiert das beträchtlich, zumal die Tarife regelmäßig steigen. Dazu kommen Datenwanderung in die USA, Funktionen, die Sie nicht brauchen, und Schulungsaufwand für Features, die nicht zu Ihrer Firma passen. Ein eigenes CRM ist eine einmalige Investition und läuft dann auf Ihrem Server, in Ihrem Layout, mit genau den Feldern, die Sie wirklich brauchen – Lizenz und Quellcode liegen bei Ihnen.

Gerade für Handwerksbetriebe lohnt sich das. Typische Anforderungen wie Kunden mit mehreren Objekten/Adressen, Aufträge je Baustelle, Wartungsintervalle, Wiedervorlagen für Folgeaufträge, mobile Notizen vom Smartphone und eine saubere Übergabe an die Buchhaltung lassen sich in einem maßgeschneiderten System direkt abbilden. Standard-CRMs sind auf Vertriebsteams zugeschnitten und fühlen sich für Handwerker oft wie ein Anzug, der nirgendwo richtig sitzt.

Typischer Kern: Kontakte- und Firmen-Datenbank mit frei definierbaren Feldern, Aktivitätshistorie pro Kunde (Anrufe, E-Mails, Termine, Notizen), Wiedervorlagen und Erinnerungen, Angebots- und Auftragsverwaltung, einfache Pipeline-Ansicht für den Vertrieb, Dateien pro Kontakt, Volltextsuche. Je nach Bedarf kommen Schnittstellen zu E-Mail, Kalender, Buchhaltung oder Telefonie dazu.

Ein solides Grund-CRM mit Kontakten, Firmen, Aktivitäten, Wiedervorlagen und Suche bauen wir in zwei bis drei Wochen. Mit Pipeline, E-Mail-Integration und Rechnungs-Anbindung eher drei bis vier Wochen. Die erste benutzbare Version steht oft schon nach einer Woche – ab dann arbeiten wir mit Ihnen in kurzen Feedback-Schleifen.

Wir starten mit dem schlanken Kern: Kontakte, Firmen, Aktivitätshistorie, Wiedervorlagen, Volltextsuche und Benutzerrechte. Darauf bauen wir auf, was Ihr Betrieb wirklich braucht – Vertriebs-Pipeline, Auftrags- und Angebotsverwaltung, E-Mail- und Kalender-Anbindung, Dokumenten-Ablage pro Kunde, Schnittstelle zur Buchhaltung. Was nicht gebraucht wird, kommt nicht rein – das hält die Oberfläche bedienbar.

Das ist einer der Hauptgründe für ein eigenes CRM. Ihre Kundendaten liegen auf einem Server in Deutschland, kein Drittland-Transfer, kein fremder Zugriff. Keine US-Konzern-Datenschutzerklärung, die sich alle zwei Jahre ändert. Sie sind selbst Herr der Daten – das erleichtert DSGVO-Auskünfte und Löschanfragen erheblich.

In den meisten Fällen ja. Ein schlankes CRM läuft problemlos auf einem normalen deutschen Webhosting-Paket mit PHP und MySQL. Bei größerer Datenmenge, vielen Dokumenten pro Kunde oder mehreren gleichzeitigen Nutzern empfehlen wir einen kleinen virtuellen Server in Deutschland. Wir prüfen Ihr bestehendes Hosting vor dem Projekt und richten den Server bei Bedarf gleich mit ein.

Ja. Wir übernehmen Kunden- und Aktivitätsdaten aus Excel, CSV, Outlook oder bestehenden CRM-Exports (HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM, Zoho und andere). Der Import wird einmal sauber eingerichtet und getestet – ab dann ist alles in Ihrem neuen System.

Sie erhalten eine Nutzungslizenz für das fertige System sowie den kompletten Quellcode, eine Installationsanleitung und eine Übergabe-Dokumentation. Das CRM können Sie auf Ihrem Server betreiben, an einen anderen Dienstleister übergeben oder später selbst erweitern. Keine wiederkehrenden Abogebühren, keine Laufzeitbindung.

Schreiben Sie uns. Kleine Anpassungen wie neue Felder oder Reports rechnen wir nach Aufwand ab. Größere Module wie eine Telefonie-Anbindung oder ein Kundenportal kalkulieren wir separat als Festpreis. Sie sind nie verpflichtet, bei uns weiterzumachen – der Code läuft auch ohne uns.

Für manche Aufgaben, ja. Automatische Zusammenfassungen langer E-Mail-Verläufe pro Kontakt, Ton-Erkennung in Notizen, Vorschläge für nächste Aktion auf Basis der Historie. Das setzen wir dort ein, wo es Zeit spart – und nur auf Wunsch. Ein CRM ohne KI funktioniert auch perfekt, nur die Datenbasis muss sauber sein.