Kasse beim Finanzamt melden: Monatsfrist, Bruttomethode, XML
Die kurze Antwort
Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt mitzuteilen, seit dem 1. Juli 2025 innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
Gemeldet wird je Betriebsstätte, und jede Mitteilung muss alle dort eingesetzten Systeme enthalten, nicht nur das neue. Genau hier passiert der häufigste Fehler.
Drei Wege stehen offen: Direkteingabe im Formular, Hochladen einer XML-Datei in Mein ELSTER oder Übertragung aus einer Software über die ERiC-Schnittstelle.
Die Meldepflicht für Kassen steht seit Jahren im Gesetz, praktisch wirksam wurde sie erst, als Anfang 2025 der elektronische Weg bereitstand. Seitdem ist sie keine einmalige Aufgabe mehr, sondern hängt an jedem Gerätewechsel. Wer eine Kasse anschafft, austauscht oder abbaut, hat einen Monat Zeit.
Was gemeldet werden muss
Betroffen sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne der Kassensicherungsverordnung. Gemietete und geleaste Geräte stehen angeschafften gleich, ein Mietvertrag befreit also nicht. Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten eigene Regeln, dort kommt das Kennzeichen des Fahrzeugs hinzu.
Zu jedem Gerät gehören in die Mitteilung:
- Art des eingesetzten Systems
- Anzahl der Systeme je Betriebsstätte
- Seriennummer
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Cloud oder Hardware
- Datum der Anschaffung
- gegebenenfalls Datum der Außerbetriebnahme
Der häufigste Fehler: nur das neue Gerät melden
Die Mitteilung erfolgt je Betriebsstätte, und sie ist immer vollständig abzugeben. In jeder Meldung stehen alle Systeme, die dort im Einsatz sind. Wer beim zweiten Mal nur das neu angeschaffte Gerät überträgt, meldet die übrigen faktisch ab.
Das fällt im Betrieb nicht auf, weil nichts passiert und keine Rückmeldung kommt. Auffällig wird es erst bei einer Kassennachschau, wenn drei Geräte im Laden stehen und im Bestand der Finanzverwaltung nur eines steht.
Welcher Meldeweg wann passt
Die Direkteingabe im ELSTER-Formular ist der schnellste Weg bei wenigen Geräten an einem Standort. Man trägt ein, prüft, sendet.
Der Upload einer XML-Datei lohnt sich, sobald mehrere Betriebsstätten oder viele Geräte zusammenkommen. Die Datei wird einmal sauber aufgebaut und bei jeder Änderung neu erzeugt, statt alles wieder von Hand einzutippen.
Die Übertragung über die ERiC-Schnittstelle bieten manche Kassensysteme direkt an. Wo das funktioniert, ist es der bequemste Weg, weil das System die Gerätedaten ohnehin kennt.
Das Formular nimmt je Mitteilung bis zu 1.000 Systeme auf. Dieselbe Grenze gilt für den Import, größere Bestände werden aufgeteilt.
Was eine Änderung auslöst
Nicht nur der Kauf. Eine Mitteilung fällt an, wenn ein Gerät außer Betrieb genommen wird, wenn ein Gerät in eine andere Betriebsstätte wandert und wenn sich am Bestand einer Betriebsstätte etwas ändert. Auch der Tausch der Sicherheitseinrichtung gehört auf den Prüfstand.
Deshalb lohnt sich eine Bestandsliste, die den Verlauf mitführt: Welches Gerät läuft seit wann, wann wurde es gemeldet, was steht noch aus. Ohne diese Liste beginnt jede Meldung mit einer Suche nach Seriennummern in alten Rechnungen.
Was danebenliegt, wenn es auffällt
Bei einer Nachschau wird verglichen: Welche Geräte stehen im Laden, welche sind gemeldet, und passen die Seriennummern? Weicht das ab, ist das der erste Gesprächspunkt, und er führt direkt zur nächsten Frage nach Verfahrensdokumentation und Datenexport.
Umgekehrt ist ein gepflegter, gemeldeter Bestand ein ruhiger Einstieg in den Termin. Das ist der eigentliche Wert der Sache, nicht die Meldung selbst.
Häufig gestellte Fragen
Bis wann mussten Altgeräte gemeldet werden?
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. Wer das versäumt hat, holt die Meldung nach, statt sie liegen zu lassen.
Gilt die Pflicht auch für gemietete Kassen?
Ja. Gemietete und geleaste Systeme stehen angeschafften gleich und sind genauso mitzuteilen.
Muss ich melden, wenn ich nur Karten annehme?
Es kommt auf das System an, nicht auf die Zahlart. Handelt es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung, besteht die Mitteilungspflicht.
Was ist die Bruttomethode?
Die Regel, dass jede Mitteilung je Betriebsstätte immer alle dort eingesetzten Systeme enthält, nicht nur das geänderte Gerät.
Kann mein Steuerberater das übernehmen?
Ja, als Bevollmächtigter. Die Angaben zu Geräten, Seriennummern und Sicherheitseinrichtungen muss trotzdem der Betrieb liefern.
Wie erstelle ich die XML-Datei?
Manche Kassensysteme erzeugen sie. Sonst wird sie aus dem Gerätebestand gebaut. Meldedatei anfragen →
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