Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Warum 7:30 Stunden nicht 7,30 sind
Die kurze Antwort
7 Stunden 30 Minuten sind als Dezimalzahl 7,5 Stunden, nicht 7,30. Wer das Zeitformat falsch übergibt, verliert bei jeder halben Stunde 12 Minuten. Das ist der bekannteste, aber nicht der einzige Fehler zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung.
Dazu kommen Personalnummern, die in beiden Systemen verschieden sind, Lohnarten ohne Zuordnung und Pausen, die einmal abgezogen und einmal nicht abgezogen werden. Ein Export stimmt erst, wenn alle vier Punkte festgeschrieben sind.
Jeden Monat dasselbe: Die Zeiterfassung liefert eine Datei, die Lohnbuchhaltung bearbeitet sie von Hand nach. Stunden stehen beim falschen Mitarbeiter, Überstunden fehlen, Nachtzuschläge sind verschwunden. Auffällig wird es meist erst, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung nachrechnet.
Das Zeitformat: 7:30 gegen 7,5
Uhrzeiten und Dauern werden im Alltag in Stunden und Minuten geschrieben: 7:30. Lohnprogramme rechnen dagegen oft mit Dezimalstunden: 7,5. Die Umrechnung ist einfach, Minuten geteilt durch 60. Gefährlich wird es, wenn ein Export die Schreibweise nur umformatiert, statt umzurechnen.
| Erfasste Dauer | Richtig als Dezimalstunden | Falsch übernommen | Differenz |
|---|---|---|---|
| 7:30 | 7,50 | 7,30 | −12 Minuten |
| 8:45 | 8,75 | 8,45 | −18 Minuten |
| 6:15 | 6,25 | 6,15 | −6 Minuten |
| 0:50 | 0,83 | 0,50 | −20 Minuten |
Ein Beispiel: Wer im Monat an 20 Tagen je 7 Stunden 30 Minuten arbeitet, hat 150 Stunden gearbeitet. Mit dem falsch übernommenen Wert 7,30 stehen 146 Stunden in der Abrechnung. Vier Stunden fehlen, ohne dass irgendwo eine Fehlermeldung erscheint. Umgekehrt entstehen Überzahlungen, wenn Dezimalwerte als Minuten gelesen werden.
Die drei anderen Fehlerquellen
Personalnummern
Die Zeiterfassung vergibt eigene Kennungen, die Lohnabrechnung führt Personalnummern. Werden sie über den Namen zugeordnet, reichen zwei Mitarbeiter mit gleichem Nachnamen oder eine Namensänderung nach der Heirat, und Stunden landen beim falschen Menschen.
Lohnarten
Die Zeiterfassung kennt Arbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Urlaub, Krankheit. Die Lohnabrechnung braucht dafür jeweils eine Lohnart mit eigener Nummer. Fehlt die Zuordnung für eine Zeitart, wird sie im Export entweder weggelassen oder unter normaler Arbeitszeit geführt. Zuschläge verschwinden dann still.
Pausen
Manche Zeiterfassungen ziehen gesetzliche Pausen automatisch ab, andere erfassen sie nur, wenn gestempelt wird. Wenn die Lohnabrechnung oder eine Zwischentabelle die Pause noch einmal abzieht, fehlen jedem Mitarbeiter täglich 30 oder 45 Minuten. Welche Regel gilt, muss an genau einer Stelle festgelegt sein.
Der Stundenexport soll ohne Nacharbeit stimmen?
Wir bauen die Übergabe von der Zeiterfassung in Ihre Lohn- oder Projektabrechnung mit festen Regeln für Format, Personalnummer, Lohnart und Pause.
Projektabrechnung: dieselben Fehler, andere Folgen
Gehen die Stunden nicht in die Lohnabrechnung, sondern in die Projektabrechnung, landen dieselben Fehler auf der Rechnung an den Kunden. Falsch umgerechnete Minuten bedeuten zu wenig berechnete Leistung. Stunden ohne Projektzuordnung werden gar nicht berechnet. Das kostet nicht den Mitarbeiter, sondern den Betrieb.
So prüfen Sie Ihren Export
1. Einen Mitarbeiter mit bekannten Zeiten wählen und die Summe seiner Stunden im Monat von Hand ausrechnen, einmal in Stunden und Minuten, einmal in Dezimalstunden.
2. Denselben Monat exportieren und prüfen, ob die Dezimalsumme exakt übereinstimmt.
3. Prüfen, ob die Zuordnung über Personalnummern oder über Namen läuft.
4. Die Liste der Zeitarten neben die Liste der Lohnarten legen. Jede Zeitart braucht genau eine Lohnart.
5. Festhalten, wo die Pause abgezogen wird, und prüfen, dass es nur an dieser einen Stelle geschieht.
Warum eine feste Übergabe besser ist als eine Tabelle
Wird der Export jeden Monat in einer Tabellenkalkulation nachbearbeitet, entstehen die Fehler jeden Monat neu, und niemand kann später nachvollziehen, welche Korrektur warum gemacht wurde. Eine feste Übergabe rechnet immer gleich um, ordnet über Personalnummern zu, verweigert Zeitarten ohne Lohnart und protokolliert jeden Lauf. Das gleiche Muster zeigt der Export von Kassendaten an DATEV: Nicht der erste Export ist das Problem, sondern der zwölfte.
Jeden Monat Stunden von Hand nachbearbeiten?
Wir bauen die Übergabe zwischen Zeiterfassung und Abrechnung so, dass sie jeden Monat gleich und nachvollziehbar rechnet.
Übergabe bauen lassenHäufig gestellte Fragen
Wie rechne ich Stunden und Minuten in Dezimalstunden um?
Minuten durch 60 teilen und zu den vollen Stunden addieren. 7 Stunden 30 Minuten sind 7,5 Stunden, 8 Stunden 45 Minuten sind 8,75 Stunden.
Warum fehlen in der Lohnabrechnung Stunden?
Häufig, weil 7:30 als 7,30 statt als 7,5 übernommen wird, weil Pausen doppelt abgezogen werden oder weil eine Zeitart keine Lohnart hat und im Export fehlt.
Warum landen Stunden beim falschen Mitarbeiter?
Weil die Zuordnung über den Namen statt über die Personalnummer läuft. Gleiche Nachnamen oder Namensänderungen führen dann zu Verwechslungen.
Was sind Lohnarten?
Nummerierte Kategorien in der Lohnabrechnung, etwa für Arbeitszeit, Überstunden oder Zuschläge. Jede Zeitart aus der Zeiterfassung braucht genau eine Lohnart als Gegenstück.
Gilt das auch für die Projektabrechnung?
Ja. Dort führen dieselben Fehler zu zu wenig berechneten oder gar nicht berechneten Stunden auf Kundenrechnungen.
Übernehmen die Netzhandwerker die Übergabe?
Ja. Wir bauen die Übergabe zwischen Zeiterfassung und Lohn- oder Projektabrechnung. Schnittstelle anfragen →
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